Het Nationaal Archief als ISO/DIS 15511
ISIL-codes voor het Nederlandse archiefwezen
FtHUJ
I w L Al
P* If
U 1K U
Door de toegenomen standaardisa
tie en uitwisselbaarheid van (meta)data
in de bibliotheek- en archiefwereld is de
vraag naar internationaal erkende en toe
pasbare standaarden evident. Niet alleen
moet duidelijk zijn wat de inhoud van
een boek, archief, foto of cd is, maar ook
moet in één oogopslag duidelijk zijn wat
de herkomst is en waar het 'origineel'
geraadpleegd kan worden. Voor zijn toe
gangen maakt het Nationaal Archief (NA)
bijvoorbeeld gebruik van de ISAD(G)-
standaard. Door het toepassen van
EAD(XML) is een eenduidige interpreta
tie van de gegevens, beschreven volgens
de ISAD(G)-standaard, mogelijk. In eerste
instantie lag de nadruk bij het toepassen
van EAD vooral op het standaardiseren
van de inhoudelijke gegevens, het op
orde krijgen van de 'eigen huishouding'.
Inmiddels is het belang hiervan ook meer
en meer van toepassing op de uitwissel
baarheid van gegevens. Hierbij moet ene
van een codering, gedraagt zich als een
standaard identifier voor beschrijvingen
en objecten afkomstig van een instelling.
Het plezierige hieraan is dat deze code
ring slechts eenduidig geïnterpreteerd
kan worden. Dit betekent ook dat er beter
verwezen kan worden naar digitale gege
vens. Het grote voordeel van deze stan
daardisatie is dat deze aansluit op een
gezamenlijke data- en infrastructuur,
waardoor binnen én tussen sectoren veel
meer verbanden kunnen worden gelegd
naar digitale gegevens. Hierdoor wordt
de digitale zichtbaarheid en vindbaarheid
van de informatie groter.
De International Standard Identifier
for Libraries and Related Organizations
(ISIL), ISO/DIS 15511, kent een uniek
nummer toe aan elke bibliotheek of
aanverwante organisatie in de wereld.
De ISIL is alfanumeriek, met een maxi
mum van 16 tekens. Geldige symbolen
zijn A-Z, 0-9, het minteken, de dubbele
punt en de schuine streep. Overigens
zijn de twee laatste tekenopties bij het
gebruik in een padnaam niet gewenst
(EAD, UNIX en Microsoft-toepassingen
bijvoorbeeld genereren problemen bij
het gebruik hiervan). De International
Organization for Standardisation (ISO)
heeft de registratieautoriteit met betrek
king tot deze ISO-norm ondergebracht
bij de Deense Nationale Bibliotheek.1
instelling eenduidig geduid kunnen wor
den. Afspraken over het duiden van een
Nederlandse archiefinstelling binnen een
metabeschrijving zijn nog niet definitief
gemaakt, hoewel dit bij uitwisseling en
koppeling van gegevens noodzakelijk is.
Zo'n instellingsaanduiding, in de vorm
Deze levert informatie, registreert, coör
dineert en promoot alles rondom deze
norm. In principe treedt in ieder land
de nationale bibliotheek op als natio
nale ISIL-toekenningsautoriteit, tenzij
een andere organisatie al op nationaal
niveau een identificatiesysteem voor
bibliotheken beheert dat ook voor ISIL-
codes kan worden gebruikt. In Nederland
is de Koninklijke Bibliotheek (KB) ver
antwoordelijk voor de organisatie en het
beheer van het toekennen van ISIL-codes
aan in Nederland gevestigde organisaties.
Het toekennen van bibliotheek-identi-
fiers van het bibliotheektype 'Openbare
Bibliotheek' en 'Provinciale Bibliotheek
Centrales' is gedelegeerd aan de Vereniging
van Openbare Bibliotheken. Het toeken
nen van bibliotheek-identifiers aan ove
rige bibliotheken wordt gedelegeerd aan
OCLC (PICA) in het kader van de uitvoe
ring van het NCC/IBL-systeem.2
Het Nederlandse archiefwezen is tot op
heden goeddeels buiten het toekennen
van identifiers gebleven, simpelweg omdat
de noodzaak hiervoor nog ontbrak.
In de bibliotheekwereld is al geruime
tijd sprake van interoperabiliteit tussen
de verschillende bibliotheeksystemen.
Via portals kunnen bijvoorbeeld vanaf één
plek 'alle' bibliotheekboeken uit één land
of ter wereld bevraagd worden. Bovenal
is in één oogopslag duidelijk waar een
document aanwezig is, wordt op een een
duidige en uniforme wijze een instelling
gedefinieerd en is eenvoudig te linken
naar de instelling zelf. Tot nu toe was bin
nen het Nederlandse archiefwezen geen
of slechts beperkt sprake van een derge
lijke interoperabiliteit van data.
De laatste tijd zijn in het Nederlandse
archiefwezen echter vergelijkbare voor
beelden ontstaan. Bij de site Geschiedenis
van Zuid-Holland3 en het Onderwijs
Media Platform4 is sprake van automa
tische gegevensuitwisseling, waarbij de
interoperabiliteit van gegevens dus essen
tieel is. Door het bescheiden aantal initi
atieven is het nog mogelijk om daarvoor
per situatie de gegevens zó in te richten
dat deze uitwisselbaar zijn. In de toekomst
zal dit zogeheten harvesten, vergelijkbaar
met bibliotheken, een vlucht nemen en is
aansluiting bij internationale standaarden
onontbeerlijk. Denk hierbij aan de initia
tieven van Nederlands Erfgoed Digitaal5
en Europeana6.
In een betrekkelijk klein land als het
onze is het duidelijk, dat het Nationaal
Archief zich in Den Haag bevindt, het
Stadsarchief Amsterdam in de hoofdstad
en het Gemeentearchief Rotterdam in
de grootste havenstad van Europa. Maar
internationaal zal je wel degelijk afspra
ken moeten maken, óók om gegevens op
bijvoorbeeld internet uniek te maken en
te houden.
Een van deze internationale afspraken is
de nadere invulling van de EAD-tags, de
velden:
1. binnen het element <eadid>
a. bij het attribuut mainagencycode:
mainagencycode="
b. bij het attribuut publicid:
publicid="
2. binnen het element
<archdescxdidxunitid> bij het
attribuut repositorycode:
repositorycode="
3. binnen het element <prefercitexp>:
<p>VERKORT: <lb/> </p>
Binnen deze velden kan de ISO/DIS
15511:2000-norm worden toegepast, de
identifier van de bibliotheken en aanver
wante organisaties.
Een bijkomend voordeel is dat onder
zoekers met behulp van de ISIL-code een
standaardafkorting krijgen aangereikt
voor het vermelden van de archiefbewaar
plaats van het gebruikte bronmateriaal,
waarnaar ze in hun publicatie verwijzen.
Ook zal dit op termijn effecten hebben in
zoekmachines zoals Google. Wanneer de
bekendheid van de code doorsijpelt naar
(met name) de diepgravers, dan zullen
zij eenvoudiger in staat zijn gegevens uit
onze depots via Google te achterhalen.
Verzoek
Het NA heeft recent interne richtlij
nen opgesteld voor bijvoorbeeld bestands
namen waarin deze ISIL-code de facto
aanwezig is. Dit betekent bijvoorbeeld
dat in de bestandsnaam van alle nieuwe
scans de code NL-HaNA is opgenomen.
'NL' staat voor Nederland (land), 'Ha' voor
Den Haag en 'NA' voor Nationaal Archief
(instellingsnaam). Het afgelopen jaar is
het NA al enkele malen benaderd door
archiefinstellingen uit Nederland met
vragen gerelateerd aan het instellen van
een dergelijke codering. Tot voor kort kon
er niet meer informatie verstrekt worden
dan dat een dergelijke code wel bestond,
maar dat deze werd toegekend door de KB.
Het NA speelde hier geen rol in. Gezien
de landelijke, overkoepelende taken en
de internationale positie van het NA, is
een rol echter niet onlogisch. Het NA is
al meer dan tweehonderd jaar bezig met
het beheren van de archieven van lan
delijke overheidsorganen en vervult ook
een taak als nationaal en internationaal
aanspreekpunt, als gesprekspartner van
andere nationale archieven. Dit voorjaar
heeft het NA dan ook contact opgenomen
met de KB met het verzoek de ISIL-taak
met betrekking tot archiefinstellingen te
delegeren aan het NA. De KB heeft hier
positief op gereageerd en per 6 oktober is
de taak aan het NA gedelegeerd.
Inmiddels heeft het NA op de website
bij het onderdeel Archiefbeheer7 informa
tie opgenomen over ISIL-code, die door de
afdeling Toegangen en Gegevensbeheer
daadwerkelijk kan worden toegekend.
Dit betekent niet dat hierbij het NA de
ptt
aanduidingen
code dicteert: het aanvragen van een code
is vrijwillig en bij het toekennen kan met
enig puzzelwerk een instelling natuurlijk
zelf met een suggestie komen zolang deze
aan de ISIL-eisen voldoet.
Voor eenduidigheid stelt het NA voor
gebruik te maken van de:
landencode (in KAPITALEN)
liggend streepje gevolgd door een
twee- of drieletterige afkorting
van de plaatsnaam (KAPITAAL en
onderkast(en)) gekoppeld aan een
twee- of drieletterige afkorting van de
instelling (in KAPITALEN).
Om het toekennen van afgekorte plaats
namen te vereenvoudigen, maakt
Toegangen en Gegevensbeheer gebruik
van de PTT-uitgave met postale afkortin
gen van plaatsnamen. Bij twijfel over een
afkorting voldoet nog altijd dit oude ver
trouwde naslagwerk.
16
17
digitalisering en informatisering
digitaliseringen informatisering
Door Tim de Haan
De International Standard Identifier for
Libraries and Related Organizations (ISIL)
kent een uniek nummer toe aan elke
bibliotheek of aanverwante organisatie in
de wereld en is een ISO-standaard (ISO/DIS
15511). De ISIL is ook bruikbaar binnen
het archiefwezen. Door aandacht voor dit
onderwerp in het. Archievenblad en op het
Archiefforum hebben inmiddels 16 archief
diensten en instellingen zo'n ISlL-code toe
gewezen gekregen.
Interoperabiliteit
Nationaal Archief
NL-HaNA
Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie
NL-HaRKD
Gemeentearchief Millingen aan de Rijn
NL-MlgGA
Streekarchief Gooi en Vechtstreek
NL-HvsSAGV
Gemeentearchief Wageningen
NL-WgGA
Archief en Documentatiecentrum Nederlandse Gedragswetenschappen
NL-GnADNG
Stadsarchief Amsterdam
NL-AsdSAA
Groninger Archieven
NL-GnGRA
Waterlands Archief
NL-PmWA
Noord-Hollands Archief
NL-HlmNHA
Zeeuws Archief
NL-MdbZA
Gemeentearchief Schouwen Duiveland
NL-ZrGSD
Gemeentearchief Schiedam
NL-SdmGA
Aan archieven toegekende ISIL-codes.
Uniek maken en houden
verkorting
neem
verkorting
naam
Dnz
Dokkumer Nieuwe Zijlen
Dsn
Dussen
Dob
Domburg
Dsp
Drentsche Punt
Dod
Dodewaard
Dsr
Dreischor
Doe
Doenrade
Dt
Delft
Doldsm
Doldersum
Dtc
Doetinchem
Don
Donderen
Otdl
Dentumedeel
Dong
Dongeredeel
Dtl
Dinteloord
Donga
Doniaga
Dtn
Drachten
Dow
Doorwerth
Dtr
Dieteren
Dph
Diepenheim
Du
Durgerdem
Dpi
Dinxperio
Dv
Deventer
Dpn
Dorplein
Dvd
Duivendijke
Dpt
Drempt
Dvl
Duivelend Ztd
Dpv
Diepenveen
Dvn
Duiven
Dr
Drenthe tProvincie
Dvl
Duivendrecht
Dra
Drachtstercompagnie
Dw
Driewegen
Drb
Driebruggen
Dwb
Driewegen bij Biervliet
Dreu
Dreumel
Dwd
Dorkwerd
Drglos
Drogteropslagen
Owg
Driewegen gem. Terneuzen
Dri
Drieborg
Dwin
Dwingeloo
Driehz
Driehuizen
Dwn
Drouwenermond
Drip
Driesprong de Purmer
Dwsl
Doniawerstel
Drl
Driel
Dwv
Drouwenerveen
Drld
Drechtorlend
Dwz
Driewegen
Drm
Driemond
Zeeuwsch-Vlaanderen
Dm
Dieren
Dyken
Dijken
Dro
Drouwen
Dz
Delfzijl
Drongl
Drongelen
Dzl
Duizel
Drp
Dronrijp
Dzm
Doezum
Drst
Dorst
Drt
Druten
Dru
Drumpt
Drv
Daarlerveen
Dryber
Drijber
Ds
Daifsen
Dshzn
Delfstrahuizen
Dsk
Doornspijk
Dsm
Driesum
17
Postale afkortingen onder de letter 'D'.
Toekennen
PTT-uitgave met postale afkortingen van plaatsnamen.
Tim de Haan is sinds november 2007 in
dienst bij het Nationaal Archief als projectad
viseur/informatieanalist bij de afdeling ICT.
Noten
1 http://biblstandard.dk/isil
2 http://www.kb.nl/hpd/isil/index.html
3 www.geschiedenisvanzuidholland.nl
4 www.beeldenvoordetoekomst.nl/nl/285/
Eerste_stappen_Onderwijs_Media_Platform_
gezet
5 http://www.nederlandserfgoeddigitaal.nl
6 http://www.europeana.eu
7 http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/
introductie
archievenblad
februari 2009
februari 2009
archievenblad
