Calamiteiten Verzekering
Calamiteitenposter Gratis te bestellen
VAN DIGITALE VLUCHTIGHEID
naar digitaal houvast
Calamiteitenservice, zorg en beheer
Een beredderingsabonnement op de DocumentenWacht voor slechts 28,75 per jaar
gedekt bij een calamiteit:
16 uren deskundige beredderingshulp,
inpakmaterialen,
1 transport met eigen geklimatiseerde bus,
l/ 1 maand opslag in shockfreezer tot minus 40 graden,
Ischaderapport opmaken voor o.a. de verzekering
Bijna 500 instellingen hebben al een calamiteitenverzekering van DocumentenWacht
Ondersteuning bij het behoud en beheer van archieven, bibliotheken,
collecties en verzamelingen.
Diensten DocumentenWacht
l/ 24 uurcalamiteitendienst
s/ Collectie- en depotinspecties
s/ Schade rapporten, schade-inventarisatie en restauratieplannen
t/ Schimmel-, insectenbestrijdingen reiniging van collecties
Ontijzeren, ver- en herverpakken
Massa ontzuring
Geconditioneerde archiefopslag
Archief- en bibliotheekverhuizing van stelling tot stelling
Wat te doen bij een calamiteit, alle informatie die nodig is om snel en juist te handelen staat op deze poster.
U kunt deze poster gratis bestellen bij DocumentenWacht
055-5423147 of www.documentenwacht.nl
Engelanderholt 3, 7361 CZ Beekbergen
T. 055-5423147 F. 055-5430614 E. lnfo@sterken.nl
Meer informatie op www.documentenwacht.nl - www.sterken.nl - www.isotron.com
DocumentenW acht
DocumentenWacht is een service van restauratie atelier Sterken BV en
gericht op schadepreventie
STERKEN 73
m
cyi
H
C
5»
H
ATELIER m
DocumentenWacht is de officiële dealer van Isotron Nederland BV voor
de gehele Culturele en Administratieve sector in de Benelux en
Duitsland.
Door Jacqueline Slats*
De samenleving werkt steeds meer met digitale
documenten en bestanden. Diezelfde samenle
ving stelt ook steeds hogere eisen aan de over
heid. Men wil een effectief opererende overheid,
die werkt met een vereenvoudigde regelgeving,
de bureaucratie tot een minimum beperkt en
waaraan gegevens slechts eenmalig hoeven te
worden verstrekt door burgers.
Het kabinet-Kok II formuleerde als doel
stelling dat in 2002 25 procent van de trans
acties tussen overheid en burger langs elek
tronische weg moest kunnen plaatsvinden.
Een doelstelling die destijds ruimschoots is
gehaald. Inmiddels zijn er nieuwe streefcijfers
genoemd. Eind 2006 moet 65 procent van
alle transacties op elektronische wijze worden
afgehandeld. Dit betekent niet alleen veel
zichtbare veranderingen in de frontoffice,
maar vooral een omvangrijke omslag in de
backoffice en de inrichting van de digitale
documentaire informatiehuishouding. Naast
het goed functioneren van de backoffice en
de transparantie in het werk is de blijvende
toegankelijkheid van digitale informatie een
probleem dat dringend een oplossing
behoeft.
Digitale bewaring
Het belangrijkste probleem van het
behouden van informatie ligt in de snelle
veroudering van hard- en software.
Technologische veranderingen nemen in
snel tempo toe. Wat te doen met bestanden
die waren gemaakt met oude hard- en soft
ware, die niet meer kunnen worden gebruikt?
Het bestand kan niet meer worden gelezen,
waardoor het digitale document niet kan
worden weergegeven op het scherm. Om
voor deze situatie oplossingen te onderzoe
ken, hebben het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en het Natio
naal Archief besloten van 2001 tot 2004 een
testbed in te richten om aan de hand van
experimenteel onderzoek kennis en ervaring
op te doen met het duurzaam bewaren van
verschillende digitale documenten. Inmiddels
is het testbed door het Nationaal Archief
geadopteerd.
Bewaarstrategieën
Testbed Digitale Bewaring heeft drie ver
schillende benaderingen onderzocht voor
langetermijnbewaring: migratie, XML en
emulatie. Niet alleen is de effectiviteit van
elke benadering geëvalueerd, maar ook de
kosten.
Migratie
Migratie is, bewust of onbewust, een veel
gebruikte manier om digitale veroudering
aan te pakken. Testbed heeft geëx
perimenteerd met achterwaartse
compatibiliteit (bijvoorbeeld MS-
Word 97 naar MS-Word 2000),
interoperabiliteit (bijvoorbeeld
WordPerfect naar MS-Word) en
conversie naar standaarden (bij
voorbeeld MS-Word naar PDF).
XML
XML betekent extensible Mark-up Language.
Deze taal is een open standaard, bedoeld voor
gegevensuitwisseling die onafhankelijk is van
gebruikte hard- en software. Hierdoor is XML
tevens een duurzaam bestandsformaat.
Emulatie
Emulatie zorgt ervoor dat verouderde hard
ware virtueel opnieuw wordt gecreëerd om de
oorspronkelijke verouderde software weer te
kunnen draaien. Zo kunnen de verouderde
bestanden worden ingelezen en het authen
tieke document uiteindelijk weergegeven op
het scherm. Deze techniek wordt veel toege
past in de computerspelgemeenschap.
Testbed heeft geëxperimenteerd met de
Universal Virtual Computer van IBM. Hierbij
worden emulatietechnieken en migratie
gecombineerd.
Experimenten
Experimenten hebben plaatsgevonden
op vier verschillende documenttypen: tekst
documenten, spreadsheets, e-mails en data
bases. Op het moment dat testbed van start
ging, waren dit de documenttypen die door
meer dan 90 procent van de overheid werden
gebruikt. Voor elk van deze documenttypen
zijn basis-authenticiteitseisen geformuleerd
voor context, content, structuur, uiterlijk en
De resultaten
E-mail
Voor e-mail bleek alleen XML een geschikte
aanpak. Als de e-mail daarbij direct in XML
wordt opgeslagen en niet achteraf naar XML
wordt geconverteerd, is deze methode boven
dien zeer kosteneffectief.
Spreadsheets
Ook voor spreadsheets is XML een goede aan
pak gebleken. Indien de spreadsheets een
bewaartermijn hebben van tien a twaalf jaar
is ook achterwaartse compatibiliteit een goed
alternatief. De resultaten zijn zelfs beter als
steeds een versie wordt overgeslagen. Echter,
na meerdere conversies tast de som van klei
ne wijzigingen uiteindelijk de authenticiteit
aan. Ook de Universal Virtual Computer
(UVC) was in staat om de spreadsheet
authentiek te representeren, maar dit kostte
wel erg veel inspanning. Niet zozeer omdat
de UVC zo ingewikkeld is, maar omdat voor
de werking van de UVC informatie nodig is
over het gebruikte bestandsformaat. Deze
documentatie is veelal niet beschikbaar voor
leverancierseigen bestandsformaten.
Tekstdocumenten
Voor tekstdocumenten bleek het onverwacht
ingewikkelder te liggen. Hierbij moet een
onderscheid worden gemaakt naar hoe het
document is aangemaakt. Is er gebruik
gemaakt van voorgedefinieerde stijlen, zoals
sjablonen, kop- en voetteksten, een gegene
reerde inhoudsopgave en dergelijke, dan is
XML een zeer goede aanpak. In alle andere
gevallen is conversie naar de standaard PDF
ook een prima aanpak. Ook hier geldt dat
indien de tekstdocumenten een bewaarter
mijn hebben van tien a twaalf jaar achter
waartse compatibiliteit een goed alternatief is.
Databases
Bij databases moet vooraf worden vastgesteld
of alleen de gegevens in de database moeten
worden bewaard of ook de werkende gebrui
kersapplicatie. In het eerste geval kan de data
base het beste worden bewaard met XML,
samen met de documentatie van de gebrui
kersapplicatie. In het tweede geval kan voor
de eerste tien a twaalf jaar worden volstaan
met achterwaartse compatibiliteit. Voor de
langere termijn zijn we niet in staat gebleken
om de database met de werkende gebruikers
applicatie te bewaren, gebruikmakend van
migratie, XML of de UVC.
Om onder andere een antwoord te vinden op
het bewaren van databases met een werkende
gebruikersapplicatie is het Nationaal Archief
samen met de Koninklijke Bibliotheek een
hardware-emulatieproject gestart dat loopt
tot midden 2007. Het vooronderzoek is afge
rond en te vinden op www.digitaleduurzaam-
heid.nl. Hier is ook meer informatie te vin
den over de bewaarstrategieën en de aanbe
velingen.
Jacqueline Slats is werkzaam als hoofd Digitale
Duurzaamheid bij het Nationaal Archief.
juni 2005
archievenblad
