1LJIF
jaren - is microfilm nog steeds aanzienlijk
goedkoper dan digitale opslag. Hoe snel
en in welke mate opslag en onderhoud
van digitale informatie in prijs zal dalen
is moeilijk te voorspellen. Feit is wel dat
we op dit punt zowel nationaal en inter
nationaal onze kennis en ervaring probe
ren te delen met onze relaties. We werken
gezamenlijk aan de beste oplossingen en
streven naar digitale duurzaamheid."
Tijden veranderen. En alles lijkt op
dit moment sneller te gaan dan ooit. Als
marktleider op het gebied van de micro
grafie kwamen voorheen de opdracht
gevers bijna als vanzelf bij MicroFormat
terecht. Die tijd is definitief voorbij, de
digitale concurrentie is groot. Wat merkt
MicroFormat daarvan? Baars: "De manier
waarop tegenwoordig opdrachten worden
verstrekt, is enorm veranderd. Voorheen
was die vaak gebaseerd op het vertrou
wen van jarenlange relaties die je zorg
vuldig had opgebouwd. Onder andere de
dienstverlening, service en de zorg voor
de materialen waren aspecten die de
doorslag gaven bij het gunnen van een
opdracht. Nu gaat het veel meer om geld.
In de huidige markt worden opdrachten
veelal via (Europese) aanbestedingen ver
geven en is prijs daarbij vaak de belang
rijkste wegingsfactor. Logisch dat prijs
belangrijk is, maar ik ben van mening
dat prijs niet uitsluitend de doorslag mag
geven. Ik blijf daarom hameren op kwa
liteit in de lengte en de breedte." En tot
besluit van z'n betoog zegt Jaap: "Kijk, het
is voor ons hoe dan ook een uitdaging om
over het voetlicht te krijgen dat er meer is
dan het digitale proces alleen. Aspecten
als ontsluiting, toegankelijkheid, innova
tief denken en doen. En niet te vergeten
blijvend anticiperen op een veranderende
toepassing of vraag in de toekomst. Juist
in de unieke combinatie van kennis en
visie ligt onze kracht."
In zijn kwaliteitsvisie staat Jaap Baars
niet alleen. "Met dank aan de Koninklijke
Bibliotheek en het Nationaal Archief is
Nederland heel ver op het gebied van pre
serveren van archieven. Dat vertaalt zich
richting de toeleveranciers en partners in
de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld
I 29
"Nederland beschikt over kilometers
cultuurhistorisch materiaal. Zeer waarde
vol voor onze samenleving en ons nage
slacht. De huidige digitale technieken
maken het mogelijk om dit materiaal
voor een groot publiek toegankelijk te
maken," aldus Jaap Baars. "Welbeschouwd
is Nederland in dit opzicht beslist een
bevoorrecht land. De overheid stelt jaar
andere België, Engeland, Duitsland en
Tsjechië weten we dat het merendeel daar
nog verfilmd wordt. Maar ook daar zal in
de nabije toekomst meer en meer een ver
schuiving plaatsvinden richting digitaal.
In feite exporteren we als MicroFormat
onze digitale kennis en ervaring naar deze
en inmiddels ook andere landen, zoals
Rusland."
Gedigitaliseerde documenten bieden
de mogelijkheden van grote toegankelijk
heid. Je hoeft niet meer naar een biblio
theek, een provinciaal archief of een ander
land af te reizen om iets te bekijken. Dat
kun je gewoon vanuit je luie stoel thuis
of op kantoor. Nog lang niet alles staat
op internet, maar daar gaat het wel naar
toe. Jaap Baars daarover: "Ik kan me voor
stellen dat er aparte zoekmachines komen
voor ons cultuurhistorisch erfgoed.
Nu hebben we Google of Wikipedia, maar
ik verwacht dat er in de toekomst speci
fieke zoekmachines komen voor deelge
bieden. Dat is buitengewoon zinvol."
Feit is dat digitaal absoluut de meeste
lijks miljoenen euro's beschikbaar om
ons historisch erfgoed te conserveren en
te preserveren. Bureau Metamorfoze, Het
Geheugen van Nederland en SenterNovem
zijn hiervan toonaangevende voorbeel
den. Andere landen kennen die subsi
dies niet of nauwelijks," vervolgt Baars.
"En op het gebied van digitaliseren heeft
Nederland een voorsprong op de rest van
Europa. Van onze vestigingen in onder
mogelijkheden kent. De digitale toe
passingen voor zowel de profit als
non-profit markt zijn ongekend groot.
Zo kunnen gemeenten voor hun inwo
ners bijvoorbeeld de volledige fotocollec
ties op het web publiceren, maar ook aan
zakelijke klanten digitale dossiers tegen
betaling beschikbaar stellen. Baars ver
volgt: "Wij vertrouwen inmiddels op de
digitale duurzaamheid, maar we houden
de microfilm voorlopig nog even warm.
Voor het behoud op de lange termijn
- denk daarbij in termen van honderden
aan zowel microfilm als digitale beelden.
MicroFormat gelooft heilig in de deskun
digheid en expertise van de Koninklijke
Bibliotheek en het Nationaal Archief.
In het streven naar duurzame kwaliteit
zijn we bijvoorbeeld sinds het begin actief
betrokken geweest bij het formuleren en
het aanscherpen van essentiële kwaliteits
normen. Een sprekend voorbeeld daarvan
is dat we al tien jaar vaste toeleverancier
zijn van het Metamorfoze-project. Je zou
bijna kunnen stellen dat MicroFormat
verweven is met het werken volgens de
'Metamorfoze-methodiek'."
Momenteel investeert MicroFormat
op grote schaal in het digitale machine
park en de digitale deskundigheid van
haar medewerkers. "Ik wil koste wat kost
dat onze huidige en natuurlijk onze toe
komstige klanten de hoogst haalbare
kwaliteit krijgen," aldus Jaap. "We bou-
wen vandaag om te kunnen wat morgen
van ons wordt verwacht. Daarbij is bij
voorbeeld ook een verregaande automati
sering van de scan- en digitale processen
een belangrijke factor om onze kosten te
beheersen en een gunstige prijs-kwaliteit-
verhouding te realiseren."
Jaap Baars tot besluit: "Wij zullen in de
toekomst steeds meer gaan naar totaal
oplossingen in plaats van enkelvoudige
digitale plaatjes. Het gaat immers om de
context. Wat wilt u? Wie zijn uw doel
en gebruikersgroepen? Duurzaamheid?
Presentatie? Efficiency-verbetering? Of
toevallig toch die specifieke en op maat
gesneden combinatie. Van macro naar
micro of digitaal formaat."
Digitale concurrentie
Jaap Baars in het kort
Jaap Baars (1946) studeerde wis- en
natuurkunde en werkte onder andere
bij TNO aan de ontwikkeling van infra-
roodtechnologie. Nadat hij namens
Buitenlandse Zaken vertegenwoordigd
was in internationale researchgroepen
werd hij door de NATO gevraagd om
een elektro-optisch laboratorium op te
richten. Toen hij in 1995 gepolst werd
om eens bij MicroFormat te gaan praten
over mogelijke participatie, zag hij dat
in eerste instantie niet zitten. "Komend
uit de high-techwereld leek het me
aanvankelijk nogal 'old fashioned1.
Niet echt iets voor mij. Ik ben toen
toch maar gaan praten en dertien jaar
later zit ik er nog." Behalve de opmars
van de digitalisering heeft MicroFormat
onder leiding van Baars ook haar vleu
gels naar het buitenland uitgeslagen.
Niet alleen met diverse toonaangevende
internationale projecten zoals 'WWI
Burnt soldiers documents' en het kran
tenproject 'Newsplan 2000', maar ook
met de opzet van vestigingen in onder
andere Engeland, België en Tsjechië.
Momenteel worden de mogelijkhe
den onderzocht voor dienstverlening
in Rusland. Ook andere vormen van
schaalvergroting sluit hij voor de toe
komst niet uit: "Ik kan me zo voorstel
len dat we in deze branche een conso-
lidatiefase krijgen. Dan is het eten of
gegeten worden."
Duurzame kwaliteit
Het kantoor van MicroFormat in Lisse (foto
MicroFormat).
april 2008 archievenblad I
MicroFormat Systems werd in 1977 opgericht.
In eerste instantie lag de primaire focus op
de microverfilming van documenten. Al vrij
snel daarna ging MicroFormat zich meer en
meer toeleggen op het toegankelijk maken
van documenten. Onder andere door kranten
te verfilmen op microfiches. Dit bleek des
tijds een absoluut gat in de markt te zijn.
Met het 30-jarig jubileum net achter de rug
is de wereld van MicroFormat niet meer
dezelfde als in 1977. Anno nu is het 'format'
digitaal. "Maar", zegt algemeen directeur
Jaap Baars, "digitaal is geen toverwoord en
evenmin zaligmakend. Zonder onze analoge
kennis, kunde en ervaring zouden wij van
daag niet kunnen wat we morgen moeten
doen."
Schaalvergroting
Het digitalisering van oude documenten in bedrijf (foto
MicroFormat).
archievenblad
april 2008
Met het oog op morgen
Drs.Jaap Baars, algemeen directeur van MicroFormat (foto
MicroFormat).
Henk Velders is tekstschrijver bij Campaigns@Results
BV, Leiderdorp.
digitaliseringen informatisering
Door Henk Velders
digitaliseringen informatisering
