Doe Consult
NEN-ISO 15489 een gestructureerd instrument
voor archiefinspectie en -beheer
hij digitaal werkende overheden
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
DocConsult
Archiefbewerking en DIV-diensten
Ook uw archief ontsluiten met onze sleutels?
Documentair management en ondersteuning
interim-management
cjj^p quick-scan
,[j^p coaching on the job
f[jj^ archiefbewerkingen
in-company trainingen
wegwerken achterstanden
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, VVA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
In het kader van bestuurlijke vernieu
wing geven de overheden binnen het
programma De andere overheid vorm aan
de ambitie om de kwaliteit van de dienst
verlening aan de burgers te verbeteren.
Dit programma stimuleert overheidsorga
nisaties om processen en dienstverlening
te digitaliseren, met het doel de overheid
transparanter en de bedrijfsvoering effec
tiever en efficiënter te maken. Bovendien
moeten burgers meer mogelijkheden krij
gen om digitaal met de overheid te kun
nen commüniceren.
Om de ambitie van het programma De
andere overheid te kunnen verwezenlij
ken, worden de systemen voor archive
ring en informatievoorziening aangepast
aan de nieuwe, digitale manier van wer
ken. Interne poststromen worden gedigi
taliseerd, e-mail en webformulieren wor
den als formele documenten beschouwd,
documenten worden in digitale vorm
gearchiveerd, etc. De informatie- en ar
chiefbeheerders moeten antwoord vin
den op nieuwe vragen: Hoe moet de web
site gearchiveerd worden? Hoe kan de
duurzaamheid van digitale documenten
gewaarborgd blijven? Hoe moet het
begrip 'geordende en toegankelijke staat'
geïnterpreteerd worden bij een verzame
ling digitale archiefbescheiden?
Archiefinspecteurs moeten bij het
inspecteren van archieven een oordeel
kunnen vellen over de veranderende
archiefsystemen, en tevens een antwoord
formuleren op nieuwe archiefvraagstuk
ken. Bovendien zullen archiefinspecteurs
er vanuit de wet- en regelgeving op moe
ten toezien dat organisaties bij het archi
veren voldoende rekening houdën met
alle verschillende archiefbelangen. Het
gaat daarbij om het belang voor de inter
ne bedrijfsvoering, voor de transparantie,
voor de juridische verantwoording, en
voor het behoud van cultureel erfgoed.
In deze veranderende en complexe
omgeving kan de norm NEN-ISO 15489
worden gebruikt om kwaliteitseisen vol
gens een logische en gestructureerde
methode vast te stellen.
Een uitgangspunt van NEN-ISO 15489
is dat de archiefbeheerder verantwoorde
lijk is voor de kwaliteit van het beheerde
archief. Dit betekent dat de beheerder de
vrijheid heeft om zélf bepaalde beleidskeu
zes te maken. De NEN-ISO 15489 zorgt
ervoor, dat de beheerder deze beleidskeu
zes weloverwogen maakt. De norm ver
plicht de beheerder namelijk om de orga
nisatiefuncties en de daarbijbehorende
organisatietaken expliciet te benoemen,
vanuit het bestaansrecht van de organisa
tie. Dit bestaansrecht wordt vervolgens
gedefinieerd door de maatschappelijke
context waarbinnen de organisatie ope
reert. Contextfactoren zijn bijvoorbeeld de
geldende wet- en regelgeving, maatschap
pelijke normen en waarden, kwaliteitsnor
men zoals de NEN-ISO 15489, verwachtin
gen van burgers, overheidsambities en
technische ontwikkelingen. Ook de kwali
teitseisen van de archiefinspecteurs vor
men een belangrijke contextfactor. Hierbij
is het van belang dat het standpunt van de
inspecteurs goed is afgestemd op de huidi
ge ontwikkelingen in het archiefwezen.
Na het benoemen van de organisatie-
taken bepaalt de beheerder op welke
manier een archiefsysteem de werkpro
cessen - en daarmee de organisatietaken
en uiteindelijk de belangen van de maat
schappelijke context - het beste onder
steunt. Hier komen onderwerpen aan de
orde als het aanmerken van documenten
als archiefstuk, bewarings- en vernieti
gingstermijnen, ordeningsprincipes, de
toegankelijkheid en de duurzaamheid
van documenten. Bij het maken van de
keuzes wordt voor ieder aspect gediffe
rentieerd naar document- en werksoort:
de eisen zullen steeds verschillen.
De gemaakte beleidskeuzes werkt de
beheerder vervolgens uit in concrete
maatregelen. Hier wordt duidelijk welke
hulpmiddelen op welke wijze moeten
worden ingezet.
De norm NEN-ISO 15489 kan dus wor
den gebruikt voor het opzetten van een
gestructureerd archiefsysteem. Voordeel
van het toepassen van de norm binnen
organisaties is dat deze daardoor altijd
verantwoording kunnen afleggen voor
het gevoerde archiefbeleid. De beheer
ders zijn immers verantwoordelijk, en de
beleidskeuzes en maatregelen zijn alle
expliciet benoemd en beschreven.
Bovendien gebeurt dit volgens een logi
sche, inzichtelijke en daarmee relatief
eenvoudig te controleren structuur.
Archiefinspecteurs kunnen de NEN-ISO
15489 gebruiken om kwaliteitseisen te
bepalen waaraan de overheidsarchieven
moeten voldoen. Vervolgens kunnen zij
de veranderende archiefsystemen contro
leren, antwoorden op nieuwe archief
vraagstukken formuleren, en toetsen of
alle archiveringsbelangen binnen de
overheidsorganisaties voldoende worden
behartigd en meegewogen.
21
"Ons archief is eindelijk overzichtelijk en toegankelijk
door Adlih Archief. Er zijn zoveel verschillende
zoekmogelijkheden dat je altijd vindt wat je zoekt.
En daar gaat het ons juist om. Met Adlib is het beheer
van ons archief een stuk makkelijker geworden".
Adlib software is al decennia toonaangevend
in informatie-, collectie-, kennismanagement
en archiefbeheer. Adlib applicaties staan bekend
om hun gebruiksgemak, overzichtelijkheid en
flexibiliteit. Bel of e-mail voor meer informatie
of voor een geheel vrijblijvende demonstratie.
Software voor musea,
bibliotheken en archieven.
Adlib Information Systems
Postbus 1436, 3600 BK Maarssen
Tel: 030 2411885
E-mail: sales@adlibsoft.com
Internet: www.adlibsoft.com
Van document tot digitaal image
Wij bieden u de volgende dienstverlening:
y Beschrijven, waarderen en inventariseren van archiefbescheiden
y Materiële verzorging van bestanden en documenten
y Traditionele ontsluiting middels het opstellen van een inventaris op
maat
y Analoge en/of digitale ontsluiting middels microverfilmen en
scannen/indexeren
Postbus 9577
9703 LN Groningen
Tel. 050-5446000
lnfo@Zodiarch.nl
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
Door Jasper Bode*
Bij het streven naar een transparantere over
heid en het verbeteren van de dienstverle
ning passen archiefbeheerders hun archief
systemen aan op een nieuwe, digitale
manier van werken. Door op een nieuwe
digitale manier te gaan werken, veranderen
de doelstellingen van de archieven en de
daarbijbehorende kwaliteitseisen. De archief
inspecteurs hebben de taak om ook deze
veranderende archiefsystemen te beoorde
len. Hierbij helpt de kwaliteitsnorm NEN-ISO
15489 op een gestructureerde manier.
MEN
Archiefmanagement
Cursus Archiefmanagement volgens
NEN-ISO 15489
Het Nederlands Normalisatie-instituut
organiseert vanaf januari 2006 de nieu
we tweedaagse cursus 'Archiefmanage
ment volgens NEN-ISO 15489'. Tijdens
deze cursus leert u meer over de prak
tische bruikbaarheid van de norm. De
cursus is een combinatie van theoreti
sche uitleg, toetsing aan concrete prak
tijkvoorbeelden en groepsdiscussie. U
krijgt een heldere introductie op hoofd
lijnen en u raakt bekend met de uit
gangspunten van (digitaal) records
management. De cursus is bestemd
voor adviseurs, projectleiders en lei
dinggevenden op het gebied van docu
mentaire informatievoorziening en
archivering, projectleiders van digitali
seringsprojecten maar ook voor archief
inspecteurs en beleidsmedewerkers van
archiefinstellingen.
Meer informatie: NEN-Cursussen, tele
foon (015) 269 01 88 of via de website
http://cursusarchiefmanagement.nen.nl.
Jasper Bode werkt als adviseur bij Doxis.
december 2005
archievenblad
