A
....iftlflIpT
rchieven en Religieus Erfgoed
te.
fot warftricjjf 0
tV ^>arocl)u\
faït
-r, r ^siwrr
-""i -
~sp
figps&gC;
De kerkelijke archiefzorg in het bisdom
Roermond kreeg een belangrijke impuls in 1946, toen
bisschop Lemmens een Voorlopige Adviescommissie
'Kunstvoorwerpen en Archieven' instelde. Om het
"her en der verspreide historische en administra
tieve archiefgedeelte iets anders te laten zijn dan
een waardeloze hoop papier en
perkament", was het volgens de
Adviescommissie noodzakelijk om
regels vast te stellen voor een effi
ciënt archiefbeheer. Daarbij was er
geen beter voorbeeld denkbaar dan
de Nederlandse archiefwetgeving.
Zo bepleitte de Adviescommissie
onder meer dat een wetenschap
pelijk geschoold priester werd
belast met verzorging van de bisdomarchieven. Deze
archivaris diende als bisschoppelijk archiefinspec
teur tevens de archieven bij de parochies regelmatig
te inspecteren. Verder stelde men voor de in 1923
gebouwde bisschoppelijke archiefbewaarplaats ook
te gebruiken als centrale bewaarplaats voor de oude
parochiearchieven en deze archieven in Roermond
te inventariseren. Door gebrek aan middelen, vol
doende menskracht en archiefruimte kwamen
deze plannen echter niet van de grond.2 Toch zou
een belangrijk deel van het gedachtegoed van de
Adviescommissie enige tijd later alsnog gestalte krij
gen, zij het op een andere wijze.
Eind jaren zestig besefte de bisschop namelijk
dat veel kerkelijke instellingen binnen zijn diocees
niet bij machte waren zelf hun archieven - en daar
mee een belangrijk deel van hun culturele erfgoed -
veilig te bewaren voor toekomstige generaties. Hulp
van erfgoedinstellingen was dringend geboden.
Vanaf dat moment werd het proces van in bewa
ring geven van kerkelijke archieven aan overheids
archiefdiensten in het bisdom Roermond definitief
geïntroduceerd.3 Het bisdom gaf in 1970 het goede
voorbeeld door het in bewaring geven van de archie
ven van het oude bisdom Roermond (1559-1801)
aan het Rijksarchief in Limburg. Wetenschappelijke
inventarisatie, veilig behoud en beschikbaarstelling
voor historisch onderzoek waren de belangrijkste
argumenten voor deze beslissing. Systematische
14
inbewaringgeving van de parochiearchieven
kwam in Roermond op gang vanaf 1979,
toen bisschop Gijsen een permanente dio
cesane commissie voor kerkelijke archieven
in het leven riep, bestaande uit vertegen
woordigers van het bisdom Roermond en
verschillende Limburgse archiefinstellingen.
Het beleid van deze commissie kenmerkte
zich door het bevorderen van de inbewaring
geving van parochiearchieven aan archief
diensten van de overheid. Zo zorgde het
Rijksarchief voor de bewaring van de archie
ven van het bisdom en van de centrale dio
cesane instellingen, terwijl de gemeentear
chieven zich ontfermden over de archieven
van parochies uit de omliggende dekenaten.
De serviceverlening bestond bovendien uit
het materieel verzorgen en inventariseren.4
De kerkelijke instellingen verplichtten zich
om hun archiefbescheiden van vijftig jaar of
ouder beschikbaar te stellen voor historisch
onderzoek.5
Aan dit tijdperk van 'liefdewerk oud
papier' -het kosteloos bewaren, toegankelijk
maken en materieel verzorgen van kerkelijke
archieven - kwam in het diocees Roermond
rond de millenniumwisseling definitief een
einde.6 De overheidsarchiefdiensten waren
niet langer bij machte hun eerdere toezeg
gingen na te komen. Tekort aan personeel,
schaarste aan depotruimte en discussies over
gemeentelijke kerntaken in relatie tot het
beheren van particuliere archieven waren
de voornaamste redenen. In diezelfde peri
ode werd ook duidelijk dat het beheer van
het meer recente archief voor veel parochies
uiterst problematisch bleef. Van het regi
stratuurplan dat de diocesane commissie
voor kerkelijke archieven van het bisdom
Roermond in 1984 onder de parochies had
verspreid en dat was bedoeld om de toekom
stige archivering van meet af aan in goede
banen te leiden, maakte men op de meeste
plaatsen geen gebmik. Archiveren bleek in
de praktijk te worden opgevat als begraven.7
Zo gebeurde het archiveren meestal pas aan
het einde van de rit, op het moment dat de
gebruikers de bescheiden niet meer nodig
hadden. In de regel viel dit tijdstip samen
met het moment waarop pastoors met eme
ritaat gingen en van kerkbestuursleden de
benoemingstermijn was verstreken. De pas
torie fungeerde als een soort laatste rustplaats
voor het archief. Archiveren betekende voor
veel parochies het opstapelen en bewaren
van oude paperassen waar men niet goed
raad mee wist.8 Dit in afwachting van het
moment dat ze in bewaring konden worden
gegeven aan een gemeentelijke archiefdienst.
Nu deze laatste garantie kwam te vervallen,
begreep het bisdom dat ingrijpen opnieuw
geboden was. Het parochiële geheugen liep
immers gevaar. Daarnaast ging het voort
schrijdende proces van parochiële herstruc
turering een grote rol spelen.
In zekere zin kampte het bisdom met hetzelf
de probleem als de parochies. Ook hier werd
archiveren traditioneel opgevat als begraven
en stonden functionarissen hun archief pas
af bij het bereiken van de pensioengerechtig
de leeftijd. De bisdomarchivaris liep voortdu
rend achter de feiten aan. Hij werd periodiek
bedolven onder grote hoeveelheden naar
eigen inzicht gevormde archieven, bestaan
de uit originele documenten en talloze foto
kopieën. Dossiers waren zelden compleet en
de reconstructie van het verleden was een
tijdrovende aangelegenheid.
De kentering in deze voltrok zich bij het
bisdom op het einde van de jaren negentig
van de vorige eeuw. In plaats van begraven
wordt archiveren sindsdien opgevat als het
in goede banen leiden van archiefdocu
menten vanaf het moment van ontvangst
of totstandkoming tot aan het moment
van vernietiging of inbewaringgeving aan
het Rijksarchief. De verschillende proces
sen die van belang waren voor het beheren
van de documentenstroom gedurende de
gehele levenscyclus werden gedefinieerd,9
samen met de benodigde onderdelen en
randvoorwaarden om deze processen suc
cesvol te kunnen uitvoeren.10 Een en ander
resulteerde uiteindelijk in de introductie
van een nieuw archiveringssysteem voor
het bisdom. Het zaaksgewijs registreren
van archiefdocumenten vervult binnen dit
nieuwe archiveringssysteem een belangrijke
functie. Daarna volgde de realisatie van de
nog ontbrekende randvoorwaarden. Zo ont
stond er een 'Regeling archiefbeheer voor
het bisdom Roermond' met bepalingen over
verantwoordelijkheden, procedures en kwa
liteitseisen voor het archiefbeheer. Verder
kreeg de scholing van de medewerkers aan
dacht, evenals de inrichting van centrale
archiefruimten, de aanschaf van duurzame
archiefmaterialen, het ontwerp van een
classificatiesysteem, de verbetering van de
technische infrastructuur en het vervolma-
ken van het systeem van de zaakregistratie.11
Bij het formuleren van de kwaliteitseisen
voor het archiefbeheer werd zoveel mogelijk
gekeken naar relevante wet- en regelgeving
van het openbare archiefwezen.12
Sinds 2004 benadert het bisdom de archi
vering bij parochies op dezelfde manier.
Ook hier wordt noodgedwongen gepoogd
om af te rekenen met de traditie om het
archiveren pas achteraf te doen plaatsvin
den. Het devies luidt sindsdien: de kraan
dichtdraaien en dan pas dweilen. Eerst
alles in het werk stellen om te zorgen
dat de toekomstige archivering in goede
banen wordt geleid en daarna pas het ach
terstallige onderhoud ter hand nemen.
Het moment bij uitstek om de archive
ring met een schone lei te beginnen, is de
totstandkoming van een samenwerkings
verband tussen twee of meer parochies
met een kerkbestuur in personele unie.
De kwaliteitseisen voor het beheer van de
archieven zijn gedefinieerd in de 'Regeling
archiefbeheer voor parochies in het bis
dom Roermond' die in 2004 verscheen.
Deze Regeling bevat ook bepalingen over
verantwoordelijkheden en het toezicht op
Lees verder op pagina 17
15
Archieven en Religieus Erfgoed
Kerkelijke
Door Mart Bohnen
^r-* J
s. jjüÈ£&
■'■>2" r - - .?*?--• ->-v
Sinds jaar en dag heeft de Kerk zich grote inspanningen
getroost om haar archieven zorgvuldig te bewaren.1
Dit geldt ook voor de Rooms-Katholieke Kerk in
Nederland. Vanwege de hiërarchische structuur staat
het iedere bisschop vrij zelf te bepalen op welke wijze hij
uitvoering geeft aan de algemene voorschriften van het
canonieke recht met betrekking tot de archiefzorg.
In deze bijdrage wordt specifiek stilgestaan bij de
organisatie van de archiefzorg in het bisdom Roermond.
- 2* v
Voorbeeld van een handgeschreven verslag van
een bisschoppelijke visitatie. Door transcriptie
en digitalisering wordt deze rijke kerkelijke bron
voor eenieder toegankelijk gemaakt (coll. RHCL).
Inbewaringgeving
Spotprent
Dit is een van de talloze spotprenten die
het archief van de Nederlandse jezuïeten in
Nijmegen rijk is. De aquarel maakt onderdeel uit
van een spotprentenserie met als opschrift
Ad Maiorem Berchmaniani Gloriam (Ter Meerdere
Glorie van het Berchmanianum). De maker van
de schets is de scholastiek (jezuïet in opleiding)
Piet Wiemers, die in 1949 wijsbegeerte studeer
de aan het filosofiecollege van de jezuïeten in
Nijmegen: het Berchmanianum (vernoemd naar
de heilige jezuïet Berchmans). De aangehaalde
spreuk is een variant op het adagium
Ad Maiorem Dei Gloriam (Ter Meerdere Glorie
van God), dat door de Sociëteitsleden als
wapenspreuk wordt gehanteerd. De serie is
gemaakt naar aanleiding van het vijftigjarig
ordesjubileum van Leo Steins Bisschop (die
rechts is afgebeeld), toen hoogleraar in de (neo-
)thomistische wijsbegeerte. Naast spotprenten
bevat het archief duizenden foto's, nalatenschap
pen van jezuïeten, archieven van hun 'residen
ties', door hen geleide instituten en colleges, en
ten slotte een collectie van de overzeese missie,
waarin zij ook actief waren (Joep van Gennip,
adjunct-archivaris Nederlandse jezuïeten).
(coll.Archief Nederlandse
Jezuïeten, Nijmegen).
archievenblad
september 2008
Archieven en Religieus Erfgoed
Geen 'liefdewerk oud papier' meer
Naar een andere aanpak
f"f'
Voorblad van het doodboek van de parochie van Sint
Matthijs in Maastricht, 1704 (coll. Regionaal Historisch
Centrum Limburg).
archievenblad
