@1IBidigit Group
BSBOMEFA
De persoonsdossiers van de medisch adviseur:
selectie in de praktijk
Archiefbewerking
Advisering
Interim- en Project management
Detachering
Opleiding
Buggenum
Brunssum
Rotterdam
tel: 045-5691584
fax: 045-5331995
e-mail: info@vanbilsenconsultancy.nl
internet: www.vanbilsenconsultancy.nl
Van Bitsen Consultancy is een onderdeel van de
Samen sterk in Document Management
Restauratie Atelier Helmond bv
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Ondersteuning bij calamiteiten
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
Uw rechtstreekse partner voor gammastraling
LET OP! Per i november 05 is het calamiteitennummer gewijzigd:
24 uur bereikbaar op+31 (0)6 - 536 50 007
Tijdens kantooruren+31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
Panovenweg 40,5708 HR Helmond (NL)
Tel.+3i (0)492 - 55 39 90
Fax +31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoairestauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
DESIGN
archieven en collecties
De functie van medisch adviseur is
ontstaan in 1945. Deze functionaris hield
zich bezig met evacués uit Duitsland, repa
trianten uit voormalig Nederlands-lndië
en naar Nederland overgekomen
Molukkers. In de loop van de tijd heeft de
medisch adviseur, die tot 1982 heeft
gefunctioneerd, onder diverse ministeries
gewerkt. Het archief van de medisch advi
seur is als onderdeel van de archieven van
het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport (VWS) onlangs overge
dragen aan het Nationaal Archief.
Daarvoor is het archief bewerkt door de
CAS in Winschoten. Het archief beslaat de
jaren 1946-1967. De omvang voor bewer
king bedroeg ca. 86 m', na bewerking is dat
teruggebracht tot ca. 18 m'. In het archief
bevinden zich vijf categorieën persoons
dossiers, die allemaal permanent bewaard
zullen worden. Dat was op grond van de
bestaande richtlijnen niet voor alle catego
rieën vanzelfsprekend. Wel voor twee daar
van, namelijk de dossiers 'inzake personen
die vanuit Nederland repatriëren naar
Indonesië' en de dossiers 'inzake personen
waarin correspondentie is opgenomen met
een Indonesische arts'. In de vernietigings-
lijst (uit 1959) is aangegeven dat deze dos
siers bewaard moeten worden. Een andere
serie is in diezelfde vernietigingslijst opge
nomen onder de stukken die vernietigd
kunnen worden. Dat betreft de dossiers
'inzake personen die op enigerlei wijze als
oorlogsgetroffene door de overheid onder
steund worden dan wel om ondersteuning
verzoeken, voor zover dit uit het dossier
blijkt'. Verder zijn er nog twee groepen
dossiers die helemaal niet in de vernieti
gingslijst voorkomen, namelijk dossiers
'inzake personen die onvrijwillig gedwon
gen worden opgenomen in een verpleegin
richting' en dossiers 'die rapportages van
bijvoorbeeld maatschappelijk werk bevat
ten inzake de sociale omstandigheden van
gezinnen'.
Zoals gezegd is ervoor gekozen om al
deze dossiers te bewaren. In alle gevallen
is het bewaren gesanctioneerd met een
verwijzing naar artikel 5e van het
Archiefbesluit. Dit artikel luidt: (een selec
tielijst bestaat ten minste uit) een opsom
ming van de criteria aan de hand waarvan
de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge
de selectielijst voor vernietiging in aanmer
king komen, van vernietiging kan uitzonde
ren. Het is dus de zorgdrager die een
besluit moet nemen over de uitzonderin
gen op de vernietigingslijst. In dit geval is
dat de minister van VWS. In werkelijk
heid is het voorstel voor het besluit de
dossiers te bewaren gedaan door de toe
komstige beheerder, het Nationaal
Archief. Uit de verschillende categorieën
zijn steekproefsgewijs een aantal dossiers
bekeken. De inhoud daarvan rechtvaar
digde de bewaring van het materiaal. De
omvang van de bestanden was ook zoda
nig dat het niet nodig was te overwegen
een steekproef uit de verschillende series
te nemen en alleen die te bewaren. Het
ministerie van VWS heeft de aanbeveling
van het Nationaal Archief gevolgd.
Het besluit om een aantal dossiers niet te
vernietigen is niet genomen op basis van
een willekeurige indruk. Voor drie series
kon worden verwezen naar bestaand
beleid. De twee series dossiers die betrek
king hebben op Indonesische repatrian
ten behoren tot de categorie archieven
die ingevolge de afspraken op ministe
rieel niveau, na Kamervragen, worden
bewaard om het verleden 'veilig te stel
len'.2 Dat is ook al conform de vernieti
gingslijst. De dossiers betreffende oor
logsgetroffenen vallen onder de werking
van een brief van de algemene rijksarchi
varis van 28 april 1998 aan de verschil
lende departementen om alle direct of
indirect oorlogsgerelateerde archieven zo
spoedig mogelijk te laten overbrengen
naar het Algemeen Rijksarchief en van
vernietiging uit te sluiten: 'In elk geval
moet voorlopig niets uit deze bescheiden ver
nietigd worden zonder overleg met mijn
medewerkers, zelfs al laat de selectielijst
eventuele vernietiging toe'.3 Onder oorlogs
gerelateerde archieven wordt dan ver
staan niet alleen de archieven die in de
oorlog gevormd zijn, maar ook de archie
ven die na de oorlog zijn gevormd en die
aan de oorlog gerelateerd zijn, bijvoor
beeld archieven van organen die inge
steld zijn als gevolg van de oorlog, de
neerslag van handelingen, afkomstig uit
die wettelijke regelingen die een recht
streeks gevolg zijn van de oorlog (bij-
voorbeld beheer vijandelijk vermogen,
vervolging en berechting oorlogsmisda
digers en landverraders, zuivering van
ambtenaren etc.) en dossiers en zaken
waaruit mogelijk nog rechten en plichten
voortvloeien (bijvoorbeeld joodse tegoe
den).4 Voor de twee resterende series is
geen beleidsmatige onderbouwing aange
troffen. Hier volstaat alleen een verwij
zing naar de aard van artikel 5e van het
Archiefbesluit, zoals geformuleerd in de
toelichting: 'betrekking hebben op zaken of
gebeurtenissen met een uniek of bijzon
der karakter'.
Wetten en regels
Het wettelijke kader rond selectie wordt
gevormd door de Archiefwet f995 (in het
bijzonder art. 3, 5-7). De procedure rond
om selectie is nader uitgewerkt in het
Archiefbesluit (art. 2-8). Bij het opstellen
van de selectielijst moet rekening worden
gehouden met verschillende belangen: de
taak van het betreffende overheidsorgaan, de
verhouding van dit overheidsorgaan tot andere
overheidsorganen, de waarde van de archiefbe
scheiden als bestanddelen van het cultureel
erfgoed, het belang van de in de archiefbeschei
den voorkomende gegevens voor overheidsorga
nen, recht- of bewijszoekenden alsmede het
historisch onderzoek. Een verantwoording
hiervan moet worden opgenomen in de
selectielijst (Archiefbesluit art. 5d l).5
Hiervóór is al verwezen naar artikel 5e van
het Archiefbesluit. Dit artikel is in het
besluit opgenomen ingevolge de wens van
de Tweede Kamer om het mogelijk te
maken dat stukken die volgens een
Lees verder op pagina 16
van bitsen consultancy
www.bomefa.com
Door Yvonne Bos-Rops*
Het gangbare beeld dat persoonsdossiers zon
der meer vernietigd kunnen worden, is inmid
dels wel achterhaald. Diverse auteurs, zoals
Ton Kappelhof, Paul Klep en Eric Ketelaar,
hebben in verschillende publicaties herhaal
delijk gewezen op het belang van deze dos
siers. En inmiddels heeft een commissie van
het Nationaal Archief en het Instituut voor
Nederlandse Geschiedenis haar werk afge
rond. Er zijn criteria geformuleerd voor de
selectie van persoonsdossiers die voor blijven
de bewaring in aanmerking komen en aanbe
velingen gedaan over het te voeren beleid.1 In
dit artikel wordt aan de hand van één archief,
dat van de medisch adviseur (onderdeel van
voorgangers van het ministerie van VWS), een
indruk gegeven van de manier waarop er in de
praktijk wordt omgegaan met de selectie van
verschillende typen persoonsdossiers. Welke
criteria worden er gehanteerd en hoe worden
deze onderbouwd? Wat is er mogelijk op
grond van de bestaande wet- en regelgeving?
En wat is er allemaal over geschreven?
