Erfgoedinstellingen stonden aanvan
kelijk sceptisch tegenover digitaliseren.
Dat is begrijpelijk, want collectiebeheer
ders kiezen voor zekerheid. Alle reden
om er uiterst zorgvuldig mee om te gaan.
Een digitaal bestand riep daarom lange
tijd vragen op, terwijl microfilm zich al
breed had bewezen. In de industriële sec
tor stapte men al jaren geleden over van
microfilm naar digitaal, terwijl erfgoedin
stellingen de kat uit de boom bleven kij
ken omdat er vragen bleven liggen op het
gebied van houdbaarheid, opslag en for
maat. Deze vragen zijn inmiddels beant
woord: de voordelen zijn overduidelijk
en de digitale omslag is onomkeerbaar.
De nieuwe techniek heeft zich inmiddels
bewezen: gemakkelijk, efficiënt, gebruiks
vriendelijk.
Groenendijk Microfilm- en Scan
service BV (GMS) is een van de voortrek-
kers in deze nieuwe ontwikkelingen. GMS
heeft al in 2004 een boekencamera ont
wikkeld die historische bronnen vanaf
het origineel in kleur digitaliseert. Onze
accountmanager reisde vanaf die tijd het
hele land door om deze manier van digi
taliseren toe te lichten en voorbeelden
ervan te tonen. Vertegenwoordigers van
erfgoedinstellingen raakten enthousiast,
bekeken de productieprocessen en woon
den presentaties bij van GMS die leidden
tot een groot aantal opdrachten.
Aanvankelijk werd historisch materiaal
gedigitaliseerd vanaf microfilm, en dan
nog slechts op beperkte schaal. Maar
bij het scannen van microfilm wordt de
authenticiteit van het archiefstuk gemist,
omdat microfilm een zwartwit-beeld te
zien geeft. Kleur daarentegen geeft gevoel
en beleving. Een digitaal bestand in kleur
geeft het gevoel van: hier zit ik met een
(bijna) origineel archiefstuk! Authentiek.
Handschriften, lakzegels, handtekenin
gen en zelfs droogstempels komen tot
leven in een kleurenscan. Bovendien
geeft digitaliseren vanaf het origineel een
veel beter resultaat.
De ontwikkelingen gingen door, waren
onomkeerbaar, ook bij erfgoedinstellin
gen. In 2004 werd nog slechts mondjes
maat gedigitaliseerd. De volgende jaren
werden microfilmopdrachten vooral in
combinatie met digitaliseren verstrekt.
Anno 2007 wordt bijna uitsluitend gedi
gitaliseerd. Erfgoedinstellingen hebben de
knop omgezet van microfilm naar digi
taal, en ook bij GMS is het roer resoluut
omgegaan. Investeringen in machines,
software en kennis hebben die omslag
ingrijpend gemaakt. Na 25 jaar microfil
men is dit tijdperk definitief afgesloten!
Van een digitaal bestand wordt ver
wacht dat het aan bepaalde eisen voldoet.
Hierin komen onderwerpen aan bod als
halo-effect, kleurzweem, testkaarten,
tonale bereik, uitlichting, ruis, etcetera.
Zaken die we hier even kort benoemen
en toelichten:
Haloing: teveel verscherpen van de
image, waardoor er een lichte rand
ontstaat rondom contrastrijke objecten
(bijvoorbeeld tekst);
Kleurzweem: een afwijkende kleurwaas
in de scan door een foutieve witbalans;
Tonale bereik: bedoeld om de lichte
en donkere partijen goed te kunnen
onderscheiden;
Uitlichting: het belichten van het
archiefstuk, wat zoveel mogelijk gelijk
moet zijn over het gehele oppervlak;
Ruis: ongewenste lichtfluctuaties in een
afbeelding die geen deel uitmaken van
het originele object.
Om bovengenoemde punten goed te kun
nen beoordelen wordt gebruik gemaakt
van test targets. Dit zijn verschillende
kaarten die na de opname met software
worden doorgemeten.
Van de technische eisen zoals hier
voor genoemd zullen alle erfgoedin
stelling niet alles weten. Dat hoeft ook
niet, want van een servicebureau mag
worden verwacht dat het hiermee op de
juiste manier omgaat. Maar, erfgoedin
stellingen ga niet over één nacht ijs.
Laat u goed informeren! De Koninklijke
Bibliotheek heeft een eisenpakket gefor
muleerd waaraan hun digitale bestanden
moeten voldoen. Dit is ondergebracht in
het project 'Metamorfoze'. Het handboek
hiervan is te vinden op www.metamor-
foze.nl. Het project 'Metamorfoze' stelt
hoge eisen, zoals trouwens ook eerder het
geval was bij microverfilming. Slechts een
klein aantal bedrijven (waaronder GMS)
voldeed aan die eisen. GMS is de eerste
die voldoet aan de hoge eisen voor het
digitaliseren van conserveringprojecten.
De 'Metamorfozen-lat' ligt hoog en het is
voor een dienstverlener lastig om de top
te bereiken. De kwalificatie die GMS heeft
om 'Metamorfoze-projecten' uit te voeren
garandeert ook andere erfgoedinstellin
gen dat kwaliteitswerk wordt geleverd.
Wilt u digitaliseren, dan is de voor
bereiding van groot belang. Het belang
ervan wordt wel eens onderschat.
Metadata moet overeenkomen met de
gedigitaliseerde bestanden. Het servicebu
reau scant zoals de originelen worden aan
geleverd, want de scanoperators kunnen
niet beoordelen of iets wel of niet moet
worden gescand. Zij scannen dus alles dat
wordt aangeleverd. Ook bijvoorbeeld een
papiertje met een aantekening dat aan
een akte is gehecht. De keuze van wel of
niet scannen van losse bijgevoegde aan
tekeningen ligt dus bij de opdrachtgever.
Bij het microfilmen hoefde dit geen pro
bleem te zijn, want één of twee beeldjes
meer maakte niet uit. Maar bij het digita
liseren worden de beelden gekoppeld aan
databases, en daarom is een beeld meer
of minder wel degelijk van belang en kan
dus problemen veroorzaken. Oplossen
van onregelmatigheden kost meer tijd en
werk dan een gedegen voorbereiding!
De opdrachtgever maakt eerst een
heldere analyse van het te digitaliseren
materiaal. Hierbij is het zogenoemde las
tenboek erg nuttig. Daarin komen zaken
aan bod als aantal pagina's, staat van de
originelen, ontbrekende pagina's, losse of
ingebonden supplementen, uitvouwbare
pagina's, instructies over wel of niet scan
nen van voorbladen, naamgeving van de
bestanden, splitsen van opnamen, etce
tera. Een opdrachtgever moet dus nooit
zomaar zijn archieven meegeven aan de
digitaliseerder! Ook de
opdrachtnemer draagt
natuurlijk zijn verant
woordelijkheid. Die
bestaat uit het opstel
len van een gedegen
plan van aanpak,
waarin zaken worden
beschreven als trans
port en intake van de
materialen, beschrij
ven van de werkwijze,
nabewerking van de
digitale bestanden, controle, etcetera.
Allemaal zaken die van essentieel belang
zijn voor de juiste uitvoering van een
digitaliseringpro j eet.
Er komt heel wat bij kijken om een
project op de juiste manier te laten uit
voeren. Daarin is betrokkenheid en des
kundigheid van beide partijen van groot
belang. Alleen dit leidt tot een goed resul
taat. Onderschat de voorbereiding niet.
We kunnen ook hier met recht zeggen:
"Een goede voorbereiding is het halve
werk" en "Voorkomen is beter dan gene
zen!" Ook adviezen van servicebureaus
zijn van onschatbare waarde. Die bureaus
hebben vaak veel ervaring opgedaan bij
soortgelijke projecten. Ze kunnen de
opdrachtgevers behoeden voor allerlei
onvoorziene omstandigheden. Gebruik
die adviezen! En werk samen aan een per
fect en tijdloos product: digitalisering.
digitalisering en informatisering
digitalisering en informatisering
Door Cees Groenendijk
Microfilm is tientallen jaren een uitstekend
en onmisbaar middel geweest als back up.
Het was ook een handig hulpmiddel bij het
raadplegen van historisch materiaal. In
leeszalen zijn microfilmreaders nog steeds
een vertrouwd beeld. Maar dat verandert.
Digitaliseren van cultureel erfgoed is het
motto!
Bijna origineel
Vanaf 2004 zijn ook de ontwikkelingen op camera- en
scangebied bij GMS continu doorontwikkeld.Vanaf 2004
zijn jaarlijks camera's ontwikkeld waarmee technische en
ergonomische verbeteringen worden gerealiseerd.
De laatste versie is in 2007 verschenen.
Eisen digitale bestanden
Metamorfoze
Voorbereiding
maart 2008
archievenblad
Cees Groenendijk, directeur van GMS.
Lastenboek
archievenblad
maart 2008
Cees Groenendijk is directeur van GMS.
Betrokkenheid en deskundigheid
