Alles loopt op rolletjes...
Restauratie atelier Sterken BV
aarden in archieven
...met onze vernieuwde verrijdbare Archief oplossingen.
FOCUS ON CUSTOMER SATISFACTION
Atelier voor restauratie en conservering
van papier en perkament
adhocratie entrepreneurial
flexibiliteit
archivering
beheersing
profess,
bureaucratie
machine
bureaucratie
bruynzeel
filing and storage
Brieven Archieven
Boeken Banden
Prenten Grafiek
Kaarten Wandkaarten
Charters Zegels
STERK F. N
ATELIERm
mssmm
de praktijk
In complete bureaucratieën zijn
functies zeer precies omschreven en de
communicatie loopt vooral van boven
naar beneden, zodat we mogen verwach
ten dat in de archiefvor
ming de afzonderlijke
functies goed herkenbaar
zijn en dat de informatie
aan de top het meest
omvattend is. In een
adhocratie (die het voor
al van onderlinge
afstemming moet heb
ben) zijn functies niet
sterk gekoppeld aan een
bepaalde plek in de orga
nisatie en gaat de com
municatie kriskras: van
laag naar hoog, naar bui
ten en naar binnen op
allerlei verschillende
punten. Daar kan men
dus op allerlei plekken in
de organisatie caches van
archieven vinden. In
workflow- of professione
le bureaucratieën ligt de
nadruk op het reguleren
van activiteiten, niet op
het reguleren van relaties. Functies zijn
daar sterk gebonden aan structuur en de
communicatie - en dus ook de archief
vorming - verloopt volgens precies gede
finieerde procedures.
In elk van deze 'archiveringsstijlen'
reageren mensen anders op de invoering
van elektronisch communiceren en
archiveren (e-mail, internet, intranet).
Het virtuele marktplein van een adhocra
tie wordt er alleen nog maar drukker en
onoverzichtelijker door. We hebben dat
al zien gebeuren met de fax: de centrale
postkamer noch de centrale registratie
hebben meer vat op de informatie- en
communicatiestromen. Een centraal en
compleet archief is hier nog slechts met
moeite in stand te houden. De corporate
memory vergruist. Maar dat wordt in dit
soort organisaties gecompenseerd door
het levendige verkeer van mensen en
ideeën in een virtueel netwerk.
Veel lastiger heeft het management het
in een complete bureaucratie: daar wordt
informatie- en communicatietechnolo
gie (ICT) al gauw als een anarchistisch
instrument beschouwd, waar zwaardere
procedures en sancties een tegenwicht
aan moeten bieden. Daarentegen kan
een work/7ow-bureaucratie soepel inspe-
len op de veranderingen die ICT in de
relaties - niet in de functies - teweeg
brengt.
Het vormen van archieven gaat niet van
zelf, niettegenstaande de beeldspraak van
archieven die 'groeien'. Productiegege-
vens, rapportages, memo's, brieven en
boekhouding ontstaan als neerslag en
bijproduct van activiteiten. Deze binding
aan werkprocessen (en daarmee aan het
doel van de organisatie) is een essentieel
kenmerk van archiefinformatie. Maar om
werkelijk als archiefstuk aangemerkt te
kunnen worden, moet de informatie zijn
'herkend' en 'erkend' door een archive
ringssysteem. Dat is een meer of minder
bewust georganiseerd geheel van men
sen, methoden, procedures, middelen en
documenten. Alleen die documenten die
het archiveringssysteem opneemt (captu
re) zijn archiefstukken.
Zo'n archiveringssysteem berust op
keuzes: wat wordt wel opgenomen,
bewerkt en bewaard, en wat niet.
Natuurlijk worden die keuzes voor een
groot deel beïnvloed door juridische en
fiscale eisen, of bijvoor
beeld door de eisen van
een ISO 9000-keurmerk.
Maar ook hangt het af
van de missie en de
cultuur van de organisa
tie welke documenten
als archiefwaardig door
het archiveringssysteem
worden beschouwd. Een
reclamebureau bijvoor
beeld, zal zijn archive
ringssysteem 'instrueren'
om catalogi en ander
drukwerk op te nemen,
die in andersoortige orga
nisaties in de prullenbak
of in de bibliotheek te
rechtkomen. Dat maakt
de soms oplaaiende dis
cussie over wat nu 'naar
hun aard' archiefbeschei
den zijn, zo lastig: ar
chiefbescheiden zijn ar
chiefbescheiden als ze
door het archiveringssysteem van een
bepaalde organisatie als archiefbeschei
den zijn aangemerkt. En dat hangt
(mede) af van de waarden in die organi
satie. Waarden die we niet kunnen waar
nemen, maar die afgeleid kunnen wor
den uit praktijken, waaronder die van de
archivering. Met een variant op de
spreuk 'toon mij uw boeken en ik weet
wie en hoe u bent' zou men kunnen zeg
gen: toon mij uw archief en ik weet welke
waarden de kern van uw cultuur vormen.
11
Een lijn met een nieuwe kijk op verrijdbare Archief oplossingen. Niet alleen dankzij het revolutionaire ontwerp.
Maar ook vanwege de diverse uitvoeringsmogelijkheden. Flexibel, toegankelijk en kostenefficiënt. Iedere kubieke
centimeter wordt optimaal benut. Betrouwbaar doordat onze producten voldoen aan alle belangrijke internationale
kwaliteits- en veiligheidsnormen.
Laat u inspireren, vraag de nieuwste catalogus aan, kijk op www.brfs.nl of neem contact op met +31 (077) 306 90 00.
T=<>=r
Bruynzeel Storage Systems BV Industrieterrein 7 Postbus 7118 5980 AC Panningen - Nederland Tel.: +31 (0)77 306 90 00 Fax: +31 (0)77 307 81 33 www.brfs.nl
e
DocumentenWacht is een service van Restauratie atelier Sterken BV en gericht op d~ltCTl W ctCllt
calamiteiten service, zorg en beh
isotron
DocumentenWacht is de officiële partner van Isotron Nederland BV voor
gammabestraling voor de gehele Culturele en Administratieve sector
in de Benelux en Duitsland.
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614
E.info@sterken.nl Meer informatie op: www.sterken.nl
W
Door Eric Ketelaar*
Anderhalf jaar geleden schreef ik in het
Archievenblad (maart 2004) over 'De waar-
de(n) van archieven'. Maar er zijn ook waar
den in archieven. Archieven worden
gevormd en gebruikt in een context, die in
hoge mate bepaald wordt door de organisa
tiecultuur.
Archiveringsstijlen
Cf
Cf
f
A7
Vier configuraties van organisaties volgens Mintzberg,
geprojecteerd op de door Hofstede onderscheiden
dimensies machtafstand en onzekerheidsvermijding (naar
Hofstede, Allemaal andersdenkenden, figuur 7.2).
Eric Ketelaar is hoogleraar Archiefwetenschap aan
de Universiteit van Amsterdam. Dit artikel is een
bewerking van een deel van het essay 'Vormen van
archieven', opgenomen in het laarverslag 2000 van
Koninklijke Brill.
oktober 2005
archievenblad
