u
digitalisering
digitalisering
De website utrechtsarchiefnet.nl is
ontwikkeld door de Kring van Utrechtse
Archivarissen, de vereniging die in 2001
werd opgericht om de samenwerking tus
sen de verschillende archiefdiensten in de
provincie Utrecht te bevorderen. Van
meet af aan leefde bij de leden van de
Kring de wens om op deze site naast een
archievenoverzicht ook inventarissen in
digitale vorm aan te bieden. Daarbij heeft
de Kring het spoor gevolgd dat eerder al
door de twee grootste diensten binnen de
e 0 e
c:
£1
v 0 B-
UTRECHTS archiefnet
vr
Kring was ingezet. Zowel Het Utrechts
Archief als het Gemeentearchief
Amersfoort (tegenwoordig: Archief
Eemland) hadden al in 2003 een begin
gemaakt met het doorzoekbaar maken
van hun inventarissen via het internet.
Beide diensten kennen sinds dat jaar een
zoekscherm op hun website waarmee
naast archieftitels ook inventarissen kun
nen worden doorzocht. Beide diensten
maakten daarvoor gebruik van het pro
gramma Mais Flexis (voorheen Mais), ont
wikkeld door De Ree archief
systemen in Groningen, een
programma dat de laatste
jaren ook elders in Nederland
bij veel archiefdiensten
ingang heeft gevonden als
beheerssysteem voor toegan
gen op archieven.
Vanuit het tekstbestand
waarin de inventarissen
waren opgemaakt (Word en
WP) was een groot aantal
inventarissen van de diensten
in Utrecht en Amersfoort
door De Ree geconverteerd
naar Mais Flexis. Daarna kon
den ze bij de betreffende dien
sten in een Mais Flexis-data-
base worden geïmporteerd.
Na controle en correctie in de
eigen database werden ze ver
volgens ook in de internetda-
tabase van De Ree opgeno
men en gekoppeld aan de
titels van de archiefbestanden
van de betreffende diensten.
Via archieven.nl, de website
van De Ree, kunnen de titels
en inventarissen in deze inter-
netdatabase worden be
vraagd, per archiefdienst of
voor alle archiefdiensten (met
toegangen in deze database)
gezamenlijk. Dezelfde gege
vens, maar dan natuurlijk uit
sluitend de eigen toegangen,
kunnen ook via het zoek
scherm op de website van de
dienst zelf worden doorzocht.
Twee jaar geleden besloot het
bestuur van de Kring, gesterkt
door de goede ervaringen met
Mais Flexis in Utrecht en
Amersfoort, om te onderzoeken of het
haalbaar was ook de inventarissen van de
andere diensten in de provincie met
behulp van dit programma te laten con
verteren en voor presentatie op het inter
net geschikt te maken. Mede dankzij een
subsidie van de provincie, die een kwart
van de eenmalige kosten voor haar reke
ning wilde nemen, bleken vrijwel alle bij
de Kring aangesloten diensten bereid te
investeren in een dergelijke conversie.
Minder eenvoudig echter bleek de finan
ciering van de structurele kosten na con
versie: de jaarlijkse licentiekosten en de
kosten voor het hosten van hun titels en
inventarissen op archieven.nl en voor het
beheer van de geconverteerde inventaris
sen. Waar Het Utrechts Archief en het
Archief Eemland elk beschikten over een
eigen Oracle-server - een noodzakelijke
voorwaarde voor het installeren van Mais
Flexis was duidelijk dat een dergelijke
voorziening voor veel kleinere diensten in
de provincie geen haalbare kaart was. Een
alternatief zou zijn om de geconverteerde
gegevens uitsluitend op de server bij De
Ree te plaatsen, maar dit had als nadeel
dat mutaties in de geconverteerde toegan
gen niet zelfstandig konden worden door
gevoerd. Een tweede optie werd overwo
gen: het hosten van de geconverteerde toe
gangen op een Oracle-server met Mais
Flexis bij een derde partij, waarop de gege
vens via een inbelverbinding over het
internet te benaderen zouden zijn. Deze
tweede mogelijkheid kwam tegemoet aan
de bezwaren van de eerste, maar bleek bij
nadere bestudering te duur om op korte
termijn te realiseren.
Een betaalbare oplossing werd uiteindelijk
gevonden door bij het beheer van de
geconverteerde inventarissen gebruik te
maken van de Oracle-server van Het
Utrechts Archief. Door op deze server voor
elk van de deelnemende diensten in Mais
Flexis een eigen locatie aan te maken en
daaraan de geconverteerde toegangen te
koppelen, was het mogelijk om de dien
sten elk hun eigen toegangen te laten
beheren. Via het internet kunnen alle
diensten inbellen in de server bij Het
Utrechts Archief. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van de rdp-techniek (remote
desktop protocol), die bij de meer recente
Windows-versies tegenwoordig standaard
wordt meegeleverd. Wel was het noodza
kelijk dat door de Kring een gezamenlijke
applicatiebeheerder werd aangewezen.
Voorlopig zal deze taak door de applicatie
beheerder van Mais Flexis bij Het Utrechts
Archief worden uitgeoefend, maar het is
niet uitgesloten dat in de toekomst een
van de andere diensten dit applicatiebe
heer voor enige tijd voor zijn rekening zal
nemen.
In augustus werden de contracten
getekend met De Ree en Het Utrechts
Archief en kon de conversie in gang wor
den gezet. Alleen het Gemeentearchief
Veenendaal en het Streekarchief Rijn
streek zagen uiteindelijk af van deelname
aan het conversieproject.1 Voor de begelei
ding van het hele traject werd een project
groep met de naam 'Inventarissen op het
net' in het leven geroepen. Naast de titels
van Het Utrechts Archief (1.368) en
Eemland (594) werden door de acht ande
re diensten (inclusief Veenendaal) nog
eens 1.101 archieftitels aangeleverd. Waar
Het Utrechts Archief eerder al ruim 700
inventarissen had laten converteren en
Eemland circa 200, volgden nu de andere
diensten met in totaal 285 inventarissen.
Sommige diensten stuurden al hun inven
tarissen in, andere een deel. In sommige
gevallen werden in plaats van tekstbestan
den papieren inventarissen aangeleverd
en werd de conversie voorafgegaan door
een scan- en OCR-actie. Na de oplevering
van de conversie door De Ree in januari
en de plaatsing van de geconverteerde
bestanden op de server bij Het Utrechts
Archief, volgde begin februari een geza
menlijke cursus. Daarbij werden alle nieu
we gebruikers vertrouwd gemaakt met de
werking van Mais Flexis en kregen ze een
uitgebreide instructie van de applicatiebe
heerder voor het controleren en corrige
ren van de geconverteerde toegangen. In
de zeven daarop- volgende weken is door
verschillende deelnemers hard gewerkt
aan de daadwerkelijke controle van het
geconverteerde materiaal, zodat dit eind
maart geschikt was voor presentatie op
het internet. Ook de archieftitels kregen
nog een laatste opfrisbeurt.
Parallel aan dit traject is gewerkt aan de
aanpassing van utrechtsarchiefnet.nl. Het
oude scherm voor het zoeken in het
archievenoverzicht werd vervangen door
een nieuw zoekscherm, waarbij archiefti
tels en inventarissen in één actie op free-
text en periode kunnen worden door
zocht. De bezoeker wordt daarbij de keuze
geboden te zoeken in titels en inventaris
sen van alle diensten van de Kring of van
een van de diensten. Desgewenst kan hij
zijn zoekvraag nog beperken tot alleen de
archieftitels (in feite het oude archieven
overzicht).
Het resultaat van al deze inspanningen is
donderdag 6 april op het Utrechtse pro
vinciehuis in aanwezigheid van gedepu
teerde Jan van Bergen feestelijk gepresen
teerd: een vernieuwde website waarop
meer dan 3.000 archieftitels en circa 1.200
inventarissen kunnen worden doorzocht.
Naar verwachting volgen later dit jaar nog
eens 300 inventarissen van Het Utrechts
Archief en 50 a 100 van de andere dien
sten. Voorwaar een geweldige stap voor
waarts in de digitale toegankelijkheid van
de Utrechtse archieven, waar bezoekers
veel plezier aan gaan beleven.
26
27
Utrechtse inventarissen op het net
Door Kaj van Vliet*
In 2002 gingen de archiefdiensten in de pro
vincie Utrecht van start met een gezamenlij
ke website met een provinciebreed archie
venoverzicht. Nu, vier jaar later, maken zij
ook hun inventarissen digitaal toegankelijk
via deze website. Op 6 april hielden zij op
het Utrechtse provinciehuis de vernieuwde
versie van www.utrechtsarchiefnet.nl ten
doop. Daarmee biedt Utrecht als eerste pro
vincie in Nederland een gemeenschappelijke
toegang op vrijwel alle archieven binnen de
provincie met meer dan 3.000 titels en maar
liefst 1.200 inventarissen.
Utrechts Archiefnet
y 0 http://www.utrechtsarchiefnet.nL/
Beginnen
Laatste nieuws
MSN Hotmail - Vand...
ACTUEEL
INLEIDING
ARCHIEVEN
ARCHIEFDIENSTEN
GEMEENTEN
WATERSCHAPPEN
LINKS
INHOUD
EMAIL
>;«|U
Welkom op de website van de Kring van Utrechtse archivarissen.
U vindt hier informatie over alle 13 openbare archiefdiensten in de
provincie Utrecht en over de ongeveer 4.500 archieven en collecties die
zij beheren.
Laatste nieuws:
3 april 2006 1200 archiefinventarissen op Utrechts Archiefnet
3 april 2006 Archieven Vianen tijdelijk naar Woerden en IJsselstein
3 april 2006 Particuliere archieven Streekarchivariaat
K rom me-Rij n gebi ed
3 april 2006 Archieven naar Wijk bij Duurstede overgebracht
17 jan 2006 Nieuwe gemeente Utrechtse Heuvelrug
12 jan 2006 Kadastrale kaarten uit 1832 op internet
12 jan 2006 Stadsarchief Montfoort is verhuisd naar Woerden
Bggewerkt: 5 april 2006
De homepage van www.utrechcsarchiefnet.nl.
Mais Flexis
Inventarissen op het net
Kaj van Vliet is hoofd van de afdeling Archieven bij Het
Utrechtse Archief en voorzitter van de projectgroep
'Inventarissen op het net'.
Participanten binnen de Kring van
Utrechtse Archivarissen
Archief Eemland (locaties Amersfoort en
Soest)
Gemeentearchief Bunschoten
Gemeentearchief Nieuwegein
Gemeentearchief Veenendaal
Gemeentearchief Vianen
Gemeentearchief Zeist
Het Utrechts Archief
Hoogheemraadschap Amstel, Gooi en
Vecht (locatie Amsterdam)
Samenwerking Archiefzorg Lopikerwaard
(locaties IJsselstein, Montfoort en
Oudewater)
Streekarchief Kromme Rijnstreek-
Utrechtse Heuvelrug (locatie Wijk bij
Duurstede)
Streekarchivariaat Vecht en Venen (loca
ties De Bilt, Breukelen, Loenen,
Maarssen en Mijdrecht,)
Streekarchivariaat Rijnstreek (locatie
Woerden)
Noten
De titels en inventarissen van SA Rijnstreek,
onderdeel van RHC Groenehart Archieven, zijn
sinds enige tijd toegankelijk via
www.groenehartarchieven.nl. De deelname van
GA Veenendaal is beperkt tot de archieftitels.
archievenblad
april 2006
april 2006
archievenblad
