Doe Consult
E-depot Rotterdam
WIJ DOEN WAAR
WE GOED IN ZIJN
DE RELATIE MET DE ARCHIEFVORMER
Compacte Archief-Systemen
Kardex Systemen B.V.
Barwoutswaarder 13a, 3449 HE Woerden
Postbus 250, 3440 AG Woerden
Telefoon (0348) 49 40 40, Telefax (0348) 49 40 60
E-mail: info@kardex.nl, Website: www.kardex.nl
DocConsult
A member of the KARDEX Group Industrieholding Cham AG
datalogger testo 175-H2
temperatuur- vochtregistratie
Documentair management en ondersteuning
interim-management
quick-scan
coaching on the job
archiefbewerkingen
in-company trainingen
wegwerken achterstanden
«UB9
«UB9
4B9
project- en adviesbureau
Nico Maasstraat 51 Tel. 074 - 2500166
7555 LW Hengelo Fax 074 - 2500144
www.docconsult.nl
E-mail: docconsult@hetnet.nl
Dat het bewaren van archief het
beste kan worden georganiseerd bij de
vorming van het archief, hoeft gelukkig
niet meer te worden uitgelegd - tenmin
ste niet in onze gelederen. Voor digitale
archiefbescheiden geldt dit nog
eens extra, omdat de mogelijk
heden om steekproefsgewijs
dossiers even kort door te blade
ren nog beperkter zijn. Het
zichtbaar maken van de digitale
informatie kost vaak al moeite
genoeg.
Margriet van Gorsel is archief
inspecteur in de gemeente
Rotterdam. Samen met twee
collega's inspecteert zij elke drie
jaar het archiefsysteem van een
gemeentelijke dienst en brengt
vervolgens verslag uit aan de
directeur van deze dienst.
Belangrijker dan een oordeel
zijn de adviezen voor het verbe
teren van het archiefbeheer die
dit rapport bevat. Al jaren
wordt daarbij expliciet aangege
ven wat er verbeterd moet wor
den om het werkproces succes
vol te laten ondersteunen door
een geautomatiseerde oplos
sing.
Van Gorsels ervaring met het
papieren archief heeft haar geleerd dat
het beïnvloeden van keuzes van de
gemeentelijke dienst niet gemakkelijk is.
Digitale archieven maken het echter veel
noodzakelijker dat men zich aan bepaal
de richtlijnen houdt. De huidige wet- en
regelgeving geeft in hoofdlijnen weer
waar de digitale archivering aan moet
voldoen om de tand des tijds te door
staan. Met andere woorden: er valt nog
veel uit te leggen en te onderzoeken.
Er zijn vele wegen die bewandeld kunnen
worden om de noodzaak van goed digi
taal informatie- en archiefbeheer onder
de aandacht te brengen. Gelukkig zijn
steeds meer ambtenaren en bestuurders
zich bewust van de problemen rond digi
taal archiefbeheer. Volgens Van Gorsel
zou dit wel eens het gevolg kunnen zijn
van de trend van overheden om de pro
cessen bij de overheid - bijvoorbeeld voor
een horecavergunning - te automatiseren
en via één (liefst digitaal) loket te laten
verlopen. Men vraagt zich daarbij af wat
de rechtsgeldigheid is van de geautomati
seerde informatie en of toegankelijkheid
op langere termijn gewaarborgd is. Dus
neemt de gemeentelijke dienst zelf con-
Integraal informatiebeheer
tact op met het gemeentearchief en kan
de inspectie daarop inspelen.
Ook de introductie van dure en ingewik
kelde computertoepassingen voor
archiefbeheer hebben ertoe geleid dat er
meer tussen de diensten onderling en
met de inspectie wordt samengewerkt.
Het hele traject van vaststellen van speci
ficaties en de pakketkeuze hoeft lang niet
altijd in elke dienst afzonderlijk te wor
den uitgevoerd. Omdat de inspectie con
tact heeft met elk van de diensten en
daarbij weet wat er speelt, kan de inspec
tie ze met elkaar in contact brengen.
Bovendien brengt de inspectie de beken
de kwaliteitseisen, referentiemodellen en
eigen 'instrumenten' in, zoals een prakti
sche checklist op basis van ISO 15489.
Het beheer van het relatienetwerk en
dienst- of organisatieoverschrijdende
afspraken maken is dus een belangrijke
taak voor het toekomstige elektronische
depot. In het project E-depot wordt
gewerkt aan de organisatorische, techni
sche en personele omgeving waarnaar
het archiefmateriaal - als het niet wordt
vernietigd - wordt overgedragen.
Daardoor worden tevens de kwaliteitsei
sen die aan de overdracht wor
den gesteld steeds concreter:
welke formaten worden onder
steund, hoe moet de context
van het materiaal worden vast
gelegd en aangeleverd, hoe
wordt authenticiteit gegaran
deerd?
Voor onderdelen van de
Rotterdamse overheid levert dat
haarscherpe eisen op voor geor
dende en toegankelijke staat.
Maar ook archieven van parti
culiere organisaties uit de
Rotterdamse samenleving staan
op het verlanglijstje van het
gemeentearchief. Hiervoor zou
den best practices kunnen wor
den gepubliceerd om deze orga
nisaties voor te lichten over
goed digitaal archiefgedrag. In
sommige gevallen zal hier ech
ter gelden: pakken (binnenha
len) wat je pakken (binnenha
len) kan. Als het interessant
genoeg is om 'te bewaren, dient
te worden onderzocht of het
digitale archiefmateriaal achter
af nog bewerkt kan worden om verant
woord te worden bewaard. Ook hiermee
doet het project E-depot praktische erva
ring op die van groot belang is voor de
toekomstige historici die het digitaal
archief zullen gaan gebruiken.
oktober 2005
19
KARDEX
betrouwbare klimaatbewaking van
uw kostbare archief
stabiele en nauwkeurige vochtsensor
duidelijk afleesbaar display met actuele waarde
groot (ring)geheugen voor langdurige metingen
ook uitleesbaar via printer, datastick of
ethernetadapter
snel leverbaar, incl. kalibratieprotocol
Bel voor meer informatie of advies
testo BV, Postbus 1026, 1300 BA Almere, Telefoon 036 - 5487000
Fax 036 - 5487009, www.testo.nl, e-mail: info@testo.nl
DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING
Onze ervaren projectmedewerkers hebben veelal
een opleiding Bestuursambtenaar, SOD I en 11, WA en
Middelbaar archiefambtenaar. Zij staan garant voor
een klantgerichte en klantvriendelijke dienstverlening.
Door Ivo Zandhuis*
Het Gemeentearchief Rotterdam voert in
samenwerking met de Archiefschool een
project uit waarin het een e-depot ontwik
kelt en praktische ervaring opdoet bij het
archiveren van digitale archiefbescheiden.
Het Archievenblad kijkt om het hoekje van
de e-deur en doet verslag van de voortgang
van het project en de inzichten die worden
opgedaan. In het julinummer van het
Archievenblad heeft u een bijdrage kunnen
lezen over de aanpak bij verschillende soor
ten digitale documenten. In deze aflevering
komt de archiefinspecteur aan het woord:
wat is haar visie op digitaal archief en het
project E-depot?
Ivo Zandhuis is redacteur van het Archievenblad.
archievenblad
