[De ©aak]
KVAN nieuws
'an
;sen in nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Over vraag en antwoorden
34
KVAN nieuws
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
Voor het voetlicht: Harrie-Jan Metselaars
Een loopbaan in het archiefwezen
35
kan
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties,
aanmelding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadministratie
kunt u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het Archievenblad,
berichten voor deze rubriek
en mutaties in de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen kunt
aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Een collega kwam met de volgende vraag.
"Ik heb onlangs onderzoek gedaan ten behoeve
van een gerenommeerde buitenlandse instel
ling, die gespecialiseerd is in het uitgeven van
werken van en over een Europese topfiguur.
Daarbij heb ik een aantal vondsten gedaan, die
tot nu toe nog niet bekend lijken te zijn. Nu
weet ik toevallig dat een andere geleerde (even
gerenommeerd en ook uit het buitenland) hier
in ook geïnteresseerd is. Mag ik de gevonden
informatie ook aan deze persoon doorgeven?"
Er werd nog aan toegevoegd dat er voor het
onderzoek, dat verder ging dan alleen richting
gevende informatieverstrekking, 'gezien het
belang en prestige van de zaak', geen kosten
waren gerekend. Eigenlijk is dit een dilemma
waar veel archivarissen geregeld mee worstelen.
Als er uit onderzoek ten behoeve van een
inlichtingenvraag iets opduikt, dat ook voor
een ander interessant is, mag je dat dan die
ander ook vertellen? Of moet je dat misschien
altijd doen? Mag of moet je dat ook doen zon
der dat er om gevraagd wordt?
Op het eerste gezicht lijkt een logische reactie:
'waarom niet?' De onderzoeker is ermee gehol
pen en een behulpzame instelling is goed voor
de reputatie van het archief. Het onderzoek is
bovendien kosteloos verricht. De oorspronkelij
ke vragensteller kan dus geen recht op de infor
matie ontlenen aan het feit dat ervoor betaald
is. Daarbij, als iemand iets vraagt en antwoord
krijgt, dan betekent dat toch niet dat hij het
alleenrecht op die informatie heeft? Of ligt dat
bij een publieksinstelling als een archiefdienst
toch anders? Een reden om eens te rade te gaan
bij de beroepscode voor archivarissen. Wat staat
daar eigenlijk over dienstverlening? Als uit
gangsprincipe voor dienstverlening geldt: De
archivaris dient het gebruik van archieven zo breed
mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle
gebruikers diensten te verlenen (art. 6). Voor het
verstrekken van inlichtingen zijn dan de vol
gende twee bepalingen relevant: de archivaris
zal alle redelijke vragen over de door hem bewaarde
archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig beant
woorden, en: hij zal het optimale gebruik ervan
aanmoedigen, rekening houdend met het beleid van
de instelling, de goede bewaring van het archief,
wettelijke bepalingen en reglementen, de rechten
van het individu en de afspraken met de schenkers.
Als we kijken naar de bovenstaande zaak, dan
hoeft aan de hoffelijkheid en bereidwilligheid
van de beantwoording niet getwijfeld te wor
den. En dat deze archivaris gericht is op het
breed bevorderen van het gebruik van archie
ven en op het optimale gebruik ervan, moge uit
het aankaarten van dit probleem duidelijk zijn.
Een antwoord op de vraag of de gevonden
informatie aan derden mag worden meege
deeld, is in de beroepscode niet direct te vin
den. Maar indirect bestaat er wel een verband
met de bepaling rekening houdend met de
rechten van het individu. Want mag iemand die
bij een openbare archiefdienst een onderwerp
aankaart niet uitgaan van een zekere vertrouwe
lijkheid over wat hij vraagt? Zeker in de huidige
wetenschappelijke wereld kan een reputatie
gevestigd worden door als eerste met bepaalde
gegevens te komen. En voor alle duidelijkheid:
zonder de beginvraag had de archivaris die
nieuwe vondsten niet gedaan. Daarom is het
verstandiger om enigszins terughoudend te zijn
bij het aan anderen doorgeven van informatie,
die gevonden is naar aanleiding van een vraag
van één bepaalde onderzoeker. Of daarvoor nu
betaald is of niet. En als het doorgeven gebeurt
op eigen initiatief van de archivaris, zonder dat
die anderen een concrete vraag hebben gesteld,
is extra zorgvuldigheid geboden. En bij twijfel,
niet doen!
Het probleem is in het geval van het onderzoek
waar hierboven van is uitgegaan, overigens een
voudig op te lossen. Gewoon door aan de
instelling die om de informatie heeft verzocht
te vragen of er bezwaar tegen bestaat dat de uit
komsten van het onderzoek ook aan andere
onderzoekers worden meegedeeld. Dat past
helemaal bij de hoffelijke houding die de code
aanbeveelt.
Goede lezers van deze rubriek zullen inmiddels
al wel doorhebben dat er in deze zaak nog een
'Zaak' zit. Maar die is voor de volgende keer.
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
december 2005
van
archivarissen
Op 1 december 2005 beëindigde
Harrie-Jan Metselaars zijn ambtelijke loop
baan. Het was toen precies 35 jaar geleden
dat hij in het oude gebouw van het
Algemeen Rijksarchief in het Blijenburg
met de toenmalige algemene rijksarchiva
ris Ribberink en de directeur van de
Archiefschool, Eric Ketelaar, een gesprek
had over zijn mogelijke toelating tot de
opleiding hoger archiefambtenaar.
Rechten
Henri Johan Anton Hubert Gerard
Metselaars werd geboren in Nijmegen op
16 januari 1947. Hij groeide op in Gennep
en had reeds vroeg een grote belangstelling
voor geschiedenis. Toch koos hij na het
gymnasium in Nijmegen en Mook voor de
rechtenstudie, eveneens in Nijmegen.
Geschiedenis was toen weer even niet in de
gratie en werd hem dus ontraden. In 1969
wilde Harrie-Jan alsnog overstappen naar
geschiedenis. Het bleek toen dat men ook
met doctoraal rechten naar de archief-
school kon. Zijn plan om geschiedenis te
gaan studeren gaf hij even op en zijn rech
tenstudie rondde hij af via de vrije studier
ichting, hoofdvak staatsrecht.
Archiefschool
Met twaalf studenten voor de hogere
en veertig voor de middelbare studie begon
Harrie-Jan in het cursusjaar 1971-1972 aan
zijn archiefstudie. Stage liep hij bij het
gemeentearchief van Nijmegen en bij het
rijksarchief in Arnhem. Daar kreeg hij in
1974 een aanstelling als derde charter
meester, naast Toon Jenniskens en Jos
Wieland, en met Gerrit Mentink als rijksar
chivaris. Daar werkten toen ook nog dage
lijks de oud-rijksarchivaris Van Schilf-
gaarde (geboren 1896) en oud-charter
meester juffrouw Maris (geboren 1900).
Van Schilfgaarde was na zijn pensioen
gewoon doorgegaan met het inventarise
ren van huis- en familiearchieven en juf
frouw Maris bleef tot ver in de jaren tachtig
werken aan het archief van het Hof van
Gelre. Toen hij in Arnhem werkte, woonde
Harrie-Jan reeds in Amsterdam. In 1980
werd het personeel bij de rijksarchiefdienst
met een derde uitgebreid.
Daardoor kreeg hij de kans
dichter bij huis te gaan wer
ken, namelijk bij het rijksar
chief in Haarlem. Daar is hij
meer dan zestien jaar werk
zaam geweest. In april 1997
ging Harrie-Jan naar Den
Haag, naar wat toen heette
de Concerndiensten van de
Rijksarchiefdienst. Daarvan
is uiteindelijk een heel klein
deel overgebleven, het be-
leidsbureau van de Rijksar
chiefdienst, waarvan hij tot
aan zijn pensioen hoofd is
geweest.
Hoofd externe dienstverlening
Zowel in Arnhem als
Haarlem gaf hij leiding aan
de afdeling Externe Dienst
verlening. Daar viel toen
alles onder, behalve inventariseren. Dus de
hele publieksdienst, collectievorming en
materiële zorg. De andere afdeling, Inven
tarisatie, hield zich alleen bezig met het
primair ontsluiten van afzonderlijke
archieven door de oorspronkelijke orde
ervan te herstellen. Toen de afdelingen
inventarisatie begin jaren zeventig werden
ingesteld, was dit eigenlijk bedoeld als een
inhaaloperatie. Je kon immers nauwelijks
het publiek van dienst zijn, als de archie
ven niet behoorlijk waren geordend en
beschreven. "Soms leek het er wel op of dat
inventariseren een doel op zichzelf was. De
prioriteit werd niet bepaald door de
publieksvraag. Er was veel aandacht voor
de structuur van een archief en minder
voor de inhoud. Daar vond je in de inlei
ding van zo'n inventaris weinig over. Ook
werd daar nauwelijks iets gezegd over de
informatiewaarde van een archief. Of hoe
die was in relatie tot de inhoud van andere
archieven of ander historisch materiaal,"
vindt Harrie-Jan.
Serie archievenoverzichten
De belangstelling van Harrie-Jan is
altijd uitgegaan naar de inhoud van archie
ven: wat het publiek daarmee zou kunnen
en hoe je het publiek daarover het beste
kunt informeren. Op dat terrein was hij
betrokken bij enkele landelijke projecten.
Het grootste daarvan was de serie provincia
le archievenoverzichten, die in het midden
van de jaren zeventig werd gestart. Hij was
secretaris van de redactiecommissie en
eindredacteur van het laatste deel, dat over
de particuliere archieven. Het totstandko
men van die serie was in die tijd iets heel
bijzonders. Het eerste grote samenwerkings
project tussen rijks- en gemeentearchieven,
en later zelfs particuliere en categorale
instellingen. Dat laatste ging aanvankelijk
heel moeizaam, omdat bij veel van die
instellingen weinig deskundigheid bestond
op archiefgebied. Door hun medewerking
aan dit project is bij veel categorale instel
lingen ook bereikt dat het archiefbeheer er
professioneler werd. Tot een nieuwe gedruk
te uitgave van deze serie is het nooit geko
men. Dat leek ook niet nodig vanwege de
digitalisering. In werkelijkheid bestaat er
nog steeds geen landelijk doorzoekbaar
digitaal archievenoverzicht.
Lees verder op pagina 37
december 2005
archievenblad
