Meer ikfkmckt dm rnmenwerkm^
Nieuw leven voor het Oost-Gelder.Archivarissen Overleg
i
management
management
De samenwerking tussen de vier
Gelderse archiefdiensten is niet uit de
lucht komen vallen. Begin 2007 teken
den het Regionaal Archief Zutphen en
het Streekarchivariaat de Liemers en
Doesburg een samenwerkingsconvenant.
De archivarissen Femia Siero (RAZ) en
Alex Koster (SALD) zagen toen al kansen,
mogelijkheden en voordelen in een nau
were samenwerking. Deze bundeling van
krachten heeft geleid tot kennisdeling.
Ook heeft het convenant, zeker in de
regio, bijgedragen aan een betere profile
ring van beide diensten. Het combineren
van een aantal projecten en activiteiten
heeft ertoe geleid dat deze efficiënter zijn
uitgevoerd. Zo is in 2007 een gezamen
lijke cursus paleografie ontwikkeld die in
beide plaatsen gegeven kan worden, en
hebben de archiefdiensten samen vrijwil
ligers opgeleid voor het maken van plaat
singslijsten.
Een ander voordeel wordt behaald door
dat de beide archieven elkaar specifieke
diensten aanbieden. Hierdoor is het in
een aantal gevallen niet meer nodig die
bij een andere (commerciële) partij in
te kopen. Zo beschikt men in Doesburg
bijvoorbeeld over oude filmapparatuur.
Toen de archiefdienst in Zutphen oud
filmmateriaal wilde bekijken, bood Koster
het gebruik van zijn apparatuur aan:
"Medewerkers uit Zutphen kunnen hier
oude films afspelen om te kijken wat er
nu eigenlijk op staat. Zo kunnen zij hun
filmmateriaal eenvoudiger inventarise
ren." Het Regionaal Archief Zutphen op
zijn beurt beschikt over een eigen res
tauratieatelier en heeft een professionele
restaurator in dienst. Zij restaureert inci
denteel archiefstukken en voert nu desge
wenst ook voor het Streekarchivariaat de
Liemers en Doesburg schimmel- of insec-
tentesten uit.
Naar aanleiding van de positieve
resultaten is binnen de regio gekeken
naar uitbreiding van de samenwerking. In
het kader daarvan zijn de banden met het
Achterhoeks Archief en het Waterschap
Rijn en IJssel weer aangehaald. Tot enige
jaren geleden was er een 'Oost-Gelders
Archivarissen Overleg', maar vanaf onge-
van de ondervonden knelpunten wor
den geleerd. Verder wordt geprobeerd de
dienstverlening aan de klanten te verbe
teren door diensten, producten en acti
viteiten beter op elkaar af te stemmen.
Uitgebreide werkbezoeken bieden daartoe
veel inspiratie.
De meest recente activiteit die de
vier archiefdiensten samen hebben
georganiseerd is een studiedag voor de
DIV-medewerkers van de zestien aan-
veer 2004 leidde dat een slapend bestaan.
Halverwege 2008 hebben de archivarissen
Femia Siero (RAZ), Alex Koster (SALD),
Henriëtte Marsman (WRIJ) en interim
directeur Henk Dijk (AA) besloten dit
overleg nieuw leven in te blazen. Door
de personele wisselingen bij de betrokken
archiefdiensten en de ontwikkelingen bij
zowel de betreffende diensten als lande
lijk op archiefgebied, bleek daar een grote
gezamenlijke behoefte aan te zijn.
De diensthoofden komen met een fre
quentie van ongeveer één keer per zes
weken bij elkaar. Dan worden kennis
en ervaringen uitgewisseld. Vooral de
inspectietaak is hierbij een belangrijk
punt van gesprek. Dit heeft in die korte
tijd al geleid tot meer samenwerking
van de betrokken archiefinspecteurs. De
archiefgebouwen staan ook op de agenda.
Drie van de vier archiefdiensten waren
recentelijk of zijn nog steeds bezig met
een verbouwing, nieuwbouw of herin
richting. Door het gezamenlijke overleg
kon veel van elkaar en met name ook
gesloten gemeenten en het waterschap.
Digitalisering is en blijft een 'hot item' en
de uitdagingen waar de DIV voor staat
zijn legio. Op 7 april werd dan ook een
studiedag met als thema 'Digitalisering:
probleem of uitdaging?' georganiseerd
voor de DIV-medewerkers van alle aan
gesloten gemeenten, gemeenschappe
lijke regelingen en het waterschap. Een
unieke DIV-dag, niet alleen omdat deze
georganiseerd werd door de vier samen
werkende archiefdiensten, maar ook van
wege de kleinschaligheid, het niet-commer-
ciële karakter en de gratis deelname voor
"alle DIV'ers". De doelgroep was duide
lijk bepaald: niet alleen de senior-mede
werkers, hoofden DIV of Facilitair, maar
ook de postregistratiemedewerkers en de
dossiervormers.
Het ochtendprogramma bestond uit drie
lezingen. Allereerst een voordracht over
verandermanagement door Hans de Wit,
manager Facilitaire Zaken bij het water
schap. Hij vertelde hoe de invoering van
het DMS en het digitaal werken binnen
het WRIJ vorm heeft gekregen. Vervolgens
sprak Geert-Jan van Bussel, universitair
docent bij de UvA, over de verhouding
tussen DIV en I&A/ICT. Hij gaf aan hoe
uit de praktijk blijkt dat vele projecten
nodig zijn om digitalisering tot stand te
brengen. Hoofd Informatiebeheer van het
RHC Eindhoven, Ferdinand Ector, sloot
de serie lezingen af met een presentatie
over de substitutie van bouwvergunnin
gen; een voorbeeld van samenwerking
tussen de DIV en de archiefdienst.
Na de lunchpauze waren er vier
verschillende workshops waaruit de
bezoekers konden kiezen. Deze work
shops werden gegeven door de archiefin
specteurs. Daar was bewust voor gekozen.
Juist zij lopen bij hun werkzaamheden
en contacten met de DIV tegen de knel
punten aan. Ook wilden zij de rol van de
archiefdienst bij de ontwikkelingen op
digitaal vlak duidelijk maken aan de DIV-
medewerkers.
De workshops hadden de volgende the
ma's: Overdragen? Dat doen we niet meer;
Classificaties toekennen in een digitale
omgeving? Overbodig!; Selecteren is niet
meer nodig, alles is toch digitaal; Scannen
betekent weggooien. Bij alle workshops
gingen DIV'ers aan de slag met uitda
gende stellingen waarbij veel discussie en
onderlinge uitwisseling tot stand kwam.
De studiedag was een enorm succes. Dat
bleek uit de opkomst van ruim 80 DIV'ers
én uit de positieve reacties van de deel-
nemers, zowel tijdens
de dag zelf als later uit
de evaluatieformulie
ren. "Hier had ik echt
behoefte aan", schreef
een van de deelnemers.
Een ander liet weten:
"Goed georganiseerd,
heel interessant, graag
volgend jaar weer."
De roep om een vol
gende studiedag was zo
groot dat de organise
rende archiefdiensten al
hebben besloten om vol
gend jaar weer een DIV-
dag Oost-Gelderland te
organiseren.
De vier archiefdiensten hebben bewust
voor schaalvergroting gekozen, maar dan
wel kleinschalig. De contacten met de ove
rige (Gelderse) archiefdiensten zijn goed,
maar leiden niet tot gezamenlijke projecten
op provinciaal niveau. Vanwege het aantal
en de diversiteit van de diensten - van 'één-
manspost' tot grote instelling - blijft het
voornamelijk bij elkaar informeren en ken
nis delen. Met z'n vieren zijn de diensten
daadkrachtig en kunnen sneller resultaten
worden behaald.
Hoewel er op dit moment alleen nog tus
sen het RAZ en het SALD een getekend
samenwerkingsconvenant ligt, is het wel
de bedoeling te komen tot een convenant
waar alle vier de diensten bij betrokken zijn.
Overigens staat het ontbreken hiervan de
huidige samenwerking niet in de weg. Op
verschillende gebieden zijn er al toekom
stige activiteiten en projecten benoemd,
zoals natuurlijk de DIV-dag in 2010. Maar
ook is er een speci
fiek overleg tussen de
archiefinspecteurs; zij
vullen elkaar aan en
maken gebruik van
de voorhanden zijnde
inspectie-instrumen
ten, zoals vragenlijsten.
Het Waterschapsarchief
neemt deel aan het
themajaar van het
Regionaal archief door
ook een activiteit te
organiseren met het
thema 'Belastingen', en
wordt daarom vermeld op de Zutphense
activiteitenkalender. Tot slot maken de
Zutphense en Doesburgse archiefdiensten
een gezamenlijke opzet voor een workshop
'Kadasteronderzoek', zodat deze op beide
plekken gegeven kan worden.
Ook de bestuurders van de archiefdien
sten juichen de samenwerking toe. Het
moet nog nader worden uitgezocht, maar
gezamenlijke projecten zullen zeer waar
schijnlijk ook voor provinciale bijdragen in
aanmerking komen.
Er zijn genoeg redenen om aan te
nemen dat de onderlinge samenwerking
zich nog verder zal ontwikkelen. Niet alleen
omdat qua omvang en werkgebied de vier
archiefdiensten vergelijkbaar zijn. Gezien
de ontwikkelingen op het vakgebied is het
noodzakelijk om elkaar meer op te zoeken
en gezamenlijk activiteiten en taken te ont
plooien. Een overigens niet onbelangrijke
randvoorwaarde voor de goede samenwer
king is dat het ook op persoonlijk vlak tus
sen de verschillende partners goed klikt.
Dat is een voorwaarde waar bij de samen
werking tussen de archivarissen van het
Achterhoeks Archief, het Waterschap Rijn
en IJssel, het Streekarchivariaat de Liemers
en Doesburg en het Regionaal Archief
Zutphen zeker aan wordt voldaan.
23
Door Femia Siero
Vier Gelderse archiefdiensten hebben
vorig jaar een oud samenwerkingsverband
nieuw leven ingeblazen: het Oost-Gelders
Archivarissen Overleg. De betrokken diensten
zijn het Regionaal Archief Zutphen (RAZ), de
archiefdienst van Waterschap Rijn en IJssel
(WRIJ), Streekarchivariaat de Liemers en
Doesburg (SALD) en het Achterhoeks Archief
(AA, voorheen Streekarchivariaat Regio
Achterhoek). De herleving van dit regionale
overleg komt voort uit de wens van de vier
om de aanwezige kennis meer met elkaar te
delen. De DIV-dag Oost-Gelderland afgelopen
april was de eerste grootschalige activiteit
die de archiefdiensten samen organiseerden.
Banden aangehaald
DIV-dag Oost-Gelderland
Deelnemers aan de DIV-studiedag in de Burgerzaal te
Zutphen (foto's Edith de Geest/SALD).
Workshops
DIV'ers in discussie tijdens een van de workshops.
Kennis delen
Alex Koster van het Streekacrhivariaat de Liemers en
Doesburg (links) en Femia Siero van het Regionaal Archief
Zutphen (rechts).
Goede persoonlijke klik
Femia Siero is streekarchivaris bij het
Regionaal Archief Zutphen.
22
archievenblad
juli 2009
juli 2009
archievenblad
