bouuuaan
cultureel erfgoed
beschikte (nog) niet over een archiefbe
waarplaats. Als eerste stap om naar een
oplossing voor dit probleem te zoeken is
het archief goed in kaart gebracht. "Het
bleek veel minder te zijn dan we had
den verwacht, maar voor de periode tot
de gemeentewording in 1984 en rijp
voor overdracht, toch nog 65 strekkende
meter. Gezien het feit dat het zoveel min
der was, hebben we vervolgens de moge
lijkheden onderzocht om het beleidsar-
chief te digitaliseren. Dat had voor ons
archief in het depot in het eigen stadhuis
te houden. Dit blijkt met slimme aan
passingen toch te kunnen voldoen aan
de wettelijke normen van een archiefbe
waarplaats.
De opdracht diende Europees te wor
den aanbesteed. Het was voor Kreuwels
geen optie om de digitalisering zelf met
medewerkers ter hand te nemen. "Het is
niet onze core business en je hebt partijen
die het beter, sneller en tegen lagere kos
ten kunnen." Alvorens de aanbesteding
te starten heeft Stadsarchief Almere, in
samenwerking met externe adviseur Anjo
Galiart en het bedrijf X-Cago, een dege
lijke pilot uitgevoerd om te bekijken wat
de resultaten van de digitalisering van de
beleidsarchieven zouden zijn. Galiart: "De
pilot heeft ons het projectplan opgeleverd
op basis waarvan we de aanbesteding kon
den schrijven. Eisen met betrekking tot
kwaliteit, foutpercentages, de te hanteren
bestandformaten en de wijze van trans
port en opslag van de (digitale) dossiers.
Deze goede voorbereiding heeft zich uit-
archieven en collecties
archieven en collecties
Het Stadsarchief Almere staat op
de drempel van een nieuwe fase, na de
oprichting in 2002. Het werk zal in
omvang aanzienlijk toenemen, onder
meer door de overdracht van de gemeen
telijke archieven. Uitbreiding van het
archief als het gaat om formatieplaatsen
is een logisch gevolg. Zeker als je kijkt
naar andere gemeenten van een vergelijk
bare omvang, scoort Almere ver onder de
landelijke norm. Gezien de historie is dat
natuurlijk niet vreemd. De gemeenteraad
buigt zich dit jaar over de toekomst van
het Stadsarchief.
Kern van de missie van Stadsarchief
Almere is het leveren van een bijdrage
aan de identiteit van Almere en de onder
linge samenhang van haar bevolking.
Daarbij wordt het belang van de modern
ste digitale technieken bij het uitvoeren
van de reguliere taken onderstreept. Wie
een blik werpt op de exposities - zo'n drie
a vier per jaar - en de publieksactivitei
ten die het Stadsarchief ontplooit, moet
concluderen dat veel aandacht wordt
besteed aan exposure. Stadsarchivaris
Ellis Kreuwels: "Wat een archief is en kan
betekenen voor een stad was aanvankelijk
onbekend voor het grote publiek. Zowel
in als buiten het stadhuis, waar we wer
ken. Dan is het belangrijk jezelf te laten
zien. Beeldmateriaal is een sterk medium
dat een breed publiek aanspreekt. Mede
door de hulp van onze vrijwilligers bij het
beschrijven van zo'n 14.000 foto's heb
ben we een groter draagvlak gecreëerd.
Het verwerven van andere archieven is
tot dusver gebeurd in het kader van bre
dere projecten, bijvoorbeeld voor 'Geloof
in Almere!', thema van de Week van de
Geschiedenis 2006. Het voltooien van
een afgewogen acquisitieplan maakt ten
slotte deel uit van de voorstellen in de
strategienota."
betaald nu het project loopt en wij precies
weten hoe we controles moeten uitvoe
ren en hoe we kwaliteit kunnen meten."
Uiteindelijk kwam Karmac Informatie
Innovatie uit Lelystad als 'Economisch
Meest Voordelige Inschrijving' (EMVI) uit
de aanbesteding naar voren.
Kreuwels: "Voor ons was consistentie,
dus fysiek en digitaal is één-op-één, en
integriteit van de dossiers een belangrijk
uitgangspunt. We wilden er zeker van zijn
dat documenten en tekeningen die fysiek
tot hetzelfde dossier behoren, ook digitaal
aan elkaar gekoppeld zouden blijven. Dat
heeft Karmac ondervangen door alles in
één straat te scannen, met een document
en een grootformaatscanner gekoppeld
aan één pc. Tabbladen zorgen voor de
herkenning van de verschillende dossiers,
die de nodige indexen en beschrijvingen
meekregen." De service partner levert de
scans aan in verschillende outputforma-
ten. In de eerste plaats is dat een TIFF-
bestand, zodat er niets verloren gaat van
het oorspronkelijke dossier. Dit is belang
rijk als archief back-up om er bijvoorbeeld
in de toekomst nieuwe toepassingen mee
te ontwikkelen. Dit formaat is mede van
wege de omvang echter niet geschikt om
Optical Character Recognition (OCR) op
toe te passen. Daarom wordt het bestand
geconverteerd naar een JPEG-formaat.
Na de OCR-bewerking wordt het bestand
omgezet naar PDF (zowel tekst als image).
De dossiers in PDF worden gekoppeld aan
de beschrijvingen die vooraf zijn aange
bracht en dat maakt het mogelijk docu
menten eenvoudig terug te vinden, wan-
Belangrijk onderdeel van het
Almeerse erfgoed is het beleidsarchief van
de gemeente. Dit loopt uiteen van bouw
tekeningen en nota's tot vergunningen
en wetgeving en reikt terug tot de jaren
'70 van de vorige eeuw, toen de polders
bestuurd werden door de voorloper van
de gemeente, het Openbaar Lichaam
Zuidelijke IJsselmeer Polders (OL ZIJP).
Voor wie de schepping van een new town
wil bestuderen, kan niet om dit archief
heen. Het depot waarin deze documenten
liggen opgeslagen, voldeed niet aan alle
wettelijke eisen die worden gesteld aan
een dergelijke archiefomgeving; Almere
het voordeel dat je het fysieke archief
niet meer per se in eigen huis hoeft op te
slaan, terwijl je de stukken toch op een
professionele manier beschikbaar maakt.
Dat hebben we afgezet tegen de kosten
voor het bouwen of inrichten van een
nieuwe archiefbewaarplaats die aan alle
eisen zou voldoen. Mede ingegeven door
de kwaliteitsslag die we willen slaan heb
ben we voorgesteld het beleidsarchief
te laten digitaliseren." De gemeenteraad
heeft in 2005 budget vrijgemaakt (voor de
dossiers vanaf medio jaren '70 tot en met
1994). De verwachting is dat het project
deze zomer wordt afgerond. Inmiddels is
gebleken dat'het tóch mogelijk is om het
neer deze eenmaal gepubliceerd zijn in de
archiefapplicatie Scope. "Zodra de bestan
den op een externe harde schijf worden
aangeleverd, voeren we steekproefsgewijs
een controle uit om te zien of de afspra
ken in het contract worden nageleefd. Tot
nog toe blijven de resultaten erg goed met
een foutpercentage dat beduidend onder
de gestelde grens van 0,5 procent blijft",
aldus Galiart die belast is met het testen.
"Knelpunten worden snel verholpen."
Op de goede weg
Kreuwels stelt vast dat de digitali
sering naar tevredenheid verloopt. "Het
materiaal dat gescand is, komt beschik
baar. Nu is het zaak de webinterface en de
koppelingen met de bestanden te verbe
teren. Dan leveren wij pas echt een goede
service." De toegankelijkheid van het
beleidsarchief op www.almere.nl/stadsar-
chief neemt toe, zeker wanneer aan het
eind van het project zo'n 200 meter is
gescand. De dossiers beschikken over een
uniek nummer en de rubricering zie je in
het zoekscherm steeds terug. Dat maakt
het mogelijk ook aanverwante stukken op
te roepen. In 2010 komen de dossiers van
1984-1989 online en in 2015 zal ook tot
en met 1994 beschikbaar komen voor het
publiek. Gewerkt wordt aan de mogelijk
heid om de meer actuele dossiers nu al
voor de Almeerse ambtenaren toeganke
lijk te maken via het intranet.
Er is voor gekozen om de fysieke bestan
den te bewaren. Vooralsnog lijkt een keuze
voor substitutie voor deze archiefstukken,
die zo belangrijk zijn voor het ontstaan
van new town Almere, niet voor de hand
liggend. Dit betekent wel dat Almere werk
moet gaan maken van een archiefbewaar
plaats. Zodra die wordt gerealiseerd, kun
nen we concluderen dat Almere met haar
stadsarchieven digitaal en fysiek op de
goede weg is.
18
19
Almere, stad met een jong verleden maar met steeds
meer archief (foto Geert fotografeert).
Complexe dossiers
Stadsarchief Almere is genomineerd
voor de VIP Applicatie van het Jaar
2007. Het gaat in het bijzonder om het
digitaliseren van de beleidsarchieven
van de gemeente Almere door Karmac.
VIP is een toonaangevend vakblad op
het gebied van documentmanagement.
De lezers en redactie van het tijdschrift
kennen jaarlijks een prijs toe aan de
meest aansprekende toepassingen.
Het is opvallend dat een archiefappli
catie zich kan meten met toepassingen
voor Enterprise Content Management.
Het geeft aan dat innovatie in het
archiefdomein wordt gewaardeerd door
kenners in de markt.
Almere
Door Teun Putter
Met de digitalisering van zijn beleidsarchie
ven heeft Stadsarchief Almere een groot
deel van het 'cultureel erfgoed' voor internet
toegankelijk gemaakt. Zowel voor het publiek
als voor het ambtelijke apparaat betekent dat
een flinke stap vooruit. Dit complexe project
geeft aan dat het Stadsarchief Almere open
staat voor innovatie en groei, net zoals de
stad zelf. Reden te meer om het project en de
ambities onder de loep te leggen.
Reikwijdte vergroten
Almere-buiten (foto Geert fotografeert).
Integriteit
Kwaliteitsslag
De C-passage in het stadhuis vanAlmere.de plek waar het
stadsarchief zijn schatten in exposities aan het publiek kan
laten zien (foto Gemeente Almere).
Teun Putter is freelance journalist.
ybÉtivk
archievenblad
april 2008
april 2008
archievenblad
