/f
Alles loopt op rolletjes
a
fi j
E-depot Rotterdam
Dublin Core
METADATA: DE TOEGANG TOT HET E-DEPOT
Van Bilsen Consultancy
.met onze vernieuwde verrijdbare Archief oplossingen.
FOCUS ON CUSTOMER SATISFACTION
Rest.
Restauratie Atelier Helmond bv
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar op: 06 - 57 58 96 31
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
Dé specialist voor document- en
workflowmanagement
- Archiefbewerking
- Advisering
- Interim- en Project management
- Detachering
- Opleiding
Buggenum - Brunssum - Rotterdam
tel: 045-5691584
fax: 045-5331995
e-mail: info@vanbilsenconsultancy.nl
internet: www.vanbilsenconsultancy.nl
aa
a
m
filing and storage
e-depot
Het terugvinden van informatie in
een depot wordt mogelijk gemaakt door
het beschrijven van het archiefmateriaal
in een archiefinventaris, zodat gebruikers
het archiefmateriaal kunnen vinden. Bij
een digitaal e-depot is dat niet anders. De
beschrijving van het digitale archiefma
teriaal wordt metadata genoemd.
Metadata kunnen worden omschreven
als informatie over informatie. Net als in
een archiefinventaris bestaan metadata
uit verschillende onderdelen die vastge
legd moeten worden over het archiefma
teriaal, de metadatavelden. De metadata-
velden, hun onderlinge relatie en de
regels waaraan de informatie in de meta
datavelden moet voldoen, worden het
metadatamodel genoemd.
In het e-depot in Rotterdam wordt
DSpace gebruikt om het digitale archief
materiaal op te slaan. Bij het archiefma
teriaal worden door DSpace metadata
vastgelegd volgens het Dublin Core-
metadatamodel. Dublin Core is een
metadatamodel waarin vijftien velden
zijn opgenomen, die geen van alle ver
plicht zijn en zo nodig meerdere keren
kunnen worden herhaald (zie
http://dubIincore.org/). Voorbeelden van
de velden die in Dublin Core zijn gedefi
nieerd, zijn 'titel', 'datum' en 'onderwerp'.
In DSpace is dit metadatamodel uitge
breid door met een term aan te geven
wat voor soort titel, datum of onderwerp
wordt bedoeld. Zo kan de datum van
laatste wijziging of datum van publicatie
worden gespecificeerd. Dit zijn verbij
zonderingen ('kwalificaties') van de basis-
Dublin Core-velden. Vandaar dat we
spreken van Qualified Dublin Core.
De oorsprong van Dublin Core gaat terug
op een bijeenkomst in Dublin (Ohio, V.S.
in 1995), waar het hoofdkantoor van de
bibliografische dienstverlener OCLC is
gevestigd. Tijdens die bijeenkomst werd
gezocht naar een beperkte verzameling
velden waarmee alle soorten documen
ten op het WWW konden worden
beschreven. Ook in het e-depot worden
alle soorten digitale archiefbescheiden
met behulp van hetzelfde metadatamo
del beschreven, namelijk het Qualified
Dublin Core-metadatamodel zoals dat is
geïmplementeerd in DSpace.
Het Dublin Core-metadatamodel is door
de ontwikkelaars van DSpace niet voor
niets gekozen. Dublin Core is niet alleen
een theoretische standaard, maar wordt
ook daadwerkelijk gebruikt voor het uit
wisselen van informatie tussen systemen.
Ook de koppeling tussen DSpace en i-Tor,
dat in het e-depot van Rotterdam de toe
gankelijkheid voor het publiek regelt,
wordt met behulp van Dublin Core geor
ganiseerd.
Daarnaast biedt het Dublin Core-metada
tamodel nog een extra voordeel. Ook de
bibliotheekcatalogus, de Topografisch-
Historische Atlas, archiefinventarissen
van papieren archieven en beheersinfor-
matie zijn digitaal toegankelijk gemaakt.
Hiervoor is een ander metadatamodel
gebruikt dan Dublin Core. Het is uiteinde
lijk de bedoeling van het Gemeentearchief
Rotterdam dat alle informatie uit deze sys
temen gezamenlijk doorzoekbaar wordt.
Met behulp van Dublin Core is het
afstemmen van het metadatamodel van
het e-depot op de centrale zoekmogelijk
heid eenvoudiger te realiseren dan met
een ander metadatamodel.
Nu we weten wat metadata zijn, welke
metadata worden vastgelegd in het e-
depot en vooral waarom, zijn we toe aan
het beantwoorden van de vraag: Hoe
gebeurt dit? Maakt in de toekomst een
medewerker van het archief de hele dag
Dublin Core-records? Gelukkig niet. Met
de Archiefwet in de hand, kan van de
archiefvormer worden geëist dat deze zelf
de metadata bij zijn archiefmateriaal
maakt om de toegankelijke staat te waar
borgen. Inspectie en Archieven
Relatiebeheer spelen een belangrijke rol
in het zorgen voor de toegankelijke staat
van archieven en advisering van gemeen
telijke diensten in Rotterdam. Als een
gemeentelijke dienst slim is - en de
inspectie zal ze dat ook adviseren - zorgt
deze ervoor dat men de metadata al vast
legt bij de creatie van een document.
Behalve archiefmateriaal dat de weerslag
is van gemeentelijke processen, verza
melt het Gemeentearchief Rotterdam
ook archief van Rotterdamse organisaties
en personen. Deze zuilen hun digitale
archiefbescheiden niet in toegankelijke
staat aanleveren en hiervoor moeten dus
wél metadata worden aangemaakt. Maar
dat is bij analoge archieven niet anders.
11
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
Uw rechtstreekse partner voor gammastraling
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel.+3i(o)492- 55 39 90
Fax +31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoó)restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
Een lijn met een nieuwe kijk op verrijdbare Archief oplossingen. Niet alleen dankzij het revolutionaire ontwerp.
Maar ook vanwege de diverse uitvoeringsmogelijkheden. Flexibel, toegankelijk en kostenefficiënt. Iedere kubieke
centimeter wordt optimaal benut. Betrouwbaar doordat onze producten voldoen aan alle belangrijke internationale
kwaliteits- en veiligheidsnormen.
Laat u inspireren, vraag de nieuwste catalogus aan, kijk op www.brfs.nl of neem contact op met +31 (077) 306 90 00.
Bruynzeel Storage Systems BV Industrieterrein 7 Postbus 7118 5980 AC Panningen - Nederland Tel.: +31 (0)77 306 90 00 Fax: +31 (0)77 307 81 33 www.brfs.nl
Door Ivo Zandhuis*
Het Gemeentearchief Rotterdam voert in
samenwerking met de Archiefschool een
project uit waarin het een e-depot ontwik
kelt en praktische ervaring opdoet bij het
archiveren van digitale archiefbescheiden.
De komende maanden kijken we om het
hoekje van de e-deur en doen we verslag
van de voortgang van het project en van de
inzichten die worden opgedaan. In het mei
nummer van het Archievenblad heeft u kun
nen lezen welke hard- en software wordt
gebruikt. In deze aflevering: hoe wordt de
informatie in het e-depot toegankelijk
gemaakt en gehouden?
Ik wil graag een e-depot opzetten.
Wat kost dat?
De investeringen in een e-depot kunnen
over een langere termijn worden uitge
smeerd, door klein te beginnen en uit te
breiden zodra dat nodig is. Daarvoor
moet er bij de inrichting van het e-depot
rekening mee worden gehouden dat dit
gemakkelijk uitbreidbaar (oftewel 'schaal-
baar') is. Ter indicatie: de aanschaf van
hardware en de installatie en aanpassing
van de open source software in
Rotterdam kostte 144.000. Los van kos
ten aan hard- en software is tijd van
medewerkers in de organisatie vrijge
maakt. In 2004 is 1740 uur in het project
gestoken; in 2005 is gepland dat mede
werkers van het gemeentearchief 6500
uur in het project steken. Van 12 project
en stuurgroepleden in 2004 is de perso
nele bezetting gegroeid naar 25 bij het
project betrokken medewerkers in 2005.
Ivo Zandhuis is zelfstandig informatie-analist
bij instellingen voor cultureel erfgoed.
juni 2005
archievenblad
