E-depot Rotterdam 4:
HOE ZACHT KUME LANDEN?
De conclusie dat de voor de pilot gekozen
software Dspace niet de goede basis voor het
E-depot zou zijn, hield niet in dat het project
mislukt was. Integendeel eigenlijk. De ingewik
keldheid vertroebelde niet het zicht op de maak
baarheid; de horizon was misschien nog ver weg,
maar niet onbereikbaar. Je leert scherper formule
ren wat je wel wilt. De twee jaar (vanaf 2004) van
vergaren van kennis en verwerven van inzicht
door het uitvoeren van pilots en onderzoeken
hadden voldoende basis gegeven om het project
voor de komende drie jaar vorm te geven. De reis
was te lang om in één keer afgelegd te worden,
dus dan maar in etappes. Dit resulteerde in het
vaststellen van drie zogeheten plateaus.
Een plateau is een werkend geheel van orga
nisatie, mensen en middelen, met gedefinieerde,
haalbare doelstellingen die werkenderwijs in de
organisatie worden verankerd. Elk plateau kan
in een jaar gerealiseerd worden en een volgend
niveau bouwt voort op het eerste. Het project-
ontwerp voor de komende drie jaar kent drie
van zulke plateaus. Plateau 1 is de basis waarop
Een plateau is een werkend geheel van
organisatie, mensen en middelen,
met gedefinieerde, haalbare doelstellingen
die werkenderwijs in de organisatie
worden verankerd.
andere plateaus door kunnen bouwen en behelst
alle basisfunctionaliteit van het E-depot. Het
Nationaal Archief ontwikkelt dit samen met het
Gemeentearchief Rotterdam. Plateau 2 richt zich
op de aanlevering van digitale aanwinsten door
de archiefvormers en op het gezamenlijk beheer
van metadata. Plateau 3 ontwikkelt en bewaakt
de functionaliteit voor het publiek en zorgt er
ook voor dat alle benodigde activiteiten rond
de ontwikkeling en het beheer van het E-depot
goed in de organisatie zijn belegd. Uiteindelijk
kan het project dan worden 'ontmanteld', omdat
de bestaande organisatie het werk overneemt.
De doelstellingen per plateau leidden tot
de formulering van een aantal deelprojecten.
Zo werd het project E-depot opgedeeld in nog
kleinere, maar wel haalbare stappen. De 'bood
schappenlijst' die zo moet worden afgewerkt
bestaat onder meer uit het regelen van:
aanlevering en opslag van digitale aan
winsten inclusief registratie van alle
handelingen
één aanwinstenregistratie voor alle te
verwerven 'objecten'
een overdrachtsprotocol voor de
archiefvormers
één centraal metadatasysteem met
ondersteunend retrowerk door behe
rende afdelingen
één centrale registratie van authorities,
trefwoorden en locaties
het opstellen van een preserveringsbe-
leid
een eerste set van preserveringsplannen
voor minimaal tekstdocumenten, web
sites en afbeeldingen
het online kunnen raadplegen (aanvra
gen en bestellen) van alle beschikbare
digitale objecten.
De projectleider E-depot en de stuurgroep
bewaken het geheel en de voortgang van
de deelprojecten.
Digitale Balie
Het laatste punt op de boodschappen
lijst is niet het onbelangrijkste. Een pro
totype van een 'Digitale Balie' zou alvast
kunnen worden gebouwd, waardoor het
project niet alleen maar een papieren tij
ger zou blijven. Het Stadsarchief Breda
werkt al aan een 'virtuele studiezaal'; dus
daar werd samenwerking mee gezocht.
'Digitale Balie' (zoek- en raadpleegmodu-
le) en de 'Virtuele Studiezaal' (interactieve
onderzoeksomgeving) vullen elkaar aan.
Het Gemeentearchief Rotterdam wil de
archieven en collecties die het beheert
op een samenhangende manier vind
baar maken via één online loket, de
Digitale Balie. Als je deze bevraagt over
een bepaald onderwerp, moet je daarover
Het Gemeentearchief Rotterdam wil
de archieven en collecties die het
beheert op een samenhangende
manier vindbaar maken via één online
loket, de Digitale Balie.
alle relevante stukken kunnen vinden
die het Gemeentearchief Rotterdam in
huis heeft. Het gaat dus niet alleen om
het vinden van de digital bom objecten,
maar ook om het vinden van de gedigi
taliseerde objecten én digitale informatie
over analoge objecten die het gemeen
tearchief bewaart. Het Gemeentearchief
Rotterdam beschikt immers over een
enorme hoeveelheid 'objecten', in aller
lei soorten en maten, en op verschillende
wijzen beschreven. Die beschrijvingen,
de metadata, zitten echter opgeslagen in
verschillende losse databases. Ze zijn niet
gekoppeld en ze maken gebruik van eigen
software en computertaal.
Het Gemeentearchief Rotterdam is
daarom op zoek gegaan naar een manier
om de bestaande databases te koppelen
aan de Digitale Balie, met behoud van alle
informatie. Een extra database is aange
legd en wordt bevraagd vanuit de Digitale
Balie. De velden in de 'raadpleegdatabase'
zijn opgeslagen in XML en gelinkt met
velden uit de verschillende 'beheerdata-
bases', zodanig dat als je iets verandert
in een beheerdatabase, ook de beschrij
ving verandert in de raadpleegdatabase.
De zoekmogelijkheden worden bepaald
door de keuze van metadata in de raad
pleegdatabase. Het gemeentearchief heeft
daarom een lijst met beschrijvende meta
data vastgesteld die alle archiefbeherende
afdelingen moeten gaan gebruiken. Die
lijst is gebaseerd op ISAD- en ISAAR-stan-
daarden, richtlijnen voor het maken van
archivistische (ISAD) en archivistische
geautoriseerde beschrijvingen (ISAAR).
De beschrijvende metadata zijn van
belang bij het beheer van de collecties en
archieven, maar ook voor de ontsluiting
in de Digitale Balie.
De stukken worden niet als losse
treffers aangeboden, maar in hun con
text. Je kunt van het ene object naar
het andere doorklikken en grasduinen
in de archieven en collecties en deze in
samenhang bekijken. Je krijgt relevante
informatie over het geheel en de samen
stellende delen. Binnen de Digitale Balie
zijn er onderzoeksomgevingen (de virtu
ele studiezaal) speciaal voor doelgroepen/
gemeenschappen. In het beleid moeten
deze doelgroepen/gemeenschappen nader
worden onderkend en de behoefte wor
den vastgelegd. Het publiek kan partici
peren middels het aanbieden van digitale
objecten en van metadata. Uiteraard is
een voorwaarde dat expliciet wordt vast
gelegd van welke soort (rechts)persoon
de metadata afkomstig zijn. De betrouw
baarheid van de informatie staat immers
voorop.
Inmiddels is er een 'proefdatabase' aange
legd met een (beperkte) set metadata. Ook
is een eerste prototype van de Digitale
Balie opgeleverd. Ook dat hoort - net als
Je kunt van het ene object naar het
andere doorklikken en grasduinen in
de archieven en collecties en deze in
samenhang bekijken.
het opdelen van het project in behapba
re stukken - tot het 'zachte landen'. Een
concreet product houdt de moed er in.
We zijn nu in de fase waarin we het
systeem intern en met collega's van bui
ten gaan uitproberen. We testen de func
ties en bekijken wat handig is en wat niet,
wat we missen, et cetera. In het najaar
hopen we een definitief functioneel ont
werp te hebben, zodat de programmeur
kan gaan bouwen.
digitaliseringen informatisering
digitalisering en informatisering I
Door Peter Horsman en René Spork
In de voorafgaande artikelen beschreven we de wil
van het Gemeentearchief Rotterdam om een digitaal
depot (E-depot) te bouwen voor de te verwachten
opname van digitale bestanden. De uitgangspunten
waren simpel: de bouw moest binnen het bestaande
budget worden gerealiseerd en het E-depot moest
passen in de bestaande organisatie. Bovendien zou
den de resultaten vrijelijk voor andere archiefdien
sten beschikbaar zijn, zowel de documentatie als de
software. Dat laatste betekende de keuze voor open
source software. Het depot zou verder zodanig in
de technische en functionele infrastructuur moeten
passen dat bezoekers met één zoek- en raadpleegin-
terface zowel analoge als digitale bestanden zouden
moeten kunnen vinden, ongeacht het type materiaal.
Die mooie voornemens begonnen echter op een
utopie te lijken. Het was toch wat ingewikkelder dan
aanvankelijk gedacht of gehoopt.
Eerst denken, dan doen... en uiteraard klein beginnen. Dan kun je
nooit hard vallen, alleen zacht landen.
Plateaus
Boodschappenlijst
Beheren en raadplegen
Grasduinen
Peter Horsman is docent en coördinator onderzoek
bij de Archiefschool. Hij is als adviseur betrokken bij
het E-depotproject van het Gemeentearchief Rotterdam.
René Spork is projectleider Digitale Dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam.
archievenblad
juni 2008
juni 2008
archievenblad
