E-depot Rotterdam 5:
HOE HARD KUME LOPEN?
HM
De vorige bijdragen in deze reeks gingen
vooral over de ontwikkeling van beschrijvings
methoden en metadata-modellen. Metadata
zijn nodig om de digitale bestanden te vinden,
te begrijpen en uit het depot te halen. Maar het
E-depot, hoe krijg je dat werkend? De proeftuin
in de eerste jaren met Dspace, waarover we eer
der schreven, had niet alleen duidelijk gemaakt
wat de functionaliteit van het E-depot was of zou
moeten zijn, maar ook dat software voor digitale
bibliotheken onvoldoende tegemoet komt aan
eisen voor een digitaal archiefdepot.
Het E-depot kan het best worden gedefini
eerd als 'een voorziening bestaande uit appara
tuur en programmatuur voor het veilig opslaan
en bewaren van digitale informatie-objecten.'
Met opzet gebruiken we de nogal abstracte term
hoeven geen supercomputers te zijn. De hard
ware is dan ook al ingericht, naar Australisch
model met afzonderlijke 'ruimtes' voor quaran
taine, opslag, bewerking en raadpleging.
De software bleek echter een stuk ingewikkelder
Het E-depot kan het best worden
gedefinieerd als 'een voorziening bestaande
uit apparatuur en programmatuur voor
het veilig opslaan en bewaren van digitale
informatie-objecten.'
te zijn. Om de complexiteit niet onoverzichtelijk
groot te maken werd het systeem opgedeeld in
afzonderlijke modules of subsystemen: voor het
opnemen, voor het bewerken, voor het beschik
baar stellen en voor het preserveren van 'infor
matie-objecten.' Het Open Archives Information
System Reference Model (OAIS) diende voor
het ontwerp als blauwdruk. Dit model, inmid
dels een ISO-standaard, kent een
wereldwijde navolging en helpt
bij een modulaire ontwikkeling.
Indien verder zorgvuldig voor -
liefst open - standaarden gekozen
wordt, kunnen componenten van
het systeem ook van elders betrok
ken worden, hetgeen dan weer in
de kosten scheelt.
30
'informatie-objecten' en niet digitale archief
bescheiden, omdat het depot ook andere dan
archiefdocumenten moet bewaren: verzamel
de foto's, publicaties, bewegend beeld, geluid,
enzovoort. De apparatuur is het probleem niet,
althans niet zolang het depot van bescheiden
omvang is. De kosten van opslag van digitale
informatie zijn de afgelopen jaren sterk gedaald
en de computers die nodig zijn voor het opne
men, bewerken, bewaren en beschikbaar stellen
In het grotere geheel van de
informatiearchitectuur van een
archiefdienst is een E-depot een
module met interfaces naar andere
modules, zoals beschrijven of raad
plegen (digitale balie, digitale stu
diezaal). De module E-depot kan
zelf ook weer verder onderverdeeld
worden in de functies opnemen,
opslag en beschikbaar stellen.
De parallel met een depot voor fysieke documen
ten dringt zich op. De kernfunctie van het depot
is het opslaan, veilig en geordend. De bestanden
moeten vanzelfsprekend het depot in kunnen
- dat is de opneemfunctie, waaraan een quaran
taine-periode voorafgaat. Want we moeten voor
komen dat er schimmels of virussen het depot in
komen. En ten slotte moeten voor raadpleging of
bewerking de documenten eruit gehaald kunnen
worden. Door deze inperking kunnen de bouw
activiteiten van het E-depot gescheiden worden
van het ontwerpen en realiseren van digitale stu
diezalen, nieuwe toegangen of applicaties
voor archiefbeheer.
Hoe belangrijk ook, ontwerpen en
opdelen in modules is nog niet hetzelfde als
bouwen. Gelukkig is het Gemeentearchief
Rotterdam niet de enige archiefdienst in
de wereld die een E-depot wil realiseren.
De helpende hand kwam van nabij: het
Nationaal Archief. Al in de ontwerpfase
heeft Rotterdam gebruikgemaakt van
documenten van het Nationaal Archief
en was gebleken dat de overeenkomsten
groter waren dan de verschillen, mede
dankzij het OAIS-referentiemodel dat
beide diensten gebruikten. Nauwkeurige
vergelijking van beide ontwerpen toonde
aan dat de gemeenschappelijke ontwikke
ling van een digitaal depot goed mogelijk
was. De Algemeen Rijksarchivaris toonde
zich bereid de aanbesteding te doen, ont
wikkelingskosten van de programmatuur
voor zijn rekening te nemen, een geza
menlijk ontwikkelteam in te stellen en
de software bij realisatie aan het gemeen
tearchief ter beschikking te stellen. Het
Gelukkig is het Gemeentearchief
Rotterdam niet de enige archiefdienst
in de wereld die een E-depot wil
realiseren. De helpende hand kwam
van nabij: het Nationaal Archief.
Nationaal Archief doet daarbij zaken met
een deskundig bedrijf dat eerder werkte
voor de National Archives in Londen.
De implementatie in Rotterdam komt
vanzelfsprekend voor eigen rekening,
evenals eventuele aanpassingen aan de
Rotterdamse eisen. Die aanpassingen
zullen, naar het zich laat aanzien, voor
al de wijze van opnemen betreffen. Het
Nationaal Archief gaat daarvoor uit van
afspraken over acceptatiecriteria met
de aanleverende departementen; het
gemeentearchief houdt nadrukkelijk reke
ning met de opname van afwijkende for
maten door particuliere archiefvormers
en producenten. Mogelijk zal daarom
aanvullende programmatuur nodig zijn,
die Rotterdam dan weer aan het systeem
toevoegt. Het gemeentearchief wil van
de gelegenheid gebruikmaken de huidige
aanwinstenadministratie aan te passen.
Ook de koppeling met het beheer
systeem en het metadatasysteem zou
kunnen afwijken, maar naar verwach
ting kunnen deze afwijkingen bij imple
mentatie goed opgelost worden. Het
hele systeem wordt daardoor mogelijk
flexibeler en beter toepasbaar in andere
archiefdiensten. In het ontwerp worden
enkele standaarden vastgesteld: voor het
metadata-model en voor de wijze waar
op de metadata aan de digitale 'infor
matie-objecten' worden gekoppeld. Het
OAIS-model spreekt hier van Archival
Information Packages; dat zijn de digitale
informatie-objecten met de noodzakelij
ke metadata zoals die worden opgeslagen
voor lange-termijnbewaring in het depot.
Deze pakketjes kunnen afwijken van wat
de archiefvormer of auteur aanlevert, in
OAIS-termen de Submission Information
Packages. Hoe meer deze SIP's gelijk zijn
aan de AIP-standaard, hoe gemakkelijker
het opnameproces verloopt. Een derde
standaard betreft dan de pakketten zoals
die aan de gebruiker worden beschikbaar
gesteld, de Dissemination Information
Packages (DIP's). Een nieuw soort termi
nologie dringt zo de archivistiek binnen.
Doordat Rotterdam kan bouwen op
de expertise bij het Nationaal Archief is
het in staat zelf de aandacht op de ver
dere implementatie van het E-depot te
richten en de nodige aanpassingen aan
het archiefbeheersysteem en de digitale
studiezaal te onderzoeken. Ook daar
bij wordt zoveel mogelijk met collega's
samengewerkt, in dit specifieke geval met
het Stadsarchief Breda dat een digitale
onderzoeksomgeving wil inrichten.
Naast het eigen E-depot werkt het
Gemeentearchief Rotterdam ook mee aan
een E-depot voor de hele gemeente. Het
hebben van twee E-depots roept natuur
lijk de vraag op: "Waarom niet integreren
tot één?", maar zo blijven verantwoorde
lijkheden voor meer dynamische en sta
tische archiefstromen gescheiden. Hoe
dat zich te zijner tijd gaat ontwikkelen is
nog onduidelijk. In Vancouver bijvoor
beeld kiest men wel voor het bouwen van
één E-depot. Misschien kiest Rotterdam
uiteindelijk voor één digitaal depot in
technische zin, maar voor gescheiden
beheersomgevingen. De digitale wereld
De digitale wereld schept
mogelijkheden die voorheen nog
moeilijk denkbaar waren;
de paradigma-verschuiving
vindt ook op het niveau van
archiefbeheer plaats.
schept mogelijkheden die voorheen nog
moeilijk denkbaar waren; de paradigma
verschuiving vindt ook op het niveau van
archiefbeheer plaats.
Het tempo waarin een en ander gere
aliseerd wordt in Rotterdam en Den Haag
is trager dan aanvankelijk begroot, maar
begin 2009 is de officiële aftrap van de
samenwerking en zal er al een werkend
prototype van het E-depot kunnen wor
den getoond. Dan breekt opnieuw voor
Rotterdam een spannende tijd aan om de
verschillende applicaties voor archiefbe
heer en toegankelijkheid aan het depot
te koppelen. Dan moet ook blijken of de
concepten uit de ontwerpfase realiseer
baar zijn. De kleine adempauze die nu
ogenschijnlijk geboden wordt, geeft de
gelegenheid daar verder aan te werken;
het tempo van de bouw van het depot
leidt zeker niet tot stilstand. Er wordt
gelopen. De vraag is alleen: "Zijn we er
al bijna?"
31
mm
digitaliseringen informatisering
digitalisering en informatisering I
Door Peter Horsman en René Spork
Hoog vliegen, diep dalen, zacht landen en hoe dan
verder? Hoe staat het in Rotterdam nu eigenlijk met
het E-depot zelf? Wat is de koers, wat zijn de ontwik
kelingen en hoe hard gaat het? Deel 5 van een serie.
Hardware en software
Hoe hard kun je lopen?
archievenblad juli 2008
Parallel
Helpende hand
AIP - SIP - DIP
Aanpassen en samenwerken
Spannende tijd
Peter Horsman is docent en coördinator onderzoek
bij de Archiefschool. Hij is als adviseur betrokken bij
het E-depotproject van het Gemeentearchief Rotterdam.
René Spork is projectleider Digitale Dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam.
juli 2008
archievenblad
