OOOO*®OO0OOO
DIGITALISEREN WEBDATABASES
archieven.nl
•0
Historisch onderzoek begint op
Jaarverslag Rijksarchiefinspectie 2004:
Overheid moet regie nemen over informatiebeheer
pictuva
keV
b\r»nen
wantcn°n»ne
5 rarcb\evenen
'tè -.uiiotbeek
b'tbV*0
nuoparchieven.nl
Archiefondersteuning Benelux
specialisten in:
- semistatische archieven
- statische archieven
- beeld- en geluidscollecties
Adviseren
Ondersteunen
Beheren
Julianalaan 30, 5707 HR Helmond. Tel. 06-53 99 99 63 06-53 95 57 58. www.archiefondersteuning.nl
nieuws uit het veld
Paul van Dun is de nieuwe directeur
van het Streekarchief Regio Achterhoek.
Daarvoor was hij adjunct-streekarchivaris
bij het Streekarchief Land van Heusden
en Altena.
Na een dienstverband van bijna twin- ris wordt hij opgevolgd door P. Huis-
tig jaar heeft H. Merkelbach het Regionaal
Archief Rivierenland verlaten, om ais
archiefinspecteur te gaan werken bij Het
Archief, Centrum van stads- en streekhis-
torie Nijmegen. Als adjunct-streekarchiva-
(Voor vermelding in deze rubriek is de
redactie afhankelijk van berichten die
aan haar worden doorgegeven.)
ARCHIEFINSPECTIE
De centrale overheid heeft onvol
doende greep op het beheer van informa
tie, zo constateert de Rijksarchiefinspec
tie in haar jaarverslag over 2004, dat eind
oktober is verschenen. Dat komt aller
eerst door de sterke toename van de hoe
veelheid informatie, de veranderende
gebruikersbehoefte en de digitalisering.
Daarnaast zijn er achterstanden in over
brenging van archieven naar archiefbe
waarplaatsen, waardoor overheidsinfor
matie te laat openbaar wordt en zelfs het
behoud ervan gevaar loopt. De Rijks
archiefinspectie doet aanbevelingen aan
de staatssecretaris van Cultuur en Media
om de greep op het informatiebeheer
weer terug te krijgen.
Het beheer en beschikbaar stellen van de
informatie door overheidsorganisaties
sluit onvoldoende aan op de werkproces
sen en de informatiebehoefte van mede
werkers. Daardoor zijn ambtenaren
steeds meer hun informatie zelf gaan
beheren in schaduwarchieven, werkdos
siers en digitale informatiesystemen. Bij
het digitale domein ligt de regie vooral
bij de ICT. Deze heeft veel oog voor de
technische toepassingsmogelijkheden,
maar weinig voor de archiefwettelijke
eisen aan informatie.
Het gevolg: een volledig overzicht over
de informatiestromen ontbreekt, het is
de vraag of de informatie volledig is,
informatie is slecht toegankelijk en de
risico's op verlies zijn groot. Dit alles
belemmert de overheid bij de uitvoering
van haar kerntaken. Bovendien heeft de
overheid grote problemen om zic.h goed
te kunnen verantwoorden en is deze
onvoldoende in staat om de duurzame
bewaring van archieven als erfgoed te
garanderen.
De Rijksarchiefinspectie acht het noodza
kelijk dat het management van over
heidsorganisaties een duidelijke regie
gaat voeren over de informatievoorzie
ning. Dat betekent dat er een integrale
beleidsvisie op dit onderwerp moet
komen, een goede organisatie, een goede
technische infrastructuur en deugdelijke
afspraken over gebruik en beheer. Daar
naast zullen overheidsorganisaties vol
doende kennis en expertise in huis moe
ten hebben op het gebied van ICT en
documentaire informatievoorziening.
Belangrijke aanbeveling van de Rijks
archiefinspectie aan de staatssecretaris
van Cultuur en Media is daarom om
overheidsorganisaties ondersteuning te
bieden bij de implementatie van digitale
archivering.
Overheidsorganen zijn sinds de
Archiefwet 1995 verplicht hun archieven
na twintig jaar over te brengen naar een
archiefbewaarplaats. In de praktijk be
staan er enorme achterstanden in bewer
king en overbrenging. Door die achters
tanden komen archieven veel later voor
onderzoek en gebruik voor de burger
beschikbaar dan wettelijk bepaald. Het
risico bestaat dat archieven in kwaliteit
achteruit of verloren gaan, waardoor ze
niet veilig gesteld worden als erfgoed.
Bovendien belemmeren de achterstan
den de overheidsorganisaties om de hier
voor genoemde slag te maken naar een
professionele informatievoorziening.
De Rijksarchiefinspectie vindt al jaren
dat de centrale overheid maatregelen
moet nemen om van die achterstanden
af te komen en nieuwe achterstanden te
voorkomen. Daarom juicht zij toe dat de
ministeries nu een project zijn gestart,
gericht op het wegwerken van de achters
tanden in overbrenging van archieven
tot 1975. Wel dringt de inspectie er op
aan ook de achterstanden bij de zelfstan
dige bestuursorganen aan te pakken. Ook
zullen maatregelen moeten worden
genomen om te voorkomen dat in de
toekomst opnieuw achterstanden gaan
ontstaan.
De Rijksarchiefinspectie vraagt zich of
het huidige model nog wel houdbaar is,
waarin de kwaliteit van de informatie
voorziening primair vanuit de belangen
van het erfgoedbelang is geregeld. Het
belang van een goede informatievoorzie
ning omvat meer dan dat. En op dat punt
constateert de Rijksarchiefinspectie dat er
geen helder politiek aanspreekpunt is
voor die brede verantwoordelijkheid en
dat de regelgeving voor een betrouwbare
informatievoorziening te gefragmenteerd
en te bescheiden is.
Scorekaart voor toekomstvaste ontwikkeling van websites
DEN heeft TNO een onderzoek laten
uitvoeren naar functionaliteit en toe
komstvastheid van erfgoedwebsites. Het
rapport Verleden, heden en toekomst van het
Digitale Erfgoed Nederland - Scorekaart voor
toekomstvaste ontwikkeling van websites is
raadpleegbaar op de DEN-website
www.den.nl. Hoe goed zijn de instellin
gen voorbereid op trends in de toekomst?
Welke trends zijn er de komende jaren op
ICT-gebied te verwachten? Eerst is geke
ken hoe de erfgoedwebsites er in het ver
leden voorstonden. Daarna is een techno
logische trendanalyse gemaakt op basis
waarvan toetsingscriteria voor een score
kaart ontwikkeld zijn. De scorekaart kan
een handreiking bieden bij het analyse
ren en verder ontwikkelen van het infor
matie-aanbod op de websites van erfgoed
instellingen.
1IIBSF001TSCHI
groenehartarchieven.nl gelderlandinbeeld.nl beeldbank.nationaalarchief.nl beeldbankamersfoort.nl
beeldbankzoo.be achterhoek-hemers.nl
ik» BB1
fotobank-nb.nl
filmfragmenten van het
GAVA Groningen
134.000 doopakten van
Stadsarchief Dordrecht
bouwdossiers van het
Utrechts Archief
BINNENKORT
notariële akten van het
Noord-Hollands Archief
1.500 inventarissen van
het Westfries Archief
NIEUWS
Utrechts Archiefnet sluit
zich aan bij archieven.nl
(550 inventarissen en
1.100 archieftitels)
CIJFERS NOVEMBER 2005
ca. 53.000 bezoekers en
170.000 zoekacties
4.963.713 records
10.251 inventarissen
26.737 archieftitels
Een product van DE REE archiefsystemen b.v. Lijnbaanstraat 2 9711 RV Groningen T 050 -311 2600 F 050-313 7350 www.de-ree.nl
AoB
mans.
llll II ii mm iiibii luiiiii mn hui
Wegwerken achterstanden
