@llBi digit Group
J
n_r
i
i
j
-üTt
J&mpoint
voorzee
Lijkt uw (digitaal) archief op een doolhof?
archiefburo
Vervolg van pagina 15
de naleving van de voorschriften door de
bisdomarchivaris. Parochies zijn verplicht
om de archiefbescheiden van vijftig jaar of
ouder in bewaring te geven aan een gemeen
telijke archiefdienst. In tegenstelling tot wat
gebruikelijk was, dienen deze archieven bij
de inbewaringgeving echter in goede, geor
dende en toegankelijke staat te verkeren. Dit
zijn de voorwaarden waarop de Limburgse
overheidsarchiefdiensten bereid zijn deze in
depot te nemen. Waar nodig, reikt het bis
dom parochies daarbij de helpende hand in
de vorm van advisering en begeleiding op
locatie. Het opstellen van een bewerkings
plan en/of het aanbieden van deskundigheid
eventueel van buiten de parochie behoren
eveneens tot de mogelijkheden.
Een eerste evaluatie van deze nieuwe
aanpak leert dat de herinrichting van de
archivering - een proces dat nog steeds
voortduurt - een uiterst complex gebeuren
is. Dit geldt zowel voor het bisdom als voor
de parochies. Anders werken betekent breken
met datgene wat men van oudsher gewend
is te doen en dit vraagt tijd. Succesvol ver
anderen vereist niet alleen een strakke regie
maar is tevens afhankelijk van het persoon
lijk ervaren dat het anders werken voordelen
met zich meebrengt. Dit is vaak een kwes
tie van lange adem; een proces gepaard met
vallen en opstaan. Nieuw voor de organi
satie is dat de bisdomarchivaris zich sedert
de invoering van het nieuwe archiverings
systeem ook bemoeit met het beheer van
digitale informatie. Niet alleen met tekstdo
cumenten maar ook met informatiebron
nen als websites, databases en multimedia.
Net als bij veel andere organisaties was het
beheer van informatie in digitale vorm van
oudsher het domein van de afdeling ICT
en ontfermde de archivaris zich alleen over
het papier. Thans dringt langzaam maar
zeker ook bij het bisdom het besef door dat
samenwerking tussen de archivaris en de
ICT-verantwoordelijke van levensbelang is
om de raadpleegbaarheid, toegankelijkheid
en authenticiteit van digitale informatie op
termijn te kunnen garanderen. Momenteel
vindt onderzoek plaats naar de wijze waarop
dit beheer van digitale informatie bij het bis
dom in technisch en organisatorisch opzicht
vorm moet krijgen om aan deze kwaliteitsei
sen te kunnen voldoen.
Het probleem van het duurzaam toe
gankelijk houden speelde in Roermond ove
rigens tot voor kort ook bij de archieven van
het oude bisdom Roermond (1559-1801).
Deze archieven kenden een bewogen ver
leden en dit heeft zijn sporen nagelaten op
de fysieke staat waarin de archiefbeschei
den lange tijd verkeerden. Daarnaast liet de
toegankelijkheid ervan te wensen over en
bleef het gebruik vanwege het vele Latijn
voorbehouden aan een select gezelschap.
Tijdens een werkbezoek aan het Rijksarchief
in Limburg in juli 2000 bracht mgr. Frans
Wiertz, de huidige bisschop van Roermond,
deze knelpunten onder de aandacht van de
toenmalige rijksarchivaris. Op initiatief van
het bisdom kwamen vorig jaar uiteindelijk
drie verschillende projecten op gang om
het behoud van deze archieven te garande
ren en de toegankelijkheid en het publieks
bereik ervan te vergroten. Samen met het
Regionaal Historisch Centrum Limburg
(RHCL) wordt momenteel gewerkt aan het
project Metamorfoze, dat voorziet in de con
servering, verfilming en digitalisering van
de belangrijkste bestanden van deze archie
ven.13 In het kader van Metamorfoze startte
het RHCL vorig jaar juli tevens met de her
inventarisatie van deze archieven, hetgeen
uiteindelijk zal resulteren in een beschrij
vende inventaris. Tot slot is in oktober van
dit jaar de start gepland van het project
Kerkvisitaties, dat zich ten doel stelt om de
zeventiende- en achttiende-eeuwse visitatie
verslagen van het oude bisdom Roermond te
transcriberen en te vertalen. Daarmee wordt
deze belangrijke historische bron niet alleen
voor een breed publiek digitaal toegankelijk
maar ook daadwerkelijk bruikbaar. Het stre
ven is om de eerste resultaten van deze drie
projecten te presenteren in 2009 en wel bij
gelegenheid van de viering van het 450-jarig
bestaan van het bisdom Roermond.
17
utilize your knowledge
Digitalisering backlogscanning
Automatische factuurherkenning en -verwerking
Alle gewenste formaten en documentsoorten
Zwart/wit of (sterk gecomprimeerde) kleurenscans
Scanning op locatie of extern
Scanning on Demand (SoD) i.c.m. archiefopslag
Beheer van uw digitale archief via ons ASP-model
tel: 0475-411170
info@scanpointnl.nl
fax: 0475-411741
www.scanpointnl.nl
van bilsen consultancy
Archiefbewerking
Advisering
Interim- project management
Detachering
Opleiding
Applicatiebeheer
Implementatie DMS RMS
tel: 0475-411481
info@vanbilsenconsultancy.nl
fax:0475-411741
www.vanbilsenconsultancy.nl
Van Bilsen Consultancy en Scanpoint Nederland zijn onderdeel van de
Samen sterk in Document Management!
Bellweg 11 - 6101 XA Echt
r
irrUJi fenil:
Archiefburo Voorzee is gespecialiseerd in het maken van de juiste toegangen. Ordenen en
beschrijven van archieven vormt immers ons dagelijks werk, al bijna 20 jaar lang. Als u uw
werkgeheugen graag op en in goede orde wilt hebben, kunt u dus met een gerust hart een
beroep op ons doen. Wij zorgen ervoor dat uw (digitale) dossiers weer optimaal toegankelijk
worden. Met de garantie dat ook u een tevreden cliënt van ons wordt.
U zoekt naar een erkend en ervaren archiefbureau voor doolhofoplossingen? Of naar een
verantwoorde opslag en beheer van uw archief? Of wellicht naar deskundigen, die uw archief
verzorgers bijscholen? Kijk op www.voorzee.nl Ons team is u graag van dienst!
documentbehandeling, training en
A. Jacobsstraat 28
5142 PN Waalwijk, 0416 - 348980
mm—+BSBSS9** III
Archieven en Religieus Erfgoed
Een eerste evaluatie
Bisschop mgr. Frans Wiertz op bezoek in het toenmalige
Rijksarchief in Limburg, juli 2000 (foto RHCL).
Bijzondere projecten
Mart Bohnen is archivaris van het bisdom Roermond. H
Noten
a Zie: Constant van de Wiel, 'Kerkelijk archief
wezen. Historiek en huidige wetgeving', in:
Miscellanea Carlos Wijffels (Brussel 1987)
381-409.
2 Archief bisdom Roermond vanaf 1940,
Conceptarchiefregeling voor het archiefwezen
in het bisdom Roermond 1946; en
M.C. van Leeuwen-Canneman, 'Tweede con
tactdag kerkelijke archieven', in: Nederlands
Archievenblad 88 (1984) 108-109.
3 Incidenteel waren ook al eerder kleinere
gedeelten van parochiearchieven bij het
Rijksarchief in Limburg in bewaring gegeven.
4 Van Leeuwen-Canneman, 'Tweede contactdag',
109.
5 Voor raadpleging door derden van bijzondere
persoonsgegevens en andere archiefdocumen
ten betreffende de individuele zielzorg gelden
speciale regels.
6 Op dat moment had circa 80% van de paro
chies die tot stand kwamen vóór 1794 het
oudste gedeelte van hun archief in bewaring
gegeven aan een gemeentelijke archiefdienst.
Voor parochies die werden opgericht vóór
1940 bedroeg dit percentage circa 65%.
Van de centrale diocesane instellingen
beheerde het Rijksarchief in Limburg de
archieven van het bisdom, het grootseminarie
Roermond en de onderwijsinstellingen te
Rolduc, voor zover ouder dan 1940,
7 Peter Horsman maakt deze treffende vergelij
king tussen archiveren en begraven; in:
P. Horsman, Archiveren. Een inleiding
(Amsterdam 1999) 4.
8 Ibidem.
9 Het betreft de recordkeeping processen:
vastleggen, opslag, ordening, beschrijving,
selectie, verwijdering, bewaren en beschik
baarstellen. Zie onder meer: Peter Horsman,
Digitaal archiveren. Het Recordkeeping
System als kader voor het beheer van digitale
archiefbescheiden, 16-19.
10 Het betreft de componenten: archiefdocumen
ten, procedures, methoden, kennis, mensen,
materialen en middelen. Zie onder meer:
Horsman, Digitaal archiveren, 11-12.
11 De modules voor zaak- en dossierregistra
tie zijn geïntegreerd in de ERP-applicatie
Dynamics NAV (Navision Financials),
12 Met name naar de ministeriële regelingen
Goede en geordende staat archiefbescheiden,
Duurzaamheid archiefbescheiden en Bouw en
inrichting archiefruimten en archiefbewaar
plaatsen. Verder naar de diverse publicaties
van het Stadsarchief Antwerpen in het kader
van het DAVID-project en naar de rapporten
van de Testbed Digitale Bewaring.
13 Het betreft de registers met beschikkingen
en handelingen van de bisschop, de visita
tieverslagen, de huwelijksdispensaties en de
rolregisters met bijbehorende procesdossiers
van het officialaat. De totale omvang van
deze bestanden bedraagt circa 20 strekkende
meter en de bescheiden dateren uit de zeven
tiende en achttiende eeuw.
