I 21
educatie en communicatie
educatie en communicatie
geschreven, dat gericht is op de digitale
toekomst. Dit heeft geresulteerd in spraak
makende jaarplannen met zeer uitdagende
toekomstperspectieven. De insteek is om
in een tijdspanne van vier tot vijf jaar toe
te werken naar een kleine hoogwaardige
DIV-unit op HBO-werk- en denkniveau.
Rob heeft het hoogste management en
het bestuur weten te overtuigen van de
noodzaak van een flinke investering in
de digitale documenten- en informatie
huishouding. Het resultaat is dat daarmee
de slag naar een betrouwbare informatie
voorziening en een goed gefundeerde en
efficiënte bedrijfsvoering al voor de helft
gemaakt is.
voor het ontwerpen, bouwen en testen
van de MS Access database, het maken
van de Excelsheet en het maken van de
screencast met instructievideo. Daarnaast
coördineerde hij het pilotproject, bewaak
te het tijdsplan en motiveerde de andere
leden van de projectgroep. Jouke de Boer
heeft de evaluatie van het product ver
zorgd, onder meer op basis van korte
interviews met deelnemers aan de pilot.
Zijn andere werkzaamheden bestonden
uit het verzorgen van een algemeen over
zicht van de resultaten, het koppelen van
gedigitaliseerd Document Management
Systeem en een gedigitaliseerd archief
wordt weergegeven.
Het PWAA heeft tot taak binnen drie
jaar 74 kilometer achterstanden in de
bewerking van de archieven van de rijks
overheid weg te werken. Gezien de gege
ven tijd van maximaal drie jaar kan dat
alleen als er op een innovatieve manier
wordt gewerkt. Eelko Schmeits, Pieter
Vermeij en Jouke de Boer hebben daarom
gezamenlijk een databasesysteem met
instructievideo ontwikkeld. Dit systeem
dwingt op een vriendelijke wijze unifor
mering af, geeft inzicht in de wijze waar
op collega's selecteren en geeft vraag- en
bespreekpunten duidelijk aan. Bovendien
bespaart het ontwikkelde product tijd,
onder andere omdat real time controle
en herstel mogelijk zijn en processen die
voorheen zeer bewerkelijk en grotendeels
handmatig werden uitgevoerd, nu geauto
matiseerd zijn. Het systeem is ook toepas
baar binnen andere organisaties die met
soortgelijke processen te maken hebben.
Ieder van de drie selecteurs heeft duide-
lijk een eigen aandeel in de ontwikkeling
van het databasesysteem gehad. Eelko
heeft een bijdrage geleverd aan de ana
lyse van het selectieproces en heeft de
verbeterpunten gesignaleerd. Hij heeft
vervolgens de verdere uitwerking van de
analyse op theoretisch niveau verzorgd
en zorggedragen voor de presentatie van
deze analyse. Pieter Vermeij heeft gezorgd
deze bevindingen aan de probleemanaly
se en het formuleren van conclusies.
Dankzij de inzet van Rob Sweijen
is het DIV-vakgebied duidelijk geposi
tioneerd binnen de gereorganiseerde
gemeente Haarlem. Eén van de hoofd
afdelingen binnen de nieuwe organisa
tie is de afdeling Middelen en Services.
Middelen en Services kent een acht
tal zelfstandige subafdelingen waar
onder ook de afdeling Documentaire
Informatievoorziening. Elk van deze sub
afdelingen heeft een afdelingshoofd dat
deel uitmaakt van het managementteam
van Middelen en Services. Rob maakt als
afdelingshoofd DIV dan ook deel uit van
dit managementteam. In een dergelijke
grootscheepse reorganisatie is het rede
lijk uniek dat DIV een zelfstandige afde
ling omvat. Rob heeft voor de gemeente
Haarlem een duidelijk inrichtingsplan
Op 20 maart 2008 worden de win
naars bekendgemaakt tijdens het congres
Z1NFORMATION in Utrecht. Graag wil
len we u de genomineerden voor de titel
'het DIV-talent van 2007' voorstellen en
daarbij hun door de jury geconstateerde
bijzondere prestatie memoreren.
volgens Bonnie een combinatie gewor
den van al het goede dat de overheid
en bedrijfsleven te bieden hebben; een
combinatie van de kennis en kunde die
een overheidsorganisatie kenmerkt met
de slagvaardigheid en flexibiliteit van
een bedrijf. Deze mix heeft geleid tot het
selecteren en bewerken van één kilometer
archief per maand. In de rol van coördina
tor vertaalt Bonnie de theorie, wetgeving
en verschillende organisatieculturen naar
de praktijk en zij streeft naar een efficiën
te en pragmatische werkwijze in een tel
kens veranderende omgeving waarin men
de moed heeft om 'goed is goed genoeg'
na te streven.
Marjolein Hunsche-van Dam is erin
geslaagd om op een enthousiaste en voor
iedereen begrijpelijke manier van pre
senteren het vakgebied van document-
management en archivering in een zon
nig daglicht te zetten en 'sexy'
te maken. Dit heeft zij gedaan
door het belang van digitalise
ring van dit vakgebied alsook
de toegevoegde waarde ervan
voor de bedrijfsvoering op een
dynamische en vernieuwende
manier neer te zetten.
Zij weet het belang van
klantgerichtheid op een
energieke en humorvolle
manier te behartigen. Door
de enthousiaste inzet van
Marjolein is de gemeente
Haarlemmermeer met
ingang van juli 2007
gestart met de implemen
tatie van het digitale post-
proces, waarbij in eerste
instantie alle documenten
kunnen worden verspreid,
verwerkt, beheerd en gearchiveerd.
Daarbij verzorgt zij zelf de werkin
structies, de opleiding en het oplei
dingsmateriaal voor de hele orga
nisatie. Ten slotte heeft Marjolein
het project van digitalisering van
het archief in een kort filmfrag
ment weergegeven, waarbij op een
heldere en begrijpelijke manier de
overgang van de oude manier van
werken naar het werken met een
Bonnie Nilham is als coördinator
verbonden aan het Project Wegwerken
Archiefachterstanden van vóór 1975 en
levert al twee jaar lang een bijdrage aan
het opbouwen van een effectieve pro
jectorganisatie. Het project neemt actief
deel aan de continue ontwikkeling van
het DIV-vak en de processen die daar
mee samenhangen. Het project PWAA is
Even voorstellen:
de genomineerden voor de ITdlentprijs 2007!
Door Maartje Weesie*
Rob Sweijen.
Maartje Weesie is Medewerker Marketing en
Communicatie bij de TTP Groep in Leusden en schreef
dit artikel namens de jury van de TTP Talentprijs 2007
die bestaat uit: J.C.M. Cox, SOD; R. Hermans, Erfgoed
Nederland; F. van Kan, KVAN; W.A. Hoffstadt, InterLAB
en K. Duyvelaar, VNG. E-mail: info@ttp.nl
archievenblad I
Eelko Schmeits, Pieter Vermeij en Jouke
de Boer, Selecteurs binnen het Project
Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)
Foto boven: Eelko Schmeits: foto onder: Pieter Vermeij en
foto rechts: Jouke de Boer.
Rob Sweijen, Afdelingshoofd DIV bij de
gemeente Haarlem
maart 2008
20 I
1 archievenblad maart 2008
Marjolein Hunsche-van Dam.
Met de TTP Talentprijs wordt talenten binnen
het vakgebied documentaire informatievoor
ziening en het archiefwezen aangemoedigd
om te laten zien wat zij in hun mars hebben
en gestimuleerd om zich verder te ontwikke
ten. Ook in 2007 stroomden de aanmeldingen
voor de TTP Talentprijs binnen en de vakjury
had dan ook een zware taak aan het selec
teren van zes genomineerden. Opvallend
was het grote aantal kwalitatief sterke
inzendingen vanuit het Project Wegwerken
Archiefachterstanden (PWAA). Dit heeft zich
dan ook vertaald in het aantal genomineer
den dat binnen dit project actief is.
Bonnie Nilhamn, coördinator bij het Project
Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA)
Marjolein Hunsche-van Dam, specialist
Informatievoorziening gemeente Haarlem
mermeer
Bonnie Nilhamn.
