digitaal beschikbaar
ons cultureel verleden anno nu
Paraplu overeenkomst
COLUMN
DIGITALISEREN
INDEHEREN
C U N U E R S11S LAGE N -
UUU.GMSNL.COM
DIGITALISEREN INDEXEREN CONUERSIESLAGEN
Calamiteitenservice, zorg en beheer
mam
Nu ook geconditioneerde opslag voor archieven en
museumobjecten in onze beveiligde archiefbunker
Een beredderingsabonnement op DocumentenWacht voor slechts 28,75 per jaar
gedekt bij een calamiteit:
/isotron]
Je hoeft tegenwoordig maar bij een over
heid binnen te stappen om te zien welke
invloed de automatiseringsgolf van de
laatste twintig jaar heeft gehad. Overal
zie je beeldschermen en printers en
bijna alle ambtenaren zitten braaf ach
ter een toetsenbord te werken.
Sluipenderwijs zijn we eraan
gewend geraakt en is ICT een
vaste waarde geworden. Vreemd
genoeg heeft dit veel min
der gevolgen gehad voor onze
manier van archiveren dan je
zou verwachten. Jarenlang werd
er stug vastgehouden aan de
vertrouwde manier van omgang
met analoge informatie door
dat alles werd uitgeprint en in
dossiers gestopt. Schoorvoetend
werd hier en daar een poging
gedaan om ook digitaal te archi
veren. Dit gebeurde echter te
vaak zonder de juiste kennis
van zaken: een archivaris is nu
eenmaal geen automatiseerder
en omgekeerd...
Er zijn voor de trage reactie op
de automatisering veel redenen
aan te voeren. Twee daarvan
springen er wat mij betreft uit.
Enerzijds werd vanuit de toe
zichthouders te makkelijk voor
de vertrouwde zekerheid geko
zen en anderzijds hulden de
nieuwlichters zich te graag in
een mistig vakjargon.
Dit laatste is begrijpelijk, want
Engels is de voertaal in automa-
tiseringsland. Er zijn bijzondere
talenten voor nodig om dat over
te brengen op niet-ingewijden.
Je moet kunnen afdalen uit de moeizaam
beklommen ivoren toren, zodat je men
sen van de werkvloer mee omhoog kunt
nemen voor het uitzicht. We hebben ons
onvoldoende gerealiseerd dat daarvoor
zendelingen nodig zijn en dat theologen
weinig bekeerlingen voortbrengen.
Het eerste is al evenzeer begrijpelijk. Het
doel van toezicht is het veiligstellen van
overheidsinformatie door bewaking van
de naleving van kwaliteitseisen. Wanneer
die laatste ontbreken of onduidelijk zijn,
wordt maar al te graag teruggegrepen op
bekende zekerheden. Dat werkt verlam
mend: als een nieuwe ontwikkeling niet
vooraf wordt gegaan door regulering of
standaardisering, wordt er afwijzend op
gereageerd. Het is een teken aan de wand.
Wie niet los van de regels kan komen,
heeft de achterliggende idee onvoldoende
op zich laten inwerken of krijgt daar geen
ruimte voor. Er is dringend behoefte aan
een flexibelere manier van toezicht hou
den, waarbij rekening wordt gehouden
met technologische ontwikkelingen.
Als altijd is het achteraf makkelijk oor
delen, maar in hoeverre is achteraf ver
leden tijd? Nog steeds stappen de digi
tale zevenmijlslaarzen door. Natuurlijk,
we werken aan een DMS of RMA, heb
ben (bijna) de NEN 2082 en zelfs een
(concept)beleidsregel voor vervanging in
digitale vorm. Maar waar blijft het e-depot
voor ons erfgoed? Welke garantie heeft de
burger, dat de overheidsinformatie van
onze tijd ooit in volledige samenhang,
betrouwbaar, toegankelijk en begrijpelijk
beschikbaar komt? De huidige wetgeving
gaat nog steeds uit van een overbren
gingstermijn van twintig jaar,
maar dat is een eeuwigheid als
het gaat om bits en bytes.
Dat alles is al jaren bekend,
maar van een wijziging van de
wet is nog steeds geen sprake.
Ook die mechanismen zijn ken
nelijk niet flexibel genoeg om
op de snel veranderende werk
omgeving te kunnen inspelen.
We willen de 'Informatie op
orde' hebben en werken daar
hard aan, maar lopen nog steeds
achter de feiten aan (al komen
we dichterbij).
Dat is echter nog niet alles.
Misschien moeten we er ook
aan wennen dat we weer op
een andere manier beschikbare
informatie moeten gaan gebrui
ken. Er zit namelijk een sterke
overeenkomst tussen een oor
konde en een database: alleen
een specialist kan beoordelen
wat echt en vals is en welke
waarde de geboden informatie
(contextueel) heeft. De meeste
oorkonden zijn inmiddels uitge
geven of geannoteerd en daar
mee bruikbaar voor een bre
der publiek. Een database kan
bedrieglijk toegankelijk lijken
voor een gewone computerge
bruiker, maar is dat zelden.
De directe toegankelijkheid van
broninformatie verengt zich dus. Dat is
heel begrijpelijk bij het binnentreden van
een nieuw informatietijdperk. De middel
eeuwse kloosterling kent als specialist zijn
evenknie in de ICT'er van onze tijd. Het is
aan ons om te bepalen of we het bij zo'n
constatering laten. De e-oorkonde is beter
(en sneller) geannoteerd uit te geven dan
destijds zijn analoge voorganger.
31
.ASSERDAM
isnl.com
Alle middelen, kennis en ervaring worden door GMS ingezet bij het
digitaliseren van archiefcollecties - zeker als het gaat om cultureel
erfgoed. Unieke en dus kostbare archiefstukken die met de grootst
mogelijke zorg moeten worden behandeld en waarbij uiterst hoge
eisen worden gesteld aan het digitaliseren. Bureau Metamorfoze van
de Koninklijke Bibliotheek heeft GMS erkend als een kwalitatieve en
deskundige digitaliseringspartner. Een bevestiging van onze kennis en
kunde, die al onze klanten de garantie geeft van kwaliteitswerk.
1 ,"W -V, -,.L
Gedrukte boeken
Ingebonden handschriften
Losbladige handschriften
DTB-boeken
Registers burgelijke stand
Notariële protocollen
Foto's
Prentbriefkaarten
Tijdschriften
Kranten
Technische tekeningen
overzicht van de mogelijkheden
die GMS biedt.
Documenten Wacht
16 uren deskundige beredderingshulp,
inpakmaterialen,
1 transport met eigen geklimatiseerde bus,
1 maand opslag in onze shockfreezer,
schaderapport opmaken voor o.a. de verzekering
DocumentenWacht is een service van Restauratie atelier DocumentenWacht is de officiële partner van Isotron
Sterken BV en gericht op schadepreventie Nederland BV voor gammabestraling voor de gehele Culturele
en Administratieve sector
in de Benelux en Duitsland.
HSTERKEN
1ATELIERw
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614 E. info@sterken.nl
Meer informatie op: www.documentenwacht.nl www.sterken.nl www.isotron.com
De e-oorkonde
Door Dick Bunskoeke
dick@bunskoeke.nl
Tekening: Peter Vlot.
maart 2008
archievenblad
