ARCHIEVEN BESTUDEERD
Een overzicht van de afstudee scripties Archivistiek B in 2006
SSSSS
onderwijs en onderzoek
onderwijs en onderzoek
Zorgdragers die vallen onder de werking van
de Archiefwet 1995 dienen ervoor te zorgen dat
van alle archiefbescheiden te allen tijde kunnen
worden vastgesteld: de inhoud, de structuur, de
verschijningsvorm en het gedrag bij het ont
staan, voor zover dit kenbaar moest zijn voor de
uitvoering van het betreffende werkproces.
Ze zijn verplicht die functionele eisen ten aan
zien van uiterlijk en gedrag vast te leggen. Eén
definitie van authenticiteit is dat archiefbeschei
den dezelfde inhoud, structuur, uiterlijk en
gedrag hebben als op het moment van hun ont
staan. Het hangt af van de eisen van het werk
proces welke genoemde elementen behouden
moeten blijven. Dit afstudeeronderzoek stelt een
methode op waarmee relevante authenticiteit-
kenmerken voor documenten uit werkprocessen
kunnen worden bepaald. Hiertoe is eerst een
literatuuronderzoek verricht, zowel om te bepa
len wat authenticiteit nu precies inhoudt. In
deze scriptie is een methode ontwikkeld, waarin
elementen uit de literatuur gecombineerd zijn
met elementen uit documenten bij een zorgdra
ger, te weten het ministerie van Verkeer en
Waterstaat. Hieruit is een lijst samengesteld, die
gebruikt kan worden in interviews met werkne
mers van een werkproces. De methode is getest
voor twee werkprocessen bij VenW: 'onderzoek'
en 'vergunningverlening en handhaving'. Met
deze methode kan de opdrachtgever meer werk
processen en medewerkers uit andere werkpro
cessen benaderen. Het geheel van elementen dat
uit alle werkprocessen samen ontstaat, vormt
dan voor VenW de vastlegging van functionele
eisen ten aanzien van inhoud, structuur, uiter
lijk en gedrag. (Eventuele reacties kunt u mailen
naar: herman.van.dam@rws.nl).
Het archief bij de Amsterdam School of Real
Estate is niet optimaal toegankelijk en zorgt
voor problemen. Het blijkt dat er meer stichtin
gen bestaan met een vergelijkbaar probleem.
Om deze reden is een adviesnota opgesteld voor
stichtingen met een onderwijsactiviteit en zon
der archivaris in dienst. In de adviesnota worden
minimale eisen geformuleerd waaraan de stich
tingen moeten voldoen om een kwalitatief goed
archief te organiseren en te waarborgen.
De adviesnota dient tevens als een controlelijst,
die de stichtingen naast hun huidige archief en
archivering kunnen leggen. Daarnaast wordt
met de nota het aspect archiveren en het belang
hiervan onder de aandacht gebracht. De advies
nota is opgesteld rondom drie aspecten van
archivering: het archiveringssysteem, de be
stuursfunctie van het archiveringssysteem en
kwaliteitszorg. (Reacties naar: ingegiesbers@hot-
mail.com).
In 2004 is het Gemeentearchief Rotterdam
in samenwerking met de Archiefschool een pro
ject gestart onder de naam E-depot. Het project
E-depot houdt grofweg in: het opzetten van de
functionaliteiten voor een digitaal depot, met
apparatuur, programmatuur, instructies, proce
dures en opgeleide medewerkers, zodat het
Gemeentearchief Rotterdam digitale documen
ten in een goede, geordende en toegankelijke
staat kan acquireren, beheren en ter beschikking
stellen. De werkgroep Digitale Balie houdt zich
bezig met het vaststellen van een strategie en
functionele eisen voor het beschikbaarstellen
van documenten in het E-depot. Op dit moment
is de Digitale Balie aanwezig in de vorm van de
zoekschil Thematis. In het kader van deze scrip
tie is onderzocht of deze zoekapplicatie
wel voldoet aan de eisen die de gebrui
kers stellen. Daarbij is een gebruikersen
quête gemaakt die online kon worden
ingevuld. Tevens zijn medewerkers van
het Gemeentearchief Rotterdam geïnter
viewd en is een vergelijkend onderzoek
gedaan naar zoekfuncties op de websites
van een aantal andere archiefinstellin
gen. Dit op basis van literatuuronderzoek
en een aantal functionele en niet-func-
tionele eisen voor zoekapplicaties, zoals
die zijn benoemd door Tamara Groot in
haar scriptie 'Naar een digitale zoektocht'
(HvA, 2003). De resultaten van deze
onderzoeken zijn verwerkt tot conclusies
en aanbevelingen ten aanzien van de
Digitale Balie in het algemeen en de
zoekfunctie op de website in het bijzon
der. (Voor reactie mail naar marianne-
goes@hotmail.com).
Deze scriptie bevat een onderzoek
naar de haalbaarheid van het samenvoe
gen van de archieven van de rechtban
ken Alkmaar, Haarlem en Amsterdam.
Dit is gedaan aan de hand van een aantal
aspecten, waaronder de wet- en regelge
ving en de klantgerichtheid. Het onder
zoek is van start gegaan met het beschrij
ven en analyseren van de huidige situ
atie. Hiervoor is een aantal medewerkers
van de rechtbanken geïnterviewd.
De resultaten van deze interviews zijn
gebruikt bij het opstellen van eisen en
voorwaarden die aan de gewenste situ
atie gesteld worden. De situatieschets
van de gewenste toekomst is voorgelegd
aan de archivarissen van de drie recht
banken. De gewenste situatie is getoetst
aan de geldende wet- en regelgeving,
waardoor de haalbare situatie naar voren
is gekomen. Deze is opgesteld aan de
hand van hoe het in de praktijk zou kun
nen gaan. (Reacties naar: francis-
cusl977@hotmail.com).
Elke overheidsinstelling vormt
archief. Een deel van dat archief kan ver
nietigd worden; de rest blijft eeuwig
bewaard. Overgebracht overheidsarchief
is per definitie openbaar, tenzij beperkin
gen aan die openbaarheid worden
gesteld. De overbrengingstermijn van
archiefbescheiden werd in de Archiefwet
1995 verkort tot twintig jaar. In 2000
werd de Wet Bescherming Persoons
gegevens ingevoerd; dit heeft consequen
ties voor de openbaarheidsbeperking
voor archiefbescheiden in openbare
archiefbewaarplaatsen. In deze scriptie is
wet- en regelgeving en de dagelijkse prak
tijk naar de openbaarheid van overge
brachte overheidsarchiefbestanddelen
in archiefbewaarplaatsen onderzocht.
Vooral de bescherming van de persoon
lijke levenssfeer werd onderzocht.
De scriptie is gebaseerd op literatuur- en
bronnenonderzoek. De onmogelijke eis
van de historicus Lambert Giebels is bij
de jurisprudentie behandeld. Vanaf 1994
eist Giebels inzage in een particulier
archief en toegang tot het Koninklijk
Huisarchief in verband met het rapport-
Beel over de Hofmansaffaire. De Raad
van State stelde hem op 1 november
2006 in het ongelijk. Onder 35 openbare
archiefbewaarplaatsen werd een anonie
me enquête uitgezet. De respons was
60%. Een groot deel van de vragen is
gericht op het al dan niet verlenen van
dispensatie voor inzage in archiefbe
scheiden waarop beperkingen van open
baarheid zijn gesteld. Op basis van de
respons wordt geconcludeerd dat de
praktijk van openbaarheid van overge
brachte overheidsarchiefbestanddelen
overeenkomt met de eisen die daaraan
door wet- en regelgeving worden gesteld.
Openbaarheid van archiefbescheiden is
ingewikkelde materie. Kennis hiervan is
bij informatieprofessionals onontbeer
lijk. (Reacties naar: barbara.meiboom®
nationaalarchief.nl)
Voor het archief van de Gemeente
politie Rotterdam bestaat een toegang in
de vorm van een plaatsingslijst. Omdat
deze plaatsingslijst niet voldoet aan de
criteria voor een toegangsinstrument, is
het voor de onderzoeker lastig om te zoe
ken in het archief en te begrijpen en te
interpreteren wat hij heeft gevonden. In
het rapport worden eerst de karakteristie
ken van het casusarchief besproken. Ook
wordt er aangegeven welke competenties
een gebruiker van het politiearchief zou
moeten hebben en wordt de plaatsings
lijst geanalyseerd. Daarna wordt het klas
sieke toegangenapparaat en de kritieken
daarop besproken. Tot slot worden moge
lijkheden aangegeven waarop de toegan
kelijkheid en benutbaarheid van het
archief van de Gemeentepolitie Rotter
dam verbeterd zou kunnen worden. Het
onderzoek wordt afgesloten met een
advies hierover: het maken van een zoek-
wijzer. Een betere toegang zou moeten
voldoen aan drie criteria, te weten ont
sluiting op microniveau, laagdrempelig
heid en het vermelden van contextgege-
vens. In de bijlagen worden voorstellen
gedaan die aansluiten bij dit advies en
het uitwerken ervan. (Reacties:
david.muldner@gmail.com).
Het ontwikkelen van een methode
om op gestructureerde wijze om te gaan
met audiovisuele collecties voor kleine
en middelgrote archiefdiensten staat in
deze scriptie centraal. Allereerst is een
theoretisch kader geschetst, waarbinnen
Lees verder op pagina 23
Door Marieke de Haan
Vijftien archivarissen zijn het afgelopen jaar afge
studeerd. Zij hebben hun weg naar archiefwezen en
DIV gevonden. Negen behaalden het diploma
Archivistiek B aan de Hogeschool van Amsterdam
samen met het bachelordiploma Media, Informatie
en Communicatie. Aan de Universiteit van
Amsterdam werden de eerste vier masterdiploma's
Archiefwetenschap uitgereikt en twee doctoraaldi
ploma's Archiefwetenschap 'oude stijl'. In deze bij
drage een nadere kennismaking aan de hand van
de samenvatting van de eindscripties voor het
diploma Archivistiek B.
Herman van Dam
Authenticiteit van digitale archiefbescheiden
bezien vanuit werkprocessen.
Eisen ten aanzien van inhoud, structuur,
uiterlijk en gedrag
Inge Giesbers
De 'stichting' van een archief:
archiveren bij stichtingen met een onderwijs-
Marianne Goes
Op weg naar een Digitale Balie. Een onder
zoek naar de eisen die de klant van het
Gemeentearchief Rotterdam stelt aan de
functionaliteit voor zoeken en presenteren.
Frank van der Gulik
Samenvoeging van de archieven van
de rechtbanken Alkmaar, Haarlem en
Amsterdam
Barbara J. Meiboom
Openbaarheid van archieven: wet- en
regelgeving in de dagelijkse praktijk
David Müldner
Politie! Doe open!! Onderzoek naar
de toegankelijkheid van het archief
van de Gemeentepolitie Rotterdam
(1845-1949) en voorstellen tot verbete
ring hiervan
Ella Kok-Majewska
Eén beeld zegt meer dan duizend
woorden. Het beheer van audiovisuele
collectie in kleine en middelgrote
archiefinstellingen
archievenblad
april 2007
april 2007
archievenb ad
