DeQaak]
KVAN nieuws
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
overde Zaak
Van de bestuurstafel
44
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
KVAN nieuws
Verslag van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 3 juni 2008 in Het Utrechts Archief
45
van
archivarissen
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmelding
voor activiteiten en wijzigingen in de
ledenadministratie kunt u contact
opnemen met het bureau. Kopij voor
het Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen kunt aan
het bureau van de KVAN doorgeven.
Markt I
681 I CG Arnhem
Tel.: (026) 352 16 05
E-mail: bureau@ kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 1506908
De KVAN is een beroepsvereniging,
die alle mensen verenigt die werk
zaam zijn in het archiefveld. Het is
geen vereiste dat leden het diploma
archivistiek bezitten. Het archiefveld
is zo divers, dat mensen met zeer ver
schillende achtergrond/opleiding daar
in werkzaam zijn.Allen zijn welkom
als lid van de KVAN! De Koninklijke
Vereniging van Archivarissen in
Nederland stelt zich ten doel de
belangen van het Nederlands archief
wezen te behartigen en de deskundig
heid van archivarissen te bevorderen.
De vereniging organiseert onder
meer studiedagen, internationale
uitwisselingen en buitenlandse ori
ëntatiereizen. Leden van de KVAN
ontvangen kosteloos het Archievenblad
en de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen. Student-leden en begin
nende beroepsbeoefenaars kunnen
tevens lid worden van de Sectie
Nieuwe en Aankomend Archivarissen
en Informatiespecialisten (SNAAI).
De contributie voor het lidmaatschap
van de KVAN bedraagt 64,50 per
jaar (een hogere bijdrage is welkom).
De contributie voor een student-lid
bedraagt 19,50 per jaar.
Half maart was er, voor het eerst sinds een
wat langere tijd, op de DIVA-discussielijst weer
eens een gedachtewisseling over een archivis-
tische kwestie. Die Zaak was aangekaart door
Eric Ketelaar die zich erover beklaagde dat oude
gedrukte inventarissen, soms zelfs met min
of meer zinnige correcties, op internet worden
geplaatst, zonder vermelding van de oorspron
kelijke auteur(s). In de loop van de discussie,
waaraan nog vijf collega's deelnamen, kwamen
een paar opmerkelijke punten naar voren - en
anders dan te verwachten was, niet van auteurs-
rechterlijke aard. Zoals de vraag of een gedigitali
seerde inventaris een informatiesysteem is, waar
voor andere regels gelden - of niet. En of er dan
geen standaard voor informatiesystemen moet
komen. En over de vraag of het verdwijnen van
gegevens als auteursnamen iets te maken heeft
met het systeem, gevolgd door een pleidooi voor
een inhoudelijke analyse bij conversie. Hetgeen
werd verbreed tot de kwestie van het lezen van
de inleiding bij een archiefinventaris - digitaal,
of in gedrukte vorm (nee dus, zoals 'iedereen'
hoort te weten, kopnoten zijn veel nuttiger).
En een onderscheid tussen een ouderwetse inven
taris versus 'nieuw-bollige' snel beschikbare halve
nieuwe wikipedia-achtige informatie. Maar in dit
kader gaat het natuurlijk echt om artikel 6 van de
beroepscode: De archivaris dient zijn handelen met
het archiefmateriaal te documenteren en in staat te
zijn daarvan rekenschap af te leggen. Zoals Ketelaar
in tweede instantie zelf al aangaf.
Nog een Zaak, een heel andere - collega's onder
elkaar. Een collega kreeg van een oud-collega, die
bezig was met een betaalde klus voor een andere
opdrachtgever, het verzoek 'even' wat kopietjes
te sturen van niet-openbare contracten over de
positie van de archiefdienst. Bedrijfsinformatie
dus. En die oud-collega was verbolgen, toen het
antwoord was dat voor kopieën van deze niet-
openbare contracten een formeel WOB-verzoek
nodig was. Merkwaardig, want dit had die oud
collega kunnen weten. De beroepscode geeft
richting in art. 8: archivarissen dienen het speciale
vertrouwen dat hen gegeven is aan te wenden in het
algemeen belang en te vermijden dat zij bun positie
gebruiken om zichzelf of anderen onbillijk te bevoor
delen.
En verder bleef het stil. Een oproep door medele
den van de commissie Beroepscode van de KVAN
onder collega's om ideeën voor nieuwe Zaken
had slechts oorverdovende stilte tot gevolg. Een
enquête over de beroepscode, die via de DIVA-
discussielijst werd verspreid, was maar voor een
enkeling aanleiding om te reageren. Zoekende
naar nieuwe Zaken ontdekte ik dat langzamer
hand, na veertig Zaken, het punt is bereikt dat de
Zaak gaat lijden aan meer van hetzelfde. Ik houd
er dus even mee op (oplettende lezers vroegen
zich al af waar de Zaken bleven).
Maar dat betekent niet dat er geen aandacht meer
wordt besteed aan de beroepscode. De commis
sie blijft onverminderd actief (zoals laatst nog de
op de KVAN-studiedagen), de beroepscode heeft
zijn plaats gevonden in het handvest kwaliteit,
het handboek Archiefbeheer in de praktijk bevat
een hoofdstuk beroepscode en met verwante
beroepsgroepen - DIV-medewerkers en historici
- is contact over informatie over het werken met
een beroepscode. Binnen de ICA is discussie over
het aanpassen van de code aan nieuwe ontwik
kelingen (ideeën zijn nog steeds welkom bij de
commissie Beroepscode).
Maar voor de Zaak is het even voorbijVoor wie
nog eens terug wil grijpen naar oude afleverin
gen wordt binnenkort op de website van de KVAN
onder 'Ethische code' een inhoudsopgave geplaatst
van alle zaken, met verwijzingen naar onderwerp
en artikelen uit de beroepscode. En voor wie
dat nog niet heeft gedaan, is dit misschien een
goed moment om de beroepscode op het intra
net van de eigen archiefdienst te zetten, zoals dat
bij het Nationaal Archief, het Stadsarchief van
's-Hertogenbosch en ongetwijfeld vele - of ben ik
te optimistisch? - andere diensten al het geval is.
Yvonne Bos-Rops
KVAN-visie op het archiefbestel
In vervolg op het congres '90 jaar Archiefwet'
organiseert de KVAN vanaf het najaar een
aantal bijeenkomsten om thema's die tij
dens dit congres aan bod kwamen, verder uit
te diepen. Zo komen bouwstenen tot stand
voor een KVAN-visie op het archiefbestel.
archievenblad
juli 2008
van
archivarissen
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om
13.15 uur en heet de aanwezigen welkom.
2. Notulen Algemene Ledenvergadering
11 oktober 2007
De notulen, gepubliceerd in het
Archievenblad 111, nr. 10 (december
2007), worden goedgekeurd met dank
aan Patricia Redder.
3. Mededelingen
De voorzitter meldt dat de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen deze zomer
verschijnt.
4. Bestuurssamenstelling
- Evert Florijn (student-bestuurslid)
maakt niet langer deel uit van het
bestuur; in zijn opvolging wordt dit
najaar naar verwachting voorzien;
- Voorgedragen wordt mw. drs. H.P.W.A.
van Aalst-Houbraken; zij neemt de
plaats in van aftredend bestuurslid
Adri van Vliet; de vergadering stemt
hiermee in;
- Roelof Braad zal per 1 september
2008 zijn functie als hoofdredacteur
van het Archievenblad overdragen aan
Hans Berende en wordt voorgesteld
als nieuw bestuurslid in de plaats van
Simon Tjaarda; de vergadering stemt
hiermee in. Roelof zal het penning
meesterschap overnemen van Simon.
De voorzitter dankt de scheidende
bestuursleden voor hun inzet.
5. Financiële jaarstukken: jaarrekening 2007
Het overzicht realisatie 2004 t/m 2007
en begroting 2007 wordt verspreidt.
De secretaris geeft een toelichting op de
jaarrekening van 2007, die afgesloten is
met een negatief saldo van 1366 euro.
De kascommissie 2008, bestaande uit
mw. J. Weterings en dhr. T.J. Prijs, heeft
een drietal opmerkingen/aanbevelin
gen:
- De kascommissie heeft hoge verwach
tingen van de voorgenomen integra
tie van de ledenadministratie en de
financiële administratie van de KVAN,
nu beide zijn ondergebracht bij het
Bureau KVAN in het Gelders Archief.
Door deze integratie kan een aantal
verbeteringen worden gerealiseerd,
waaronder het opstellen van proce
dures voor het innen van contributie
voor lidmaatschappen en abonne
menten. Daarbij valt te denken aan
automatische incasso, tijdig versturen
van betalingsherinneringen of aan
maningen en het nemen van maat
regelen bij wanbetaling. Verder wordt
zo de debiteurenadministratie en de
samenhang daarvan met de ledenad
ministratie verduidelijkt.
- De kascommissie constateerde dat er
een groot bedrag is gereserveerd als
risicovermogen. Het verdient aanbe
veling om naar de leden inzichtelijk
te maken wat het bestuur doet als dat
vermogen groeit. Wordt er iets met het
geld gedaan om 'aan de leden terug te
geven'? Voorbeelden: digitaliseren van
de eerste honderd jaargangen van het
Archievenblad, investeren in accredita
tietraject, zolang daarbij het doel van
de KVAN maar in ogenschouw wordt
genomen.
- Het verdient aanbeveling om stan
daardrichtlijnen voor de kascontro
lecommissie te formuleren, zodat
de kascontrole jaarlijks op uniforme
wijze kan worden uitgevoerd en de
kwaliteit van de controle gelijk blijft.
Daarbij valt te denken aan een aantal
vaste steekproeven en saldocontroles.
6. KVAN-visie op het archiefbestel
Tijdens het congres '90 jaar Archiefwet',
gehouden op 31 maart 2008, is een aan
tal thema's naar voren gekomen. Het
bestuur stelt voor om daar in het najaar
tijdens themabijeenkomsten op terug
te komen. De resultaten van de bespre
kingen daar zullen naar verwachting
de bouwstenen leveren voor de KVAN-
visie. De voorzitter geeft aan dat indien
er leden zijn die hierbij betrokken wil
len zijn, zij zich kunnen aanmelden
(bureau@kvan.nl). Aanwezigen vragen
zich af op welke termijn de KVAN denkt
dat de visie gereed is, zodat ook de leden
tijdig geraadpleegd kunnen worden. Het
bestuur geeft aan dat er in maart 2009
een goed voorstel gereed zal zijn.
7. Accreditatie/certificering
Conform de KVAN-visie op het onder
wijs werkt het bestuur aan certificering
en accreditatie. Thijs Laeven werkt
momenteel een certificeringsmodel uit.
Daar er aansluitend een sessie gewijd is
aan dit onderwerp, wordt er inhoudelijk
niet op ingegaan.
8. Nieuws uit de commissies
- Commissie studiedagen: de samen
werking met een archiefinstelling, dit
jaar Het Utrechts Archief, wordt als
zeer positief ervaren; deze lijn zal dan
ook voortgezet worden;
- Commissie buitenland: wegens
omstandigheden (ziekte commissielid)
is de commissie niet actief geweest.
Om 17.00 uur vandaag is er een bij
eenkomst voor degenen die eind juli
naar het congres in Kuala Lumpur
gaan, georganiseerd door het bestuur.
9. Archievenblad
Roelof Braad neemt na 8,5 jaar afscheid
als hoofdredacteur van het Archievenblad-,
Hans Berende zal hem opvolgen. Roelof
geeft aan dat zijn functie als hoofdredac
teur een fijne klus was en dat hij hier met
plezier veel energie in gestoken heeft.
Roelof Braad en Hans Berende doen een
oproep voor nieuwe redacteuren: meer
info www.kvan.nl/archievenblad.php
of mail naar redactie@archievenblad.nl.
De voorzitter dankt Roelof Braad voor
zijn inzet.
10. SNAAI
Jorien Weterings (bestuurslid SNAAI)
geeft aan dat het afgelopen jaar stilletjes
verlopen is omdat er drie bestuursleden
afgetreden zijn, maar dat daar verande
ring in komt. De SNAAI heeft als doel
om informele activiteiten te organiseren
voor nieuwkomers, zodat deze met elkaar
in contact komen. In september zal er
een uitstapje georganiseerd worden voor
de SNAAI-leden. Tevens wordt er een
oproep gedaan voor nieuwe bestuursle
den; meer info op www.kvan.nl/snaai.
php of mail naar snaai@kvan.nl
11. Stichting Archiefpublicaties (S@P)
Yvonne Bos-Rops (voorzitter S@P) meldt
dat er momenteel hard gewerkt wordt
aan een aantal jaarboeken, die dit jaar
zullen verschijnen. De website van de
S@P is vernieuwd en aangepast; meer
info op www.kvan.nl/sap.php. Yvonne
doet een oproep voor nieuwe bestuursle
den; meer info op www.kvan.nl/sap.php
of mail naar info@archiefpublicaties.nl.
12. Rondvraag
Er wordt geen gebruik gemaakt van de
rondvraag.
13. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om
13.45 uur.
juli 2008
archievenblad
