Acquisitie met beleic
Een proef tot structurering van ^verwerving van archieven
g$0
3d
n
m
gSgjS*
-e
management
m\
management
Archiefinstellingen verwerven archie
ven vooral om onderzoekers in staat te
stellen een reconstructie te maken van
bepaalde maatschappelijke activiteiten.
In veel gevallen verwerft men de archie
ven door met het gezonde verstand de
afweging voor opname in de bewaarplaats
te maken. Bij Rijckheyt was dat niet veel
anders. Particuliere archieven werden op
een of andere manier aangeboden, waar
op bepaald werd of het archief al dan niet
het verwerven waard was. Deze vorm van
acquisitie wordt meestal aangeduid met
de term 'passieve acquisitie'. Bij Rijckheyt
werd daarbij, ingegeven door een aanvan
kelijk schijnbare oneindige hoeveelheid
depotruimte, niet al te kritisch gekeken
naar het aanbod. Hierdoor werden tot
en met de jaren zeventig en tachtig van
de vorige eeuw veel archieven in slechte,
ongeordende en ontoegankelijke staat in
de archiefbewaarplaats opgenomen.
Als acquisitie methodisch wordt
aangepakt, ligt daar meestal een acquisi
tieprofiel en een acquisitieplan aan ten
grondslag. In een acquisitieprofiel wordt
bepaald welke particuliere archieven voor
verwerving in aanmerking komen. In een
acquisitieplan wordt globaal een strategie
uitgestippeld hoe de verwerving tot stand
gebracht kan worden.
Verwerving van archieven is echter een
complex geheel waar verschillende
aspecten onderdeel van uitmaken, zoals
selectie en waardering in en van archie
ven, beperkingen in beschikbaarheid,
verkrijgbaarheid en toegankelijkheid
van particuliere archieven en collecties,
rechten en plichten van archiefvormers
en instelling. Zowel met het gezonde ver
stand als in de methodiek van profiel en
plan worden deze verschillende aspec
ten nog grotendeels te weinig in samen-
l6
hang bekeken, terwijl deze aspecten op
de keper beschouwd onlosmakelijk aan
elkaar gerelateerd zijn.
Een eerste aspect dat we moeten
bekijken is de (automatische) verwerving
van overheidsarchieven. Reconstructie
van het verleden op basis van overheids
archieven is per definitie etatistisch. Deze
bevatten immers enkel die gegevens over
maatschappelijke activiteiten die tot het
aangevuld door de acquisitie van particu
liere archieven. Hierbij wordt echter voor
al uitgegaan van wat interessant is vanuit
historisch standpunt. Het is onvermijde
lijk dat bij die aanpak de aandacht zal uit
gaan naar de spreekwoordelijke krenten
in de pap. Een methodische aanpak om
hiaat te vullen is dus gewenst.
Uiteraard zitten aan een methodische
aanpak veel haken en ogen. Ten eerste
Ot "90
6» gS
Sa'
S;«<5g
taakgebied van de overheid behoren.
Daarnaast zijn, door het gehanteerde
selectiebeleid, bewaarde gegevens voor
namelijk gericht op het normatieve, voor
schrijvende en/of beleidsmatige karakter
van een overheid. Genoemde reconstruc
tie is daarmee niet alleen etatistisch; een
aanzienlijk deel van de feitelijke uitvoe
ring van taken van die overheid is niet
meer te reconstrueren. Ten opzichte van
de ideale situatie, waarin een toekomstig
onderzoeker 'alle' maatschappelijke acti
viteiten zou kunnen reconstrueren, is er
dus sprake van een hiaat. Dit hiaat bestaat
uit twee componenten, die we hier voor
het gemak maar respectievelijk het over-
heidshiaat en het selectiehiaat noemen.
In de praktijk wordt het overheidshiaat
lijkt het onbegonnen werk te bepalen hoe
groot het volledige hiaat is en wat het
werkelijk inhoudt. Een veel toegepaste
methode om archieven te acquireren is
een benadering op basis van bestaande
archievenoverzichten. Dit heeft echter
het nadeel dat het een vrij etatistische
benaderingswijze is, en niet echt een
basis vormt om de ontstane overheids- en
selectiehiaten op te vullen.
Ook bij een benadering van die hiaten,
waarbij op basis van een (historische) ana
lyse bepaalde maatschappelijke gebeur
tenissen die van invloed zijn geweest
op mens en maatschappij als speerpunt
worden benoemd, krijgen we te maken
met onvolledigheid van selectie. Bij ver
werving van particuliere archieven wordt
nauwelijks naar het bij de overheidsar
chieven ontstane selectiehiaat gekeken.
Daarbij speelt dat de waarderingsmetho-
diek grote overeenkomsten vertoont met
die voor de overheidsarchieven.
Een tweede aspect is de moeilijk beïn
vloedbare bereidwilligheid van particulie
re organisaties om het archief te schenken
of in bewaring te geven. Zo worden archie
ven of delen daaruit uit verschillende
overwegingen niet in bewaring gegeven.
Een mogelijkheid tot verbetering van deze
situatie wordt in het rapport Gewaardeerd
verleden genoemd.1 Maar momenteel is de
praktijk dat een deel van deze archieven,
die er theoretisch wel voor in aanmerking
zou komen, niet in de archiefbewaarplaats
opgenomen worden.
Een derde aspect heeft betrekking op de
digitale duurzaamheid. Geheugenverlies
doordat databestanden verloren gaan
of niet meer leesbaar zijn, speelt overal
in het maatschappelijke verkeer. Bij de
overheid zou dat theoretisch ten aanzien
de over te dragen overheidsbescheiden
ingevolge de zorgplicht geregeld moe
ten zijn, maar de praktijk is anders. De
eerste stappen in de aanpak van het pro
bleem van digitale duurzaamheid wijzen
op een aanpak helemaal vooraan in het
proces, bij de creatie of ontvangst van
archiefbescheiden. Anno 2008 is dat bij
een groot deel van de (lagere) overheden
E-
ö-
Rijckheyt
WÊM
beherende instelling geen enkele invloed
op creatie/ontvangst. Pas bij eventuele
overdracht zijn eventuele benodigde con
versieslagen en maatregelen ten aanzien
van metadata uit te voeren. Het is de
vraag of dat dan nog (betaalbaar) moge
lijk is. Hier is het nog aannemelijker dat
een aanzienlijk deel niet voor overdracht
geschikt gemaakt kan worden.
Rest de vraag of we de overheids- en
selectiehiaten met deze 'theoretisch te
verwerven particuliere archieven' vol
ledig zouden kunnen dich
ten. Bij nadere beschouwing
blijkt dat vrijwel onmoge
lijk te zijn. Bovendien zijn
er nogal wat maatschappe
lijke gebeurtenissen die geen
georganiseerde vorm kennen
en daarmee dus impliciet
geen archief achterlaten.
In dat geval zal in versterkte
mate niet-archiefmateriaal
verworven moeten worden
om kennishiaten te kunnen
opvullen.
(nog steeds) niet geregeld. Het ligt dan
ook in de lijn der verwachting dat door
een te trage reactie van het archiefveld,
maar voornamelijk de zorgdragers, een
deel van dit overheidsarchief als verloren
beschouwd kan worden.2
Bij particuliere organisaties is de situatie
nog ingewikkelder. Hier heeft de archief-
Bij de analyse van het acquisitiepro
ces blijkt dat de verschillende aspecten
invloed hebben op eikaar. Een mathema
tische benadering ervan (zie kader) maakt
duidelijk hoe (ingewikkeld) deze punten
aan elkaar gerelateerd zijn, maar ook op
welke punten een archiefinstelling zelf
actief kan sturen. Daarnaast toont het
op welke punten een meer integrale aan
pak door het archiefbestel wenselijk is en
welke punten nauwelijks beïnvloedbaar
zijn. Nadere analyse van bepaalde aspec
ten zou ook duidelijk moeten kunnen
maken, welke mate van impact bereikt
kan worden met welke mate van inzet
van middelen. Bij Rijckheyt is er voor
gekozen om in een integrale aanpak van
deze aspecten een oplossing te zoeken
door deze parameters in een beslisboom
te gieten. In het ontwikkelde stroom
schema worden vooral vragen gesteld, die
antwoorden moeten genereren voor een
meer objectieve collectievorming.
Vragen als: Moet er ingezet worden op
een zo nauwkeurig mogelijke definiëring
van particuliere archieven? Moet uit die
brede definitie ingezet worden op kwan
titeit, waarbij kwaliteitsaspecten van het
digitale duurzaamheidhiaat en het selec
tiehiaat relatief weinig aandacht krijgen?
Of is het juist van belang om minder in te
zetten op het verwerven van een totaal
plaatje en meer het kwalitatieve probleem
aan te pakken?
Zou het niet mogelijkheid kunnen zijn
om dienstverlening aan particuliere
archiefvormers aan te bieden in ruil voor
de op termijn te verwerven archieven?
Dus om kennis en expertise te geven
vooraan in het proces van archiefvor
ming in ruil voor latere overdracht? Kan
hierbij dan tegelijkertijd, deels, het duur
zaamheidhiaat aangepakt worden, omdat
er geadviseerd kan worden over de lange
termijn bewaring van digitale bestanden?
Moet een archiefinstelling zich richten
op de verwerving van niet-archieven?
Lees verder op pagina 19
archievenblad
17
Door Geert Luijkx
Om niet meer willekeurig archieven te ver
werven wordt bij Rijckheyt in Heerlen op dit
moment geëxperimenteerd met een daarvoor
zelf ontwikkeld beslissingsdiagram. Het is
een soort stroomschema waarin alle aspec
ten voor de beslissing tot overname van een
archief inzichtelijk gemaakt worden. Het
moet helpen om meer evenwicht te krijgen
in de totale verzameling archieven en docu
mentatie die de archiefdienst voor onderzoek
beschikbaar gaat stellen.
Profiel en plan
Hiaten in overheidsarchieven
Selectiehiaat
I'i'C#* «IS
Particuliere archieven komen vaak ongestructureerd bin
nen (foto Rijckheyt).
archievenblad
juni 2008
Geheugenverlies
Persoons-, Familie-, Kasteel- en Huisarchieven
Is het een familie/persoonsarchief of
kasteel/huis archief?
Persoons/familie archief IK Zijn de personen, de hek farm he, dan wel leden van de familie afkomstig uit deze rei
Kasteel/huisarchief
Zijn de gebouwen (kasteel/huis)
van enige monumentale,
culturele, politieke of
maatschappelijk betekenis of zijn
ze dat in het ^rieden geweest?
Hebben de personen, de hek familie, dan wel leden van de famihe activiteiten ontplooid
m deze regio die van enige cultureel, politiek en/of maatschappelijk belang zijn?
Archief met acquireren
Archief acquireren.
(Zie Model ïnbewaiinggeving archief)
Hebben de personen, de hek familie, dan wel leden van de famihe in deze regio dan
wel nationale of internationale activiteiten ontplooid die van emge cultureel, pohtiek
enfof maatschappelijk belang zijn?
Is archief openbaar of wordt het archief
op afzienbare termijn openbaar?
Archief met acquireren.
Is archief ontsloten en materieel yeizoigd?
Archief acquireren.
(Zk Model iribewannggeving archief).
Is archiefvormer van plan om archieven langdurig (meer
dan 20 jaar) in bewaring te geven
Termijn van Iribewarmgsgevmg
verlengen
Is archiefvormer bereid om (deel van de) kosten van 1^' 1
bewerking en matenëk verzorging te betalen? I1
Wordt archief in eigendom
overgedragen aan archiefdienst?
>m
fdienst?
Archief acquireren.
(Zie Model schenking archief)
Bewerken op kosten van archiefinstelling
Is het archief per direct openbaar
'Terug naar hoofdschema.
Oud papierprijs of cultureel erfgoed
Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van archieven en documenten.
Benxtadm:
rhrfmnxompltt
Pwiidies:
PcMbuiI
6400 AA Hm
Stroomdiagram behorende bij een acquisitieplan voor
particuliere archieven (coll. Rijckheyt).
t +3! (0)455604401
I +31 (0)45 560 45 79
1' tnfo-3ïi)<khfïl nl
1 www.ntrthfyt.nl
Omslag van het rapport over het acquisitiebeleid bij
Rijckheyt.
Een nieuwe acquisitieformule
juni 2008
SsKönsiWa
