juridische zaken
juridische zaken
Van 1939 tot 1994 hielden gemeen
ten de bevolkingsadministratie bij op
zogenoemde persoonskaarten. Op het
moment dat iemand verhuisde of over
leed, moest de originele kaart naar de
nieuwe gemeente dan wel het Centraal
Bureau voor Genealogie gestuurd worden.
De gemeenten waren dan wel verplicht
om afschriften of reproducties van de
kaarten te bewaren, de zogeheten archief
kaarten.
In de gemeente Amsterdam omvat de
periode 1939-1964 bijna een miljoen
archiefkaarten. Iets minder dan eenvijfde
daarvan dateert uit de periode 1960-1964
en bestaat uit via een fotografisch pro
cédé gemaakte reproducties van de per
soonskaarten. Deze 'fotokaarten' waren
met elastieken in pakken gebundeld en
werden bewaard in verhuisdozen. De
circa 860.000 archiefkaarten uit de peri
ode 1939-1960 zijn dubbelzijdig bedrukte
formuliertjes van heel dun papier, die
dicht opeengepakt in 972 metalen doos
jes bewaard worden. Vanwege hun vorm
worden de doosjes in de Amsterdamse
wandelgangen 'broodjes' genoemd.
Om de duurzaamheid van de archief
kaarten te waarborgen en de toegankelijk
heid te verbeteren, heeft de gemeente de
archiefkaarten in de loop van 2006 laten
digitaliseren en indexeren. Het doel van
Amsterdam was om de originele kaarten
één jaar nadat ze gescand waren te ver
nietigen. De digitale reproducties zouden
dan in verschillende bestandsformaten en
op verschillende plekken, waaronder het
digitaal depot van het gemeentearchief,
worden opgeslagen. Omdat het hier
bij gaat om vervanging van permanent
te bewaren archiefbescheiden, heeft de
gemeente daar eerst een machtiging van
Gedeputeerde Staten van Noord-Holland
voor nodig.
Rond die tijd gold in de provincie
Noord-Holland, net als in verschillende
andere provincies, nog een beleidsregel
Vervanging, die substitutie door digitale
reproducties expliciet verbood. Maar,
aangezien het LOPAI al een tijdje bezig
was met het opstellen van een nieuwe
beleidsregel die digitale vervanging zou
regelen, stond de archiefinspecteur van
Noord-Holland in eerste instantie welwil
lend tegenover de vervangingsaanvraag.
Voorwaarde was wel dat Amsterdam aan
de eisen uit de toen nog concept-beleids
regel zou voldoen.
Op 2 januari 2007 diende de direc
teur van de Dienst Persoonsgegevens,
namens Burgemeester en Wethouders
van Amsterdam, het machtigingsver-
zoek in bij het college van Gedeputeerde
Staten van Noord-Holland. Het verzoek
ging vergezeld van een conceptbesluit tot
vervanging van de archiefkaarten 1939-
1964 en het 'Handboek Digitalisering
Archiefkaarten Bevolkingsadministratie
Amsterdam 1939-1964'. Hierin beschrijft
de gemeente in detail op welke manier
de kaarten gedigitaliseerd, geïndexeerd,
gecontroleerd en bewaard worden.
Nadat Gedeputeerde Staten de
gemeente in maart 2007 hadden laten
weten dat de beslissings
termijn, vanwege de
complexiteit en uniciteit,
werd verlengd tot 1 janu
ari 2008, besloot het col
lege op 19 december 2007
de gevraagde machtiging
niet te verlenen. Het col
lege constateerde, op
advies van de provinciaal
archiefinspecteur en op
basis van een audit door
Het Expertise Centrum
(HEC), dat het scanproces
en de controles daarop
goed zijn verlopen, maar
dat de "duurzame bewa
ring in digitale vorm van
deze scans nog niet is ver
zekerd".
In het auditrapport stelt
HEC, dat "de huidige
kwaliteit van het e-depot
nog niet dusdanig is dat
er voldoende zekerheid is
dat de digitale informatie
duurzaam kan worden
bewaard". Hierbij tilt HEC
vooral zwaar aan het niet
aantoonbaar in control zijn van de orga
nisatie van het e-depot en het ontbre
ken van een ICT-adviseur op strategisch
niveau. Daarnaast constateert HEC dat
verschillende processen ten aanzien van
integriteits- en volledigheidscontroles
nog in opbouw zijn, en dat er nog geen
sprake is van adequate depotsoftware en
informatiebeveiliging.
Amsterdam kon zich niet verenigen
met dit besluit en diende bijna per kerende
post een bezwaarschrift in. De gemeente
archivaris was van mening dat het geno
men besluit onrechtmatig was, omdat de
omgeving waar de reproducties na vervan
ging in terechtkomen, op grond van arti
kel 6 van het Archiefbesluit, geen grond
mag zijn om de machtiging te weigeren.
De Hoor- en adviescommissie van Noord-
Holland concludeerde daarop dat de
provinciaal archiefinspecteur overtui
gend duidelijk heeft gemaakt waarom
het e-depot nog niet geschikt is voor het
duurzame beheer en behoud van digitale
archiefstukken. De Commissie oordeelde
ook dat Gedeputeerde Staten terecht de
manier waarop de reproducties bewaard
zullen gaan worden, hebben betrokken
bij het beoordelen van de machtigings
aanvraag en adviseerde het bezwaar onge
grond te verklaren.
Amsterdam liet het er niet bij zitten
en in januari stonden de gemeente en
Gedeputeerde Staten van Noord-Holland
tegenover elkaar bij de bestuursrechter
in Haarlem. Tijdens de zitting spitste het
debat zich opnieuw vooral toe op de vraag
of Noord-Holland de beheeromgeving bij
de beoordeling van de machtigingsaan
vraag had mogen betrekken. Amsterdam
beargumenteerde dat dit niet het geval is,
omdat het vervangingsbesluit een besluit
in de zin van de Algemene wet bestuurs
recht (Awb) is - zoals expliciet vermeld
in de toelichting op artikel 6 van het
Archiefbesluit - en dat dit betekent dat
de machtiging een goedkeuring is in de
zin van de Awb. En dat zou inhouden
dat alleen de gronden genoemd in arti
kel 7 van de Archiefwet en artikel 6 van
het Archiefbesluit in de afweging van
Gedeputeerde Staten een rol mogen spe
len.
Noord-Holland stelde
het tegenovergestel
de: het vervangings
besluit dat de zorg
drager neemt, is geen
besluit in de zin van
de Awb en daarom
is de machtiging die
Gedeputeerde Staten
afgeven geen goed
keuring, maar een
gewoon Awb-besluit.
Hierbij verwees de
Provincie naar de uit
spraak van de Raad
van State van 3 juli
2002, waarin vastge
steld wordt dat een
vernietigingsbesluit
geen Awb-besluit
is. En, betoogde de
Provincie, zelfs als er
hier wel sprake zou zijn van goedkeuring,
dan zou het de Provincie toch toegestaan
zijn om bij het beoordelen van een mach-
tigingsverzoek de gehele Archiefwet te
betrekken.
Uiteindelijk oordeelde de rechtbank dat
het beroep van Amsterdam ongegrond
is. Ze stelt, overigens zonder naar de uit
spraak van de Raad van State te verwijzen,
dat een vervangingsbesluit geen besluit is
in de zin van de Awb en dat bij de machti
ging dus geen sprake is van goedkeuring.
Verder stelt ze vast dat bij het al dan niet
verlenen van een machtiging ook een
oordeel over de digitale beheeromgeving
betrokken mag worden en dat in dit spe
cifieke geval de provinciaal archiefinspec
teur op basis van het rapport van HEC
terecht heeft geadviseerd de machtiging
niet te verlenen.
Voor de gemeente Amsterdam bete
kent het in ieder geval dat de originele
archiefkaarten voorlopig niet vernie
tigd mogen worden. De provinciaal
archiefinspecteur heeft aangegeven dat
zij, wanneer Amsterdam aantoonbaar
over een betrouwbaar e-depot beschikt,
dit opnieuw zal toetsen. Mocht het
Stadsarchief dan wel in control zijn, dan
zal zij GS alsnog adviseren de machtiging
te verlenen. Amsterdam is ondertussen
begonnen om, mede op basis van de aan
bevelingen van HEC, te komen tot een
betrouwbaarder e-depot. Op het moment
van schrijven van dit artikel is overigens
nog niet duidelijk of Amsterdam hoger
beroep gaat aantekenen.
Voor verschillende provincies en minis
ter Plasterk betekent de uitspraak dat zij
hun beleidsregel Vervanging waarschijn
lijk aan moeten passen. De rechter stelt
onomwonden vast dat het vervangings
besluit geen Awb-besluit is, terwijl in ver
schillende beleidsregels, waaronder die
van de minister en de provincies Noord-
Brabant en Limburg, hier wel van uitge
gaan wordt.
Ten slotte betekent de uitspraak dat het
degenen die de machtiging verlenen, bij
het beoordelen van een machtigings
aanvraag toegestaan is om naar de hele
beheeromgeving te kijken. Zij hoeven
zich niet te beperken tot enkel het ver
vangingsproces. De komende weken zal
in het LOPAI waarschijnlijk bekeken wor
den hoe we hiermee omgaan.
12
13
De broodjeszaak: mag heofmag niet?
Door Ingmar Koch
Op 15 januari van dit jaar stonden de
Provincie Noord-Holland en de gemeente
Amsterdam bij de bestuursrechter in Haarlem
tegenover elkaar om een broodjeszaak.
Daarbij ging het niet om de wijziging van
een bestemmingsplan of een geweigerde
milieuvergunning, maar om de vraag of de
gemeente Amsterdam de archiefkaarten uit
de Bevolkingsadministratie mocht vervangen
of niet.
Vervanging
Amsterdams 'broodje' (foto part. coll.).
Het besluit van Noord-Holland
juridische strijd
'"fecfirijver "RVB
-=?-— 2G 4u_U_189S
Amsterdam
Willem--
Poster«ietrone11
Elisabeth
- 'Shfiljdars, Gijsbert®
86P 96 -
6 aep
Aeé
ld-15 A
ASH SportBtr 59 H~-
3ianAO IfesdagGtr 47-1
H 17mei'S6 mat
PAG Bas slug
van de Te" reu
Elisabeth
Cornelia GijJsberta
- 1 Jul 29 *fTT"
And
25 art 32
Asd
zie Sneijd.WS
Gijsberta
Voorbeeld van een archiefkaart.
Wat betekent dit?
De volledige uitspraak van de rechter
is te vinden op: http://tinyurl.com/uit-
spraak-broodjeszaak.
Ingmar Koch is beleidsmedewerker bij de
Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en
Limburg.
archievenblad
mei 2009
mei 2009
archievenblad
