De Nederlandse kerken
eiHumledenadministratie
A
rchieven en Religieus Erfgoed
Tot de meest geraadpleegde bron
nen van vóór 1800 behoren in vrijwel alle
archiefbewaarplaatsen de kerkelijke registers
van dopen, huwelijken en uitvaarten. Voor
de genealogen die in de laatste decennia de
leeszalen van gemeente- en rijksarchieven
zijn gaan bevolken - een archivaris sprak
ooit over het uitbreken van een 'geslachts
ziekte' vormen zij immers de belangrijkste
bron van informatie van vóór de invoering
(in 1810) van de gemeentelijke registers van
de burgerlijke stand.
De DTB- of DHO-registers zijn, mede omdat
zij zo vaak geraadpleegd worden, in de
meeste archiefbewaarplaatsen inmiddels
verfilmd, gefotokopieerd en in veel gevallen
zelfs al gedigitaliseerd. In het laatste geval
is het zoekwerk voor de genealogen aan
merkelijk vereenvoudigd, maar - zo zal de
romantische historicus wellicht zeggen - is
de charme van het echte speurwerk - soms
een dag lang een register doorzoeken om
slechts één naam te vinden - tegelijk aan
zienlijk afgenomen. Aan de vorm waarin de
bediening van de kerkelijke doop, de kerke
lijke huwelijksinzegening en de kerkelijke
uitvaart geregistreerd wordt, is overigens in
de loop der eeuwen niet zo veel veranderd,
al beschikken de parochies en gemeenten
tegenwoordig over voorgedrukte regis
ters waarin nog slechts de namen en data
ingevuld hoeven te worden. Voor rooms-
katholieke parochies zijn die voorgedmkte
registers zelfs nog in het Latijn beschikbaar.
Jaarlijks dient bovendien een kopie van de
doop-, trouw- en begraafregisters over het
afgelopen jaar naar het bisdom verzonden
te worden, maar dat is een afspraak waarin
her en der nogal de klad gekomen is.
Wat wel ingrijpend veranderd is, is
de wijze waarop kerken hun eigen leden
administratie bijhouden. Het is voor hen
van belang te weten welke geloofsgenoten
in het territorium van de parochie of de
kerkelijke gemeente wonen of - ook als zij
elders wonen tot die parochie of gemeente
gerekend willen worden, - hoe hun gezin
nen zijn samengesteld, enzovoorts. Maar
Cl
EfEEE
jEEE
hoe komen zij aan die gegevens? Tot 1994
maakte het kerklidmaatschap ook deel uit
van de gegevens in het gemeentelijke bevol
kingsregister. Kerkelijke gemeenten en paro
chies konden tegen een bescheiden vergoe
ding gegevens - en dus ook mutaties door
overlijden, verhuizing, burgerlijk huwelijk,
gezinsuitbreiding, enzovoorts - uit het
gemeentelijke bevolkingsregister opvragen.
Het verdwijnen van de vermelding van de
kerkelijke gezindte uit de bevolkingsadmini
stratie in 1994 en het op 1 september 2001
van kracht worden van de Wet Bescherming
Persoonsgegevens (WBP) maakt dit
momenteel echter onmogelijk.
Er is nog een reden waarom het oude
systeem van gegevensuitwisseling tussen
burgerlijke en kerkelijke gemeenten nu niet
meer optimaal zou functioneren: steeds
minder katholieken en protestanten kerken
immers nog vanzelfsprekend in de parochie
of gemeente in wier territorium zij wonen.
De territoriale kerkelijke gemeente is op haar
retour. Degenen die nog kerken, kiezen hun
gemeente of parochie nu steeds meer op
basis van het eigen spirituele profiel van die
kerkelijke gemeenschap, dus op basis van
de stijl van liturgievieren en verkondigen,
de diaconale inzet, de vormingsactiviteiten,
enzovoorts.
Dat maakt het temeer noodzakelijk voor
kerkelijke gemeenten en parochies om
een goede eigen ledenadministratie bij te
houden en te zorgen dat die up to date is.
Vastgesteld moet worden dat op dit punt,
ondanks enkele landelijke initiatieven, zelfs
in de twee grote kerkgenootschappen in
Nederland, de Rooms-Katholieke Kerk en de
Protestantse Kerk in Nederland (PKN), spra
ke is van een zekere wildgroei.
De computer heeft vrijwel over
al zijn intrede gedaan, maar
zonder veel centrale aansturing.
Allerlei automatiseringsbedrij
ven bieden dan ook software
programma's aan voor de ker
kelijke ledenadministratie met
vaak mooie namen als Bamch
(een bijbelse profeet), Ekklesia
(het Griekse woord voor kerk),
Churchaid alias Kerkhulp
of KLA (de afkorting van
Kerkelijke Ledenadministratie;
verkrijgbaar in een katholieke
en een protestantse versie).
Het belangrijkste landelijke initiatief
op dit gebied is de oprichting van S1LA, de
Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie,
tegenwoordig gehuisvest in Bennekom.
Hierin participeren zes kerkgenootschappen.
Naast de twee grote (de RKK en de PKN) zijn
dat de Doopsgezinde Broederschap, de Oud-
Katholieke Kerk, de Vrij-Katholieke Kerk en
de Nieuw-Apostolische Kerk. SILA beheert
een kopie van de persoonsgegevens uit de
Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) van
diegenen die door hun kerkgenootschappen
nadmkkelijk als leden gemeld zijn. Bij de
oprichting van SILA is met de overheid over
eengekomen dat kerkleden in de GBA een
zogenoemde 'SILA-stip' (officieel: SILA-afne-
mersindicatie) krijgen. Van de GBA ontvangt
SILA dan via een beschermde verbinding
de mutaties, zoals verhuizing of overlijden,
betreffende personen met een SILA-stip, en
SILA bezorgt deze gegevens weer aan de aan
gesloten kerkgenootschappen, die vervol
gens op hun beurt de gegevens doorspelen
aan de plaatselijke parochie of gemeente.
Voor de vraag wie er kerklid is en dus in het
bestand van SILA opgenomen is of moet
blijven, is SILA evenwel afhankelijk van de
gegevens die de kerkgenootschappen zelf
verstrekken. Treedt dus iemand toe tot een
van de zes genoemde kerkgenootschappen,
dan wordt hij of zij niet automatisch van
uit de GBA in het bestand van SILA opge
nomen. Het kerkgenootschap moet hem of
haar daartoe aanmelden. Treedt iemand toe
tot een kerkgenootschap of geeft iemand te
kennen juist uitgeschreven te willen wor
den, dan kan dit met goedvinden van de
betrokkene door SILA ook aan de GBA wor
den doorgegeven, zodat de SILA-stip bij deze
18
©y?i4
.rrrrrr
19
persoon wordt toegevoegd of weggehaald.
Dat maakt een goede ledenadministratie
van de plaatselijke parochie of gemeente
dus des te noodzakelijker, alsmede een
goede centrale administratie van de lande
lijke kerkgenootschappen.
De twee grootste kerkgenootschap
pen hebben voor dat laatste elk een
landelijk bureau ingericht. Voor de
PKN is dat de Stichting Mechanische
Registratie en Administratie te Delft en
voor de RKK is dat het R.K. Bureau voor
de Ledenadministratie te Zeist. Bij beide
rommelde het de laatste tijd. De PKN
had veel geld gestoken in de ontwikke
ling van een nieuw systeem voor lan
delijke ledenregistratie, met de - alweer
- bijbelse naam Numeri (een van de
boeken van het Oude Testament). Maar
de gebruikersvriendelijkheid van dit
systeem liet te wensen over en herzie
ning dreigde te duur te worden. Daarom
is het project volgens besluit van de
kleine synode van de PKN van 27 juni
2008 stopgezet. Het besluit betekende
een financiële strop van 3,2 miljoen
euro, die ten laste wordt gebracht van
de algemene risicoreserve van de PKN.
De structuur van de rooms-katholieke
kerk brengt met zich mee dat een cen
trale aansturing van de kerkelijke admi
nistratie daar meer voor de hand ligt
dan in de protestantse kerken, waar de
autonomie van de plaatselijke gemeente
hoger wordt aangeschreven. In 2005
werd dan ook het besluit genomen om
te komen dat één landelijk automati
seringsplatform voor rooms-katholiek
Nederland, voor zowel de parochiële
ledenadministratie (vooral dus de aan
levering van de SILA-mutaties) als voor
de administratie van de kerkbijdrage,
de verdere financiële administratie en
zelfs de kerkhofadministratie. Daarvoor
werd een kerkelijke instelling opge
richt met de naam IPAL: Interdiocesaan
Platform voor Automatisering en
Ledenadministratie. Het R.K. Bureau
voor de Ledenadministratie partici
peert in deze instelling. IPAL regelt de
samenwerking met de partners in de
ICT-wereld, zoals de leverancier van de
software (die ook een helpdesk bemenst)
en die van de hardware, de computers
dus waarop de programma's draaien.
De bedoeling is dat in alle ongeveer
1300 parochies in de zeven bisdommen
uiteindelijk hetzelfde systeem gebruikt
gaat worden, dat de - minder bijbelse
- naam Navision heeft gekregen.
Met het gebruik van Navision voor de
ledenadministratie is in januari 2006
een start gemaakt. Het gaat om een geïn
tegreerd systeem, dat het handmatig
doorvoeren van de SILA-mutaties in de
eigen lokale ledenadministratie overbo
dig maakt. Het functioneert nu in naar
schatting ongeveer de helft van de rooms-
katholieke parochies, met hier en daar de
nodige conversieproblemen. Maar een
parochievrijwilliger die met die proble
men geconfronteerd werd, wist de katho
lieke traditie te hulp te roepen om ze met
een te relativeren: "Keulen en Aken zijn
tenslotte ook niet op één dag gebouwd."
Een goede ledenadministratie is juist
voor krimpende kerkgenootschappen - en
dat zijn de meeste kerken in Nederland
- van vitaal belang. Uit een rapport van
het onderzoeksbureau KASK1 uit 2001
blijkt dat de ledenadministratie van de
meeste rooms-katholieke parochies flink
vervuild is, hetgeen demotiverend werkt
op de vrijwilligers die bijvoorbeeld jaar
lijks op pad gaan voor de werving van
kerkbijdragen in de Actie Kerkbalans en
dan merken dat een aanzienlijk deel van
de adressen niet meer klopt. Bovendien
raken parochies door niet verwerkte ver
huizingen gemiddeld dertig procent van
hun jongere leden 'administratief kwijt'.
Juist in een tijd waarin het kerklidmaat
schap steeds minder vanzelfsprekend is, is
het voor kerken van groot belang te weten
wie er wel nog bij willen horen. Een goede
ledenadministratie helpt daarbij.
19
Archieven en Religieus Erfgoed
Door Peter Nissen
De wijze waarop kerken hun ledenadministratie
bijhouden is ingrijpend veranderd. Een goede
ledenadministratie is juist voor krimpende
kerkgenootschappen - en dat zijn de meeste
kerken in Nederland - van vitaal belang. Maar
hoe komen zij aan die gegevens?
Ledenadministratie nieuwe stijl
Heerlen III
25:1^035 Sr-mason
25jttp23aruB3Bon
KSJnstrcefe XIV
ra 27au£35.r:iaaan
Og B&V.
bh33un09!^Esen
huw 33 ;gaüüg\C
k 23jun23ra.*urcrrun
25feblüJ£a?ljeek
H-|;l
Registratiekaart van een lid van de Hervormde Gemeente
in Heerlen.
De Silastip
archievenblad
september 2008
Archieven en Religieus Erfgoed I
TTT
K-rn
Wn»T»n
Nsati «WO'nMnW»!
»S2» TJïïS "SS™ GftUciOrlppIMl}
II III II
SVUI
Nr.
ewco»
Wüonptoö
OPGAVE KERKELIJKE GEGEVENS AANMELDEN VOOR REGISTRATIE
J_U I I I
MOOAUISTSCCOES SMRA CODES PASTOMCÉ OBOtPMNOl 'IS'.
v> MÉit p«r
Formulier van de Stichting Mechanische Registratie en
Administratie te Delft, het landelijke ledenadministratiebu
reau van de Protestantse Kerk in Nederland.
Centrale kerkelijke bureaus
Nut en noodzaak
Peter Nissen is hoogleraar Cultuurgeschiedenis van het
christendom aan de Universiteit van Tilburg.
Kroniek Vrouwen van Bethanië
Deze kroniek is afkomstig van het moe
derhuis van de Vrouwen van Bethanië in
Bloemendaal. De eerste geschiedschrijving
over kloosters vindt plaats in de kronieken,
die bijna iedere kloostergemeenschap bij
houdt. Voor veel kloosterlingen is het zelfs
een verplichting, die in de regels en consti
tuties is opgenomen. Dagelijks of wekelijks
noteren zij wat zich heeft voorgedaan, soms
in een prachtig handschrift, maar soms ook
in hanenpoten die bijna niet te lezen zijn.
Sommige schrijvers hebben een groot talent
voor het vertellen van de wederwaardigheden
van alle dag, andere beperken zich tot de
meest opvallende gebeurtenissen. Bij de visi
tatie, een vorm van inspectie door een hoger
bestuursorgaan, werd doorgaans ook gecon
troleerd of men de kronieken wel goed bij
hield (Marga Arendsen, Klooster Sint Aegten).
(coll. Klooster
Sint Aegten).
september 2008
archievenblad
