:.r.uy.
TV.V.V
management
rekenen en samengaan bleek inderdaad
goedkoper dan zelf nieuw bouwen.
Samenwoning op één plek was dus de
eerste stap. De plannen moesten dus
snel aangepast worden voor wat betreft
de werkplekken en het archiefdepot.
De eigenlijke fusie kwam vooral van de
zijde van de gemeente Middelburg. Daar
werd gesteld: als we nou toch op één plek
gaan zitten, laten we dan ook de maxi
male efficiencywinst pakken en een vol
ledige fusie nastreven. We hadden trou
wens inmiddels gezien dat het Groninger
model met een gedeeltelijke fusie (twee
diensten onder één dak, maar twee kapi
teins op één schip) niet echt goed werk
te. Op 1 januari 2000 konden we in het
nieuwe en gerestaureerde gebouw en dus
liep tijdens het bouwtraject vanaf eind
'96 tevens het fusietraject. We zijn al
wel op 1 januari 2000 als Zeeuws Archief
gaan werken, maar de definitieve plaat
sing van het personeel was pas per 1 mei
formeel afgerond."
ook niet in het huis van een van de vori
ge partners willen, maar samen naar een
nieuw onderkomen gaan."
Hoe lang heeft het fusietraject geduurd?
"In 1996 was de nieuwbouw voor
het Rijksarchief in Zeeland vrijwel
besteksklaar. Ik realiseerde me op dat
ogenblik dat de gemeente Middelburg
met nieuwbouwplannen voor een stads
kantoor doende was en op hetzelfde
moment ook de gemeente Veere. Toen
dacht ik: drie nieuwe archiefkluizen
vlak bij elkaar, dat kun je niet meer uit
leggen. Dat moet handiger kunnen. Ik
heb dat besproken met de toenmalige
algemeen rijksarchivaris Eric Ketelaar.
De RHC-vorming begon toen net op
gang te komen, met Utrecht als eerste.
Ketelaar heeft vervolgens met het minis
terie van OC&W gesproken en ook daar
was men van mening dat het logisch zou
zijn om een en ander te combineren. De
ruimtenood, nieuwe huisvesting, was dus
uitgangspunt voor gezamenlijke huisves
ting. Van een volledige fusie was in dat
stadium nog geen sprake. Beide gemeen
ten hebben het aanbod tot samengaan
van het ministerie vervolgens door laten
Hoe werd het fusietraject begeleid?
"We hebben het eigenlijk min of meer
in 'eigen beheer' gedaan. Er was dus geen
externe projectmanager. Maar het is wel
zo dat de expertise die bij het rijk en de
gemeenten aanwezig was zoveel mogelijk
werd benut. Er was bijvoorbeeld een pro
jectgroep financiën: daar zaten de financi-
Roelof, hoe kijk je op het fusietraject terug?
"Ik kijk er heel positief op terug.
Ik denk dat het zowel voor het Zeeuws
Archief als voor het archiefwezen in
Zeeland een heel goede ontwikkeling
is geweest. In mijn beleving is het voor
het merendeel goed gegaan. We zaten
wel in een soort 'snelkookpansituatie1
doordat we tegelijkertijd een fusietraject
en een nieuwbouwtraject hadden. Dat
was behoorlijk hectisch. Aan de andere
kant zijn we zo gespaard voor jarenlange
opeenvolgende trajecten."
Is dat een goede zaak, denk je: tegelijkertijd
starten met nieuwbouw en een personele fusie?
"Ja, dat vind ik wel. Als je met een
aantal diensten bij elkaar gaat zitten, is
het heel goed als je ook samen naar een
nieuw gebouw gaat. Een nieuwe organi
satie in een nieuw gebouw is een ideale
startpositie. Ook al om te voorkomen dat
de beeldvorming ontstaat dat een grote
partner een kleine opslokt. Ik vergelijk
het wel eens met twee partners die een
scheiding achter de rug hebben en dan
management
ele medewerkers van Middelburg, Veere en
het rijk in. Er was een stuurgroep, waar de
algemeen rijksarchivaris en de betreffende
wethouders van Middelburg en Veere in
zaten. Die stuurgroep stelde een 'verander
management team' in. Daarin zaten de
drie diensthoofden (de rijksarchivaris in
Zeeland en de gemeentearchivarissen van
Middelburg en Veere) en de tweede man
van het rijksarchief en het hoofd bedrijfs
voering. En dat clubje heeft met diverse
werkgroepen (financiën, personeel en der
gelijke) de zaak aangestuurd."
Bij de andere toenmalige fhsietrajecten (Utrecht
en Groningen) was sprake van gelijkwaardige
partners, dat wil zeggen de rijksarchieven waren
ongeveer even groot als de gemeentearchieven.
In het Zeeuwse geval was er echter een veel groter
rijksarchief, een middelgroot gemeentearchief en
een klein gemeentearchief. Dus geen gelijkwaar
dige partners. Leverde dat geen problemen op?
"Nee, niet echt. Het was meteen al
duidelijk dat het rijk 75 van de kosten
voor z'n rekening zou nemen, de gemeen
te Middelburg 20 en de gemeente Veere
5 De verhoudingen waren, ook voor de
betrokken medewerkers, duidelijk. Het lag
ook voor de hand dat het diensthoofd van
de grootste partner directeur zou worden.
Iets dat in het geval van even grote partners
tot gekissebis aanleiding zou hebben kun
nen geven."
Hoe zag en ziet het organisatiemodel eruit?
En is dat inmiddels aan verandering toe?
"We hebben geprobeerd een zo effi
ciënt mogelijke organisatie op te zetten en
ook iedereen binnen boord te houden. Met
andere woorden: de medewerkers zouden
op een plek terecht komen die ze ook ambi
eerden en waarin ze optimaal zouden kun
nen functioneren. Dat hield in dat we zijn
uitgekomen bij drie afdelingen: een afde
ling archieven en collecties, een afdeling
communicatie en behouden en een afde
ling bedrijfsvoering. Om een soort even
wicht te creëren is restauratie en behoud
ondergebracht bij communicatie. Dat heeft
in principe goed gewerkt. Het verschil tus
sen inventarisatie en de studiezaal werd
opgeheven. Het toegankelijk maken en
het beschikbaar stellen kwamen nu in één
afdeling. In Zeeland zijn we ai een stukje
verder gegaan dan de gedachten die daar
bij de rijksarchiefdienst over bestonden.
Ook nieuw was dat we specialisten op het
gebied van communicatie en educatie zijn
gaan aantrekken. Tot die tijd was het in
het archiefwezen, in ieder geval binnen de
rijksarchiefdienst, gebruikelijk dat (middel
baar) archiefambtenaren die specialistische
taken uitvoerden. Wij hebben mensen met
een communicatie- en educatieopleiding
en -achtergrond aangenomen."
Functioneert het toen gekozen model nog steeds?
"Ja. Je kunt stellen dat er al snel niet
meer in bloedgroepen werd gedacht.
Het is al vrij spoedig echt één organisa
tie geworden. Een negatieve kant is het
weliswaar prachtige, maar dure gebouw.
We zijn door de huurverhogingen van het
rijk financiële problemen gaan krijgen. En
die druk heeft mede veroorzaakt dat we
naast bezuinigingen zijn gaan bezien of
alles wel goed liep en of het niet nog wat
efficiënter zou kunnen. Dat heeft opgele
verd dat we in overleg met de OR en gefi
atteerd door ons bestuur inmiddels in een
traject van organisatieaanpassing zitten.
We hebben ook eens goed gekeken naar
en gesproken met het Historisch Centrum
Overijssel, een qua grootte vergelijkbaar
RHC. Dat heeft opgeleverd dat we van
drie naar twee afdelingen teruggaan.
Er komt een afdeling kennis en informa
tie, waar ontsluiten en productontwik
keling plaats zal vinden, en een afdeling
beheer en exploitatie, waar alles wat we
maken op een zo efficiënt mogelijke
manier aan de man zal worden gebracht.
Met name de ICT zal ook een veel grotere
rol dan voorheen gaan spelen. We stre
ven naar afronding van deze aanpassing
begin 2008."
Als je de fusie in het Zeeuwse vergelijkt met
andere fusies, dan is het behoorlijk snel
gegaan en vrij gladjes verlopen. Zijn er hele
maal geen problemen geweest?
"Er zijn een paar mensen vertrok
ken, zoals een hoger archiefambtenaar
die zich met de zakelijke dienstverlening
bezighield en zag dat er voor hem geen
plaats als afdelingshoofd inzat, en een
medewerkster van het gemeentearchief
Middelburg, die niet mee wilde. Ik viel als
rijksarchivaris hiërarchisch direct onder
de algemeen rijksarchivaris. Dat was soms
wel wat moeizaam, omdat ik als beoogd
RHC-directeur bijvoorbeeld zag dat het
kostentechnisch hier en daar moeilijk
lag. Er was toen namelijk nog geen eigen
bestuur. Doordat we het allemaal zelf
hebben gedaan en omdat ik direct met de
algemeen rijksarchivaris te maken had,
konden we weinig met de vuist op tafel
slaan.
Ook dat was elders wel anders. Dat lever
de in Overijssel echter wel een vaste prijs-
indexering op, terwijl wij maar telkens af
moeten wachten wat het rijk gaat doen."
Lees verder op pagina 19
17
n'.titf nvTv
RHC's in Nederland: het Zeeuws Archief
Door Peter Sijnke
Bezoeker raadpleegt de bibliotheek in de modern vormgege
ven studiezaal van het Zeeuws Archief (foto Zeeuws Archief).
Roelof Koops, directeur van het Zeeuws Archief, toont de
minister van Buitenlandse Zaken van Suriname,
M.S. Hassankham.de oudste stukken over de Zeeuwse
bemoeienis met Suriname als gevolg van de verovering in
1667 door de Zeeuwse commandeur Abraham Crijnssen
(foto Zeeuws Archief).
archievenblad
juli 2007
Regionale Historische Centra zijn de afgelo
pen decennia als paddestoelen uit de grond
geschoten. Oude wijn in nieuwe zakken of
zijn het echt andere instellingen? Wat is
het uitgangspunt van de RHC's en hoe suc
cesvol zijn ze? Deel 2 van de serie 'RHC's
in Nederland' voert ons naar Zeeland. In
gesprek met Roelof Koops (geb. 1947), direc
teur van het Zeeuws Archief sedert 2000.
Bezoeker aan het werk in de studiezaal (foto Zeeuws Archief).
Facade van het monumentale Van der Perrehuis, waarin de kan
toren van de medewerkers van het RHC gevestigd zijn (foto
Rijksgebouwendienst).
juli 2007
archievenblad
