ARCHIEFBEHEER
DIGITALISERING
Op zoek naar een
specialist?
HULSHOFF0
Werkconferentie handvest en
monitor dienstverlening archieven
vf
Sr
Opslag en beheer van alle archieven conform archiefwet
(archiefruimten en archiefbewaarplaatsen).
Digitale aanlevering in ieder gewenst formaat.
Digitalisering van alle archieftypen (t/m Ao in kleur).
Consultancy en gediplomeerd interim personeel van SOD 1 tot WA en GO.
Uitsluitend eigen medewerkers.
Archiefbewerking op locatie of in eigen depots.
BECIS is uw partij voor:
Voor meer informatie:
of kijk op www.hulshoff.nl of stuur een e-mail
naar archief@hulshoff.nl
dienstverlening
-
Lilian Schreurs vertelde dat er in De
Ronde Venen (Mijdrecht, Vinkeveen,
Wilnis) gewerkt wordt met duidelijk zicht
bare servicenormen en gestreefd wordt
naar een hoog dienstverleningsniveau.
Met dit project heeft De Ronde Venen de
prijs voor het beste kwaliteitshandvest
gewonnen. De nieuwe servicenormen
werden geleidelijk bekendgemaakt via
diverse middelen, zoals een waaier, een
dienblad, op een display in de publieks
hal en via een folder. In de pubiekshal is
ook ruimte gemaakt voor de brieven met
positieve reacties.
Frank Faber wees erop dat het belang
rijk is om servicenormen te publiceren,
daar waar communicatie over dienstver
lening plaatsvindt. Vooral de registratie
van de compensatie is een goede indica
tor voor dienstverlening. Ook het span
ningsveld tussen verwachtingen van de
klant en de realisatie daarvan, is belang
rijk om in de gaten te houden. BZK wil
meer met focusgroepen gaan werken.
Een focusgroep is een groep mensen die
wordt gevraagd naar haar mening over
een bepaald product, dienst
of idee. Er kan op die manier
meer diepgang bereikt wor
den. Deelnemers van de
focusgroep moeten erva
ringsdeskundigen zijn op
het gebied van de dienstver
lening.
Willem Boudestein gaf tot
slot trends en ontwikke
lingen aan uit de monitor
van 2007. De belangrijkste
ontwikkeling was dat het
aandeel internetbezoekers
van 2000 tot 2007 steeg
van 23 naar 79%. In 2008
heeft BOUD voor het Gemeentearchief
Rotterdam een speciaal onderzoek bij
digitale bezoekers uitgevoerd naar de
digitale dienstverlening. Hierbij kwamen
aspecten aan bod als de snelheid van de
website, vormgeving, interactiviteit, de
zoekfunctie en de kwaliteit
van de informatie. Voor BRAIN
is deze pilot van belang voor
het doorontwikkelen van de
Kwaliteitsmonitor op het punt
van digitale dienstverlening.
Een usabilitytest voor de website en het
opstellen van een Handvest van de toe
komst, met een weergave van de ambitie
normen over vier jaar, waren goede sug
gesties voor de Kwaliteitsgroep.
■Si
De deelnemers bespraken
in twee workshops de voorstel
len voor verbetering van het
handvest en de monitor. In
een gemeenschappelijke sessie werden
de voorstellen vergeleken en van com
mentaar voorzien door dagvoorzitter Fred
Schot. Onderdelen voor aanpassing van
het handvest voor dienstverlening op
locatie betroffen onder andere meetbare
criteria voor service door personeel en het
aanscherpen van normen voor schrifte
lijk en telefonisch contact. Voor digitale
dienstverlening stelde de groep voor om,
wat betreft de algemene gebruiksvriende
lijkheid van de website, de webrichtlijnen
van de overheid als uitgangspunt kun
nen dienen. In plaats van criteria voor
een bepaald percentage gedigitaliseerd
archief, moet duidelijk zijn welke toegan
gen en bronnen digitaal beschikbaar zijn.
Bij de bespreking van de monitor kwam
onder meer naar voren dat de vragenlijst
korter moet om meer respondenten te
krijgen. Dit kan bereikt worden door niet-
beïnvloedbare onderwerpen af te voe
ren, zoals 'de bereikbaarheid per lokaal
openbaar vervoer'. Er moeten ook min
der vragen over fysiek bezoek en meer
over het internet gesteld worden, naar
het voorbeeld van de pilot in Rotterdam.
Een belangrijk punt daarbij is de beïn
vloedbaarheid van digitalisering door de
bezoeker, als gevolg van de ontwikkeling
dat archiefinstellingen op verzoek docu
menten digitaliseren en via e-mail aan
leveren.
De kwaliteitsmonitor zal dit jaar weer
beschikbaar zijn en het handvest zal wor
den aangepast. In december 2009 worden
de resultaten hiervan gepresenteerd op de
studiedag. We kunnen terugzien op een
vruchtbare bijeenkomst die goede rich
ting heeft gegeven aan de ontwikkeling
van het handvest en de actualisering van
de monitor.
15
Interim personeel:
Interim-management;
Arehiefbewerking;
Digitalisering:
Advisering:
Archiefbeheer:
Maatwerk DMS in Microsoft Sharepoint.
Om blijvend aan de vraag van de klant te kunnen voldoen zijn we op zoek naar
uitbreiding van ons team op ieder niveau. Bent je geïnteresseerd of weet je
iemand? Stuur een e-mail naar info@becis.nl of bel!
Meer weten?
Op onze website vindt u een overzicht van onze diensten en
producten. Voor een vrijblijvend gesprek of een offerte kunt u
bellen met: 020-4031147.
BECIS, informatiespecialisten van deze tijd.
Henri Polaklaan 38 sous 1018 CT Amsterdam
Postbus 36079 1020 MB Amsterdam
020-4031147| WWW.BECIS.NL info@becis.nl
oooo 345 6666
(lokaal tarief)
Door Ankie Overmars en Martin Jochems
De kwaliteitsgroep van BRAIN hield in
'Cultuur Onder Dak Apeldoorn' op 10 maart
een werkconferentie over het kwaliteitshand
vest en de kwaliteitsmonitor. Rode draad
was dat de digitale studiezaal steeds belang
rijker wordt voor de algemene waardering
van archiefdiensten. Twee gastsprekers van
buiten het archiefveld, Lilian Schreurs, direc
teur gemeente De Ronde Venen, en Frank
Faber, projectleider kwaliteitshandvesten
ICTU/BZK, vertelden over hun ervaringen met
kwaliteitshandvesten. Willem Boudestein,
directeur BOUD onderzoeken verslag, gaf
een toelichting op de vernieuwing van de
kwaliteitsmonitor voor meting van digitale
dienstverlening.
CODA in Apeldoorn: onderdak voor de werkconferentie
over handvest en monitor dienstverlening archieven
(foto's part. coll.).
Servicenormen
Usabilitytest en kortere vragen
lijst
Volle aandacht bij de deelnemers aan de werkconferentie.
Richting geven
Ankie Overmars is werkzaam bij Quality
Circle. Martin Jochems is gemeentearchi
varis van Apeldoorn en trekker van de
Kwaliteitsgroep BRAIN.
mei 2009
archievenblad
