Het belang van openbaarheid
Een vergelijking tussen Nederlagen het Verenigd Koninkrijk
juridische zaken
juridische zaken
I
Toegang op verzoek tot overheidsinforma
tie kan op drie manieren worden geregeld: vol
gens het documentenstelsel, volgens het infor
matiestelsel en volgens een gemengd stelsel.
Bij het documentenstelsel dient men aan te geven
in welke documenten inzage wordt verzocht. Dit
stelsel heeft als nadeel dat belangrijke informatie
uit documenten die men niet kent kan worden
gemist.
Bij het informatiestelsel heeft men in beginsel
recht heeft op informatie over een nader aan
geduid thema; het bestuursorgaan spoort alle
bijbehorende bescheiden op.
Een gemengd stelsel schip
pert tussen beide bovenge
noemde systemen. Dit stelsel
ondervangt het nadeel dat
het documentenstelsel in
zich draagt. In een gemengd
stelsel bestaat het recht om
informatie over documenten
of andere gegevensdragers op
te vragen, zonder dat daarbij
hoeft te worden aangeven
om welke aangelegenheid
het gaat.
De Wet openbaarheid
van bestuur (WOB) regelt
de openbaarheid van onder
de administratie berus
tende archiefbescheiden,
de Archiefwet 1995 regle
menteert de openbaarheid
van archiefbescheiden in
een archiefbewaarplaats.
De grens van de werking van
de WOB is het moment van overbrenging van
archiefbescheiden van de administratie naar een
archiefbewaarplaats
Het doel van de WOB is het bevorderen van
een goede en democratische bestuursvorming.
De WOB treft een algemene regeling voor de
openbaarheid van de informatie van bestuursor
ganen, zoals ministeries, provincies, gemeenten
en waterschappen. De WOB geldt niet voor het
parlement, de zittende magistratuur, de Raad van
State, de Algemene Rekenkamer en de Nationale
Ombudsman. De WOB verplicht bestuursorga
nen tot actieve en passieve openbaarmaking.
In het eerste geval verstrekt een bestuursorgaan
m is is
uit eigen beweging informatie over het gevoerde
beleid en de uitvoering daarvan.
De WOB kent elf uitzonderingsgronden, waarvan
vier absolute en zeven relatieve uitzonderingen.
In geval van een absolute uitzonderingsgrond
blijft verstrekking van de gevraagde informatie
altijd achterwege. Bij de zeven relatieve uitzon
deringsgronden wordt een afweging gemaakt
tussen het algemeen belang van openbaarheid
en het bijzonder, door de uitzonderingsgronden
te beschermen belang van de overheid. Weegt
het bijzondere belang zwaarder, dan wordt open
baarmaking geweigerd.
Het Nederlandse stelsel van openbaarheid is een
gemengd stelsel. De werkingssfeer beperkt zich
tot bij bestuursorganen berustende informatie
die is opgenomen in documenten. Bij een ver
zoek hoeft alleen de bestuurlijke aangelegen
heid te worden aangegeven waarover informatie
wordt verzocht, waarop het bestuursorgaan moet
onderzoeken of deze informatie is neergelegd
in documenten. De WOB verstrekt de burger
geen absoluut recht op inzage van documenten.
Het bestuursorgaan kan kiezen de informatie
met betrekking tot de documenten die de ver
langde informatie bevatten te verschaffen door
kopie ervan te verstrekken, kennisneming van de
inhoud toe te staan, een uittreksel of een samen
vatting van de inhoud te geven, of inlichtingen
daaruit te verschaffen.
De Archiefwet 1995 heeft als doel
het waarborgen van de openbaarheid
van de archiefbescheiden die berusten
in een archiefbewaarplaats. Het open
baarheidregime van de Archiefwet heeft
een ruimere werking dan de WOB.
De openbaarheid krachtens de Archiefwet
is namelijk niet beperkt tot documenten
van bestuursorganen over bestuurlijke
aangelegenheden, maar geldt voor alle
archiefbescheiden.
De Archiefwet kent drie beperkingen van
de openbaarheid die de zorgdrager kan
opleggen bij de overbrenging naar een
archiefbewaarplaats. Ten eerste op grond
van de eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer. Ten tweede het belang van de
Staat of zijn bondgenoten. De hoeveel
heid archiefbescheiden die op deze grond
geheim moet blijven - denk aan gegevens
die worden gegenereerd door inlichtin
gen- en veiligheidsdiensten - groeit door
de verkorting van de overbrengingster
mijn van vijftig naar twintig jaar die geldt
sinds 1996. Als laatste beperking geldt het
voorkomen van onevenredige bevoor
deling of benadeling van betrokkenen.
De beperkingen mogen in het algemeen
niet worden opgelegd aan archiefbe
scheiden die ouder zijn dan 75 jaar.
Na de overbrenging naar een archiefbe
waarplaats mogen slechts in uitzonder
lijke gevallen beperkingen aan de open
baarheid worden gesteld.
Het stelsel van openbaarheid dat de
Archiefwet hanteert is een uitgesproken
documentstelsel. De Archiefwet is van
toepassing op documenten, in afwijking
van de WOB, die van toepassing is op
in documenten opgeslagen informatie.
Dit houdt in dat de bezoeker van een
archiefbewaarplaats die een document
wil inzien dat document moet benoe
men.
Het doel van de Britse Freedom of
Information Act 2000 (FOIA) is burgers
toegang verschaffen tot alle informatie
in beheer bij de rijks- en lokale overheid,
alsmede de politie, de onderwijssector en
de gezondheidszorg. De FOIA verplicht
public authorities om publication schemes
op te stellen en van tijd tot tijd te actua
liseren. Publication schemes kennen geen
vaste vorm, al zijn wettelijk wel enige
vereisten vastgelegd waaraan ze mini
maal moeten voldoen. Ze fungeren als
gids waarin wordt aangegeven over welke
onderwerpen een public authority infor
matie gepubliceerd heeft of gaat publi
ceren, hoe die informatie gepubliceerd is
en of de informatie gratis of slechts tegen
betaling toegankelijk is. De documenten
worden dus niet, zoals in een inventa
ris, per stuk of per serie beschreven. Een
publication scheme beschrijft ook de pro
cedure die een public authority hanteert
bij het behandelen van verzoeken om
informatie. Men kan alle informatie die is
opgenomen in het publication scheme - zij
het alleen schriftelijk - opvragen.
De FOIA verplicht de voorzitter van het
Britse Hogerhuis om regelmatig een code
of practice te publiceren waarin staat
hoe het beheer van de archieven van
de nationale regering van het Verenigd
Koninkrijk wordt uitgevoerd. Met de
vaststelling van Lord Chancellors Code
of Practice on Management of Records in
november 2002 is aan deze verplichting
voldaan. De code is van kracht sinds
2005 en geeft public authorities uitgebrei
de regels inzake het opmaken, beheren,
selecteren, vernietigen en overdragen van
archieven. Feitelijk ziet de code erop toe
dat de fysieke toegang op orde is, zodat
het juridische recht op openbaarheid kan
worden uitgeoefend.
De FOIA geldt in Engeland, Wales
en Noord-ierland. De FOIA geeft burgers
van het Verenigd Koninkrijk twee rech
ten: het recht om te weten of een public
authority beschikt over bepaalde infor
matie en, als dat het geval is, het recht
dat een public authority informatie moet
verschaffen. Slechts in bepaalde uitzon
deringsgevallen kunnen deze rechten ter
zijde worden geschoven. De FOIA kent 23
uitzonderingsgronden. Ook het Verenigd
Koninkrijk kent absolute en relatieve uit
zonderingsgronden public interest test),
en daarnaast een uitzonderingsgrond die
ons land niet kent. Dit betreft de prejudice
based uitzondering, waarmee wordt gere
fereerd naar de schade die de staat oploopt
als bepaalde informatie wordt vrijgege
ven. Een groot deel van de uitzonderings
gronden in het Verenigd Koninkrijk zijn
prejudice based.
De FOIA reguleert ook de openbaarheid
van historical records en van de historical
records in beheer van de National Archives
of the United Kingdom. Een record wordt
een historical record na afloop van dertig
jaar. Zodra een record de status van his
torical bereikt wordt een aantal uitzonde
ringsgronden opgeheven, ongeacht of ze
al in beheer zijn bij de National Archives
of nog bij de administratie. Enkele andere
uitzonderingsgronden om toegang tot
informatie uit historical records te ver
schaffen kennen een tijdslimiet; na ver
loop van zestig of honderd jaar vervalt de
uitzonderingsgrond. Het openbaarheid
stelsel onder de FOIA is een uitgesproken
informatiestelsel.
De Public Records Act 1958 (PRA)
reguleert het archiefbeheer van de
National Archives. Het publiek heeft toe
gang tot archieven dertig jaar na over
dracht, uitzonderingen daargelaten. Het
doel van de PRA is het regelen van de
verantwoordelijkheid van het beheer, de
selectie, het behoud en de vernietiging,
en de openbaarheid van public records.
De National Archives zijn verantwoorde
lijk voor het beheer van de archieven van
de nationale regering van het Verenigd
Koninkrijk, uitgezonderd het parlement.
Hierbij valt de denken aan de ministe-
Lees verder op pagina 23
21
Door Emiel Mettes
i i i
Het ministerie van Algemene Zaken aan
het Binnenhof in Den Haag. De Wet open
baarheid van bestuur treft een algemene
regeling voor de openbaarheid van de
informatie van bestuursorganen, zoals
ministeries (foto part. coll.).
Voor het maatschappelijk functioneren van burgers
is het van belang dat zij inzicht hebben in bij de
overheid berustende informatie. Zij kunnen alleen
op basis van gelijkheid deelnemen aan het demo
cratisch debat als ze beschikken over dezelfde infor
matie als de overheid. Verder biedt transparantie de
mogelijkheid de overheid te controleren. In dit artikel
wordt de openbaarheid van informatie in Nederland
vergeleken met die van het Verenigd Koninkrijk.
Wet openbaarheid van bestuur
Voor openbaarheid van informatie is een goede archiefordening
noodzakelijk (foto part. coll.).
Archiefwet 1995
Freedom of Information Act 2000
Het voorblad van de Freedom of Information Act uit 2000,
liggend op een archiefladekast (foto Crown).
Reikwijdte
Public Records Act 1958
20
archievenblad
juli 2007
juli 2007
archievenblad
