DE ARCHIEFWET
JALEMA
:fFs
Jalema levert complete
archiefoplossingen op maat
KUNT U NU VOORGOED OPBERGEN
-
Gratis proefpakket
management
SBWWÜI
Vervolg van pagina 17
En zo ja, hoe dient zoiets actief gedefini
eerd en gelokaliseerd te worden als vaak
onbekend is dat het er überhaupt is?
Een andere mogelijkheid is het (kwalita
tief!) verkleinen van het hiaat door het
aanpassen van de selectiemethodiek.3
Voor een duidelijk, integrale collec
tievorming zijn in de beslisboom allerlei
aspecten per categorie archiefvormer bij
eengezet en zijn criteria geformuleerd om
richting geven aan de te maken keuzes.
Zo is er bij toepassing van het beslissings
schema besloten om in te zetten op de
verwerving van archieven van bepaalde
categorieën archiefvormers. Er zijn speci
fieke archiefvormers benoemd waarmee
actief gesprekken inzake inbewaringge-
ving worden geïnitieerd. Er is duidelijk
voor gekozen om geen
ongeordende en ontoe
gankelijke archiefvor
mers meer te acquire-
ren tenzij... En: er is
voor gekozen geen aan
vullingen van reeds in
beheer zijnde archieven
te accepteren, tenzij de
archieven ontsloten
zijn en de beschrijvin
gen aansluiten op een
bestaande inventaris.
In de meeste gevallen
wordt ondersteuning
in de vorm van mate
riële verzorging gebo
den. Daarnaast wordt
er actief tijd en energie
gestoken in het duur
zaamheidaspect van
digitale archieven.
iUjtolU\
Het beslissingsdiagram helpt een overwo
gen beslissing te nemen bij spontaan aan
bod van archieven, maar ook al in beheer
zijnde archieven en collecties worden aan
de hand van dit stroomschema gewaar
deerd. Soms leidt dat tot de beslissing
deze af te stoten of terug te geven aan de
archiefvormer.
Het model is nog lang niet af en zal gedu
rende het gebruik ervan nog vele malen
aangepast moeten worden. Een deel van
bovenvermelde aspecten en vragen is in
het schema ingebouwd, een ander deel
behoeft nadere uitwerking en beschou
wing. Maar dat is geen probleem. Alleen
zo word je als instelling gedwongen om
actief en methodisch na te denken over
één van de belangrijke pijlers van je
archiefinstelling: de verwerving van bron
nenmateriaal.
19
zuurvrij'
anHBBi
Archiveren is een prachtig vak, maar ook aan
strenge regels gebonden, jalema kent de
Archiefwet als geen ander en levert comple
te archiefoplossingen aan overheidsinstel
lingen. Zo weet u zeker dat u aan alle wette
lijke eisen voldoet en kunt u zich bezighou
den met de inhoudelijke kant van de zaak.
jalema heeft ruim 60 jaar ervaring in archi
vering en is de absolute expert in opslag en
conservering. Een sprekend voorbeeld is de
mappenlijn met een ICN1,2 en 12 goedkeuring.
Mappen en mechanieken die een langdurige
bewaring garanderen en de bewaarde docu
menten niet aantasten.
Zoekt u een externe archiefoplossing?
Ook dan bent u bij jalema aan het juiste
adres. Het gebouw voldoet aan de eisen die
de Nederlandse Archiefwet stelt aan archief
ruimten.
Welke oplossing u ook zoekt, jalema is
uw partner in archivering.
INFORMATION MANAGEMENT!
www.jalema.com
T (077) 476 76 76
Wilt u meer weten? Vraag nu het gratis informatiepakket aan via info@jalema.com.
Experimenteel beslissingsdiagram
re ou
t
ivfBS
Basisparameters of de ingewikkeldheid van acquisitie
X De doelstelling van acquisitie.
A Archief dat door overheden wordt
gevormd.
Z Selectiebeleid bij overheid.
(A-Z) Overheidsarchief dat krachtens
AW 1995 na 20 jaar wordt overgedragen
aan de archiefbewaarplaats,
bi Hiaat dat ontstaat ten opzichte van
X door het etatistische karakter van over
heidsarchieven.
b2 Hiaat dat ontstaat ten opzichte van
X door het selectiebeleid bij de overheid.
b3 Hiaat dat ontstaat ten opzichte van
X door het probleem van digitale duur
zaamheid.
B Volledige hiaat (bi+b2+b3) dat door
verwerving van particuliere archieven
wordt aangevuld.
C Archief dat door de particuliere
archiefvormers wordt gevormd.
Y Selectiebeleid bij particuliere archie
ven en archiefvormers.
(C-Y) Particulier archief waarvan het
wenselijk wordt geacht dat het verworven
wordt.
di Hiaat dat ontstaat doordat parti
culiere archiefvormers (delen van het)
archief dat wél voor verwerving in aan
merking komt niet in bewaring wensen te
geven.
d2 Hiaat dat ontstaat doordat een deel
van particuliere archieven door het pro
bleem van digitale duurzaamheid niet in
aanmerking komt.
d3 Hiaat dat mogelijkerwijs kan ont
staan doordat particulieren hun archieven
terugeisen.
F Documentair materiaal, zoals foto's,
opnames, posters, pamfletten en websi
tes, van maatschappelijke gebeurtenissen
die geen georganiseerde vorm kennen en
daarmee dus impliciet geen archiefvor
men of complementair zijn aan de archief
vorming.
De vergelijking van hetgeen zich in een
depot bevindt is daarmee dus:
(A-Z)+(C-Y-di-d2-d3)+F.
De abstracte vragen, waarmee een archief
instelling zich geconfronteerd ziet in het
opstellen van een acquisitiebeleid, zijn:
- Is X gelijkwaardig aan (A-Z)+(C-Y-di-d2-
d3)+F?
- Welke parameters zijn zodanig positief
beïnvloedbaar dat deze vergelijking zoveel
mogelijk de ideale situatie benaderd?
- Is (C-Y-di-d2-d3)+F wel gelijk aan
B=(bi+b2+b3)?
Geordend archief, maar de materiële verzorging laat nog
heel wat te wensen over (foto Rijckheyt).
Geert Luijkx is plaatsvervangend directeur en inspec
teur bij Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis
in Heerlen.
Noten
1 Commissie Waardering en Selectie,
Gewaardeerd Verleden, 54-56.
2 Zie ook: Informatie, grondstof met toekomst
waarde, advies van Raad van Cultuur en Raad
van Openbaar Bestuur.
3 Ook hierover: Commissie Waardering en
Selectie, Gewaardeerd verleden, 35 e.v.
juni 2008
archievenblad
