boodschap op
ia
MicroFormat
van
r?
Mes
Charlene Mac Donald
MicroFormat is
een van de drie
preferred suppliers
van de Koninklijke
Bibliotheek en
sinds 10 jaar vaste
toeleverancier aan
het Metamorfoze-
programma.
van-waai
is vreetAoos
j\l\joe tvek
rde
Uw Collectie
Digitaliseren
Hosting
De complete
dienstverlening van
MicroFormat.
Voor een totaal-
of deeloplossing.
Waar u ook instapt,
u kunt rekenen
op de hoogste
kwaliteit en de
beste service.
Beheren
- Publiceren op websites
MicroFormat Systems, sinds 1977. Specialist
en onbetwist autoriteit op het gebied van
vereeuwiging van documenten. Digitaal of analoog
of een combinatie van beiden.
Vraag de MicroFormat-brochure
aan via info@microformat.nl.
DIGITALISEREN VAI
tijdschrifte
microfil
microfich
beeldmateriaa
INFORMATIE ONTSLUITINl
document management softwar
retrieval softwar
hostin
database ontwikkelin
datacapture OC
dataentr
indexere
MICROFILMSERVICI
CONSULTANCY ADVIE
MicroFormat Systems BV
Postbus 287
2160 AG Lisse
t 0252 43 21 00
www.microformat.nl
archiefervaring
/i
In december 2007 kreeg ik een uit
nodiging voor een bijeenkomst van
het Verenigd Antilliaans Netwerk in
Amsterdam. De spreker op deze bijeen
komst was burgemeester Job Cohen
van Amsterdam. Hij zou verslag komen
doen van zijn bezoek aan Curasao en
Sint-Maarten en de samenwerkingsover
eenkomsten die tussen de gemeente
Amsterdam en voornoemde eilanden
waren gesloten.
Tijdens de bijeenkomst vertelde burge
meester Cohen over het uitwisselen van
kennis en expertise tussen Amsterdam
en de eilanden. Deze uitwisseling vond
plaats op het gebied van gezondheids
zorg, onderwijs en justitie. Daarnaast
wilde Sint-Maarten ook de herinrichting
van de archiefdienst aan de orde gaan
stellen. Na die woorden ging er bij mij
een lichtje branden: zou het mogelijk
kunnen zijn dat er een vacature beschik
baar is voor iemand met een archieftech-
nische achtergrond?
Mijn eerste contact met Sint-Maarten
kwam tot stand via een open sollicita
tiebrief aan het begin van 2008. Ik kreeg
keurig een brief terug met de mededeling
dat er geen vacature beschikbaar was. Niet
lang daarna kreeg ik echter contact met
iemand die op zoek was naar een archiva
ris voor een toen nog vrij te komen func
tie. Ik kon solliciteren en ben toen alsnog
per 1 november 2008 in dienst van het
Eilandgebied Sint-Maarten gekomen.
Sint-Maarten staat op het punt een
Landstatus te krijgen binnen het
Koninkrijk. Met deze autonome status
krijgt Sint-Maarten de ruimte om bepaal
de taken, die nu voor rekening van het
Land Nederlandse Antillen zijn, zelf uit
te gaan voeren. Voor het archiefwezen
vloeien uit het bovenstaande een aantal
belangrijke ontwikkelingen voort. Zo zal
er door de ontmanteling van de Antillen
voor Sint-Maarten een nieuwe archief
bewaarplaats moeten worden gebouwd.
Aansluitend moet er een nieuwe archief
organisatie opgezet worden, die gericht
is op het duurzaam bewaren en behe
ren van historisch en cultureel erfgoed.
Deze ontwikkeling staat op Sint-Maarten
nog in de kinderschoenen.
Een andere uitdaging is de digitalisering
van de interne documentenstroom van het
Eilandgebied. Twee
jaar geleden heeft het
Bestuurscollege van
Sint-Maarten inge
stemd met de imple
mentatie van een
digitaal document
managementsysteem,
ter vervanging van
het huidige postre
gistratiesysteem. Het
uiteindelijke doel is te
komen tot een volledig digitaal werkende
ambtelijke en bestuurlijke organisatie.
Op dit moment zijn we in de eerste fase
van het project: het testen van het aange
schafte systeem en de inrichting van een
Record Management Applicatie.
Ook het opstellen van een documen
tair structuurplan (DSP) voor het Eiland
gebied, straks Land Sint-Maarten, is een
ontwikkeling die nu in volle gang is.
Voor het opstellen van het DSP wor
den momenteel alle werkprocessen en
geldende regelgeving in kaart gebracht.
Dit is een tijdrovende en uitdagende aan
gelegenheid die van groot belang is: het
vormt de basis voor een goed gestructu
reerde digitale én papieren informatie
voorziening.
Sint-Maarten heeft nog geen eigen selec
tielijst. Tot op heden wordt uit bestuur
lijke en juridische overwegingen niets
vernietigd. Door niet te vernietigen is de
omvang van het archief de laatste jaren
enorm toegenomen. Voorlopige bere
keningen geven aan dat het archief van
het Eilandgebied Sint-Maarten uit circa
drie strekkende kilometer bestaat. Met de
ontmanteling van de Antillen krijgt het
Eilandgebied er het dubbele aan archief
bij. Om deze aanwas in geordende en
toegankelijke staat te brengen en te hou
den, is een selectielijst nodig. Met behulp
van interne materiedeskundigheid wordt
er hard gewerkt aan een selectielijst en
worden oplossingen gezocht voor de te
bewerken archiefonderdelen.
De basis voor het uitvoeren van archiefta-
ken en -bevoegdheden ligt voornamelijk
in wet- en regelgeving. Belangrijke veror
deningen en besluiten worden onder de
loep genomen en aangepast voor gebruik
door het Eilandgebied Sint-Maarten.
Zo wordt nu bijvoorbeeld gewerkt aan
een Eilandsarchiefverordening, die de
basis legt voor onder meer de selectie
lijst en aanwijzingen geeft voor het ver
nietigen, vervangen, vervreemden, ter
beschikking stellen en overbrengen van
het bestuurlijk archief naar een plaatse
lijke archiefbewaarplaats. Ook het zorg
dragerschap over en het beheer van het
archief wordt hierin geregeld.
Deze ontwikkelingen luiden spannende
tijden in, zowel voor mij als archivaris
als het Eilandgebied Sint-Maarten. Tijden
die het uiterste zullen vergen, maar die
absoluut de moeite waard zullen zijn om
mee te maken.
Gelders Archief
Digitale
MicroFormaat
Documenten Microfilm
Tekeningen Microfiche
Boeken Beeldmateriaal
Kranten Dossiers
Tijdschriften Registers
Voorbereiding materiaal
Digitalisering
Controle
Digitale nabewerkingen
Converteren van beelden
Opslag van data op:
CD/DVD
Externe HD
FTP
Webserver
Webbased
Compatible
Interactie
Beheeromgeving
Akten en registers
Beeldbanken
Gedrukte bronnen
MicroFormat
archiejervann
Het bestuurskantoor van het Eilandgebied Sint-Maarten
(foto part. coll.).
Charlene Mac Donald is per t novem
ber 2008 in dienst van het Eilandgebied
Sint-Maarten als sectiehoofd Archief.
maart 2009
archievenblad
