panse archieven
buitenland
Hoewel Japan een schriftelijke cul
tuur heeft van tenminste vijftienhon
derd jaar, is de zorg om het behoud van
archieven van recente datum. In 1959
werd in Yamaguchi het eerste open
bare archief geopend, gevolgd door tien
andere in de jaren zestig en zeventig,
terwijl het Nationaal Archief pas in 1971
werd opgericht. Dit wil niet zeggen dat
in Japan historische archiefbestanden
ontbreken. Vooral onder de Tokugawa-
shoguns (1603-1868) werden archieven
gevormd, zowel door de shogun zelf als
door de feodale adel, tempels, stadsbestu
ren en kooplieden. Tijdens de burgeroor
log van 1867-1868, die de Meji-restauratie
inluidde, gingen veel archiefbescheiden
van de shoguns verloren; wat resteerde
bevindt zich nu in het Nationaal Archief.
De andere genoemde archieven bleven
of kwamen in handen van aanzienlijke
families.
Rond 1900 gingen de meeste Japanse
overheidsadministraties over tot het selec
teren van bescheiden voor vernietiging.
De stukken die voor permanente bewa
ring in aanmerking kwamen, werden in
speciale depots ondergebracht. Daarbij
had men niet een toekomstig openbaar
gebruik voor ogen, maar het belang van
de eigen organisatie. Daarin kwam na de
Tweede Wereldoorlog geen verandering.
De archieven bleven gesloten voor het
publiek en de verschillende overheden
voerden het beheer. Wel werd in 1971
het Nationaal Archief gesticht, na lang
aandringen van historici en de Japanse
Wetenschappelijke Raad. Daarmee wer
den voor het eerst staatsarchieven open
baar voor het publiek.
De Japanse archiefwet
kwam pas in 1987 tot
stand (de Public Archives
Law). Daarin is vastge
legd dat de staat en de
lagere overheden verant
woordelijk zijn voor het
behoud van de archie
ven. Dat klinkt mooi,
maar meer dan deze
zinsnede is er niet vast
gelegd. Het wordt aan de
overheden overgelaten
of zij een archiefinstel
ling willen oprichten en
onder welke omstandig
heden zij hun archieven
daar willen bewaren. Ook
de overbrenging van archiefbescheiden is
formeel niet geregeld, met als gevolg dat
archivarissen daarvoor afhankelijk zijn
van de bereidwilligheid van ambtenaren
en bestuurders. Soms is het helemaal niet
in hun belang om stukken aan de open
baarheid prijs te geven, zo vertrouwde
mij een Japanse collega toe.
Voor de regeringsarchieven lijkt op
het eerste gezicht de overbrenging beter
geregeld. De Japanse premier neemt het
initiatief tot opname in het Nationaal
Archief. Daarbij wordt hij geadviseerd
door de directeur. De Public Archives
Law geeft laatste echter geen dwingende
bevoegdheden. Als een staatsorgaan niet
akkoord gaat, dan wordt er simpelweg
geen archief overgedragen. Ook worden
niet alle staatsarchieven via het Nationaal
Archief aan het publiek ter beschikking
gesteld. Het ministerie van Buitenlandse
Zaken opende in 1971 een eigen open
bare archiefinstelling, het Diplomatic
Record Office, en het ministerie van
Defensie bewaart zijn archieven in de
Military Archival Library van het National
Institute for Defense Studies. Dit militaire
archief wordt overigens pas sinds 2001 als
openbare instelling aangemerkt.
O TUB
Is een archief eenmaal in het leven geroe
pen, dan geldt voor de rijksoverheid dat
zij gekwalificeerd personeel moet aan
stellen ten behoeve van het onderzoek
in deze archieven. Voor de andere over
heidsarchieven geldt deze plicht niet.
Niet zo nauw
Naast het Nationaal Archief beschikt
Japan momenteel in 29 van de 47 prefec
turen (provincies) over een archiefinstel
ling. Daarnaast bestaan er 18 stedelijke
archieven. In de prefecturen Nagano en
Kyoto functioneert geen afzonderlijke
archief. Nagano heeft haar archieven
ondergebracht in het Nagano Prefectural
Museum of History, in Kyoto bevinden
de archieven zich in de Kyoto Prefectural
Library and Archives. Voor de publica
ties van alle overheden, van hoog tot
laag, bestaat er een wettelijk depot bij
de National Diet Library, de bibliotheek
van het Japanse parlement; in de praktijk
blijkt echter dat daar nogal eens tevergeefs
naar publicaties wordt gezocht. De over
heden nemen het dus niet zo nauw met
het deponeren van hun documenten.
Het recht van de burger op overheids
informatie is in 1999 geregeld in de
Information Disclosure Law, die in 2001
van kracht werd. De laatste jaren is de
aandacht van politiek en regering voor
24
buitenland
de archieven toegenomen. In 2003 en
2004 waren commissies werkzaam die
adviezen hebben uitgebracht voor herzie
ning van het archiefbeheer. Daarbij werd
nadrukkelijk gewezen op het belang van
een goede regeling van de overbrenging
van archieven naar het Nationaal Archief.
Bovendien wees premier Koizumi in 2004
in zijn algemene rede tot het Japanse par
lement op het belang van het behoud van
de overheidsarchieven voor toekomstige
generaties.
Met het verdwijnen van de oude rege
rende klassen na de Tweede Wereldoorlog
dreigden veel particuliere archieven uit de
Tokugawaperiode verloren te gaan. Om
deze toch voor het nageslacht te behou
den werd in 1951 een archiefinstituut, de
Shiryokan, opgericht door het ministerie
van Educatie. Deze instelling ontfermde
zich in de loop van de jaren over grote
aantallen particuliere archieven. Andere
archieven kwamen in handen van lokale
archieven, musea, bibliotheken en uni
versiteiten. Een voorbeeld daarvan
is het Archival
Museum van de
universiteit van
Shiga. Dit muse
um ontstond uit
een economisch-
historisch onder
zoekscentrum,
maar verzamelt
sinds 1950 ook
archieven.
In zijn depots bevinden zich archieven
die betrekking hebben op de dorpen in
de prefectuur van Shiga en de zogeheten
Ohmi-kooplieden. Van heel andere orde
is het Tokugawa Art Museum in Nagoya.
Dit museum werd al in 1935 gesticht. Een
jongere tak van de Tokugawa's stelde hier
haar omvangrijke kunstcollectie veilig.
Niet alleen museale voorwerpen zijn hier
te vinden, maar ook middeleeuwse hand
schriften en archiefbescheiden.
De oude archieven kwamen niet altijd in
openbare instellingen terecht. Zo beschik
ken verschillende grote Japanse bedrijven
over archieven die teruggaan tot de tijd
van de shoguns; een van de oudste is het
archief van Mitsui, dat al in 1918 werd
opgericht en waarin de geschiedenis van
dit bedrijf sinds de zeventiende eeuw
gevolgd kan worden.
De Japan Society of Archives
Institutions, de JSAI, is ruim dertig jaar
geleden opgericht. Deze vereniging kent
zowel het individueel lidmaatschap,
opengesteld voor degenen die beroeps
halve werkzaam zijn binnen het archief
wezen, als het institutioneel lidmaatschap
voor archiefinstellingen. Geassocieerd
lid kunnen diegenen
worden die (nog)
niet werkzaam als
archivaris. De JSAI
stelt zich de onder
linge communica
tie en kennisuitwis
seling ten doel en
wil zo behoud en
gebruik van archie
ven bevorderen.
Daartoe organiseert
zij een jaarlijkse
studiedag, seminars
voor na- en bijscholing, biedt zij moge
lijkheden om archivistisch onderzoek te
publiceren en te presenteren en geeft de
vereniging een nieuwsbrief en een tijd
schrift uit.
Terugkijkend op mijn bezoek aan
Japan, realiseer ik me dat we in Nederland
bijzonder tevreden mogen zijn over de
organisatie van ons archiefwezen. Bij
ons een Nationaal Archief met wortels
in het begin van de negentiende eeuw
en een vrijwel dekkend net van archie
ven door het land, daar een organisatie
die nog maar enkele decennia bestaat en
die afhankelijk is van de welwillendheid
van de verschillende bestuurders, want de
wettelijke basis in Japan laat vooralsnog
te wensen over. Maar vooral blijft mij het
beeld bij van heel geïnteresseerde en leer
gierige collega's, die alles wilden weten
over de organisatie van het Nederlandse
archiefwezen, maar met wie het meestal
alleen via tolken goed communiceren
was, want Engels wordt door hen nauwe
lijks gesproken.
Naast de JSAI zijn in Japan nog twee ver
enigingen actief: de Business Archives
Association, die zoals de naam al zegt
is gericht op bedrijfsarchieven, en de
Records Management Society of Japan,
die studie maakt van het moderne records
management.
""T:
Door Fred van Kan*
Tijdens mijn bezoek aan Kyoto voor de ver
gadering van ICA-SPA dit voorjaar was er
gelegenheid om kennis te maken met het
japanse archiefwezen en onze Japanse zus
tervereniging, de Japan Society of Archives
Institutions GSAI). Een verslag uit het Verre
Oosten.
Plan van het kasteel Mihara, in 1644 getekend in opdracht
van de shogun (coll. Nationaal Archief, Kyoto).
Gesloten
Geen dwingende bevoegdheden
Pagina uit het Hollandsch en Japansch Woordenboek van
J.K.van den Broek, 1853-1857 (coll. Kyoto Prefectural
Library and Archives).
1 archievenblad juli 2007
juli 2007
Voor verdere informatie zie onder meer:
Hideyuki Aoyama, 'The Business
Archives and Record Management
Profession in Japan', Business
Archives: Principles and Practice 67
(1994) 5. 73-82.
Greg Bradshew, 'The exploita
tion of captured Japanese records',
Disclosure (nov. 2002) 6-9.
Takashi Koga, 'Government infor
mation and roles of libraries and
archives: Recent policy issues in
Japan', Progress in Informatics 1
(2005), 47-58.
www.archives.go.jp
www.mofa.go.jp/about/hq/record/
www.nids.go.jp/english/index.html
archievenblad
Particuliere en bedrijfsarchieven
Staat van archiefbescheiden die in 1945 na de capitulatie
in opdracht van het bestuur van Kyoto werden vernietigd,
1946 (coll. Kyoto Prefectural Library and Archives).
De Japanse archiefvereniging
Nog maar enkele decennia
Fred van Kan is directeur van het Gelders Archief en
daarnaast voorzitter van de KVAN.
