DISC
1SB0MEFA
LOEK NIJHOLT
ARCHIEFSERVICE B.V
archive
digitale
archiefsystemen
DISC The innovator
in Optical Storage
archieven en collecties
Vervolg van pagina 17
mevrouw dr. B.M.A. de Vries. De opmer
kingen van de geconsulteerde organisa
ties én de historica leidden in de subcom
missie archieven tot enige aanpassingen.
Op 27 juli 2004 zond de VNG aan alle
gemeenten de ontwerplijst van 2004 met
het verzoek haar te machtigen deze vast
te laten stellen en ook in de toekomst
namens hen de selectielijst te actualise
ren. Aangezien de algemene rijksarchiva
ris ook wilde weten voor welke interge
meentelijke organen de lijst zou gaan gel
den, verzocht de VNG alle gemeenten
een opgave te doen van alle privaatrech
telijke rechtspersonen met openbaar
gezag bekleed (ex artikel 160 van de
Gemeentewet) en gemeenschappelijke
regelingen waaraan zij deelnemen. Een
overzicht van alle openbare lichamen
bleken veel gemeenten niet op korte ter
mijn aan te kunnen leveren. De meeste
gemeenten hebben wel de machtiging
getekend, waarbij sommige nog wezen
op onvolkomen- en onduidelijkheden in
de lijst. Deze zijn een eerste maal bespro
ken in de subcommissie archieven op 20
december 2004 en uiteindelijk door de
commissie beoordeeld op basis van een
advies van de voorbereidende werkgroep.
De VNG heeft op 30 juni 2005 de staats
secretaris geïnformeerd welke gemeenten
akkoord gaan met het verder in procedu
re brengen van de ontwerp-selectielijst.
Ook is daarbij aangegeven welke
gemeenten de VNG machtigen om in de
toekomst na inschakeling van de sub
commissie archieven zelfstandig voor
stellen aan de staatssecretaris te doen
voor tussentijdse wijzigingen in de vast
gestelde lijst ten gevolge van wetgeving,
jurisprudentie, problemen in de gemeen
telijke praktijk of spoedeisendheid.
Voorts is vermeld welke gemeenten de
VNG machtigen om gehele of modulaire
(c.q. hoofdstuksgewijze) actualiseringen
voor te bereiden. Vervolgens heeft de
staatssecretaris het ontwerp vanaf 2
augustus 2005 voor een periode van zes
weken ter inzage gelegd bij het Nationaal
Archief, het ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap, de rijksarchie
ven in de provincie en de VNG.
Gelijktijdig is de ontwerp-selectielijst ter
advisering aan de Raad voor Cultuur toe
gezonden. De Raad voor Cultuur bracht,
na inschakeling van de bijzondere com
missie archieven, op 27 september 2005
zijn advies uit, dat is beoordeeld door het
Nationaal Archief na overleg met de
VNG. Het advies van de RvC heeft
behoudens enkele tekstuele correcties
aanleiding gegeven tot enkele wijzigin
gen in de ontwerpselectielijst. Uiteinde
lijk stelde op 21 november 2005 de alge
mene rijksarchivaris, namens de staatsse
cretaris
van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap de 'Ontwerp-
selectielijst voor archiefbe
scheiden van gemeentelijke
en intergemeentelijke orga
nen opgemaakt of ontvangen
vanaf 1 januari 1996', vast en
kon deze op 20 december
2005 in de Staatscourant ver
schijnen.
Eindelijk was na dertien jaar
de selectielijst voor de
gemeenten vastgesteld!
Deze selectielijst geldt nu
nog voor papieren en digitale
archiefbescheiden die voorko
men in administraties van
gemeentelijke organen. De
verwachting is dat de vaststel
ling voor de intergemeentelij
ke organen in 2006 of 2007
volgt. De lijst geldt al wel voor
de administratie van de griffie. Zoals
bekend kan als uitvloeisel van de Wet
dualisering gemeentebestuur de gemeen
teraad vanaf 7 maart 2002 een eigen
administratie voeren. De Archiefwet
1995 schrijft voor dat het college van
burgemeester en wethouders ook zorg
drager voor de daarin voorkomende
archiefbescheiden zijn.
De gemeenten hebben lang op de selec
tielijst moeten wachten! Al in 1999 ging
een groot deel van de gemeenten ervan
uit dat de lijst wel binnen één jaar vastge
steld zou zijn en paste de ontwerplijst al
in de praktijk toe. Officieel was dit nog
uit den boze, maar de gebruikers vonden
de nieuwe lijst in de praktijk prettiger
werkbaar en redelijk actueel. Zo was wet
en regelgeving rondom de vernietiging
van cliëntendossiers sociale zaken (de
Wet Boete) en op het gebied van finan
ciën al verwerkt en goed in de dagelijkse
werkzaamheden toepasbaar.
Wat zijn nu de belangrijkste verschil
len tussen de vernietigingslijst 1983 en
de selectielijst? Een vergelijking van de
selectielijst met de vernietigingslijst uit
1983 kan het beeld opleveren dat sprake
is van een langere bewaartermijn van een
grote hoeveelheid aan bescheiden. Zo
schrijft de nieuwe selectielijst voor om
bouw-, sloop- en milieuvergunningen
blijvend te bewaren en is de selectieter
mijn van 'overige bescheiden' rondom
bouwvergunningen verlengd tot twintig
jaar. Veel bescheiden die een termijn van
vijf jaar kenden, moeten nu twee jaar
langer worden bewaard op grond van
financiële aspecten. Dit beeld wordt ver
sterkt doordat minder verschillende ter
mijnen zijn gehanteerd en bewaartermij
nen zijn gestoeld op (langere) wettelijke
termijnen in combinatie met praktijker
varingen. Ook zijn in de selectielijst
bescheiden opgenomen die blijvend
bewaard dienen te worden, terwijl de ver
nietigingslijst alleen de bescheiden ver
meldt die voor vernietiging in aanmer
king komen. Belangrijk onderscheid ver
der is dat de nieuwe selectielijst uitgaat
uit van het beginsel 'vernietigen tenzij'
en hiermee beter aansluit op de
Lees verder op pagina 21
19
DESIGN
www.bomefa.com
De optische Library systemen van DISC bieden u een perfecte oplossing
voor het duurzaam en authentiek archiveren van al uw digitale informatie.
Volledig automatische opslag van uw documenten op DVD-R of
Blue-laser (BD) schijven in een robotgestuurd systeem.
Opslagcapaciteiten van 500GB tot maar liefst 35TB
Bewaartermijn 30 tot 50 jaar
Altijd toegankelijk en converteerbaar naar nieuwe technologie.
Gemakkelijk te integreren in uw netwerk
omgeving.
Wij werken met bijna alle collectie registratie en
archief software pakketten.
DISC Nederland BV
Lange Slagen 34
4823 LJ Breda
076-5414360
www.disc-nederland.nl
sales@disc-nederland.nl
Adres: Hulpdepot Rijksarchiefdienst,
Koningsweg 13 C, 68I6TC Schaarsbergen
Telefoon: 06-26042160 (directeur)
Kantoren: 026-445565 I Fax: 026-3700225
E-mail: info@lna-archivisten.com
Website: www.lna-archivisten.com
Archiefbewerking
Archiefopslag (evt. met opvraagservice, bewerking)
Tijdelijke werkplekken met archiefopslagmogelijkheid
ADVIES
Ook voor fotowerk, digitalisering
ICT-advies en applicaties voor archief- en post
registratie.
Wij zoeken voor projecten regelmatig ervaren
archivisten, SOD'ers en VVA'ers
GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT
NODIG. PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK
ADVIES. DAT KUNNEN WIJ U GEVEN.
Werking van de lijst
Verschillen
april 2006
archievenblad
