De levenscyclus van het document of
het DLM-Forum in Boedapest
DLM-FORUM
e-depot
24
25
Door Margriet van Gorsel, Jeroen van Oss en Klaartje Pompe*
Het DLM-Forum organiseerde in oktober dit
jaar in Boedapest een driedaagse conferentie
met als thema 'Electronic Records Supporting
e-Government and Digital Archives'. Dit
thema werd belicht aan de hand van drie
aspecten:
overheidsinformatie in een elektronische
omgeving;
standaards voor uitwisseling van informa
tie;
bewaring van digitale informatie als bewijs
en historische informatie.
Wij kennen het DLM-Forum vooral van
'Moreq', de Model Requirements for the
Management of Electronic Records. Dit is het
meest prominente product van het forum en
dit document ligt in Nederland ten grondslag
aan Remano, het referentiemodel voor func
tionele eisen voor record management-appli-
caties voor de Nederlandse overheid.
Record management
Het onderwerp record management
drukte een groot stempel op het programma.
Als eerste kreeg George Mackenzie het
woord.1 Hij is lid van de programmacommis
sie voor e-records van de ICA (International
Council on Archives) en wees op de drie grote
uitdagingen in records management:
de hoeveelheid records: we moeten ons
voorbereiden op een wereldwijde 'informa-
tie-tsunami'; de komende jaren zal meer
informatie geproduceerd worden dan in de
afgelopen duizend jaar.
onze vaardigheden: archiefvaardigheden
(waardering en selectie), vaardigheden met
betrekking tot elektronische records, tech
nische vaardigheden en management- en
communicatieve vaardigheden.
e-governance: de derde uitdaging betreft
de burger, de klant, die in de huidige tijd
online bediend wil worden en nieuwe vra
gen heeft.
De ICA ondersteunt een aantal veelbeloven
de projecten.
Interessant was het kennis te nemen van pro
jecten van de nieuwe Europese lidstaten zoals
Estland.2 Alhoewel Estland een klein land is,
loopt het voorop in e-dienstverlening naar
burgers en het bedrijfsleven. Betrokken partij
en (overheid en bedrijfsleven) zijn gaan
samenwerken om de preservering van digita
le collecties te realiseren. In een klein land als
Estland blijkt de topdownbenadering vanuit
het ministerie in het opzetten van de samen
werking goed te werken.
Onze Britse collega's hebben naar wegen
gezocht om overheidsorganisaties tot goed
informatie- en archiefbeheer te bewegen. Zij
hebben sinds 2002 de Freedom of
Information Act (de Engelse Wet Open
baarheid Bestuur) om hun doel te bereiken.
Elizabeth Sheperd van het University College
vertelde dat de Freedom of Information Act
regels over goed archiveren bevat.3 Daaruit is
een Code of Practice voortgekomen.
Bovendien zijn er trainingen georganiseerd
om de kwaliteit van archivering bij over
heidsdiensten te vergroten. Het effect is nog
beperkt. Wel is het bewustzijn van het belang
van archivering gegroeid. Richard Blake van
The National Archives is bezig met het ont
wikkelen van een ERM Compliance Review
Methodology. Met behulp van dit instrument
kunnen overheidsorganisaties zelf nagaan in
hoeverre zij aan de Records Management
Code of Practice van de Freedom of
Information Act voldoen. Het wordt een 'self-
assessment', gebaseerd op de ISO 15489-
norm. Deze test zou elke drie jaar herhaald
moeten worden. Uiteindelijk hoopt men dat
deze test een vast onderdeel wordt van de
algemene auditcyclus.4
Tot slot vertelde Hans Hofman dat de herzie
ne ISO 15489, deel 1 eind 2006 te verwach
ten valt (deel 2 in 2008).5 De bewerking van
deel 1 zal een aantal verbeteringen bevatten:
meer bedrijfsmatig/procesgeoriënteerd;
meer verwevenheid met het primair pro
ces;
gericht op schaalbaarheid;
mogelijkheid tot certificering.
Authenticatie, authenticiteit en persoonsgege
vens
Een van de belangrijkste aandachtspun
ten voor de digitale overheid is de spanning
die zichtbaar is tussen de personificering van
de overheidsdienstverlening aan de ene kant
en de bescherming van de persoonsgegevens
aan de andere kant. Hannelore de Keyser van
de Universiteit Leuven, tevens werkzaam
geweest in het Belgische project DAVID, hield
een helder en leerzaam betoog over het ver
schil tussen authenticatie en authenticiteit.6
Na eerst de Europese wetgeving te hebben
toegelicht, ging zij in op de drie preserve-
ringsstrategieën:
uitdraaien op papier;
digitale handtekening na afsluiting van de
zaak opnemen in de metadata en laten
valideren door een trusted third party
(TTP);
digitale handtekening door middel van
emulatie preserveren.
Zij geeft de voorkeur aan optie twee.
Vervolgens liet De Keyser zien dat rechters in
verschillende landen heel verschillend tegen
de bewijswaarde kunnen aankijken. Zo
vraagt de Belgische wetgeving een originele
getekende overeenkomst. Geen van de strate
gieën kan daar volledig aan voldoen. De con
clusie is dat de wetgevers zich zullen moeten
aanpassen aan het digitale tijdperk en moe
ten afstappen van het originaliteitbeginsel.
Adrea Haenger (Bundesarchiv Duitsland) had
een interessante casus over het toegankelijk
maken van 200 datasets (met 200.000 files)
uit de voormalige DDR uit de periode 1970-
1990.7 De datasets bestrijken het terrein van
statistiek, economie, landbouw, onderwijs,
arbeid en strafregistratie. Ze worden niet
alleen voor wetenschappelijk onderzoek
geraadpleegd, maar ook als (juridische) getui
genis. Authenticiteit van het materiaal is nog
niet betwijfeld door rechters dankzij zorgvul
dige documentatie.
Het Bundesarchiv heeft een tooi ontwikkeld
die data, beschrijving van de structuur en
codes onlosmakelijk met elkaar verbindt.
Bovendien worden context en technische
informatie bewaard met de data. Onderzocht
wordt of de standaard METS (Metadata
Encoding and Transmission Standard) data,
technische documentatie en context met
elkaar kan verbinden. METS kan zo een bij
drage leveren aan de authenticiteit van een
record.
Malcolm Todd van The National Archives in
het Verenigd Koninkrijk vestigde de aan
dacht op de consequenties van bescherming
van persoonsgegevens voor het archiefbe
heer.8 Todd vindt het hoogste tijd voor een
wake up call. Ongebreidelde privacybescher
ming kan ertoe leiden dat informatie over
gewone mensen uit de archieven verwijderd
wordt en een evenwichtig geschiedbeeld in
de toekomst bemoeilijkt wordt. Hij noemde
het werk Mal d'Archives van de Franse filosoof
Derrida als de inspiratiebron voor deze ten
dens.
Todd is ook betrokken bij een internationaal
vergelijkend onderzoek in het kader van
InterPares naar de privacywetgeving en de
impact op archiefbeheer in een aantal lan
den. Daaruit komt naar voren dat de
Europese richtlijn voor privacybescherming
uit 1995 door de lidstaten op verschillende
manieren in hun nationale wetgeving ver
werkt wordt. In sommige landen bestaan uit
zonderingen voor wetenschappelijk gebruik.
Soms ook wordt overbrenging naar een
archiefbewaarplaats als uitzondering aange
merkt. Hij merkte op dat dit onderwerp in de
Verenigde Staten niet speelt. Daar winnen de
anti-terreurmaatregelen het van de privacy
bescherming. Dit leidt tot uitgebreide vastleg
ging en langdurige bewaring van persoonlij
ke gegevens.
Todd pleitte voor het zoeken van bondgeno
ten in andere sectoren, zoals de sociologie en
geneeskunde, voor integratie van ar-
chiefbelangen in wetgeving met betrekking
tot openbaarheid van bestuur, opheffen van
tegenstrijdigheden in wetgeving tussen ver
schillende landen en het onder de aandacht
brengen van de noodzaak van genuanceerde,
pluriforme geschiedschrijving.
E-depot
Gelukkig heeft het digitale depot zich
ook langzamerhand aan het archieffirma
ment gevestigd. Na de bewustwording van
het 'recordcontinuiim' en de aandacht voor
de voorkant van het archiveringsproces komt
de achterkant ook weer in beeld.
Binnen Europa is een aantal projecten in ont
wikkeling op dit gebied, die zich onderschei
den door een eigen aanpak:
Rotterdam: het kleinschalige maar groeien
de project E-depot heeft als doel de realisa
tie van een digitaal depot op basis van
open standaards en open source software.
Medewerkers uit de eigen organisatie leren
door preserveringsvraagstukken te onder
zoeken en verwerven al doende kennis en
competenties. Uitgangspunt van het pro
ject is dat het uitgevoerd wordt met mede
werkers uit de eigen organisatie. Met de
Archiefschool, die inhoudelijke kennis en
advies inbrengt, wordt samengewerkt.
Londen: The National Archives hebben
een digitaal depot gerealiseerd, waarbij een
aparte afdeling Digital Preservation met
nieuwe medewerkers in het leven geroepen
is. Digital Preservation is verantwoordelijk
voor vier systemen: een systeem voor
archivering van websites, een systeem voor
'born digital' overheidsrecords, het systeem
PRONOM (een online register met techni
sche informatie over bestandsformaten),
en Electronic Records Online (een systeem
voor het aanbieden van de digitale infor
matie op internet). Een organisatie naast
The National Archives, het UK Data
Archief, is een officiële opslagplaats voor
data van de overheid.
Antwerpen: het project DAVID heeft
belangrijke vraagstukken vanuit archivis-
tiek, techniek en het recht onderzocht en
hierover gepubliceerd. Aan een digitaal
depot wordt gewerkt; opslag van digitale
bestanden geschiedt vooralsnog op tapes.
In Finland wordt in Mikkeli, een stad met
50.000 inwoners, een super e-depot voor het
hele land ontwikkeld, waarbij gerekend
wordt op betalende klanten.9 De spreker
voorzag dat in Europa in de toekomst natio
nale of grensoverstijgende e-depots in de
behoefte aan digitale preservering en opslag
zullen voorzien. Een van de depots zal dan in
Mikkeli staan.
Ongetwijfeld zullen archiefdiensten die zich
oriënteren op de bouw en ontwikkeling van
een e-depot gebruik maken van het kosten-
model dat collega's van het Nationaal
Archief, Jacqueline Slats en Remco Verdegem,
hebben ontwikkeld.10
Onderscheid wordt gemaakt naar kosten
voor:
een digitaal depot en het preserveringssys-
teem voor de lange termijn;
personele kosten;
ontwikkeling (of aanschaf) van software en
methoden/strategieën voor de preservering
van digitale records;
feitelijke uitvoering van bepaalde preserve-
ringshandelingen;
andere factoren.
Migratie naar XML blijkt de meest kostenef
fectieve benadering, waarbij uiteindelijk ook
XML-records vragen om preservingshande
lingen. XML-records zullen naar een nieuwe
open standaard gemigreerd moeten worden
na tien jaar. Om een indruk te krijgen of om
serieus een kosteninschatting te maken kan
men gebruik maken van het online excel-
overzicht op de website van Digitale
Duurzaamheid."
Tot slot
Het DLM-Forum heeft voor de periode
van 2006-2009 grootse plannen. Het belang
rijkste is wel de productie van Moreq 2 met
als doel om tot een Europese standaard te
komen voor uitgangspunten/vereisten van
record management. Moreq 2 gaat naast
extra flexibiliteit ook extra functie-eisen bie
den op nieuwe gebieden zoals een complian-
ce-test.
En uit het verre oosten kwamen de wijsheden
van dr. Stephen Ellis, de Australische pionier
op het gebied van digitale archivering. Wat
moeten we volgens hem vooral niet doen:
investeren in dure IT-technologie (koop
gewoon marktproducten);
tapes gebruiken;
wachten op een betere oplossing.
Wat we volgens hem vooral wel moeten
doen:
plagieer wat anderen gedaan hebben;
gebruik standaards;
concentreer op de cultuur in de organisa
tie;
concentreer op de records.
(Digitale) documenten zijn de waarborg voor
een verantwoordelijke overheid, dus beheers
risico's en voeg waarde toe!12
Margriet van Gorsel, Jeroen van Oss en Klaartje
Pompe zijn allen werkzaam bij het Gemeentearchief
Rotterdam als respectievelijk projectleider E-depot,
medewerker archiefinspectie en archiefinspecteur.
Noten
The View from the ICA on DLM Forum work
and standards.
2. Co-operation models to ensure the preserva
tion of digital heritage: the case of Estonia.
3. The Impact Project: F0I and Records
Management in the UK.
4. De opzet is te vinden op: www.nationalar-
chives.gov.uk/news/stories/62.htm.
5. Metadata ISO standard and revision of
ISO15489.
6. The EU e-Signatures Directive and
Authenticity.
7. Keeping electronic records accessible - Flow
the Federal Archives of Germany preserves
the digital heritage of the East German
Republic; a case study.
8. Data Protection, Privacy EU Directive.
9. Towards a National Digital Repository.
10. A Cost Model for Digital Preservation.
11. www.digitaleduurzaamheid.nl/
index.cfm?paginakeuze=i85&categorie=6.
12. www.magyarorszag.hu/dlmforum2005/pro-
gram_en.html.
archievenblad
december 2005
december 2005
archievenblad
