Het handvest en de code:
TWEE DIMENSIES VAN KWALITEIT
Impressies
u
van de Landelijke Archieven dag
En dan zijn er nog veel soorten
archiefdiensten, groot en klein. In een
groep van tien archiefdiensten is een eer
ste versie van het handvest ontwikkeld.
Vervolgens is dit eerste ontwerp aan het
veld voorgelegd. Opvallend was wel dat
er heel snel een groot draagvlak aanwezig
bleek te zijn. En dat in een werkveld waar
het maken van gezamenlijke afspraken
meestal niet zo eenvoudig is. Maar het
handvest werd ingevoerd bij veel dien
sten en in het gebruik verder getoetst.
Momenteel wordt het handvest onder
houden door de sectie kwaliteitszorg van
DIVA en jaarlijks bijgewerkt aan de hand
van de nieuwste ontwikkelingen en
inzichten.
Een andere ontwikkeling speelde al
wat langer, de vaststelling van een be
roepscode voor archivarissen. Op inter
nationaal niveau werd, na ruim zeven
jaar overleg, in september 1996 de inter
nationale beroepscode voor archivarissen
vastgesteld. Deze beroepscode heeft als
doel gedragsregels vast te stellen voor
archivarissen bij de dagelijkse uitvoering
van hun taak. De code is daarna in het
Nederlands vertaald en via onze vakbla
den is in Nederland en België bekend
heid gegeven aan het bestaan ervan. Dit
heeft jammer genoeg niet direct geleid
tot een brede verspreiding van de code
onder archivarissen. In vakkringen, op
studiedagen en symposia werd er aan
vankelijk weinig aandacht aan besteed.
Sinds kort is er echter een kentering
waarneembaar. De code kreeg een plaats
in de programma's van de afgelopen twee
edities van de studiedagen van de KVAN,
het Archievenblad biedt ruimte voor 'De
Zaak', een maandelijkse column over
praktijksituaties en de KVAN heeft sinds
april 2005 een aparte commissie beroeps
code.
In het bestuur van de sectie kwali
teitszorg is dit jaar nagedacht over de
relatie tussen het handvest dienstverle
ning en de beroepscode. Bij goede bestu
dering van beide documenten blijkt er
zoveel gemeenschappelijks te zijn, dat
het eigenlijk verwonderlijk is dat deze
relatie niet eerder werd gelegd. In de sec
tie kwaliteitszorg werd afgesproken om
Yvonne Bos-Rops en Peter van Beek te
vragen om dit onderwerp uit te diepen.
Het hier geplaatste artikel is daar een
gevolg van. Ook tijdens de studiedag van
DIVA op 8 december 2005 in Rotterdam
is in een lezing van Rolt Hage hier aan
dacht aan besteed. Daarnaast zal een
korte tekst over de beroepscode aan het
handvest dienstverlening worden toege
voegd om de onlosmakelijke verbonden
heid tussen beide documenten duidelijk
te maken. Deze tekst luidt als volgt:
Het handelen van de archivaris als vertegen
woordiger van de archiefinstelling en de
archiefbranche wordt, naast de specifieke
instellingskenmerken, in belangrijke mate
bepaald door de uitgangspunten van de Code
of Ethics (beroepscode voor archivarissen)
zoals deze door de ICA in september 1996 is
vastgesteld.
De vraag is natuuurlijk wat dit in de
praktijk inhoudt. Het handvest is een
uiterst praktische tekst, met mininum-
normen over concrete zaken - tot op
detailniveau. Het geeft aan de buitenwe
reld duidelijkheid over de zaken die men
van archiefinstellingen mag verwachten.
Het bindt in zekere mate de instellingen
en hun medewerkers om waar te maken
wat ze beloven. De beroepscode voor
archivarissen daarentegen is bij uitstek
niet gericht op de details van de uitvoe
ring. De code is bedoeld om archivarissen
een kader te bieden voor hun handelen.
Het is in wezen het stuk dat onder, of zo
men wil achter het kwaliteitshandvest
ligt. Want ook de code gaat over kwaliteit
- de kwaliteit van het archiefmateriaal, de
kwaliteit van het beheer, de kwaliteit van
de omgang met archiefgebruikers en de
kwaliteit van de archivaris zelf.
Om dit te verduidelijken volstaat een
korte analyse van de tekst van de code.
De code bestaat uit tien grondbeginselen,
die elk worden gevolgd door een com
mentaar. De eerste vijf grondbeginselen
gaan in op het archiefmateriaal. Het is de
taak van de archivaris om te waken over
de integriteit, de context en de authenti
citeit van de documenten. Hij dient
ervoor te zorgen dat het materiaal toe
gankelijk en begrijpelijk blijft. En hij
moet zich hiervoor kunnen verantwoor
den. Hier gaat het in wezen om de kwali
teit van het aanbod aan de archiefgebrui
kers. Die moeten erop kunnen vertrou
wen dat de archivaris, bijvoorbeeld bij
acquisitie, selectie en conserveren, objec
tief, onpartijdig en deskundig te werk is
gegaan. Dat hij rekening houdt met
onderzoeksbehoeften. Dat hij het meldt
als niet alle materiaal in een dossier
beschikbaar wordt gesteld. Dat hij geen
documenten van dubieuze herkomst in
zijn collectie heeft.
De drie daaropvolgende grondbeginselen
gaan direct over dienstverlening. Over de
houding van de archivaris tegenover de
gebruiker: hoffelijk, bereidwillig, deskun
dig, integer, objectief en onpartijdig.
Gericht op een zo breed mogelijk gebruik
van de archieven, maar met aandacht
voor de openbaarheidsregels en respect
voor de privacy van degenen die in de
stukken worden genoemd. Iemand die
zijn eigen (onderzoeks)belangen niet laat
voorgaan, die bijvoorbeeld zelf geen
archiefstukken verzamelt en die ook op
andere punten geen misbruik maakt van
zijn positie.
De laatste twee beginselen gaan over de
archivaris zelf: hij moet zijn deskundig
heid op peil houden, anderen zo nodig
begeleiden en zich collegiaal opstellen.
De bepalingen van de beroepscode
kunnen archivarissen in de dagelijkse
praktijk een houvast bieden. Of hen
inspireren tot een denkrichting bij die
veelvoorkomende twijfelgevallen. Steeds
meer van die praktische situaties worden
overigens in de loop van de tijd ver
woord en becommentarieerd, bijvoor
beeld tijdens sessies van studiedagen en
in 'De Zaak'. Op die manier komt de geest
van de code steeds dichter bij de tekst
van het kwaliteitshandvest. Maar het zul
len altijd twee afzonderlijke teksten zijn
en blijven, beide gericht op kwaliteit en
beide gericht op een goede omgang met
de gebruikers van de archieven.
Vervolg van pagina 17
ven. Binnen een uur werd het publiek de
fijne kneepjes van deze streektalen bijge
bracht. In de bioscoopzaal werden de top-
films uit de Groningse, Drentse, Friese en
Ost-Friese archieven druk bezocht. Ook de
Ost-Friese folkband Laway en de mode
show van achttiende- en negentiende-
eeuwse Groningse, Friese en Drentse kle
derdracht konden rekenen op een groot
publiek. Onderwijl werden de bezoekers
vermaakt door bekende noordelijke histo
rische figuren als Jan de Roos, Opoe
Tjadens, Berend Botje, Claus Störtebecker
en Feiko Clock. De dag werd traditiege
trouw afgesloten met de Groninger
Geschiedenisquiz. (Margriet Dijk)
Het waren vooral bezoekers uit de
regio, die de Landelijke Archievendag in
het Gemeentearchief Schouwen-Duive
land in Zierikzee bezochten. Bekenden en
vooral onbekenden lieten zich deze dag
voorlichten over het vele dat er te vinden
is. In de twee studiezalen waren exposities
ingericht over de bewoningsgeschiedenis
van Schouwen-Duiveland en over vluchte
lingen die hun heil op Schouwen-
Duiveland kwamen zoeken. In de archief
bewaarplaats waren de topstukken te
bezichtigen, zoals het oudste poortersboek
van Nederland uit het stadsarchief van
Zierikzee, dat in 1302 begint. Voorts was er
ook ruime aandacht voor Jacob Cats, gebo
ren in Brouwershaven, die inspiratie bood
voor een roman van Marjan Berk. In een
stand van de regionale historische vereni
ging, Stad en Lande van Schouwen-
Duiveland, werden onder meer publicaties
te koop aangeboden. In de koffiehoek was
een film over Kerkwerve, een van de
Schouwse dorpen, te zien.
Ook nu weer waren de bezoekers geïnteres
seerd en kwamen er allerlei vragen los. De
antwoorden gaven aanleiding tot de aan
kondiging om binnenkort langs te komen
of brachten contacten tot stand, die zeker
nuttig zullen blijken te zijn voor komende
schenkingen, inbewaargevingen of aan
winsten. Het totaal aantal bezoekers was
75, iets meer dan vorig jaar. Ook dat stimu
leert, want hoe zeer ook ingebed in de
samenleving, ook op zo'n dag wordt
opnieuw ervaren dat er nog altijd 'drem
pels' liggen. Een
Landelijke
Archievendag
kan dan ook
dienen om de
bezoekers te
laten zien dat de
laatste drempel
(letterlijk) is wegge
haald en dat iedereen
van harte welkom is met
zijn of haar vraag. (Huib Uil)
Het aantal bezoekers van de open dag van
het Streekarchivariaat Noordoost Friesland
in Dokkum was kleiner dan vorig jaar.
Enerzijds was het mooie weer daar moge
lijk debet aan, anderzijds het feit dat het
persbericht niet in de huis-aan-huiseditie
van de lokale krant, maar in de abonnee
editie was geplaatst. Desondanks was er
toch sprake van een succesvolle dag. Het
bleek dat het merendeel van de bezoekers
nog nooit in een archief geweest was. Een
bijkomend voordeel van de lagere
opkomst was dat de medewerkers meer
aandacht konden schenken aan de bezoe
kers. Daarbij bleek dat er toch wel vragen
leefden op historisch of genealogisch ter
rein. Zo werden er veel vragen gesteld over
het doen van onderzoek naar de historie
van woonhuizen. Maar ook andere zaken
kwamen aan het licht. Zo bleek dat in het
gezin van de overgrootvader van een van
de bezoekers de zevende zoon de voorna
men Hendrik Wladimir Albrecht Ernst had
gekregen. Deze combinatie van in de fami
lie onbekende voornamen bevat de voor
namen van prins Hendrik, de echtgenoot
van koningin Wilhelmina. Zo stuitte deze
bezoeker op een bijna vergeten gewoonte
om de zevende zoon te noemen naar de
koning of in dit geval de prins-gemaal.
Deze bezoeker ging zeer tevreden naar
huis. (Tjeerd Jongsma)
19
Door Peter van Beek en Yvonne Bos-Rops*
Toen een aantal jaren geleden voor het
eerst gesproken werd over een handvest
dienstverlening, waren er verschillende aan
leidingen om hier aandacht aan te beste
den. Door veranderingen in de omgeving
van de archivaris werd er meer nagedacht
over de wensen van de bezoeker. Had de
bezoeker rechten en had de archivaris
plichten? En hoe zat het dan andersom?
En dan het moeilijkste: hoe maken we dat
met elkaar 'smart' (specifiek, meetbaar,
acceptabel, realistisch en tijdgebonden)?
De beroepscode
Relatie tussen handvest en code
Praktisch?
De studiezaal is de plek waar dienstverlening en de
beroepscode elkaar het meest duidelijk raken.
Fotocollectie Gemeentearchief Ede, Cord Otting
Concretisering van de code
Houvast in de dagelijkse praktijk
Peter van Beek is gemeentearchivaris van Ede en
Scherpenzeel, Yvonne Bos-Rops is verbonden aan de
leerstoelgroep Archief- en Informatiewetenschap van
de Universiteit van Amsterdam.
Gemeentearchief Schouwen-Duiveland:
drempels weg
Streekarchivariaat Noordoost Friesland: de
zevende zoon
archievenblad
december 2005
december 2005
archievenblad
