De persoonsdossiers vein de medisch adviseur: selectie in de praktijk
archieven en collecties
archieven en collecties
■ZF^ÜT
0
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (2001)
en de selectie en bewaring van persoonsdossie
rs,14 Zij concluderen dat er juridisch geen
bezwaren bestaan tegen het bewaren van
persoonsdossiers en van een steekproef
daaruit en geven adviezen over een aantal
praktische zaken waaraan dan aandacht
moet worden besteed. In 2004 publiceerde
Kappelhof een samenvattend artikel, met
daarin een overzicht van de geschiedenis
van persoonsdossiers vanaf de negentien
de eeuw, van de waarde daarvan voor het
wetenschappelijk onderzoek en adviezen
over de manier waarop daarmee zou moe
ten worden omgegaan.15 Dat laatste is ver
der uitgewerkt in het rapport
Persoonsdossiers: een geval apart uit 2005.16
De samenstellers daarvan komen tot de
conclusie dat van geen enkel type per
soonsdossier bij voorbaat is vast te stellen
dat het altijd en overal bewaard moet wor
den. Daarom komen zij met een lijst van
tien criteria, die bewaring van persoons
dossiers rechtvaardigen. Die hebben zowel
betrekking op de aard van de dossiers
(bevatten ze informatie over: sociale basis
kenmerken, weinig of onbekende groepen,
bijzondere gebeurtenissen, belangrijke
maatschappelijke ontwikkelingen, werk
processen of uitvoeringsaspecten, invloed
rijke of opvallende personen) als op de
relatieve informatiewaarde (volledigheid,
uniciteit, diversiteit, uitgebreidheid). Ze
pleiten voor zorgvuldig onderzoek in de
loop van het selectieproces en uiten hun
zorgen, onder meer over de tendens om
archiefbeheer in bijzondere wetten anders
te regelen dan in de Archiefwet 1995.
Uit het voorbeeld van de medisch adviseur
kan een aantal zaken worden geconclu
deerd. Ten eerste dat het, anders dan wel
werd (wordt) gedacht niet zo is dat alle per
soonsdossiers zonder meer worden vernie
tigd. Ten tweede dat het heel goed moge
lijk is om uitzonderingen te maken op
bestaande selectielijsten. De medewerking
van de toekomstige beheerder en de zorg
drager is daarvoor wel een vereiste. Ten
derde dat het bestaande beleid om uitzon
deringen beleidsmatig vast te leggen ver
der uitgebouwd zou moeten kunnen wor
den. Dit alles is niet nieuw. In het eerder
vermelde rapport van Kappelhof en Rigter
uit 2001 wordt er al op gewezen dat de in
de wet opgenomen vernietigingsplicht
niet betekent dat alle persoonsdossiers ook
daadwerkelijk moeten worden vernietigd.
Het echte probleem bij persoonsdossiers
ligt anders. Het gaat om drie kwesties.
Allereerst, als het gaat om selectie, de prak
tijk van het routinematig vernietigen van
persoonsdossiers door de administratie
zonder dat de latere beheerder er aan te pas
komt. Ten tweede het probleem van de
omvang en diversiteit en het bepalen hoe
om te gaan met de vaak zeer omvangrijke
bestanden. Het lijkt erop dat het niet
mogelijk is voor de verschillende catego
rieën persoondossiers eenzelfde steekproef-
methode te gebruiken.17 Het derde pro
bleem heeft te maken met het raadplegen.
De procedures die moeten worden gevolgd
om inzage mogelijk te maken zijn tijdro
vend, en voor een deel onuitvoerbaar.18
Maar dat valt buiten het bestek van dit arti
kel.
16 Zie noot 1.
was de uiteindelijke bestemming van in de
Tweede Wereldoorlog bij de bank ingele
verde joodse sieraden genoteerd. Voor de
uitvoeringdossiers van deze organisatie
was in 1977 en in 1984 door het Ministerie
van Financiën een machtiging tot vernieti
ging gevraagd. In oktober 1984 werd deze
door de algemene rijksarchivaris afgege
ven. Dit was in overeenstemming met de
toen geldende criteria om alleen archieven
te bewaren die van blijvend belang zijn
voor de overheidsorganen zelf, de recht
en bewijszoekende burger en het histo
risch onderzoek. Een in 1998 ingestelde
regeringscommissie concludeerde, mede
op basis van archiefonderzoek in binnen-
en buitenland, dat de overheid de zaak cor
rect had afgehandeld, maar dat 'de emotio
nele betekenis van deze archieven in 1977 ern
stig is onderschat'. Uiteindelijk is het archief
dan ook, op enkele willekeurig gekozen
voorbeeld-dossiers na, vernietigd.11 Met
deze zaak in het achterhoofd wees de alge
mene rijksarchivaris Maarten van Boven in
2001 opnieuw op de emotionele waarde
van de stukken: als archivarissen en de over
heid in het algemeen geloofwaardig willen blij
ven dan zullen ze het emotioneel belang als
onderdeel van het historisch belang als selec
tiecriterium moeten accepteren. In dit kader
verwees hij naar de vrijwel integrale over
dracht van het archief van Bijzondere
Rechtspleging (ruim 500.000 dossiers) en
naar de gedachte om het archief van de
BVD (met vele individuele dossiers) en dat
van de Immigratie- en Naturalisatiedienst
voor lange tijd integraal te bewaren.
Waarbij hij overigens ook het absolute van
blijvende bewaring ter discussie stelde.12
Ook Ketelaar verwoordde zijn zorgen over
de persoonsdossiers. Volgens hem lopen
bestanden als personeels-, cliënten-, en
patiëntenadministraties extra gevaar te
verdwijnen omdat ze vaak buiten het
domein van het 'echte' archief worden
beheerd, waardoor de bestaande regels bui
ten toepassing blijven. Hij pleit dan ook
voor het aanpassen van de bestaande
archiveringssystemen met ruimte voor
deze 'schaduwarchieven'. Met de invoering
van de Wet Bescherming Persoons
gegevens, per 1 september 2001, ontstond
er een nieuw probleem, namelijk de op
basis van die wet vereiste vernietiging van
persoonsgegevens. In opdracht van DIVA,
het IISG, het ING en het KNHA schreven
Kappelhof en Rigter daarover het rapport
Vervolg van pagina 15
selectielijst vernietigd moeten worden bij
wijze van uitzondering toch te kunnen
bewaren. In recente selectielijsten is dan
ook een opsomming van dergelijke criteria
te vinden. In de selectielijst voor provin
ciale organen bijvoorbeeld beslaat de lijst
negen categorieën, waaronder: overige
bescheiden van bijzonder historisch belang in
verband met bijzondere gebeurtenissen of gere
lateerd aan personen die op enig gebied van
bijzondere betekenis zijn geweest.6 In het
geval van de medisch adviseur is nog een
vernietigingslijst uit 1959 van kracht.7
Daarin zijn geen criteria voor bewaring
opgenomen. Daarom moest worden
gewerkt in de geest van de regelgeving.
Volgens de Wet Bescherming Persoons
gegevens (WBP) mogen persoonsgegevens
niet langer worden bewaard dan noodza
kelijk is voor het doel waarvoor ze zijn ver
zameld of verwerkt. Een uitzondering is
gemaakt voor persoonsgegevens die voor
historische, statistische of wetenschappe-
lijke doeleinden worden bewaard. Er moe
ten dan wel voorzieningen worden getrof
fen om te garanderen dat de gegevens voor
de gemelde doeleinden worden gebruikt.
Archiefbescheiden die naar een openbare
archiefbewaarplaats zijn overgebracht val
len onder het criterium behoud van een
deel van het Nederlandse culturele erf
goed, en mogen in beginsel voor onbepaal
de tijd worden bewaard.8
Over het belang van persoonsdossiers
voor het wetenschappelijk onderzoek is
herhaaldelijk gepubliceerd, onder anderen
door auteurs als Klep, Ketelaar en
Kappelhof. Zij signaleren allemaal het pro
bleem van het op grote schaal vernietigen
van persoonsdossiers, veelal gerelateerd
aan de omvang van de bestanden. Met
betrekking tot het behoud van persoons
dossiers wordt gewezen op praktische
hulpmiddelen bij het kiezen (steekproe
ven), aanvullende selectiecriteria ('emotio
nele waarde') en een beter beheer van de
siers. Een kort overzicht,
ris een van de eersten
wezen Kappelhof en
Wolf in 1985 al op het
belang van medische
patiëntendossiers.9 In
1997 werd een studie
dag gewijd aan steek
proeven uit massale
archiefbestanden.
Verschillende metho
den en ervaringen daar
mee passeerden de
revue en de algemene
conclusie was, in de
woorden van Klep: dat
steekproeven een zeer
bruikbaar middel zijn om
massale archieven te
bewaren ter wiüe van
bepaalde aspecten van
historisch belang.10 In
december 1997 laaide
de discussie over vernie
tiging op naar aanlei
ding van het door het
Ministerie van Finan
ciën 'vergeten' kaartsys
teem van de liquidateur
van de Duitse roofbank
Lippmann-Rosenthal
(LIRO). Op deze kaartjes
ra
DEPONEREN:
AFDELING 3.^ Z. SSa
OrtCHMVtNV.* Jaa'/C K?67 O""
ficSj./fotei -
MESEPARAAF.
R VOORLEGDEN
Nr.
'W-'i
-■-s.
V olksge z onilhe id
6 het gesielde ln Uw bovenaangehaald
daarbij gevoegde ooneapt-iaetrnotle
algsmaen wel veracigen.
t ia m. I. noodzakelijk - zulks ter vc
-lot van pURt XI d
ins h
1958,
daarbij behorende
wordt aangevuld m
vooraf overleg met deze lusoft plaats «hal
op eventuele financiSle consequenties",
Ven de inhoud van Uw brief dd. 18 Janui
*fd. Perooneel, flr. j
bijlagen, heb ik ker_.
Het komt mij gewenst voor dat zo spoedig mogelijk
naler overlag gepleegd wordt inzake de medische var-
Zar^ tn uoonoorden ondergebrachte Ambonezen,
iet verdient m. i. aanbeveling met het nog hieroo i~
ontworpen Instructie Taan --- - --
instructie terzake
Rodere voorste lli
in- \Jte2 NINI8SER, enz.
^(iij
Overeenstemming over de instructie van de medisch
adviseur tussen de ministers van respectievelijk Sociale
Zaken en Volksgezondheid en van Maatschappelijk Werk
(Nationaal Archief, archief Medisch Adviseur, toegangs
nummer 2.27.09).
Tot slot
Yvonne Bos-Rops is werkzaam in het Nationaal Archief,
bij het beleidsbureau Rijksarchiefdienst. Dit artikel is een
bewerking van een praktijkopdracht uit de module
'selectie' van het na- en bijscholingsprogramma Kennis
Nabij van de Archiefschool (najaar 2004). Met dank aan
Dick Kaajan (Nationaal Archief), die mij op het onder
werp attendeerde en van waardevolle informatie voor
zag.
Noten
1 Persoonsdossiers: een geval apart. Nota voor
het bestuur van het Instituut voor Nederlandse
Geschiedenis en het Nationaal Archief (septem
ber 2005), samengesteld door J. Kloosterman
(MSG), T. Kappelhof (ING), B. Abels (NA), A.
Knotter (Universiteit Maastricht), C. Noordam
(KVAN); te raadplegen op www.inghist.nl.
2 Zie ook: F. Stijlen, 'Het archief van het commis
sariaat Ambonezenzorg', in Archievenblad 108
(2002) p. 18-23.
3 Brief van de Algemene Rijksarchivaris van 28
april 1998 (98.212/MvB/hd).
4 'Toelichting begrip oorlogsgerelateerd, geaccor
deerd door Bert de Vries, Maarten van Boven
en het NI0D'; bijlage bij de brief van het hoofd
van de productgroep Bewerken van het
Algemeen Rijksarchief aan de Centrale Archief
Selectiedienst te Winschoten (nr. R&B/BERW/FD
d.d. 15 november 1999).
5 F.C.J. Ketelaar, Archiefrecht, (Alphen aan den
Rijn, 2001) p. B5-2.
6 Ketelaar, Archiefrecht, p. B5-4.
7 Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging -
c.q. voor bewaring - in aanmerking komende
stukken in de archieven van het Ministerie van
Maatschappelijk Werk en in de archieven van
de onder dat Ministerie ressorterende takken
van dienst, colleges, commissiën en ambtena
ren, vastgesteld bij beschikking ON 64841 d.d.
23-04-1959 AJZ U700325 d.d. 29-01-1959.
8 Ketelaar, Archiefrecht, p. A5-5.
9 T. Kappelhof R. Wolf, 'Patiëntendossiers: een
verwaarloosde categorie van archiefstukken', in
Nederlands Archievenblad 89 (1985) p. 169-180.
10 P. Klep, Steekproeven uit massale archiefbe
standen ter wille van het historisch belang
(Den Haag 1997).
11 H. van Schie, 'Joodse tegoeden en archieven.
Context in de praktijk'in: P.J.Horsman e.a. red.,
Context. Interpretatiekaders in de archivistiek
('s-Gravenhage 2000) p. 257-269.
12 M.W. van Boven, 'Toespraak van de Algemeen
Rijksarchivaris bij viering 20-jarig bestaan CAS
op 27 september 2001'in: CAS nieuws 5 (nov.
2001) p. 16-20.
13 E. Ketelaar, 'De schaduwboekhouding van
Nederland', in 0D 56 (2002) p. 443-447.
14 A.C.M. Kappelhof en D. Rigter, De Wet
Bescherming Persoonsgegevens (2001) en de
selectie en bewaring van persoonsdossiers
(Amsterdam/Den Haag 2002).
15 T. Kappelhof, 'Persoonsdossiers - meer dan de
moeite waard', in: P. Brood e.a.ed., Selectie.
Waardering, selectie en acquisitie van archie
ven, ('s-Gravenhage 2005) p. 222-231.
17 Klep, Steekproeven.
18 T. Kappelhof/D. Rigter, 'Persoonsdossiers: een
oplosbaar probleem?' in Archievenblad 106, sep
tember 2000, p. 46-49.
De aankomst van repatrianten. Collectie Nationaal Archief.
De literatuur
