Restauratie atelier Sterken BV
Bookkeeper j
©uurzame ©igitale ©epots
Op zoek naar een
echte specialist?
PreservationTechnologies
EEN PROEVE VAN NIEUWE TOETSINGSEISEN
y¥
5
Atelier voor restauratie en conservering
van papier en perkament
m
x
STERKEN g
Cn
S3
g
F
ATE LI F.R w
Brieven Archieven
Boeken Banden
Prenten Grafiek
Kaarten Wandkaarten
Charters Zegels
4 r
BECIS is uw partij voor:
B I
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Preservation Technologies B.V. voor:
massa-ontzuring van archiefmateriaal, boeken,
kranten, posters, prenten, tekeningen etc. door
middel van de beproefde Bookkeeper methode
Vriesdrogen van nat papier
Herverpakken in zuurvrij material
Verkoop ontzuringssprays en spraysystemen
Ontsmetten en reinigen
Verkoop en administratie
Pluim-es 18 - 2925 CM Krimpen aan den IJssel
Tel.: 0180 521188 GSM: 0653672024 Fax: 0180 525400
E-mailjohnvandorsten@ptbv.nl
Productie
Middenweg 576B - 1704 BR Heerhugowaard
Tel.: 072 5724330 Fax: 072 5724331
De digitale informatiestroom bij de
overheid heeft een flinke vlucht genomen
en vervanging van te bewaren archief
bescheiden in digitale vorm is realiteit
geworden. Daarmee is de vorming van
zogeheten eDepots voor de opslag van
deze informatie urgent geworden.
Digitale depots staan in Nederland nog
in de kinderschoenen. Voortrekkers
zijn er wel: de Koninklijke Bibliotheek
(niet voor archiefbescheiden), het
Nationaal Archief in samenwerking
met het Gemeentearchief Rotterdam en
de Justitiële Informatiedienst van het
Ministerie van Justitie met haar CDD+
(Centraal Digitaal Depot). Het is nog
onduidelijk in welke richting de ontwik
kelingen zullen gaan en hoeveel eDepots
er uiteindelijk zullen komen.
ED3, een product van het Landelijk
Overlegvan Provinciale Archiefinspecteurs
(LOPAI), wil de aandacht voor eDepots
verbreden en de inzichten verdiepen.
Behalve metadata - voor archivarissen
vertrouwd - is ook een stevige ICT-infra-
structuur bij het behoud van digitale
informatie essentieel. Het eDepot bevindt
zich zo op het snijvlak van archief en ICT
en dat noodzaakt tot intensieve samen
werking.
Bij de voorbereiding van de werkzaam
heden werden verschillende bestaande
internationale toetsingsinstrumenten
bekeken. Deze zijn allemaal gerelateerd
aan het Open Archival Information
System (OAIS). Hiervan kwam TRAC
(Trustworthy Repositories Audit
Certification: Criteria and Checklist) het
dichtste in de buurt van wat LOPAI voor
ogen stond: een bruikbaar kader voor
externe toetsing van eDepots, dat ook als
hulpmiddel bij opbouw en ontwikkeling
kan dienen.
Voor het begrip van de behandeling
van digitale informatie maakt het OAIS
onderscheid tussen verschillende stadia.
Dit is overgenomen in ED3 als indeling
voor digitale archiefbescheiden.
Het aangeboden digitaal archiefstuk
(ADA), dat uit de gecontroleerde omge
ving van de zorgdrager is gehaald, wordt
via de procedure van opname bewerkt.
Als overgedragen digitaal archiefstuk
(ODA) is het daarna geschikt voor lange-
termijnbewaring in het eDepot. Er kun
nen naast nieuw gevormde ook oorspron-
kelijke representaties worden beheerd
als ODA, bijvoorbeeld naast PDF's ook
Wordbestanden.
Op basis van de vraagstelling van
gebruikers wordt door het eDepot het
beschikbare digitaal archiefstuk (BDA)
verspreid. Dit levert niet alleen nieuwe
(gebruiks)metadata voor het ODA, maar
kan ook weer als afzonderlijke representa
tie van het ODA opgenomen worden.
ED3 is opgebouwd uit drie onderde
len. Onderdeel A geeft de criteria waaraan
de dienst, waaronder het eDepot functio
neert, moet voldoen. Bij de inrichting van
een eDepot kunnen deze criteria worden
gebruikt als checklist wanneer de organi
satie wordt ingericht.
Onderdeel B bevat criteria voor de beheers
processen van de dienst. Deze moeten
vooral de kwaliteit van digitale archiefbe
scheiden waarborgen. In de verschillende
fases van de betrokken digitale archief
bescheiden, ADA-ODA-BDA, moeten de
juiste metadata opgenomen, gegenereerd,
toegevoegd en in samenhang beheerd
kunnen worden. Dit is gerelateerd aan de
archiefregelingen op basis van artikel 11
en 12 van het Archiefbesluit 1995.
Onderdeel C gaat over de techniek van
het eDepot zelf, vergelijkbaar met de
regeling op basis van artikel 13 van het
Archiefbesluit 1995 voor de analoge
bewaarplaatsen van archiefbescheiden.
Dit valt grotendeels samen met een uitge
breide ICT-audit.
In de onderlinge samenhang geeft
ED3 een eerste toetsingskader dat zorg
dragers en beheerders kan helpen bij de
inrichting van eDepots. De ontwikkeling
gaat ondertussen door: nieuwe inzich
ten, praktijkervaringen en wijzigingen
in de wetgeving maken dat noodzakelijk.
Uiteindelijk zal dit proces moeten leiden
tot een vast kader voor de beheersomge
ving tijdens de gehele levenscyclus van
digitale archiefbescheiden.
DocumentenWacht is een service van Restauratie atelier Sterken BV en gericht op J OCLLTTT GÏTtdT W clCllt
schade preventie. calamileitenservice. zorg en beheer
isotron
DocumentenWacht is de officiële partner van Isotron Nederland BV voor
gammabestraling voor de gehele Culturele en Administratieve sector
in de Benelux en Duitsland.
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614
E. info@sterken.nl Meer informatie op: www.sterken.nl
Interim personeel;
Interim-management;
Archiefbewerking;
Digitalisering;
Advisering;
Archiefbeheer.
Meer weten?
Op onze website vindt u een overzicht van onze
diensten en producten. Voor een vrijblijvend
gesprek of een offerte kunt u bellen met:
020-4031147.
BECIS, informatiespecialisten van deze tijd.
Entrepotdok 37A-bg 1018 AD Amsterdam
Postbus 36079 1020 MB Amsterdam 020-4031147 WWW.BECIS.NL info@becis.nl
digitaliseringen informatisering
Door Dick Bunskoeke en Chido Houbraken
Tijdens de KVAN-studiedagen werd op
zj juni het eerste exemplaar van ED3 (Eisen
Duurzaam Digitaal Depot) aangeboden
aan de directeur van het Nationaal Archief,
Martin Berendse. Binnen de context van de
Nederlandse archiefwetgeving is het een
eerste poging om de beheersomgeving van
blijvend te bewaren digitale informatie toets
baar te maken.
Martin Berendse kreeg uit handen van Ingmar Koch het
eerste exemplaar van de gedrukte versie van de prak
tijkrichtlijn aangereikt (foto Het Utrechts Archief, Berry
Geerlings).
Aandacht verbreden, inzicht verdiepen
Stadia
bewaarstrategie
ADA
toegankelijk
maken
beschikbaar
stellen
ODA
lange
termijn
opslag
Digitale archiefbescheiden in samenhang.
Drie onderdelen
Eerste toetsingskader
Meer informatie:
Download ED3:
http://www.lopai.nl/pdf/ED3_v1.pdf
Weblog ED3:
http.V/eisenduurzaamdigitaaldepot.
blogspot.com
Dick Bunskoeke is provinciaal archiefinspecteur in
Groningen, Friesland en Drenthe. Chido Houbraken is
adjunct-provinciaal archiefinspecteur in Flevoland.
juli 2008
archievenblad
