DjrjJl2J2jJ ijrlIJdpyj Dj
S
cfiüefJÊüi
Zj
\fnssKs"
tak^
Triffït
Hi
Ruim twintig jaar geleden werkte ik als dienst
weigeraar bij het Rijksarchief in Noord-Holland,
een voorganger van het Noord-Hollands Archief
in Haarlem. Een van de werkzaamheden die ik
in die tijd mocht verrichten werd omschreven
als 'studiezaaldienst'. Die bestond uit het ver
werken van aanvragen voor inzage in archieven.
Een klant die informatie wilde raadplegen uit
een archief diende een aanvraag in door middel
A.f.
l,
rrr'
C W
p—1 -,.v. Z. .1- A
plaats in het depot werd teruggezet.
Voordat de studiezaalmedewerker deze werk
zaamheden kon uitvoeren diende de klant een
groot aantal handelingen te verrichten. Allereerst
moet hij weten wat voor soort archiefmateriaal
hij wilde raadplegen. Vervolgens moest hij weten
in welk gebouw, in welke archiefinstelling dus,
hij moest zijn. Beide benodigde gegevens kon
hij te weten komen door middel van eigen ken
nis, tips, bronverwijzingen of via de internetsite
van de instelling. Vervolgens moest de klant
goed aan kunnen geven wat hij wilde inzien. Dat
geschiedde meestal door het raadplegen van toe
gangen op het archief. Indien het de klant lukte
om deze toegangen goed te hanteren dan leverde
hem dat een nummer van het archief en een
nummer van de inventaris op. De klant diende
deze te gebruiken in zijn aanvraag. Het resultaat
van die aanvraag was een afwijzing (om welke
reden dan ook) of de beschikbaarstelling van het
aangevraagde materiaal. Indien het materiaal
beschikbaar was dan diende de klant het mee te
nemen naar zijn werkplek in de studiezaal. Na
gebruik diende hij het aangevraagde terug te
geven in de staat waarin hij het ter inzage had
gekregen.
De hierboven beschreven activiteiten vormden
slechts het topje van de ijsberg. Want er moest
veel nauwkeurig werk verricht worden om über
haupt in de situatie te kunnen komen waarin
de logistieke medewerker de klant de gevraagde
informatie aan kon bieden. De wereld van dos
siervorming, beheer van semi-
statisch archief, overdracht aan
de archiefinstelling, inclusief alle
bewerkingsslagen, toegankelijk
maken, toezicht, sjouwwerk en
transport, is vele lezers van dit
blad welbekend.
van een ingevuld briefje met dubbele doorslag.
Vervolgens werd de medewerker geacht het op
het briefje omschreven archiefmateriaal zo snel
mogelijk uit het depot te halen en aan de bezoe
ker te overhandigen. Nadat de klant het mate
riaal had ingezien moest deze het retourneren.
Vervolgens zorgde de studiezaalmedewerker er
dan voor dat het archiefmateriaal op de juiste
De Nieuwe Gebruiker
Digitalisering van infor
matie biedt de kans om vrij
wel alle hierboven beschreven
werkzaamheden overbodig te
maken. Ze biedt de mogelijkheid
om zonder fysiek sjouwwerk of
andere menselijke tussenkomst archiefmateriaal
beschikbaar te stellen aan een gebruiker. Daarin
ligt ook de kracht van digitalisering: informatie
wordt beschikbaar volgens het Martini-principe:
anytime, anyplace, anywhere! In een wereld waarin
geen vrachtauto's, magazijnkarretjes en mense
lijke fysieke kracht meer nodig zijn om infor
matie op de juiste plaats te krijgen, is de nieuwe
gebruiker koning.
Zo kan de nieuwe gebruiker door middel van
18
een generieke zoekmachine al vrij snel
concluderen waar zich informatie van
zijn gading bevindt. Hij kan via social
networking tools deelnemen aan discussies
over het onderwerp waar hij zich mee
bezighoudt. Dat kan via live chat,
videoconferencing,
discussiefora en
andere middelen.
Hij kan twitterend
mensen live op de
hoogte houden
van zijn vorderin
gen. Bovendien is
die nieuwe gebrui
ker lid van allerlei
communities waar
in hij informatie
kan uitwisselen
met anderen. Hij
kan zich ook inzet
ten voor een (nog)
betere ontsluiting
door de informa
tie te taggen, door
die te catalogise
ren op eigen sites
en daarmee ook
anderen snel deel
genoot te maken
van zijn bevindin
gen. De nieuwe
gebruiker smeedt
zelf de gevonden
informatie tot een
geheel waar hij
mee aan het werk
kan en dat hij een
voudig kan delen
met anderen.
Hij kan er bij som
mige instellingen
nu al voor zor
gen dat op zijn
verzoek analoge
informatie wordt gescand, zodat deze
digitaal beschikbaar wordt voor toekom
stige gebruikers. De Archiefbank van het
Stadsarchief Amsterdam is daarvan een
prachtig voorbeeld. Het zal denk ik ook
niet lang duren voordat de eerste archief
instelling via persoonlijke internetpagina's
(PIP) en RFID-tagging de gebruiker geper-
sonaliseerde informatie kan aanbieden op
internet en op de fysieke locatie. En nieu
we intelligente Web 3.0-software zal er
in de toekomst ook voor zorgen dat deze
gebruiker, al dan niet via het Semantisch
Web, pro-actief wordt ondersteund in het
vinden van nog meer informatie. Al die
tijd kan onze Nieuwe Gebruiker thuis zit
ten, op het werk, of eigenlijk overal waar
hij internet op kan.
nny cybER sociaL nnap
Google
Google
tj
YouEur
blip.tv
tribe
oiiut
Google
Google
flickr-
tumblr
Google
Het informatiebeheer van de over
heid is voor het overgrote deel echter
nog gebaseerd op uitgangspunten uit de
analoge wereld. Dat hoeft niet altijd een
hindernis te zijn, maar op sommige pun
ten verhindert de regelgeving een ver
antwoorde en soepele overgang naar het
digitale tijdperk. Een voorbeeld daarvan
is het idee van overbrenging (of: over
dracht). De meeste lezers kennen uiteraard
het artikel uit de Archiefwet waarin over
brenging verplicht
wordt gesteld. Dat
deze processtap
uit de wereld van
goederenlogistiek
wordt verheven tot
wetsartikel is een
aanwijzing voor
het grote belang
van deze hande
ling. In de hierbo
ven samengevatte
analoge proces
gang is het dan
ook een essentiële
stap. De informatie
gaat door zoveel
handen, kan in
zoveel schadelijke
omstandigheden
worden bewaard,
kan zo makkelijk
tussentijds ver
dwijnen of worden
vernietigd, dat wet
telijke vastlegging
van de verplich
ting tot overbren
ging logisch is.
Maar wat is over
dracht/overbren
ging vanuit logis
tiek perspectief?
Het is een pakket
van maatregelen
en acties: conserve
ren, (opnieuw) toe
gankelijk maken,
transporteren,
plaatsen in depot, registreren, selecteren
en vernietigen, overdragen van verant
woordelijkheden en bevoegdheden, en
wijzigen van de status van openbaarheid.
In de digitale wereld zijn in feite alleen de
laatste twee essentieel. Maar ze zijn dan
ook meteen extreem belangrijk. Want het
bewaken van privacy en het kunnen aan
tonen dat bepaalde informatie de juiste
informatie is, zijn op internet nog moei-
Lees verder op pagina 21
lcst-fm
cjnnTi_at=.s
19
digitaliseringen informatisering
Door Frans Smit
Digitalisering biedt gebruikers de mogelijkheid om
zonder fysiek sjouwwerk of andere menselijke tus
senkomst archiefmateriaal te kunnen raadplegen. De
reden daarvoor is dat in de digitale wereld informa-
tielogistieken goederenlogistiek van elkaar geschei
den zijn. In de analoge wereld was dat niet zo. Om
informatie te verschaffen moest de informatiedrager
fysiek vervoerd worden. Dat bracht een grote hoe
veelheid regels, procedures en gewoontes met zich
mee die in een digitale omgeving niet meer nodig
zijn. In de digitale wereld is het Martini-principe
realiteit geworden. Informatie kan anytime, any
place, anywhere geraadpleegd worden. In die wereld
is het informatiebeheer van de overheid echter nog
gebaseerd op uitgangspunten uit de analoge wereld.
Op de digitale snelweg knellen analoge schoenen
en geeft het gebruiken van een analoge bril een ver
vormd beeld. Het is mijns inziens nodig om nieuwe
rollen te onderscheiden: de gebruiker, de verschaffer,
de regelgever en de handhaver. Daarbij vervangt de
rol van verschaffer die van de traditionele archief
beheerder.
MAATSCHAPPIJ OEI! NEDEitLANDSCllE LCTTKRKUMIE TB LEIDEN
HAMMPirairr
m /r
UEttUU? IOOL D
r-tC HTwfti
y f\/
•i'f s/t—UZt
u
F,'-Ci
JÜj
/cFit C) r
So.-r
ié 'J'f
i>'. .<r„
pMJ. ZL&U J 2
jt.i.lej ~pj,>
Een archiefstuk opvragen met 'analoge schoenen'.
archievenblad
juli 2009
digitaliseringen informatisering
Other Video
□QHittayer
TURNHERE
Bookmarking
Google Notebook
del icio.us
Feed
News Reader
by Frank Da Si/va
Search
\X IKII'I Dl A
Email
Windows Live
"VXHOO! mail
Video
Social Network
facebook
jgjmyspacé
pUufor friendt
Microblogging
CUMcudr
{ÜHÉÜNÉ
Maps Directions
Photos
0*i
<»?Picasa
Pan©ramio
Entertainment
Online Shopping
0PLAY.COM
amazon.co.uk
LOVEFILM
Instant Message
VoIP/SMS
MSN Messenger
Organizing
Events Travel
Tech Science
News
engadgef
E]i0eB
Mainstream
News
NEWS
News O
De Nieuwe Gebruiker heeft de beschikking over vele
social networking tools (Frank Da Silva,'My Cyber Social
Map' http://creativecommons.0rg/licenses/by-nc-nd/2.O/
deed.nl).
De analoge schoen wringt
Music
Alternative News
juli 2009
archievenblad
