Vervanging
archiefbescheidecliëntendossiers
1
!l
1
management
management
Wel was in 1995 onderzoek gedaan
naar de rechtskracht van de digitale
reproducties. Geconcludeerd werd toen
dat er nauwelijks risico wordt gelopen
door de vervanging van analoge docu
menten door digitale reproducties. In de
tussentijd hadden zich ook geen proble
men voorgedaan.
Er werd een kleine werkgroep ingericht
waarin procesmanagement, juridische
zaken, functioneel beheer en documen
taire informatievoorziening zijn verte
genwoordigd. De werkgroep stelde als
eerste een werkplan op, met als doel de
archivering volledig conform de geldende
wetgeving te gaan regelen.
In vier stappen wordt gewerkt aan het
vaststellen van een besluit tot vervanging
van archiefbescheiden en de bekendma
king daarvan.
Allereerst werd vastgesteld in welke
werkprocessen sprake is van vervanging
volgens de Archiefwet 1995 en in welke
systemen de digitale reproducties worden
opgeslagen. Alle proceseigenaren werden
geïnterviewd om antwoord te krijgen op
de volgende vragen:
Worden documenten in het werkproces
vervangen?
•Zo ja, zijn dit alle documenten in dit
werkproces of slechts een deel?
Hoe wordt vervangen (de soort vervan
ging: van analoog naar digitaal, van
digitaal naar analoog of anders)?
In welk systeem worden de reproduc
ties opgeslagen?
Gaat het om te bewaren documenten?
Uit de inventarisatie bleek dat er op één
beleidsveld sprake was van vervanging
in de zin van de Archiefwet, namelijk
het beleidsveld Sociale Zekerheid. Bij
de andere beleidsvelden van de Dienst
Inwonerszaken was geen sprake van ver
vanging van archiefbescheiden, omdat
na digitalisering de oorspronkelijke ana
loge documenten ook bewaard bleven.
Bij Sociale Zekerheid gaat het om cliën
tendossiers. Dossiers die op grond van
de VNG-selectielijst niet voor bewaring
in aanmerking komen, maar op termijn
vernietigd mogen worden. Daar worden
analoge documenten gedigitaliseerd en
opgenomen in het zogeheten DIS-systeem
(Documentair Informatiesysteem van
de dienst Inwonerszaken). De originele
archiefbescheiden worden hierna vernie
tigd. De inventarisatiefase was eind juni
2007 afgerond. Na de inventarisatie werd
de archiefinspectie op de hoogte gesteld
van de inventarisatie en de vervolgstap
pen.
Voordebeschrijvingvandevervanging
werd de meest actuele Conceptbeleidsregel
digitale vervanging van de LOPAI als richt
lijn gehanteerd. Daarnaast werden de
Leidraad voor vervanging van archiefbeschei
den van het Gemeentearchief Rotterdam
en de inhoudsopgave van het Handboek
substitutie van de Kamer van Koophandel
gebruikt. Met de te beschrijven onder
werpen uit deze documenten werd een
inhoudsopgave voor het Handboek ver
vanging archiefbescheiden in het Digitale
Informatiesysteem (DIS) van de dienst
Inwonerszaken opgesteld.
Het Handboek begint met een verantwoor
ding, waarin het archiefwettelijk kader en
de procedure zijn opgenomen. In hoofd
stuk twee is een beschrijving gegeven van
de te vervangen archiefbescheiden: hoe
zien ze eruit, waaruit komen ze voort,
hoe is de samenhang met andere archief
bescheiden en wat is de waarde voor de
organisatie en voor recht- en bewijszoe-
kenden? In het derde hoofdstuk is het ver
vangingsproces zelf beschreven. Aan bod
komen onder andere het scannen, de regi
stratie, de opname in het beheersysteem
en de kwaliteitsprocedure. Hoofdstuk 4
beschrijft de technische inrichting van
het DIS. Aan bod komen de algemene
eisen die aan het systeem worden gesteld,
het zoeken en vinden van documenten,
hoe het systeem omgaat met documen
ten zoals logging, het gebruik van meta
data, de archieftaken (inclusief selectie en
vernietiging). Het vijfde hoofdstuk gaat
in op het duurzame beheer en de beschik
bare middelen voor duurzaam beheer.
In een bijlage bij het Handboek zijn de
werkprocessen van de dienst IZ opgeno
men waarin de vervanging van archiefbe
scheiden plaatsvindt.
Voor het schrijven van dit Handboek was
een strakke planning opgesteld en werden
de taken verdeeld over deelnemers van de
werkgroep. Eind september 2007 was het
Handboek klaar voor een eerste bespreking
met de archiefinspectie. De archiefinspec
tie was over het algemeen tevreden over
de inhoud. Alleen moest een gedetailleer
dere beschrijving van de selectie en ver
nietiging van de documenten in het DIS
worden opgenomen.
Op basis van de inventarisatie en
de beschrijving werd het besluit tot ver
vanging voorbereid. Daarvoor gebruikte
de werkgroep de modellen voor besluit
en bekendmaking die zijn opgenomen
in de Conceptbeleidsregel digitale vervan
ging van de LOPAI en in het Handboek
Archiefregelingen van SDU Uitgevers.
De archiefinspectie is nu officieel gevraagd
advies uit te brengen over de vervanging
van archiefbescheiden zoals beschreven
in het Handboek. Eind januari 2008 heeft
zij aangegeven geen bezwaar te hebben
tegen de werkwijze zoals beschreven in
het Handboek. Dit advies zal samen met
het conceptbesluit en de concepttekst
van de te publiceren bekendmaking in
het voorjaar 2008 aan de zorgdrager (de
gemeente Arnhem) worden voorgelegd.
Belangrijk voor het besluit is het soort
besluit. Volgens Lautenbach en Van der
Vlies is het besluit van de zorgdrager tot
vervanging van archiefbescheiden niet
gericht op publiekrechtelijk rechtsgevolg.
Het is dus geen besluit in de zin van de
Algemene wet bestuursrecht, noch een
andere publiekrechtelijke rechtshande
ling, maar het is een feitelijke handeling.
Dit heeft onder meer als consequentie dat
burgers tegen een besluit tot vervanging
geen bezwaar en beroep ingevolge de Awb
kunnen instellen, maar wel de burger
lijk rechter kunnen inschakelen.1 Om te
voorkomen dat burgers bezwaar maken
tegen het besluit en dat dit vervolgens
'niet ontvankelijk' moet worden verklaard
is de tekst van de conceptbekendmaking
aangepast. Weggelaten is de tekst: "Tegen
dit besluit kan iedere belanghebbende op
grond van artikel 3.13 van de Algemene
Wet Bestuursrecht schriftelijk aan bur
gemeester en wethouders uiterlijk op
(termijn 8 weken) dan wel mondeling op
de zitting van (tijd) op in (plaats) zijn
haar zienswijze naar voren brengen."
Op grond van het positief advies
van de archiefinspectie gaat de gemeente
Arnhem (de zorgdrager) het besluit op
grond van bovengenoemde documenten
nemen. Vervolgens zal de bekendmaking
gepubliceerd worden.
Het Handboek zal bij elke wijziging
in de werkwijze of het systeem geactuali
seerd worden. Bij iedere opname van een
nieuwe categorie documenten in het DIS
zal het Handboek moeten worden aange
past en opnieuw een besluit tot vervan
ging worden genomen en gepubliceerd.
Het oude besluit vervanging heeft name
lijk geen betrekking op deze nieuwe cate
gorie archiefbescheiden. De beschrijving
van de selectie en vernietiging (welke
archiefbescheiden hoe selecteren en wan
neer vernietigen?) moet ook worden uit
gebreid.
Om de interne procedure voor het nemen
van een besluit vervanging te vereenvou
digen zal vervangen, net als vernietigen,
uitlenen en overdragen, worden opgeno
men in het Besluit mandaat, volmacht en
machtiging 2004 en gemandateerd aan de
directeuren van de diensten. Dit houdt in
dat niet meer elke wijziging hoeft te lopen
via het bestuurlijke besluitvormingspro
ces, maar door de directeur IZ kan worden
vastgesteld en gepubliceerd.
Ook buiten het besluit tot vervanging
moet nog het een en ander gebeuren.
De vervanging van deze cliëntendossiers is
namelijk een verwerking zoals beschreven
in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Dit heeft tot gevolg dat in een aantal
gevallen het nodig kan zijn expliciet aan
betrokkenen te vragen of de verwerking
(dat wil zeggen het vervangen en ver
nietigen van de archiefbescheiden) mag.
De dienst Inwonerszaken zal dit in haar
procedures mee moeten nemen. Ook
moet het DIS-systeem worden opgeno
men in de lijst met persoonsregistraties
van de gemeente Arnhem.
Al met al hebben we toch met vier
mensen en met de medewerking van de
archiefinspectie bijna een jaar gewerkt
aan dit traject. Door de goede planning
en inzet van de betrokken medewerkers
is het bij dit jaar gebleven. Ook het feit
dat het DIS een stabiel systeem is met een
goed beschreven en eenvoudig functio
neel ontwerp werkte daaraan mee. Een
bijkomend voordeel is dat het belang van
goed beheer van archiefbescheiden weer
eens onder de aandacht van proceseige
naren is gebracht. Bij de beleidsvelden
waar geen archiefbescheiden worden ver
vangen is nog genoeg te verbeteren op
dit terrein. Daar gaan we ook mee aan de
slag.
Een soortgelijk vervangingstraject voor
het digitale archiefsysteem DIGA (Digitaal
Arnhem), dat sinds januari 2007 in de
lucht is, zal naar verwachting veel langer
gaan duren. DIGA is een veel complexer
systeem, waarvoor niet kan worden terug
gegrepen op een helder en stabiel func
tioneel ontwerp. Daardoor zal vooral
de beschrijving van procedures en de
gebruikte techniek een stuk lastiger zijn.
De beschrijving van de vervanging in het
DIS was een behapbare klus die geklaard
moest worden; de beschrijving van de
vervanging in DIGA is meer iets waar je
liever niet aan begint.
24
25
Door Marian van de Wetering
In februari 2007 ontving de dienst Inwoners
zaken van de gemeente Arnhem een brief
van de gemeentelijke archiefinspecteur
waarin werd gevraagd of bij de vervanging
van archiefbescheiden met betrekking tot
cliëntendossiers, die al vanaf 1995 wordt
uitgevoerd, wel de juiste procedures in acht
worden genomen. Na een kort onderzoek
bleek er in ieder geval nooit een besluit in de
zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb)
tot vervanging van archiefbescheiden te zijn
genomen.
Stap 1: Inventarisatie werkprocessen en docu
menten
Stap 2: Beschrijving vervanging
Een deel van de werkprocessen met gegevens in een
Excel-bestand.
Proceselgenasr
Naam
Waardering (1 "bewaren,
2-vernietJgen)
Worden documenten Vervangen
J/n/d (d-Oupllcaat, naast het
Zo Ja: alle/deels
Wijze van vervanging:
digitaal, microfilm, anders
Gebruikte applicatie
Wijze
archiverin
1
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het beoordelen van een aanvraag BB van een
bestaande cliënt
2
II
1 i
t
4
1
Digitaal
Dis
2
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het beoordelen van een aanvraag BB van een nieuwe
cliënt
2
J
Aanvraagform/rapportage/be schikking/inkomens
Digitaal
Dis
3
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het beoordelen van een aanvraag voor categoriale BB
2
Zie ad 1 voor bestaande en ad 2 voor nieuwe
Digitaal
Dis
4
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het beoordelen van een aanvraag voor een
langdurigheldstoeslag
2
Zie ad 1 voor bestaande en ad 2 voor nieuwe
klanten. Bovendien wordt stappenplan verdisd
Digitaal
Dis
5
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het beoordelen van een aanvraag voor een
minimaregeling
2
Zie ad 1 voor bestaande en ad 2 voor nieuwe
klanten. Bovendien wordt stappenplan verdisd.
Digitaal
Dis
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen.
Het terugvorderen BB (lopende uitkering).
2
alle
Digitaal
Dis
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen,
Het uitvoeren van een heronderzoek naar rechtmatigheid
periodieke BB en WWB 65+
2
Rapportage en evt. beschikking voor
8
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Het verstrekken van de Arnhem Card
2
Zie 5
ifninimarerjflljng
GWS
10
Hot verwerken van gegevens in de
urtkerlngsadmlnistralle met betrekking lot de
minimareoellna
GWS
SSS5-
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen-
Het beoordelen van een aanvraag voor WWB 65+
Aanvraagform/rapportage/beschlkklng/lnkomens
Digitaal
Dis
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Maeltlldvoorzlenlna
Zie 5
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Uitvoeren van de voormalige vangnetregeling
n
De dossiers staan beneden in het archief.
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Uitvoeringsovereenkomst en subsidiebeschikking met
Passado In verband met de belastingservice
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Uitvoeringsovereenkomst met Passado In verband met
de formuJierenbrloede
Kopie in zakenarchief Edith, origineel m DIGA?
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Uitvoeringsovereenkomst en
subsldlebeschlkklng(Kok????7) met SWOA In verband
met de meeltlldvoorzlenlnq
Kopie in zakenarchief Edith, origineel In DIGA?
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Afdelingshoofd IZ/Aanvullend Inkomen
Afdelingshoofd IZ/Aanvullond Inkomen
Uitvoeringsovereenkomst en subsldlebeschlkklng met
8WOA In verband met de belastingservice
Kopie in zakenarchief Edith, origineel In DIGA?
Contract met ECS In verband mot het drukken van de
Arnhem Card
Kopie In zakenarchief Edith, origineel in DIGA?
Contract met Menzls Inzake Collectief Aanvullende
Ziektekostenverzekering fCAZI
Kok zoekt uit
Stap 3: Voorbereiden van het besluit
Stap 4: Het besluit
Nazorg en actualisatie
DIGA
Marian van de Wetering is beleidsmedewerker
documentaire informatievoorziening bij de gemeente
Arnhem.
Noten
1 J.J.R. Lautenbach en I.C. van der Vlies,
Uitbestedingen van archiefwettelijke werk
zaamheden. In opdracht van het Nationaal
Archief uitgevoerd door de Universiteit van
Amsterdam, Instituut voor Informatierecht
(Amsterdam 2006), 32.
archievenblad
april 2008
april 2008
archievenblad
