en
an
archieven en collecties
archieven en collecties
In 1992 nam de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten (VNG) het ini
tiatief tot de voorbereiding van een nieu
we gemeentelijke vernietigingslijst. Na
de totstandkoming van de gemeentelijke
vernietigingslijst in 19832 was de com
missie die hier sinds 1973 aan gewerkt
had ontbonden en werd de vernietigings
lijst niet actief meer door de VNG bijge
houden. Op verzoek van onder andere
het Landelijk Overleg van Provinciaal
Archiefinspecteurs (LOPAI) was eind
jaren tachtig de VNG-Commissie
Vernietiging Bescheiden (Intergemeen
telijke organen in het leven geroepen om
de vernietigingslijst te actualiseren en
vragen vanuit het veld van gebruikers te
beantwoorden. De komst van een nieu
we Archiefwet, de gedateerdheid van de
lijst uit 1983 ten gevolge van nieuwe
administratieve ontwikkelingen en
gemeentelijke wetgeving en de groei van
digitale gegevensbestanden leidden er in
1992 toe dat de commissie besloot om de
gehele vernietigingslijst te gaan herzien
om zo te komen tot een nieuwe, actuele
lijst. De idee bestond dat dit binnen een
aantal jaren gerealiseerd zou moeten
kunnen worden, waardoor rond de intre
de van de nieuwe Archiefwet ook een
gemeentelijke (selectie)lijst gepresen
teerd zou kunnen worden.
Op 17 september 1992 nam de com
missie - bijeen in het Gemeentearchief
Amsterdam - een actieplan aan waarmee
de gehele vernietigingslijst inhoudelijk
zou worden herzien, zou voldoen aan de
eisen van de Archiefwet (verplichting tot
vernietiging!) alsmede voor de selectie
van digitale gegevens zou kunnen gaan
functioneren. De naam van de commis
sie werd gewijzigd in Commissie
Selectiecriteria Vernietiging Gegevens
(Inter)gemeentelijke organen. Voor de
term 'gegevens' werd gekozen om te
benadrukken dat bij selectie met behulp
van de lijst ook digitale archiefbeschei
den worden bedoeld. Zoals de naam al
aangaf, was ook duidelijk dat alle interge
meentelijke organen in het ontwerp van
een nieuwe lijst meegenomen zouden
worden. Ten slotte was ook de samenstel
ling van de nieuwe commissie uitgebreid
om te voldoen aan de archiefwettelijke
eisen. De Commissie Selectiecriteria ver
gaderde in de jaren 1992-1998 in totaal
zeventien keer bij de VNG in Den Haag,
waarbij onder andere vorm, datering,
inhoud en onderhoud van de lijst ter
sprake kwamen. Al in de tweede vergade
ring bediscussieerden de leden de vorm
van de lijst. Aangezien in een vernieti
gingslijst ook te bewaren archiefbeschei
den moeten worden opgenomen, was
niet langer de term vernietigingslijst toe
pasbaar, maar werd over een selectielijst
gesproken. Welke vorm een dergelijke
selectielijst zou moeten krijgen, was al
snel punt van discussie omdat in de
archiefwereld net de eerste ervaringen
met de methodiek van het Project
Invoering Verkorting Overbrengingster
mijn (PIVOT) waren opgedaan. Moest
deze methode, waarbij selectielijsten
waren gebaseerd op de handelingen van
zogenaamde actoren en die naar de
mening van de commissie toch vooral
voor het Rijk bedoeld was, worden over
genomen of kon ook een indeling naar
taken worden aangehouden? Over dit
belangrijke punt werd advies ingewon
nen bij de secretaris van de Raad voor
Cultuur, opdat in een later stadium de
vorm en werking van de conceptlijst niet
tot uitvoerige discussie zouden hoeven te
leiden. De PIVOT-methode zou niet wor
den doorgevoerd, maar wel met aan
dacht gevolgd. Moest de lijst dan worden
ingedeeld naar de binnen de gemeente
toegepaste Basisarchiefcode? Het succes
van de door de Brabantse Archief Selectie
Commissie uitgegeven leidraad (de zoge
naamde Brabantse lijst), die was inge
deeld naar de archiefstructuur van de
Basisarchiefcode en per code een uitge
breide opsomming van mogelijk voorko
mende documenten en hun vernieti
gingstermijn bood, wees wel in die rich
ting. Toch leek een indeling naar (een
toentertijd regelmatig wijzigende)
archiefcode de commissieleden niet te
verkiezen boven een indeling naar de
taken van de gemeentelijke organisatie.
Mochten de gebruikers alsnog naar een
indeling op archiefcode wensen over te
gaan en op stuksniveau de bewaar- en
vernietigingstermijnen wensen te bepa
len dan bood de lijst immer nog de
mogelijkheid tot het samenstellen van
een zogenaamde stukkenlijst. De selectie
lijst werkt met omschrijvingen van cate
gorieën van stukken op basis waarvan de
selecteur een op zijn organisatie geënte
stukkenlijst kan toepassen. Deze stukken-
lijsten moeten gemeentelijke organisa
ties zelf vervaardigen, waarbij de selectie
lijst de wettelijke basis vormt. Ook kwam
de periodisering van de lijst al spoedig
aan de orde, waarbij de discussie ging
over het aanvangsjaar van de lijst. Een
meerderheid van de commissie vond dat
niet teruggegaan moest worden tot het
jaar 1851, zoals in de Vernietigingslijst
1983. Ging aanvankelijk de voorkeur uit
naar een cesuur bij het jaar 1948, waarbij
de Vernietigingslijst van 1983 zou blijven
gelden voor de periode 1851-1948 en de
nieuwe selectielijst voor de periode na
1948, uiteindelijk koos de commissie
voor de datum van inwerkingtreding van
de Archiefwet en het Archiefbesluit. De
lijst geldt zodoende voor de gegevens
ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari
1996. Consequentie was wel dat de
Vernietigingslijst 1983 blijft gelden voor
de selectie van bescheiden uit archieven
over de periode 1851-1995. De vrees dat
overijverige div- en archiefmedewerkers
nu met de selectielijst opnieuw archieven
uit de negentiende eeuw zouden gaan
schonen werd op deze manier ook weg
genomen.
Toen consensus was bereikt over
vorm en periodisering konden de diverse
categorieën van de vernietigingslijst één
voor één worden herzien en geactuali
seerd. De vergaderingen van de commis
sie werden voorbereid door een werk
groep, bestaande uit medewerkers van de
VNG, bureau ODRP3 (adviesbureau van
de VNG) en hoofden Interne Zaken van
twee gemeenten. De werkgroepsleden
consulteerden het werkveld (div- en
archiefwereld) en inhoudelijk specialis
ten bij gemeenten en ministeries, ver
richten literatuuronderzoek en namen
relevante wet- en regelgeving door. Bood
in het begin de handbibliotheek van de
VNG nog veelal uitkomst, zo konden
gelukkig na een paar jaar juridische data
banken en internet de werkgroep onder
steunen. Hun voorbereidende werk werd
naar de commissieleden gestuurd, waar
na in de vergaderingen de leden de
afzonderlijke onderdelen van de ont-
werplijst behandelden en voorstellen
deden tot aanvulling van hoofdstukken,
wijziging van categorieën in bewaren c.q.
vernietigen of wijziging van de bewaar
termijn. In sommige gevallen werden bij
de vergaderingen ook specialisten uitge
nodigd, bijvoorbeeld in het geval van de
invoering van de Wet gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens
(GBA) van 1 oktober 1994. De (verplich
te) bewaring van alle zogenaamde bron
documenten vormde aanleiding tot
intensief overleg met het Agentschap
Selectielijst voor
archiefbescheiden
van gemeentelijke
intergemeentelijke
organen
Basisadministratie Persoonsgegevens en
Reisdocumenten van het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijks
relaties en leidde enerzijds tot een aan
passing van de bewaartermijnen van de
brondocumenten" en een volledige
inpassing in de gemeentelijke selectie
lijst. Ook verdwenen bepaalde catego
rieën uit de vernietigingslijst, waaronder
categorie 3.5 Politie, omdat de gemeente
lijke politieorganisatie in Nederland
sedert de Politiewet 1993 niet meer
bestaat en niet onder de werking van de
gemeentelijke selectielijst valt. Dit leidde
er wel toe dat op initiatief van de VNG-
commissie een afzonderlijke commissie
in het leven geroepen, waarvan commis
sielid mr. C.G.M. Noordam als voorzitter
optrad. Deze commissie heeft een selec
tielijst voor de regionale politieorganisa
tie opgesteld. Uiteindelijk kon de com
missie eind 1997 de lijst in concept
accorderen en aan de directie van de
VNG aanbieden met het verzoek deze
verder in de vaststellingsprocedure te
brengen.
Op 17 december 1998 ontving de
directie van de VNG de Ontwerp-selectie-
lijst voor archiefbescheiden van gemeentelij
ke en intergemeentelijke organen 1998 uit
handen van de voorzitter van de com
missie, mr. J. Schouten. De directie bood
het ontwerp aan bij de staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschappen, die het in de periode
tussen 1 december 1999 tot 26 januari
2000, op grond van het Archiefbesluit
1995 en de procedure voorgeschreven in
de Algemene wet bestuursrecht, ter inza
ge heeft gelegd. Ook ontvingen alle
gemeenten het ontwerp rechtstreeks van
de VNG met de mogelijkheid hierop bin
nen de gestelde termijn te reageren,
waarop veertien officiële reacties werden
ontvangen, waaronder van de gemeente
Groningen. De reactie van Groningen
was onder meer gericht op de gevolgde
procedure bij het vaststellen van de lijst.
Op grond van de Archiefwet 1995 dient
de zorgdrager voor het archief een selec
tielijst op te stellen: bij de gemeente het
college van burgemeester en wethouders.
Het Archiefbesluit wijst in artikel 3 op de
mogelijkheid dat meerdere zorgdragers
gezamenlijk een selectielijst opstellen en
aan de minister aanbieden. Zo had de
VNG - net als in 1973 - het initiatief
genomen dit voor al haar leden te doen
en een lijst op te stellen die zou gelden
voor alle gemeenten en intergemeentelij
ke organen in Nederland. Echter: de
VNG had hiervoor nooit expliciet man
daat gevraagd aan haar leden en aange
zien de VNG zelf geen zorgdrager is, kan
zij dus niet uit naam van haar leden een
ontwerplijst indienen. Terecht wees
Groningen de staatssecretaris hierop en
verzocht de procedure stil te leggen
opdat de VNG alsnog aan de gemeentelij
ke zorgdragers mandaat kon vragen. De
algemene rijksarchivaris, die op grond
van artikel 25 van de Archiefwet in dezen
namens de staatssecretaris optreedt,
besloot de procedure stop te zetten en
verzocht de VNG om zich eerst door alle
zorgdragers te laten machtigen en vervol
gens de ontwerplijst door alle gemeenten
en intergemeentelijke organen te laten
accorderen. Procedureel had de algemene
rijksarchivaris gelijk, maar de VNG zat
uiteraard niet op al het extra werk te
wachten. Overleg met vertegenwoordi
gers van het ministerie van OCenW en
het Algemeen Rijksarchief leidde er ech
ter toe dat de VNG uiteindelijk in 2004
aan het verzoek gevolg heeft gegeven.
Intussen was in 2000 de taak van de com
missie selectiecriteria overgenomen door
de subcommissie archieven van de VNG.
Deze subcommissie van de VNG-com-
missie culturele zaken en mediabeleid
voldoet qua samenstelling aan de vereis
ten van de Archiefwet 1995 en kon de
vaststellingsprocedure voortzetten,
onder andere door de leden van de oor
spronkelijke commissie te raadplegen.
Een werkgroep heeft tussen 2000 en 2004
ten behoeve van de VNG-subcommissie
archieven de ingediende reacties behan
deld, in schema gezet, met elkaar vergele
ken, de motivatie bestudeerd, tussentijd
se wetswijzigingen verwerkt en de ont
werplijst op onderdelen aangepast. In
mei 2002 konden alle organisaties die in
2000 op het ontwerp hadden gereageerd
deze gewijzigde ontwerplijst becommen
tariëren. Ook is dit ontwerp eind 2003
voor commentaar voorgelegd aan een
daartoe speciaal aangewezen historica,
Lees verder op pagina 19
Gemeentelijke selectielijst vastgesteld
Door Peter Diebeis*
Exact 22 jaar na de vaststelling van de
gemeentelijke vernietigingslijst op 20
december 1983 en na een voortraject van
ruim dertien jaar is - eindelijk - de
gemeentelijke selectielijst van kracht
geworden.1 De lijst, die in feite al in 1998
gereed was en de afgelopen jaren al in de
praktijk werd gehanteerd, kan nu officieel
door alle Nederlandse gemeenten de
komende twintig jaar officieel toegepast
gaan worden. In dit artikel gaat Peter
Diebeis, oud-secretaris van de commissie
die de lijst heeft voorbereid, nader in op de
totstandkoming, vorm en inhoud van de
selectielijst.
Vorm en periodisering
Categorieën
pocket reeks informatiebeleid
vnc uitgeverij
De vaststellingsprocedure
archievenblad
april 2006
