Het duurzaam toegankelijkheid houdemn archieven
u
LANGER DAN VANDAAG
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
In dit artikel worden de onderwerpen
van vijf van de acht lessen Preserveren
gepresenteerd.1 Deze beroepsgeoriën-
teerde lesmethode komt met name
deeltijdstudenten ten goede. Zij werken
bijna allen in archief- of DIV-functies.
Behandelde cases kunnen direct worden
toegepast in het werkveld.
Met de term preservering worden alle
activiteiten benoemd die ertoe leiden de
gewenste levensduur van het materiaal
van informatiedragers en/of hun inhoud
te verlengen. Preserveringsbeleid kan
de volgende aspecten omvatten: opslag
en gebruik, bewaring, actieve en passie
ve conservering, restauratie, conversie,
migratie of emulatie. Actieve conserve
ring doelt op bijvoorbeeld schoonma
ken, ontnieten en verpakken van infor
matiedragers. Passieve conservering doelt
op bijvoorbeeld de optimalisering van
de bewaaromstandigheden door op het
materiaal van de informatiedrager afge
stemd klimaatbeheer. Van restauratie is
sprake als ingegrepen wordt in het object
of de informatie. Hierbij wordt iets nieuws
toegevoegd of iets schadelijks weggehaald
omwille van het herstel van de leesbaar
heid van de informatie. Conversie, migra
tie en emulatie heeft onder meer betrek
king op born digital documents: in feite
voorbeelden van actieve conservering en
soms van restauratie.2
Materiaalkennis van dragers en schri j f-
middelen is een belangrijke voorwaarde
voor het bepalen van preserveringsbeleid
verwoord in wat vroeger 'behoudsplan'
heette. In het tentamen moeten studen
ten informatiedragers die onderhevig zijn
aan autonoom verval opsommen en de
omgevingsfactoren noemen die een rol
spelen in zo'n behoudsplan. Naast deze
feitenkennis is het ook belangrijk om stil
te staan bij de motieven die leiden tot het
stellen van prioriteiten binnen het preser
veringsbeleid. Voor het behoud van welke
dragers zetten archiefbeherende instel
lingen hun middelen als eerste in? Telt
de uniciteit? Verbetering van beheerscon-
dities? Meest geraadpleegde archieven?
toner: inkten mogen niet door de dra
ger heen slaan.
Zorg ervoor dat verpakkingsmaterialen
geen schadelijke invloed hebben op de
drager.
Houd je met betrekking tot microver
filming aan de Richtlijnen Preservation
Microfilming van Metamorfoze.
Organiseer een externe kwaliteitscon
trole op de vervaardigde microfilms.
De stukken die het meeste geld opbren
gen? Het Nationaal Archief stelt op haar
site een voorbeeld van een behoudsplan
beschikbaar.3
Hoe staat het met de wettelijke basis
van archiveringsbeleid? De Regeling
Duurzaamheid Archiefbescheiden,
Archiefbesluit artikel 11, ondergaat - net
als de andere twee regelingen - op dit
moment een grondige revisie. De laatste
commentaarronde vond een jaar geleden
plaats en de studenten hebben de belang
rijkste voorgestelde veranderingen voor
de lezer op een rij gezet:
Gebruik andere materialen dan degene
die in de regeling worden voorgeschre
ven, mits de kwaliteit gelijk of beter is.
Let op de combinatie van papier en
Gebruik bij kleurenfilm en digitaal
beeld en hun afdrukken op drager/
emulsie of inkten/pigmenten volgens
de ANSI richtlijnen IT9.9.
Gebruik optische schijven met goud,
zilver of platina reflexielaag en hou je
aan de voorgeschreven pigmentlaag.
Kies bij optische schijven voor lage
capaciteit, eenmalige beschrijfbaarheid
met lage snelheid.
Beschrijf de schijven niet als zij ouder
zijn dan zes maanden.
Optische schijven hebben baat bij ver
ticale berging, stofvrij en donker.
Schrijf informatie op tapes alleen line
air weg.
De aanbevelingen van de adviescommis
sie die zich buigt over de regeling zijn niet
louter technisch van aard. Rekening hou
dend met de ontwikkeling van internatio
nale kwaliteitsnormen wordt de overheid
geadviseerd gemeenschappelijk inkoop-
beleid van duurzame materialen te bevor
deren en het draagvlak te verbreden door
de duurzaamheidseisen ook verplicht te
stellen voor andere erfgoedsectoren en
kennis over duurzaamheid uit te wisse
len.4 Het Instituut Collectie Nederland
(ICN) is een voorbeeld van zo'n commu
nicatieplatform waarin kwaliteits- en pro
ductkennis op het gebied van duurzame
verpakkingsmaterialen kan worden uitge
wisseld.5
Dit thema maakt studenten bekend
met het fenomeen inspectie: waarop
moet je letten als je klimaatbeheersing bij
een nieuw gebouwd depot adequaat wilt
adviseren? Waarop moet de inspectie let
ten kennende de geldende wet- en regel
geving? Artikel 32 van de Regeling bouw
en inrichting archiefruimten en -bewaar
plaatsen noemt de specifieke bewaarcon-
dities van maar liefst twintig verschil
lende informatiedragers. Het indelen van
deze materialen van informatiedragers
staat los van het soort informatie (beeld,
geluid, tekst) en studenten ervaren het als
een zware kluif deze in te delen in drie
hoofdgroepen van beheersbare klimaat
eenheden. Resultaat: de ideale archief
bewaarplaats die alle soorten dragers
beheert, kent drie verschillende depots:
een 'papier'depot (ook voor perkament,
elektromagnetische dragers en optische
schijven), een koudedepot voor zwartwit-
en kleurfilm en afdrukken op polyester en
glas en een depot met acetaat en nitraat-
houdende dragers vanwege de schade
lijke gassen die hiervan uit gaan. Depots
waarin de temperatuur onder minus 15
graden ligt, moeten bij raadpleging ver
plicht rekening houden met de acclima
tisering in verband met condensvorming
op de drager.
De studenten worden geconfron
teerd met de casus Arbeidsvoorziening,
uitvoerig besproken in het Archievenblad
van maart en december 2003. Opdracht
was uit daar gemaakte fouten te leren en
deze positief te formuleren in een check
list voor digitale duurzaamheid, zoals
Boudrez deze al voor de digitale archivaris
heeft ontwikkeld.6 Onderstaande citaten
van studenten laten zien hoe betrokke
nen deze op de casus reageerden: "Ik ben
onder de indruk van de zwaarte van de
problematiek die zich heeft afgespeeld
bij de Arbeidsvoorziening; daar werkte
men met 25 informatiesystemen, wij heb
ben er 400! Ik zal dus zeer systematisch
en topdown deze problematiek moeten
benaderen om de duurzame archivering
beheersbaar te krijgen. Gelukkig dat veel
documenten bij mijn organisatie niet
voor langdurige bewaring in aanmerking
komen. Hoewel de feitelijke BSD's ont
breken, maar ook dan moet ik nog steeds
alles benoemen wat vernietigbaar is. Deze
casus is echt een eyeopener voor mij!"
Het volgende citaat: "Boudrez spreekt in
de checklist niet over de back up proce
dure van de informatiesystemen in rela
tie tot digitaal archiefbeheer. Hij spreekt
ook niet over de technische scheiding
van te bewaren en te vernietigen data in
een vroeg stadium om deze scheiding bij
vernietiging of overdracht te vergemakke
lijken. Tot slot komt de privacygevoelige
informatie als essentieel onderdeel van de
metadata niet naar voren in de checklist.
Alle aspecten lijken me zinvolle aanvul
lingen op de toch zeer nuttige checklist."
In het rapport Een dementerende
overheid? uit januari 2005 van de
Rijksarchiefinspectie wordt onder andere
als reactie op genoemde casus geappel
leerd aan de verantwoordelijkheid van
de staatssecretaris van Cultuur: er moet
extra aandacht komen voor duurzaam
beheer van digitale overheidsinformatie.
Is de oprichting van de Nationale Coalitie
Digitale Duurzaamheid (NCDD) op
21 mei 2007 jongstleden een antwoord
hierop? Doel van deze coalitie die de
komende vijf jaar resultaat moet boeken:
"Garanderen van een stabiele organisato
rische en technische infrastructuur voor
duurzaam beheer van digitale overheids
informatie".7 In discussies met de studen
ten werd meer dan een keer duidelijk dat
het vak preserveren ook in de praktijk
veel techniek behelst, maar ook dat het
organiseren van digitale duurzaamheid
staat en valt met de overtuiging van het
management archiveringssystemen op
duurzaamheid te laten inrichten en te
laten onderhouden. Volgend jaar zal ik
daarom de resultaten van InterPARES (2)
inbouwen in het lesprogramma die pre
cies deze materie behandelen.8
32
33
Door Susanne Neugebauer
De Archiefschool biedt sinds november 2006
een nieuwe module aan: 'Langer dan van
daag: over duurzaam toegankelijk houden
van archieven'. Dit vak maakt onderdeeel uit
van de minor archivistiek binnen de oplei
ding Media en Informatiemanagement van de
Hogeschool van Amsterdam. Naast geschie
denis, samenstelling, gebruiken behoud van
■ouderwetse' informatiedragers en schrijf-
middelen komen ook de uitdagingen aan bod
die duurzaam beheer van moderne informa
tiedragers met zich meebrengt.
Wat is preserveren?
Materiaalkennis
Susanne Neugebauer tijdens een les preserveren aan de
Hogeschool van Amsterdam, januari 2007 (foto Maaike
Lulofs).
Actualisering Regeling Duurzaamheid
Zware kluif
Checklist
De productie van een 'ouderwetse' informatiedrager:
papier.Afbeelding uit het Standebuch van Jost Amman,
1568.
Susanne Neugebauer werkt sinds augustus 2006 als
docent en onderzoeker aan de Archiefschool. Zij ont
wikkelde de module preserveren en is tevens project
adviseur van de Digitale Historische Werkplaats van
het stadsarchief van Breda.
Noten
1 In de andere lessen komen aan bod: "Hoe
schrijf ik een calamiteitenplan?", "Hoe
kies ik duurzame verpakkingsmaterialen?"
en "Aan welke eisen moet een duurzaam
archiefsysteem voldoen?".
2 Een compleet en recent overzichtswerk:
Preserving Archives (London 2007).
3 Kijk op: www.nationaalarchief.nl/archiefbe-
heer/conservering/beleid/
4 Zie voor het gehele Advies Regeling
Duurzaamheid Archiefbescheiden: www.natio-
naalarchief.nl/images/3_12706.pdf
3 Voor het meest recente overzicht zie:
www.icn.nl. Producten met een geldige
ICN-geschiktheidsverklaring, mei 2007.
6 Checklist voor de digitate archivaris zie:
www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/
teksten/Richtlijn8.pdf
7 Nieuwsbericht op de site van de KB zie:
www.kb.nl/nieuws/2007/ncdd.html
8 "The entire proces showed us the vital
importance of an intellectual framework for
guaranteeing that the long-term preservation
methods adopted in contexts that are admi
nistratively, legally, and culturally diverse
will be coherent, interoperable, and cost-
effective. Given the interconnection between
policies, strategies, and standards, this intel
lectual framework provides a comprehensive
basis for ensuring consistency also across
policies, strategies, and standards for the
preservation of authentic electronic records."
The Long-term Preservation of Authentic
Electronic Records: Findings of the InterPARES
Project, 124.
archievenblad
juli 2007
juli 2007
archievenblad
