VROUWEN tn ket ca/r
Voordat ik bij de WHO in Geneve de
functie van hoofd van het archief aan
vaardde, ben ik bij diverse internationale
organisaties werkzaam geweest, onder
andere als archivaris bij de VN Vluch
telingenorganisatie (UNHCR) en bij het
Internationaal Olympisch Comité (IOC).
De functie bij de WHO bood mij de
mogelijkheid mijn managementervarin-
gen te verruimen en een verouderde
afdeling te faceliften. De komst van een
vrouwelijke manager werd met de nodige
scepsis bekeken door de overwegend
mannelijke medewerkers. De afdeling
had net een roerige voorgeschiedenis
met diverse reorganisaties en gedwongen
ontslagen achter de rug. Ik trof een zeer
gesloten afdeling aan. Er was nauwelijks
communicatie tussen de collegae onder
ling.
Als afdelingsleider heb ik mij in de eerste
maanden intensief beziggehouden met
het verbeteren van de interne en externe
communicatie. Ik heb veel met alle
medewerkers, collegae en klanten gespro
ken, waarbij ik vooral luisterde. Daarna
ben ik begonnen aan het veranderings
proces. Ik ben gestart met de invoering
van wekelijks afdelingsoverleg, het bege
leiden en trainen van medewerkers, het
herzien van werkprocessen, afgerond
met het vernieuwen van het depot en de
kantoorruimte. Vooral dit laatste bleek
een bron voor conflicten. Hier werd een
totaal nieuwe werkhouding gevraagd,
van zitten achter gesloten deuren naar
een open kantoortuin. De logge donkere
bureaus werden vervangen door lichte
ergonomische meubels. Aan de uiteinde
lijke acceptatie van de nieuwe werkwijze
en het werkklimaat hebben de compli
menten van onze klanten over de nieuwe
toegankelijke ruimte een wezenlijke bij
drage geleverd. Het nieuw ingevoerde
systeem stelde de medewerkers beter in
staat de klanten adequater te bedienen.
Dit leidde automatisch tot toename van
de erkenning van hun werk.
Zodra de mogelijkheid zich voordeed
nieuwe medewerkers aan te stellen bleek
dat de beste kandidaten twee vrouwen
waren. De aanwezigheid van deze dames
had een positieve invloed op het werkkli
maat en de sociale omgang. Het team is
sindsdien uitgegroeid tot een goed geva
rieerd (tien verschillende nationaliteiten)
en evenwichtig team, waarin elk lid zijn
draai kan vinden en zijn talenten kan
benutten.
Elisa Liberatori Prati, is de 'World
Bank Group Chief Archivist and Manager
of the World Bank Library and Archives
of Development' in Washington. Voor
dien was zij verbonden als docent aan de
John Hopkins University in Baltimore.
Sinds 2000 is ze manager van de archief
dienst. Haar team bestaat uit 60 mede
werkers. Elisa zegt het volgende over het
managen van haar team: "The beauty of
this job is really to be working with peop
le, both our internal and external clients,
and the team. It is not that different from
teaching, after all... You still have to
learn a lot to keep up with your job, and
you learn a lot from the people around
you."
De Wereldbank is een organisatie die
leningen, giften en technische onder
steuning biedt om ontwikkelingslanden
te helpen hun armoede-bestrijdingsplan-
nen uit te voeren. Bij het Wereldbank
archief ligt zestig jaar geschiedenis van
de internationale ontwikkelingssamen
werking opgeslagen, waaronder ook
foto's, bewegend beeld, verslagen van
gesproken geschiedenis (oral history) en
geluidsmateriaal. Elisa benadrukt het
belang van het archief voor ontwikke
lingslanden: "In many cliënt countries
the conditions of the archives are disas
trous and records do not survive political
turmoil or environmental hazards. In
some cases, the records preserved in the
Bank Archives may be the only ones avai
lable to document some history of these
countries."
Het belang van goed informatiemanage
ment in ontwikkelingslanden moge dui
delijk zijn. Zeker als het gaat om het
bestrijden van corruptie en het vastleg
gen van rechten van de burger. Elisa
Liberatori Prati besteedt veel aandacht in
haar dagelijkse werk aan het overtuigen
van bankmanagers om informatie
management als vast onderdeel op te
nemen in projecten van de Bank met
ontwikkelingslanden. Onlangs bezoch
ten directeuren van vijf nationale archie
ven de Wereldbank om samen met Elisa
een strategie hiervoor te ontwikkelen.
"The National Archivists came to offer
their knowledge and help to our institu
tion. They came to advocate for main-
streaming records management into the
aid agenda. What a wonderful day in my
career as the Bank Archivist!"
Naast dit project heeft Elisa de leiding
over tal van andere projecten:
Toegankelijk maken van de collectie. In
2002 werd de 'Disclosure of Information
Policy' ingevoerd. Het is nu een prioriteit
om de archieven te ordenen en beschrij
ven volgens de internationale norm voor
het beschrijven van archieven (1SAD).
Geleidelijk digitaliseren van prioriteitsbe-
standen. Onlangs werden rapporten
teruggaand tot 1946 van de Wereldbank
gedigitaliseerd en op de website van de
bank geplaatst. Het is een van de meest
bezochte externe sites van de bank.
Zichtbaar maken en het verstrekken van
informatie. De archiefdienst onderhoudt
een website waar informatie te vinden is
over de geschiedenis van de bank, met
virtuele tentoonstellingen, foto's, het
archievenoverzicht en digitale toegangen
en informatie over het belang van infor
matie en archiefbeheer bij ontwikke
lingshulp.
Een van de grootste uitdagingen van
Elisa is, net zoals voor velen van ons, het
opslaan en beheren van digitale informa
tie. In samenwerking met externe specia
listen ontwikkelt de Wereldbank een stra
tegie voor het opslaan en beheren van
digitale informatie. Voor meer informatie
over het archief van de Wereldbank zie
www.worldbank.org/archives.
Michelle Dolbec is de 'Archivist of
the International Monetary Fund' in
Washington. Ze is sinds 1996 werkzaam
bij het IMF als hoofd van de archief
dienst. Haar team bestaat uit twaalf
medewerkers. De medewerkers komen
uit alle uithoeken van de wereld.
Michelle verwoordt het managen van
een internationaal team als volgt:
"Managing and being part of a group as
highly diverse as the Archives Group is
challenging and also intellectually stimu
lating. It is interesting to compare cultu
ral traditions and archival practices and
to see how, in the Archives, the archivists
find consensus in developing rules and
procedures."
Het IMF is een monetaire organisatie.
Het heeft tot taak een stabiel internatio
naal stelsel te bewaken en consulteert
hiervoor jaarlijks de afzonderlijke lidsta
ten over het economische beleid dat zij
voeren. Bij het IMF-archief ligt meer dan
zestig jaar financiële geschiedenis opge
slagen. De belangrijkste fonds van het
IMF zijn:
Central Files Collection
Institutional Archives 1946-1988
Audiovisual Collection
Executive Board Series
De collectie documenteert de geschiede
nis van het IMF, internationaal financieel
beleid, en de relaties tussen het IMF en
de lidstaten. De Executive Board Series
bevatten belangrijke bronnen van infor
matie over het financiële beleid: "The
Executive Board Series contains records
of the Board and its committees inclu
ding agendas and summaries of mee
tings; policy papers; information circu
lars; reports on missions to member
countries; as well as discussions of fiscal,
monetary and economic policy issues."
Het IMF hecht veel belang aan openbaar
heid en het publiek meer inzicht te geven
in het handelen van het IMF. Ontsluiting
van de IMF-archieven speelt hierbij een
grote rol. Michelle Dolbec heeft de lei
ding over een groots opgezet 'Archives
Transparency' project. De doelstelling
van dit project is: "providing access to
the complete collection of archival
records and at supporting the IMF's com
mitment to openness and transparency
through effective and timely presenta
tion of information both in print and on
the IMF's internal and external websi
tes". Naast het beschrijven van archieven
en het maken van toegangen worden
bestanden gedigitaliseerd en beschikbaar
gesteld op de website van het IMF.
De grootste uitdaging van het 'Archives
Transparency' project is het ontwikkelen
van een gedegen strategie voor het behe
ren en bewaren van alle soorten digitale
archieven. Het IMF beheert drie digitale
bestanden: de gedigitaliseerde documen
ten, de 'born digital' gegevens en de digi
tale toegangen. Tegelijkertijd zijn
Michelle en haar team bezig om de eisen
op te stellen van een archiefbeheersys
teem dat onderzoekers de mogelijkheid
geeft om via de digitale weg archiefbe
standen te raadplegen.
Ter afronding van dit stukje over het IMF
wil ik nog een belangrijk punt met
betrekking tot de archiefdiensten van
internationale organisaties met u delen.
Internationale archieven zijn niet gebon
den aan nationale archiefwetten.
Michelle Dolbec verwoordde heel duide
lijk het belang van archivistische grond
beginselen en internationale normen en
regelgevingen voor deze archiefdiensten:
"It is extremely important to strictly
observe archival principles, and interna
tional standards."
Voor meer informatie over het archief
van het IMF zie: http://www.imf.org/
external/np/arc/eng/archive.htm
34
35
Vrouwen in Buitenlandse Archieven
Door Ineke Deserno*
In dit artikel staan twee vrouwen centraal
die verantwoordelijk zijn voor de archief
dienst van een internationale organisatie,
die van de Wereldbank en van het Interna
tionaal Monetair Fonds (IMF). Voorafgaand
wil ik echter kort mijn ervaringen als hoofd
van het archief van de Wereldgezondheids
organisatie (WHO) met u delen.
WHO
Wereldbank
Internationaal Monetair Fonds (IMF)
Brita Pilger, Gemeentearchief Zeist
Toch nog benadeeld?:
"Een stageplaats was geen probleem. Een
rijksarchivaris nam graag vrouwen aan en
ook zoveel mogelijk. Er zijn ook andere
archivarissen; een sollicitatiegesprek werd
meteen beëindigd, toen ik twee kinderen
bleek te hebben. Voor de meeste bezoekers
mag de sekse van de archivaris niet van
belang zijn, er zijn ook mensen met duidelij
ke verwachtingen. Er werd mij eens medege
deeld: 'Ik dacht dat een archivaris er heel
anders uit zag.'
En dat je heden
ten dage vanwe
ge je verschij
ning alle ver
trouwen kunt
ontberen, had ik
nooit kunnen
bevroeden. 'Heb
je wel een diplo
ma hiervoor?' Op mijn verbaasde uitroep:
'Nee, ik geloof dat ik toch maar volgende
week terugkom als je collega er weer is'."
Ineke Deserno is hoofd van het archief van de
Wereld Gezondheids Organisatie in Luxemburg en pro
movenda aan de Monash University, Australië. Met
heel veel dank aan Elisa en Michelle voor hun enthou
siaste medewerking!
archievenblad
september 2006
september 2006
archievenblad
