DOX
Support
°o,\-
DE REE archiefsystemen j met het oog op de toekomst
U kunt ons inschakelen voor:
■k?ür
onderwijs en onderzoek
Vervolg van pagina 31
te brengen. Omdat zowel de HMA-plus als
de hotspot-analyse instrumenten zijn die
de bewegelijkheid van de samenleving
grijpbaar proberen te maken, is ervoor
gekozen als een soort 'anker' een derde
waarderingsinstrument te ontwikkelen:
de systeemanalyse. De systeemanalyse
probeert als het ware de institutionele
hoofdstructuur of het functionele skelet
van de samenleving in kaart te brengen.
De HMA-plus is misschien nog
het beste te vergelijken met een
poging om de koers van een grote
olietanker te leren kennen, terwijl de
hotspot-analyse vooral bedoeld is
om de bewegingen en gebeurtenissen
die op de olietanker plaatsvinden
in kaart te brengen.
Het gaat dan om het identificeren van
de 'stabiele' onderbouw van het huidige
bestel, ongeacht de dynamische ontwik
kelingen in de samenleving. Als zo'n
systeeminstelling plotseling zou wegval
len, heeft dat grote gevolgen voor de
samenleving als geheel. Tot 'het systeem'
rekenen we niet alleen sommige instellin
gen (bijvoorbeeld luchthaven Schiphol),
maar ook bepaalde functies (bijvoorbeeld
wetgeving) en een aantal basisregistraties
(bijvoorbeeld bevolkingsregistraties).
Op de werking van de afzonderlijke
instrumenten en de uitwerking ervan
op de verschillende waarderingsniveaus
wordt in een volgende bijdrage inge
gaan.
De kwaliteit van het proces van
waardering blijkt uiteindelijk pas uit
het resultaat van de selectie. Het schar
nierpunt, door sommigen ook wel kop-
pelvlak genoemd, tussen waardering en
de daadwerkelijke selectie is in dit opzicht
van nauwelijks te overschatten belang.
Dit scharnierpunt is binnen de huidige
systematiek van waardering en selec
tie bij de rijksoverheid (PIVOT) een van
de belangrijkste knelpunten. Wanneer
we ons beperken tot het domein van
de rijksoverheid, kunnen we vaststellen
dat er een systeem van waardering met
een eigen waarderingstaai is gecreëerd.
De activiteiten van de overheid wor
den gevangen in zogeheten 'handelin
gen', die weer gebaseerd zijn op wet- en
regelgeving. Deze handelingen vormen
het object van waardering in het zoge
heten basis selectiedocumenten (BSD's).
Daartegenover staat de archiveringsprak-
tijk van alledag. Uiteraard hanteren vrij
wel alle overheidsinstellingen een archi
veringssysteem. Die systemen zijn echter
niet ingericht volgens of gebaseerd op de
systematiek van de handelingen. Het zijn
systemen die uitgaan van onderwerpen,
zaken of werkprocessen. Dit geeft dan ook
frictie op het scharnierpunt waar waarde
ring over moet gaan in selectie. Met ande
re woorden: zo lang de systematiek van
waardering niet aansluit op de inrichting
van de archiveringssystemen, is identifi
catie van de documenten en informatie
objecten een moeizame en tijdrovende
aangelegenheid. De werkzaamheden van
PWAA zaten voor een belangrijk deel in
het achteraf koppelen (identificeren) van
documenten (dossiers) aan in de BSD's
beschreven handelingen.5 Dit achteraf
identificeren van informatieobjecten
aan de hand van waarderingscriteria is
een praktijk die - zeker in de digitale toe
komst - niet valt vol te houden. Behalve
dat er fouten gemaakt worden bij het ach-
Zo lang de systematiek van
waardering niet aansluit op de
inrichting van de archiverings
systemen is identificatie van de
documenten en informatieobjecten
een moeizame en tijdrovende
aangelegenheid.
teraf identificeren, kost het zeer veel tijd
en geld en leidt het tot onenigheid over
te maken keuzes bij betrokken partijen.
Waardering en selectie dienen derhalve
geïntegreerd te worden binnen de archi-
veringssystematiek. Het object van waar
dering dient zodanig te worden gekozen,
dat de identificatie van de bijbehorende
informatieobjecten zonder allerlei extra
tussenstappen uitgevoerd kan worden.
Dit is de meest kritische succesfactor voor
ieder toekomstig systeem van waarde
ring en selectie van overheidsarchieven.6
Als we er niet in slagen dit knelpunt op te
lossen, zal iedere vorm van waardering en
selectie leiden tot stuwmeren aan infor
matie.
33
archiefsystemen
Erik de Ree directeur
"Onze jarenlange ervaring in de archiefwereld is tot een waardevolle bron van kennis voor het vak geworden.
Degelijk en betrokken
Sinds jaar en dag werken DE REE archiefsystemen en
haar klanten op unieke wijze samen.
Door deze samenwerking ontstaan toekomstgerichte
oplossingen, die naadloos aansluiten op de werkwijze
van de archivaris en op zijn dienstverlening aan het
onderzoekend publiek.
Leverancier van MAIS-Flexis, MAIS-Intemet www.archieven.nladvies en conversies.
Lijnbaanstraat 2 9711 RV Groningen Tel: 050 - 311 2600 Fax: 050 - 313 7350 j E-mail: ederee@de-ree,nl www.de-ree.nl
frisse kijk op
tiebeheer
'PpOrfi
PROJECTBUREAU VOOR DOCUMENTAIRE
ONDERSTEUNING EN CONSULTANCY
Postbus 18, 1474 ZG Oosthuizen
Tel.: 0299-40 21 30 Fax:0299-40 21 31
http://www.doxsupport.nl E-mail: into@doxsupport.nl
DOXsupport is een landelijk werkende organisatie, die zich bezig houdt met dienstverlening op het gebied van (documentaire) informatievoorziening.
Onze klantenkring bevindt zich voornamelijk binnen de overheid, alsmede non-profit organisaties. Aangesloten bij de branchevereniging PIM.
Het vraagstuk van selectie
Charles Jeurgens is hoogleraar Archivistiek
aan de Universiteit van Leiden en stadsarchi
varis van Dordrecht. Robbert Jan Hageman is
senior medewerker selectie en acquisitie bij
het Nationaal Archief in Den Haag.
Noten
Deze werkgroep bestond uit: Angela
Dellebeke, Robbert Jan Hageman, Charles
Jeurgens, Pieter van Koetsveld, Natasja Pels,
Noor Schreuder, Ruud Yap en Karen Zwart.
2 De cijfers zijn gebaseerd op uitlatingen
van Aart van der Kooij, directeur PWAA, in
krantenberichten BN/De Stem (13 september
2008) en Nederlands Dagblad (15 septem
ber 2008). Hetzelfde cijfer wordt genoemd
op de PWAA-website http://www.literatuur-
plein.nl/evenementdetail. jsp?eventld=23974
(raadpleegdatum 19 december 2008).
3 Geert Jan van Bussel, 'De digitale evolu
tie. De Archiefschool als 'bewustmaker",
Archievenblad 112 (december 2008) 28-31.
4 Hugh Taylor heeft hier in verschillende publi
caties op gewezen, zoals in Archival services
and the concept of the user: a RAMP study
(UNESCO-Paris 1984) en Transformation in
the archives: technological adjustment or
paradigm shift (1988).
5 Dit identificatieprobleem is overigens niet
uniek voor de Nederlandse praktijk van
waardering en selectie. Zie bijvoorbeeld
Catherine Bailey, 'Turning macro-appraisal
decisions into archival holdings: crafting
function-based terms and conditions for
the transfer of archival records', Archivaria
61 (2006) 147-179. Zie ook de special van
Archival Science 4 (2005) over 'macro-
appraisal: evolution and application'.
6 De trend is om de oplossing hiervoor te
zoeken in (generieke) werkprocesbenade
ring. Hierop wordt in een volgende afleve
ring teruggekomen.
februari 2009
archievenblad
