UZ
management
management
Een charter uit de middeleeuwen, een
atlas uit de tijd van de ontdekkingsreizen,
een tekening uit de Gouden Eeuw, een
wapenbrief van Napoleon, een dagboek
uit de Tweede Wereldoorlog en bergen
foto's: archiefinstellingen zijn de schatka
mersvan onze wereld. Honderdduizenden
mensen kunnen de schatkamers bezoeken
en zich op de studiezalen overgeven aan
een 'historische sensatie.' Miljoenen men
sen nemen even zo vrolijk genoegen met
de virtuele presentatie van onze schatten
en bronnen op internet of andere media.
Het gaat hen om de informatie. Wat bete
kent dit potentiële miljoenenpubliek
voor de bedrijfsvoering van archieven?
Kunnen en willen we hier iets - of zelfs
veel - aan verdienen?
Archiefinstellingen verkeren in de
luxe positie dat ze beschikken over veel
en unieke content waar echt vraag naar
is, zonder aandeelhouders die zich druk
maken over de exploitatie van al die
schatten. Wel - en dat is nieuw - zijn er
bestuurders en subsidiënten die zich in
toenemende mate afvragen of er wat kan
worden terugverdiend aan al die internet
klanten. Het Nederlandse ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen
heeft dit zelfs als voorwaarde gesteld bij
de subsidieverlening voor het samenvoe
gen van de grootste genealogische databa
ses in Nederland, GenLias en de Digitale
Stamboom. Gedacht wordt aan betaalde
lidmaatschappen en zelfs aan het door
verkopen van de licentie op het gebruik
van de genealogische database aan een
Amerikaanse internetonderneming.
Op die manier krijg je inderdaad wat
terug van je investeringen. Minstens één
Nederlands gemeen
tearchief heeft die
laatste stap overigens
al een paar jaar gele
den gezet.
Miljoenen klan
ten, wie droomt er
niet van! Een paar
miljoen bestellin
gen, maal - laten we
bescheiden stellen
- 1 euro, dat is toch
al gauw een omzet
van een paar miljoen
euro. Maar omzet is
nog geen winst en
winst is niet het oog
merk van archieven.
Een studiezaalmede
werker die een akte
op bestelling print,
factureert en ver
stuurt voor 1 euro en 5 euro administra
tiekosten, levert de archiefdienst niet echt
profijt op.
Het archiefwezen doet in elk geval stevig
mee op de informatiemarkt en dat is al
heel wat. Of misschien toch niet? Valt er
wellicht meer te halen?
Internet is de wereld van de grote getal
len en dus een wereld van markt en
strijd. De markt moet worden veroverd
en de strijd om aandacht is van levens
belang. Marketingstrategieën en doel
groepenbeleid overwoekeren sinds jaar
en dag de bladzijden van menig bedrijfs-
of jaarplan. Webstatistieken zijn heilig.
Tegenover de opvatting dat je de wensen
van je klanten door en door moet kennen
om succesvol te kunnen zijn op internet,
staat de opvatting dat er voor elk aanbod
wel een vraag is. Beide opvattingen zijn
ongetwijfeld waar en van die constatering
hoef je alleen wakker te liggen als je van
plan bent heel veel geld te verdienen.
Het aardige van internet is het demo
cratische karakter: er is een ongekende
spreiding van kennis en informatie en de
klant bepaalt de vraag en draagt bij aan
het aanbod. Betalen voor het raadplegen
van informatie of bijvoorbeeld het down
loaden van muziek wil de klant, zeker de
leeftijdsgroep tot 30 jaar, eigenlijk niet.
Wat het downloaden van muziek betreft
beschouwde de Nederlandse internetpro-
vider Planet vorig jaar al die leeftijdgroep
als hopeloos verloren. Alleen veertigers en
vijftigers gebruiken uit angst voor virus
sen de officiële kanalen en kopen nog wel
eens een cd. Gratis muziek, auteursrech
telijk beschermd of niet, lijkt nu uitein
delijk voor iedereen in aantocht. De reke
ning gaat naar de adverteerders.
Ons publiek, doorgaans ouder dan 40
jaar, wil wel betalen, voornamelijk voor
het bestellen van foto's, reproducties van
archiefstukken en voor het laten doen
van al dan niet uitgebreid genealogisch
onderzoek. Bij een overheidsinstelling
moeten de tarieven kostendekkend zijn.
Het is nog maar de vraag of de tarieven
voor bijvoorbeeld bestellingen van foto's
en reproducties dat zijn. De hoeveelheid
bestellingen kun je schatten op grond
van ervaringscijfers, maar ze blijft een
onzekere factor in de kostprijsberekening.
Als je alle kosten die gemoeid zijn met
digitaliseren en beschikbaar stellen afzet
tegen de inkomsten uit bestellingen van
akten en dergelijke, dan zijn we duidelijk
niet erg slim bezig.
Archiefinstellingen, in elk geval in
Nederland, kunnen nog steeds een goed
beroep doen op allerlei subsidieregelingen
voor digitalisering. Hoe meer we digitali
seren, hoe meer klanten we krijgen. Een
aantoonbaar goed gebruik van onze web
sites bewijst dat de investeringen geen
weggegooid geld zijn. Tegenover elke
tienduizend studiezaalbezoekers staan
een paar honderdduizend internetbezoe
kers. Bestuurders zijn blij met die grote
getallen. Kennis en informatie worden
veel breder verspreid dan voorheen en dat
- zo zegt men nog steeds trots - 24 uur
per dag, zeven dagen in de week, vanaf
elk denkbare locatie.
Subsidiëring van digitalisering van archie
ven of verzamelingen strekt zich meestal
uit over de directe kosten, soms met inbe
grip van de salariskosten van de project
leider. De archiefdienst krijgt te maken
met de indirecte kosten: het inrichten
van het serverpark, het bouwen en hos
ten van de website, licentie- en onder
houdskosten voor applicaties, de zorg
voor voldoende bandbreedte, enzovoort.
Er komen ook meer publieksreacties die
ergens in de back office moeten worden
behandeld. Kortom: incidentele kosten
worden gesubsidieerd, maar hoe staat
het met de structurele lasten? En kunnen
die lasten geheel of gedeeltelijk worden
gedekt door extra inkomsten?
Hieronder een voorbeeld van de kosten-
verhouding tussen scannen van images
en hosting:
wat exploitatie betreft je gang gaan. Maar
willen en kunnen we dat? Het exploiteren
van rechten is vaak net zo onmogelijk als
het beschermen ervan, gezien alle kopi
eermogelijkheden, en bovendien willen
we zo min mogelijk belemmeringen voor
ons publiek wat betreft de raadpleging
van ons erfgoed op internet. Er is al een
Niet volledig eigendom
We hebben content, er is voldoende
vraag, er is een zekere betalingsbereidheid,
maar onze mogelijkheden tot exploitatie
zijn beperkt. In de American Archivist van
winter van 2003 stelde Peter B. Hirtle deze
kwestie al aan de orde: "We have milli
ons in capital assets, but lack money to
hire staff, maintain the facility, or pay the
utility bill." Een probleem is dat we niet
de volledige eigendom hebben van de
schatten die we beheren. Het copyright
of auteursrecht berust vaak bij anderen en
als op het materiaal geen rechten berus
ten, dan is het van iedereen. Heb je als
archiefdienst zelf de rechten, dan kun je
beweging van Creative Commons-licen-
ties die voorziet in verspreiding en herge
bruik van werk op internet onder bepaal
de voorwaarden: naamsvermelding,
niet-commercieel gebruik, geen bewer
king zonder toestemming en vertalingen
alleen toegestaan mits ze onder Creative
Commons-licenties worden verspreid.
Een spectaculair voorbeeld van het te
gelde maken van content, zij het geheel
voor eigenbelang en tegen de open
baarheid- en privacyregels in, betreft de
recente actie van een bankbediende en
archivaris uit Liechtenstein. Hij verkocht
digitale bankge
gevens van Duitse
belastingontduikers,
naar men zegt, voor
vier miljoen euro aan
de Duitse geheime
dienst. Speurders
naar zwartgeld waren
er bijzonder blij mee.
Het is in dit licht
bezien goed om ons
nog eens rekenschap
te geven waartoe wij
archivarissen eigen
lijk op aarde zijn.
In de woorden van de
International Records
Management Trust is
dat: "strengthening information systems
as the basis for serving citizens, suppor
ting accountability to citizens through
evidence (zie onze man uit Liechtenstein)
and helping to preserve the national col
lective memory."
Een goede administratie is het beste
wapen tegen corruptie en draagt bij aan
een controleerbare en betrouwbare over
heid. Goede archiefvorming en adequaat
archiefbeheer dragen bij aan het democra
tisch proces. Tegen de tijd dat archieven
worden opgeslagen in de bewaarplaatsen
van archiefinstellingen worden ze voer
voor historici en andere onderzoekers en
betreden we de wereld van het erfgoed en
van het publieke domein, niet van com
mercie en exploitatie. Allerlei wet- en
regelgeving verzet zich daar ook tegen.
In Nederland is bovendien de over
brengingstermijn van overheidsarchie
ven naar een archiefbewaarplaats ver
kort. Sinds de Archiefwet van 1995 is die
termijn twintig jaar in plaats van vijftig
jaar. Nu er archieven digitaal worden
gevormd, zowel overheidsarchieven als
particuliere archieven, zal de overbren
gingstermijn vermoedelijk nog korter
worden. Automatiseringsparken worden
immers elke vier tot vijf jaar vernieuwd en
de kans op verlies van digitale bestanden
die van belang zijn voor de controleer
bare overheid en/of voor onze geschiede
nis is groot. Deze bestanden zullen wor
den overgebracht naar een Elektronisch
Lees verder op pagina 39
36
©rchivaris in een werellvan markt en strijd
Door Renê Spork
Een berg aan archiefschatten, een groot
publiek en nauwelijks inkomsten. René
Spork, voorzitter van de Sectie Kwaliteit van
het Nederlandse archiefwezen, schetst de rol
van de archivaris in een wereld van markt en
strijd.
Steeds meer bronnen op internet, gratis of niet?
Terugverdienen
Miljoenen
Niet slim bezig
Structurele lasten
Er valt nog heel wat te digitaliseren.
Kostenberaming digitalisering per jaar 'mijnvoorouders.nl'
Jaar
Aantal originelen
Aantal scans
Kosten digitalisering
Kosten hosting
en beheer per jaar
2009
1.000.000
500.000
186.209
29.666
2010
750.000
375.000
139.656
51.915
2011
750.000
375.000
139.656
74.164
2012
750.000
375.000
139.656
96.414
Totaal
3.250.000
1.625.000
605.178
252.158
Bron: Leila Liberge (STAP), 'MijnVoorouders (eind-concept). Een gedeelde visie op een nieuw te
realiseren landelijk platform voor historische persoons informatie en onderzoek' (maart 2008).
Publieke domein
Overbrengingstermijn
archievenblad
juli 2008
juli 2008
archievenblad
