MAIS-Flexis is een databaseprogram
ma waarmee archieven en collecties toe
gankelijk kunnen worden gemaakt. De
toegangen kunnen worden geëxporteerd
naar tekstverwerkingsprogramma's (om
bijvoorbeeld een klassieke toegang te
drukken), of naar internet. Op internet
geplaatste toegangen kunnen integraal
en gelijktijdig doorzocht worden. Dit
maakt archievenonderzoek een stuk effi
ciënter. Met dit programma kunnen
beschrijvingen onderling aan elkaar
gekoppeld worden. Hiermee krijgt het
zoekresultaat meer diepte en kan men
het archiefonderzoek vergemakkelijken.
Het is ook mogelijk om bestanden aan
beschrijvingen te koppelen, bijvoorbeeld
een kaart met een bijbehorende beschrij
ving. Uiteindelijk is het niet alleen moge
lijk om historische bronnen digitaal te
doorzoeken, maar ook om juist die
onderlinge verbanden te tonen.
In het beschrijven krijgt de archiva
ris ongekende mogelijkheden. Dit komt
door de unieke manier waarop dit pro
gramma is opgebouwd. Niet in de laatste
plaats door de twee nieuwe kandidaten
voor 'de dikke van Dale', te weten:
'archiefeenheidsoort' en 'flexveld'. Hierin
zit ook de kracht van het programma.
MAIS-Flexis biedt, wat de naam al doet
vermoeden, flexibiliteit. Middels archief-
eenheidsoorten - bijvoorbeeld boek,
kaart of foto - kunnen stukken met een
specifieke fysieke vorm op een eigen
manier beschreven worden. Een organi
satie kan vrij simpel in de beheersmodule
flexvelden wijzigen of toevoegen.
door vrijwilligers. Zij kunnen met een
digitaal formulier de database vullen. Dit
is vooral interessant voor projecten als
Genlias, waarbij de burgerlijke stand ont
sloten wordt, zodat deze op internet
doorzocht kan worden voor met name
stamboomonderzoek. Hierin zullen we
actief gaan samenwerken met het
Brabants Historisch Informatie Centrum.
Daarnaast zullen we ons meer gaan rich
ten op het ontsluiten van beeldmateriaal
op internet. De AV-afdeling is druk bezig
zich te ontplooien tot een expertisecen
trum voor bewegend beeld en geluid in
Gelderland. We zullen gaan investeren in
het digitaliseren van film en geluid.
Flexvelden zijn records met een te speci
ficeren karakter. In archiefeenheidsoort
'boek' zitten bijvoorbeeld flexvelden als
'titel' en 'auteur'. Het flexveld 'auteur' kan
een lijst met auteurs bevatten.
De moeilijkste keuze zit in de gedetail
leerdheid van de beschrijvingen.
Wanneer is die goed? Heeft een foto bij
een collectie vijf of vijftig flexvelden
nodig? Een gedetailleerde beschrijving,
waarbij veel flexvelden ingevuld moeten
worden, kost veel tijd. De kunst is een
goede verdeling te vinden tussen de juis
te beschrijvingsvorm en de te besteden
tijd. Zo kan een foto toegankelijk
gemaakt worden door te beschrijven wat
erop staat en wie hem gemaakt heeft. De
vraag is hoe groot de groep is die zit te
wachten op beschrijvingen waarbij de
techniek tot in de details is beschreven.
Wat misschien leuk is voor die selecte
groep, maar wel erg veel tijd kost.
Tegenwoordig kan een camera zelf met
een GPS communiceren, willen we de
coördinaten ook registreren? Over derge
lijke vragen is heel wat gediscussieerd,
voordat we wisten hoe we al die archief-
eenheidsoorten zouden gaan inrichten.
Natuurlijk is hierbij rekening gehouden
met de eventuele bestaande standaarden
voor titelbeschrijvingen. Daarnaast
gevallen wordt er zelfs voor gekozen om
gelijksoortig materiaal in een apart depot
te plaatsen. Audiovisueel materiaal
(foto's, film etc.) kan bijvoorbeeld om kli
matologische reden het beste apart van
de overige collectie geborgen worden.
Met deze toevoeging wordt het dus
mogelijk om bijvoorbeeld aan te geven
hoeveel foto's of charters er in de collec
tie zitten en ook of deze in het daarvoor
bestemde depot liggen.
Niet op de laatste plaats biedt MAIS
inzicht in de daadwerkelijke toeganke
lijkheid van de collectie. De koppeling
tussen beschrijvingen en de vindplaatsen
maakt het mogelijk om te kijken of er bij
alle stukken in het depot wel een
beschrijving is en of er bij alle beschrij
vingen wel een stuk is.
De koppeling tussen deze pijlers van de
archiefautomatisering biedt een enorme
uitbreiding van rapportagemogelijkhe
den. Managers kijken reikhalzend uit
naar dergelijke managementtools.
Sinds 28 juni worden bezoekers bij
het Gelders Archief geregistreerd in
MAIS-Flexis. Ook de aanvragen worden
hierin verwerkt. De bezoekers reageren
enthousiast op deze verandering.
Binnenkort gaan we ons bezighouden
met de nieuwe mogelijkheden die MAÏS
biedt, zoals het invoeren van gegevens
moest ook weer een keuze gemaakt wor
den wat we, van die beschrijving, op het
internet zichtbaar willen hebben.
Sommige delen van de beschrijving zijn
voor ons relevant, terwijl ze voor de
bezoeker niet interessant zijn of zelfs niet
eens openbaar.
Enthousiast geworden door de functio
naliteit gingen we vol vertrouwen voor
de volgende logische stap.
Het Gelders Archief is altijd een
actief ABS/Archeion-deelnemer geweest.
De afgelopen vijf jaar ook als lid van het
kernteam. Deze integratie tussen logistie
ke gegevens en bezoekersregistratie func
tioneerde over het algemeen prima, maar
past niet meer in het beeld dat wij heb
ben van geïntegreerd gegevensbeheer.
MAIS-Flexis biedt de mogelijkheid om
zowel de beschrijvingen als de vind-
plaatsgegevens in één database te behe
ren. Natuurlijk ook met alle aanverwante
zaken als bezoekersregistratie en een aan-
vraagmodule, waardoor alle essentiële
data in één systeem samen komen.
Daarnaast zijn er nog wat nieuwe moge
lijkheden in deze database ingebouwd.
Zo is het voor een bezoeker mogelijk om
in één programma zowel te zoeken als
aan te vragen. Ook voor de medewerkers
op de studiezaal is een geheel nieuwe toe
passing ontstaan. Hiermee kan precies
gevolgd worden hoe de aanvragen verlo
pen en waarom bepaalde aanvragen geen
doorgang vinden. Denk aan blokkering
wegens een slechte materiële staat of
openbaarheidbeperkingen, maar een
bezoeker kan ook iets verkeerd hebben
ingevoerd. Het opheffen van een derge
lijke blokkade is voor de medewerker in
een handomdraai gebeurd. Medewerkers
kunnen op verschillende plaatsen in de
module simpel doorklikken naar vind
plaatsen, beschrijvingen of uitleengege
vens, waardoor een bezoeker efficiënter
geholpen kan worden.
Een ander voordeel is de mogelijkheid
om de stukken, in de logistieke module,
een fysieke vorm te geven. Zo krijgt een
stuk naast een vindplaats ook een eigen
uiterlijke vorm. Dit is prettig omdat er in
veel archiefinstellingen naar gestreefd
wordt om gelijksoortig materiaal bij
elkaar te plaatsen in het depot, in ver
band met de soort berging. Denk bijvoor
beeld aan kaartmateriaal dat toch het
beste in lades kan liggen. In sommige
Gelders Archief en DE REE, een stukje
geschiedenis
Bij het Gelders Archief waren we om
streeks 2002 op zoek naar een archief-
inventariseerprogramma. We hadden op
dat moment een kleine twintig verschil
lende systemen waarin verschillende
archieven, collecties en delen daarvan
toegankelijk werden gemaakt. We zoch
ten een programma waarmee we al ons
archiefmateriaal in een keer zouden
kunnen doorzoeken. We wilden wel vrij
zijn in de keuze op welke manier we
onze collectie zouden gaan ontsluiten.
En het moest mogelijk zijn om de
gegevens uit die twintig verschillende
systemen te converteren. Bij DE REE
archiefsystemen vonden we wat we
zochten. Ook al stond dit programma
toen nog in de steigers. Hun visie sloot
aan bij waar wij naar zochten en zo
ontstond een boeiende samenwerking.
Als pilotorganisatie proberen we actief
mee te denken over softwaretoepassin
gen voor het archiefwezen, waarbij we
steeds op zoek zijn naar de beste
manier om praktijk en techniek samen
te voegen. Dit levert soms spannende
discussies op, maar uiteindelijk vinden
we altijd een oplossing.
Een flexibel archief metMAIS-Flexis
Door Jeroen Trispel*
archievenblad
oktober 2005
oktober 2005
archievenblad
"Ha, Jeroen... eindelijk... ik was al bang dat
je niet meer zou bellen vandaag," zegt Arno
van der Kolk (van DE REE archiefsystemen)
op een mooie zomermiddag tegen me. "Ja,
je begon me te missen hè?," is mijn reactie.
De afgelopen periode hebben we intensief
samengewerkt. De vruchten van deze
samenwerking zijn dat het depotbeheer en
de bezoekersregistratie (inclusief de aan
vraag- en uitleenregistratie) nu ook in MAIS
zitten. Bij het Gelders Archief (als eerste
voormalig Rijksarchief) vervangt MAIS nu
dus de functie van ABS/Archeion. Hiermee
is de tweede pilotfase in twee jaar met suc
ces afgerond. Tijd voor nieuws van een
rebellenclub.
Archiefeenheidsoort en flexveld
Jeroen Trispel is applicatiebeheerder bij het Gelders
Archief.
Hoe nu verder?
De bezoeker kan in één programma zowel zoeken als
archiefstukken aanvragen. De aanvraagbriefjes komen in
het depot uit de printer.
Nieuwe mogelijkheden
Bezoekers worden bij het Gelders Archief geregistreerd
in MAIS-Flexis.
