2EEUW5E ERVARIN
met Eu?
GEN
Kin G"
Q
special
special
9
Euregio's zijn vanuit Brussel gestimu
leerde en mogelijk gemaakte samenwer
kingsverbanden, waarbij grensoverschrij
dende regio's, gelegen in twee landen bin
nen de EU, met voldoende gezamenlijke
interne samenhang en wil tot samenwer
ken, op programmabasis - de zogenaamde
Interreg-programma's - middelen krijgen
om grensoverschrijdende samenwerking
te stimuleren. De provincie Zeeland vormt
met de Belgische provincies Oost- en West-
Vlaanderen de Euregio Scheldemond en
binnen dat kader zijn de twee projecten
('Gids voor grensoverschrijdende bronnen
in Vlaamse en Zeeuwse archieven' en
'Uitgevaren voor de Kamer Zeeland') uitge
voerd.
Voorwaarde om voor subsidiëring in
Euregioverband in aanmerking te komen
is dat het betrokken project uitgevoerd
wordt door instellingen gelegen aan beide
kanten van de landsgrens en dat er cofi
nanciering is gevonden voor de helft van
de projectkosten, omdat de Euregio nooit
meer dan 50 procent van de totale project
kosten subsidieert.
In algemene zin kan gesteld worden dat
het nadeel van dergelijke Euregioprojecten
gelegen is in de nogal vergaande door
Brussel opgelegde bureaucratische voor
waarden om een project gehonoreerd te
krijgen. Het grote voordeel is echter dat er
voor projecten op het terrein van het cul
tureel erfgoed, mits goed onderbouwd,
zodat het belang ervan voor de Euregio uit
de verf komt, subsidies beschikbaar gesteld
kunnen worden, die voor afzonderlijke
unilaterale projecten in Zeeland of
Vlaanderen ondenkbaar zijn. Om een
gewenst project uit te kunnen voeren
moet je als projectverantwoordelijke even
wel over een lange adem beschikken, vol
doende 'bureaucratische' ervaring hebben
en een netwerk aan beide kanten van de
grens dat voldoende op orde is om onver
wachte problemen en risico's voor het
beoogde project op tijd te kunnen elimine
ren.
In het Zeeuwse geval ging het om de pro
jecten 'Gids voor grensoverschrijdende
bronnen in Vlaamse en Zeeuwse archie
ven' uitgevoerd in 1996-1999 in het kader
van het Interreg Il-programma en het pro
ject 'Uitgevaren voor de Kamer Zeeland',
uitgevoerd in 2002-2005 in het kader van
het Interreg III-programma. Voor beide
projecten mocht ik als projectverantwoor
delijke optreden.
De doelstelling van de Vlaams-
Zeeuwse bronnengids was een gids te ver
vaardigen die inzicht zou verschaffen in
archiefbronnen in Vlaamse archieven met
informatie over Zeeland en aan de andere
kant in archiefbronnen in Zeeuwse ar
chiefbewaarplaatsen met informatie over
Vlaanderen.
Dit idee werd ai in 1981 geopperd en werd
in 1995-1996 door het Vlaams-Zeeuws
Archivarissenoverleg uiteindelijk handen
en voeten gegeven. Voor de uitvoering
werd een projectgroep in het leven geroe
pen, bestaande uit twee archivarissen uit
Vlaanderen en twee uit Zeeland. De pro
jectbeschrijving en de voortgang van het
project werden regelmatig teruggekoppeld
naar de plenaire vergadering van het
Vlaams-Zeeuwse Archivarissenoverleg.
Voor het echte handwerk konden twee
parttime-projectmedewerkers aangesteld
worden, één voor de Vlaamse en één voor
de Zeeuwse archieven. Zij werden belast
met het opsporen en beschrijven van het
basismateriaal. Gezien de projectduur
moest het onderzoek beperkt blijven tot
de bestaande inventarissen en nadere toe
gangen in de bezochte archiefbewaar
plaatsen. Elke daar gevonden verwijzing
naar een persoons- of plaatsnaam, onder
werp of bijzondere gebeurtenis in respec
tievelijk Vlaanderen en Zeeland werd
opgenomen in de database (in totaal ruim
13.000 verwijzingen). Aanvankelijk lag
het in de bedoeling een traditionele
'papieren gids' te maken, maar gaandeweg
werd besloten de database op cd-rom aan
te bieden, voorzien van een uitgebreide
gedrukte handleiding en toelichting.
Het projectbudget bedroeg 136.822,
waarvan 68.410 werd gesubsidieerd
door de Euregio Scheldemond en de ande
re helft door de cofinanciers: het ministe
rie van OC&W, het departement Cultuur
van de Vlaamse Gemeenschap, de provin
cies Oost- en West-Vlaanderen en
Zeeland, het Algemeen Rijksarchief te
Brussel en het toenmalige Rijksarchief in
de provincie Zeeland (Zeeuws Archief). Op
25 oktober 1999 werd dit project met de
officiële presentie in het provinciehuis in
Brugge succesvol afgesloten.
In 2002 werd in Nederland het feit
herdacht dat de VOC vierhonderd jaar
tevoren werd opgericht. In het kader van
de landelijke herdenkingsactiviteiten heb
ben het Nationaal Archief in Den Haag,
waar de archieven van de VOC berusten,
en de gemeentelijke archiefdiensten van
Delft, Rotterdam en Amsterdam, het
Zeeuws archief te Middelburg en de
Archiefdienst Westfriese gemeenten
(Hoorn en Enkhuizen), kortom de steden
waar een kamer van de VOC gevestigd
was, een project gestart tot microver
filming en gedeeltelijke digitalisering van
de 'scheepssoldijboeken' uit het archief
van de VOC. Deze boeken vormen in
wezen de personeelsboekhouding van de
compagnie. Het hoofddoel was de in de
scheepssoldijboeken opgeslagen informa
tie toegankelijk te maken voor het grote
publiek. Ook zouden de te digitaliseren
gegevens zo gekozen en gepresenteerd
worden, dat zij eveneens bruikbaar zouden
moeten zijn voor wetenschappelijk onder
zoekers.
Het project startte in 2000 met het pilot-
project 'Uitgevaren voor de Kamer Delft'.
In deze pilot werden de standaarden gefor
muleerd waaraan het grote project zou
moeten voldoen en werd de werkwijze
vastgesteld en uitgetest. De firma Micro-
format Systems in Lisse verzorgde de
microfichering en voor de data-invoer
werd voor CombiWerk in Delft gekozen.
Vanwege de enorme omvang van het pro
ject werd na en mede op basis van de erva
ringen in de pilot-Delft gekozen voor een
kamergewijze aanpak, conform het organi
satiemodel van de VOC.
Voor het totale project kon op basis van de
ervaringen van de pilot-Delft een totaalbe
drag begroot worden van 600.000.
Overigens maken de huidige inzichten
duidelijk dat de totale kosten eerder de 1
miljoen euro zullen gaan overschrijden.
De projectgroep ging aan de slag om te
proberen dit reusachtige bedrag bij elkaar
te brengen. Ondanks het feit dat dit
samenwerkingsproject in het kader van
het VOC-jaar uitgevoerd zou worden, lie
ten alle grote potentiële sponsoren het
afweten. Alleen kleinere bijdragen werden
van een aantal fondsen verkregen. Met
deze bijdragen, aangevuld met een eigen
bijdrage van het Gemeentearchief Rot-
terdam, kon alleen de Kamer Rotterdam
nog gedaan worden. Binnen de project
groep werd hierop afgesproken dat het
project alleen stapsgewijs verder door zou
kunnen gaan als de andere archiefdiensten
die binnen dit project samenwerkten, met
een eigen bijdrage en met sponsoren en
subsidiënten uit 'eigen kring' de financie
ring voor de 'eigen kamer' zouden kunnen
rond krijgen. Zo kon ook de Kamer Hoorn
voor de helft aangepakt worden. De vol
gende grote hobbel was de Kamer Zeeland.
Deze kamer is net zo omvangrijk als de
kamers Delft, Rotterdam en Hoorn bij
elkaar. Daardoor en door prijsstijgingen en
voortschrijdend inzicht was voor deze
kamer 247.000 benodigd.
Dat wij voor dit project via de Euregio
Scheldemond ook Europese middelen wis
ten te verwerven, was in wezen het gevolg
van een gelukkig toeval. In 2001 woonde
ik een door de Euregio Scheldemond geor
ganiseerde conferentie bij over de moge
lijkheden en onmogelijkheden van grens
overschrijdende projecten binnen het
ophanden zijnde Interreg III-programma.
Vanwege de uitvoering van het hiervoor
genoemde project was ik op hoogte van de
noodzaak een projectpartner aan de ande
re kant van de landsgrens te hebben om
voor financiering in aanmerking te
komen. Toch heb ik toen enigszins balorig
gevraagd of er niet iets te regelen zou zijn
als je een prachtig grensoverschrijdend
project had, dat van waarde zou zijn voor
de gehele Euregio Scheldemond, maar
geen partner aan de andere kant van de
grens. Ik kreeg het antwoord dat ik ver
diende en bij voorbaat ook al wist: neen.
Deze vraag naar de bekende weg leverde
echter wel op dat ik wat later in de befaam
de wandelgangen door prof. Luc Francois
van de Universiteit Gent werd aangespro-
ken met de mededeling dat deze universi
teit graag partner wilde zijn voor het even
eerder door mij geschetste project. Wij
raakten verder in gesprek, een bezoek aan
de universiteit volgde en er ontstond iets
moois.
De inhoudelijke grond dat wij een beroep
op Euregio-gelden konden doen was gele
gen in het feit dat juist bij de Kamer
Zeeland naast Zeeuwen ook zeer veel
scheepsvolk uit de Zuidelijke Neder
landen, inwoners dus van de huidige
Euregio Scheldemond, aanmonsterden,
waardoor het project informatie zou gene
reren over economische en demografische
geschiedenis van de gehele huidige
Euregio. Met de Universiteit Gent was de
partner aan de andere kant van de grens
gevonden, nu moest alleen de cofinancie
ring nog geregeld worden. Met het nodige
lobbywerk zijn wij hier uiteindelijk in
geslaagd en is dit project in oktober 2002
door de Euregio goedgekeurd en van start
gegaan. De cofinanciering kwam voor
rekening van de provincies Zeeland en
Oost- en West-Vlaanderen, het Vlaams
gewest, het Nationaal Archief en het
Zeeuws Archief namens het ministerie van
OC&W.
Van de benodigde 247.000 werd de helft
door de Euregio gesubsidieerd en de ande
re helft door de genoemde cofinanciers.
Met een symposium op 10 juni 2005 werd
ook dit project succesvol afgesloten.
16
17
Door Roelof Koops*
Het Zeeuws Archief heeft door middel van
een tweetal projecten, die financieel moge
lijk werden gemaakt met Europese subsi
dies vanuit Brussel, ervaring opgedaan met
grensoverschrijdende samenwerking met
instellingen in Vlaanderen. Het ging hierbij
niet om rechtstreekse financiering vanuit
Brussel, maar om Europese subsidies die in
Euregioverband werden toegekend.
Vlaams-Zeeuwse bronnengids
Het archief van de stad Verbania (Italië). Foto: Sofieke Janssen.
Uitgevaren voor de Kamer Zeeland
Achttiende-eeuwse pentekening van J.H. Koekoek van
aanmonstering van scheepsvolk inVlissingen of
Middelburg. Zeeuws Archief, hist.-top. atlas Koninklijk
Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen 'Zelandia
lllustrata'. III. nr. 1010.
*Roelof Koops is directeur van het Zeeuws Archief.
archievenblad
september 2005
september 2005
archievenblad
