ISAAR(CPF):
de vergeten standaard?
ISAAR(CPF) is in de Nederlanden geïntro
duceerd in april 2006 op een studiedag van de
Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief-
en Documentatiewezen (VVBAD) te Antwerpen.5
De standaard is ontwikkeld door de Internationale
Archiefraad (ICA) in aanvulling op ISAD(G). Het
is een standaard voor authority records, wat ver
taald kan worden als genormeerde of geautori
seerde beschrijvingen (van personen, families en
organisaties). In samenwerking met de VVBAD
heeft de Archiefschool deze standaard vertaald.6
Voor de codering in XML is EAC7 ontwikkeld.
Bij ISAAR gaat het dus om genormeerde
beschrijvingen van personen, families en orga
nisaties. Dit hoeven niet uitsluitend archiefvor
mers te zijn; het kunnen ook personen en instel
lingen zijn die in een archiefcontext voorkomen
en ook auteurs en trefwoorden. Overigens geeft
ISAAR alleen regels over welke gegevens over
een persoon, familie of instelling moeten wor
den opgenomen, met andere woorden welke
velden een genormeerd 'record' heeft en de
volgorde daarvan. Over de spelling en alfabeti
sering (bijvoorbeeld de keuze tussen Den Haag of
's-Gravenhage) binnen de velden moeten op nati
onaal niveau nadere afspraken worden gemaakt.
De belangrijkste doelen die
met het gebruik van ISAAR bereikt
worden zijn: eenduidigheid en
ondubbelzinnigheid.
De belangrijkste doelen die met het gebruik van
ISAAR bereikt worden zijn: eenduidigheid en
ondubbelzinnigheid. Eenduidigheid wil zeggen
dat een entiteit met meer dan één naam (syno
niemen), één enkele aanduiding krijgt. Zo kan
er afgesproken worden dat Meester Kong, alias
K'ong-foe-tzi, ook wel Kongfuzi, Konfuzius,
Konfucius, etc., voortaan als Confucius wordt
aangeduid. Is de keuze voor een schrijfwijze
gemaakt, dan worden ook alternatieve schrij-
wijzen vermeld. Ondubbelzinnigheid houdt in
dat het duidelijk is wie achter een veelgebruikte
naam schuilgaat (homoniem), of dit nu Willem
van Oranje is, of J. de Vries. En als we dan de spe
cifieke persoon kennen is het handig te weten in
welke hoedanigheid hij handelde: als Stadhouder
van Holland en Zeeland, of als Kapitein-generaal
van de Generaliteit. Ook kan een genormeerde
beschrijving uitsluitsel bieden in geval van bij
namen, geuzenamen, pseudoniemen, et cetera.
De voordelen die dit biedt, zeker ook bij het
gebruik van zoekmachines, zijn evident. Authority
control, zoals het in de Angelsaksische literatuur
heet, vergroot de consistentie en daarmee de 'pre
cisie' en de 'vangst'.8 Een bijkomstig voordeel van
het aanleggen van genormeerde beschrijvingen is
dat ze onze kennis over de instellingen, personen
en families die beschreven worden vergroten.
Tegenover de voordelen staan eigenlijk geen
nadelen, maar er zijn wel praktische bezwaren te
noemen. Een eerste bezwaar is dat het gebruik
van genormeerde beschrijvingen ook als een
keurslijf gevoeld kan worden. Dit is vergelijk
baar met bezwaren tegen spellingsvoorschriften.
Een bezwaar van meer praktische aard vormen
de kosten. Authority control kan namelijk soms
heel wat research vragen en tijdrovend zijn.
In de praktijk kan hieraan tegemoet gekomen
worden door te beseffen dat een bestand van
genormeerde beschrijvingen nooit foutloos
en volledig hoeft te zijn. Om een voorbeeld te
geven: vanuit een plaatselijke Nederlandse situ
atie zal het veel moeite kosten om een zekere
William Smith uit Colorado met de levensjaren
1825-1879 eenduidig te onderscheiden van alle
anderen met gelijke naam. Het rendement zal in
het algemeen niet tegen de moeite opwegen. In
de Rotterdamse situatie is het wél van cruciaal
belang te weten dat Alfons Jozef de Ridder zich
bediende van het pseudoniem Willem Elsschot
en daarbij tevens te weten wat zijn relatie tot
Rotterdam was.
Dit leidt tot de conclusie dat bij het aanleggen
van een bestand van authority records het van
belang is om te beginnen op plaatselijk niveau.
Vervolgens kunnen de beschrijvingen waar
nodig op een regionaal niveau geplaatst wor-
den en daarna op provinciaal en
landelijk niveau. Wanneer het om
archiefvormers gaat, zal vanuit het
Rotterdamse een geautoriseerde
beschrijving gemaakt moeten wor
den van bijvoorbeeld de voorma
lige gemeenten die in Rotterdam
zijn opgegaan en de voormalige
waterschappen die ontpolderd zijn.
Op regionaal niveau moet
afstemming plaatsvinden over
bijvoorbeeld hoge jurisdicties,
baljuwschappen en regionale
waterschappen.9 Op provinciaal
niveau kunnen dan met name
ook de oude Hollandse geweste
lijke instellingen aan bod komen
en kan de genormeerde beschrij
ving van Raadpensionaris Johan
van Oldenbarnevelt afgestemd
worden op die van Johan van
Oldenbarnevelt als pensionaris van
Rotterdam. Volgens deze bottom-
up werkwijze kunnen gemakkelijk
waardevolle authority files ontstaan
en blijft de standaard voor verge
telheid behoed.
19
digitaliseringen informatisering
Door Chris Streefkerk
ISAD(G)1, de algemene standaard voor archiefbe
schrijving, is sinds de invoering in 1994 gemeengoed
geworden en in Nederland vrij algemeen geaccep
teerd. Hetzelfde kan gezegd worden van de code
ringsstandaard EAD.2 Ten aanzien van EAD heeft het
Nationaal Archief het voortouw genomen en op het
World Wide Web zijn talrijke voorbeelden van het
zegenrijk gebruik van EAD en ISAD(G) te zien.
Dit kan nog niet gezegd worden van ISAAR(CPF)3, de
standaard voor authority records, nauw verwant aan
ISAD(G). Deze standaard werd tijdens een research
workshop van ARMReN'1 de 'vergeten standaard'
genoemd. In Nederland is dit gelukkig niet het geval
en wordt met de invoering van ISAAR(CPF) goede vor
dering gemaakt, met name bij het Gemeentearchief
Rotterdam in het kader van het project 'De Digitale
Balie'.
Eenduidig en ondubbelzinnig
Praktische bezwaren
archievenblad
maart 2008
digitalisering en informatisering!
Willem van Oranje in viervoud. Maar welke
Willem van Oranje? Ondubbelzinnigheid, duide
lijkheid over wie achter een veelgebruikte naam
schuilgaat, is een van de belangrijke doelen van
ISAAR(CPF).
Chris Streefkerk is docent-onderzoeker bij
de Archiefschool.
maart 2008 archievenblad I
Noten
1 International Standard on Archival
Description (General).
2 Encoded Archival Description, zie:
Marion Karsch en Jan Keuning, 'EAD
en EAC - grensoverschrijdend en
grensverleggend', Archievenblad 112
(2008), nr. 1, 26-27.
3 International Standard for Archival
Authority Records for Corporate Bodies,
Persons and Families.
4 Archives and records management Research
Network, University College Londen, 26 juni
2007.
5 Jeroen Poppe, 'Studiedag Isaar(cpf)
Archievenblad 110 (2006), nr. 8, 27-29.
6 ISAAR(CPF): Internationale Norm voor
Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen
van Organisatie, Personen en Families (verta
ling van de tweede uitgave) (Antwerpen/
Leuven/Amsterdam, 2006).
7 Encoded Archival Context, t.a.p. (op dit
moment nog in beta-versie).
8 Precisie (precision) is de verhouding tussen
het aantal relevante resultaten (documen
ten, treffers) en het totaal aantal resultaten
dat door het systeem is teruggegeven.
Vangst (recall) is de verhouding tussen het
aantal relevante gevonden documenten, en
het mogelijke totaal aantal relevante docu
menten.
9 Voor wat betreft alle ooit bestaan heb
bende waterschappen in Nederland is
reeds beschikbaar: Ludy Giebels en Chris
Streefkerk, Waterschapsarchieven database
(WAD) (z.p., z.j. [ca. 1990]; webversie 2007).
http://www.jvdn.nl/Downloads/WG/WAD.pdf.
