DE VERWERVING VAN HET ARCHIEF VAN ERNEST VAN DIJK:
ff
w
h
EEN CASESTUDY IN DOELGERICHT NETWERKEN
KVAN-studiedag
KVAN-studiedag
De meeste archiefinstellingen zullen
weinig moeite hebben met het verwerven
van particuliere archieven. Meestal die
nen interessante families, verenigingen
en bedrijven zich vrijwillig aan. En als zij
eenmaal de belangstelling van de dienst
hebben opgewekt, zijn ze al zo verheugd
dat ze de meeste mitsen en maren voor
lief nemen. Ze hebben er vrede mee dat
een archief wegens capaciteitsgebrek
voorlopig niet geïnventariseerd kan wor
den, of zijn bereid een belangrijk deel
van de bewerking zelf uit te voeren.
Zelden komt het voor dat de rollen
omgekeerd zijn: dat een archiefdienst
alle zeilen moet bijzetten om de familie,
vereniging of bedrijf ervan te overtuigen
hun bij zijn instelling onder te brengen.
Netwerken kunnen dan nuttig zijn, maar
er zijn ook risico's aan verbonden.
Zo'n geval heeft zich in het verleden
bij het het Nationaal Archief voorgedaan.
Deze casus heeft model gestaan voor de
casestudy op de studiedag.
Laten we de archiefvormer Ernest van
Dijk noemen en laten we hem een
belangrijke rol in de vaderlandse geschie
denis toedichten. Ernest van Dijk is dan
een in Indië geboren Nederlander die erg
begaan was met het lot van de inlandse
bevolking. Al voor de oorlog begrijpt
deze schatrijke ondernemer dat de eco
nomische ontwikkeling van 'de Derde
Wereld' niet gerealiseerd kan worden
zonder de hulp van de geïndustrialiseer
de landen. Hij ziet het als zijn missie
nationale overheden én het bedrijfsleven
in West-Europa te interesseren voor
investeringen in de landen rond de
evenaar. Zijn omvangrijke corresponden
tie en de dossiers van de door hem geïni
tieerde projecten zijn dan ook unieke
bronnen voor de geschiedenis van de
ontwikkelingssamenwerking in het
algemeen, en die van Nederland in het
bijzonder. Zo'n archief past natuurlijk
perfect in het acquisitieprofiel van het
Nationaal Archief.
Inderdaad heeft Van Dijk nog bij zijn
leven het Nationaal Archief uitgenodigd
om naar zijn archief te kijken. Maar
eigenlijk was het NA tweede keus. Tien
jaar eerder had Van Dijk zijn archief
namelijk aangeboden aan een museum
dat zich toelegt op de geschiedenis van
zijn geboorteland. Dit museum had het
aanbod echter afgeslagen, ongeïnteres
seerd als het was in archiefmateriaal, dat
bovendien grotendeels betrekking had
op andere Derde Wereldlanden.
Belangstelling had het alleen voor de
etnografische collectie, de voorlichtings
films en een aantal dagboeken, die Van
Dijk dan ook grif toezegde. Voor de rest
van zijn archief kon Van Dijk lange tijd
tot zijn grote teleurstelling geen geïnte
resseerden vinden. Totdat een bevriende
historicus hem op het Nationaal Archief
attendeerde. Dit zag direct de waarde van
het aangeboden materiaal in. Maar nog
voordat de afspraken over de overdracht
op schrift konden worden vastgelegd,
kwam de hoogbejaarde Van Dijk te over
lijden. Uitgerekend op dat moment her
zag het museum zijn eerdere standpunt
inzake het archief: het liet de nabestaan
den weten graag al het
materiaal in zijn collec
tie te willen opnemen.
Voor het Nationaal
Archief zou het nog een
hele toer worden om dit
archief binnen te halen.
Hoe pak je zoiets
aan? Vier groepjes van
vijf a zes man hebben
zich over die vraag gebo
gen. Om het hen gemak
kelijk te maken, werden
alleen de belangrijkste
spelers in het netwerk
rond Van Dijk aan hen
voorgesteld. Naast het
Nationaal Archief, het
museum en de inmid
dels overleden Van Dijk
zelf waren dat:
de historicus, die zijn onderzoek in
het archief wilde voortzetten;
de vriend die deze historicus ooit
in contact had gebracht met Van
Dijk;
de executeur-testamentair;
de voorzitter van de Van Dijk
Foundation, die het levenswerk
van Van Dijk zou voortzetten en
zich als bemiddelaar tussen
Nationaal Archief en museum aan
bood.
Als complicerende factor werd verder
bepaald dat het museum niet zo maar
een andere kaper op de kust was, maar
een bevriende instelling waarmee het
Nationaal Archief regelmatig samen
werkt in het kader van tentoonstellin
gen, educatie en publicaties.
Voor de vier werkgroepjes was de
goede verstandhouding met het museum
het belangrijkste doel. De strategieën die
zij voordroegen, beoogden allemaal een
win-winsituatie voor beide erfgoedinstel
lingen. Op zich is dat niet zo verwonder
lijk: het museum was de enige vaste rela
tie in dit netwerk, en afgezien van de his
toricus bestonden er geen directe lijntjes
met de andere personen. Sterker: de
meesten waren als donateur of professio
nele relatie aan het museum verbonden.
De startsituatie zag er voor het museum
florissanter uit dan voor het archief.
Eén groep vond zelfs dat de archiefdienst
er maar beter niet aan kon beginnen.
Voor haar was het voldoende dat het
archief überhaupt bewaard werd - ook al
zou het materiaal in het museum moei
lijk beschikbaar zijn voor onderzoekers.
Maar wellicht vielen hierover afspraken
te maken met het museum.
Ook de andere groepen gingen in eerste
instantie het gesprek aan met het muse
um. Het was een bestaande relatie, die
bovendien te vriend moest worden
gehouden. De gedachte was dat de twee
partijen tot een compromis zouden
komen, dat ze vervolgens als gezamenlijk
voorstel aan de executeur zouden voor
leggen. Naar alle waarschijnlijkheid zou
deze daarmee wel instemmen.
Twee groepjes lieten zich door de histori
cus overtuigen dat het archief bij het
museum absoluut niet voor onderzoek
toegankelijk zou zijn. Zij grepen de aan
geboden bemiddeling van de voorzitter
van de Foundation aan. Een groepje
vond dat de Foundation maar eigenaar
van het archief moest worden, zodat
deze het tijdelijk in bruikleen aan het
NA kon afstaan - uiteraard op voorwaar
de dat het museum te allen tijde gebruik
van de stukken mocht maken ten behoe
ve van tentoonstellingen. Niemand hoef
de zich dan benadeeld te vinden. Dus
zelfs tijdens de bemiddeling door deze
buitenstaander bleef men rekening hou
den met de belangen van de bevriende
instelling.
Hoe ging het nu in werkelijkheid?
Ook voor het Nationaal Archief had de
verstandhouding met het museum prio
riteit. De eerste stap was daarom een ver
gelijk met deze partner. Helaas bleek dat
onmogelijk. Beide erfgoedinstellingen
waren erg gebrand op de verwerving van
het archief, ook al zouden ze er vrede
mee hebben als de erfgenamen het aan
een ander gaf. Op voorhand werd afge
sproken dat de partijen in zo'n geval
stukken aan elkaar zouden uitlenen voor
onderzoek en tentoonstellingen.
Nu heeft elk netwerk zijn eigen dyna
miek. Nationaal Archief en museum
waren niet de enige spelers die in bewe
ging waren. Er was ook nog een histori
cus, die intussen bij al zijn relaties lobby
de voor een overdracht aan het
Nationaal Archief (uiteraard op voor
waarde van een snelle terbeschikkingstel
ling). En ook de nabestaanden waren
continu in gesprek met elkaar. Vóór alles
wilden zij in de geest van de oude Van
Dijk handelen. Ze kenden diens verbitte
ring over de aanvankelijke afwijzing door
het museum. En ze hechtten veel belang
aan de erkenning van de enorme beteke
nis van de erflater. Gaandeweg werd het
voor hen daarom steeds belangrijker dat
het archief spoedig voor onderzoek zou
worden opengesteld. Het Nationaal
Archief bleek bij nader inzien dus hele
maal niet zo kansloos. Maar de erfgena
men waren wel iets mondiger geworden
nu zich een tweede kandidaat had aange
diend: het archief moest wel redelijk snel
geïnventariseerd worden.
Een andere factor die de deelnemers aan
de casestudy over het hoofd hadden
gezien, was de mogelijkheid om bij het
netwerken gebruik te maken van de ken
nissen van kennissen. Niemand van de
deelnemers had gezien dat de vriend die
de historicus had geïntroduceerd bij Van
Dijk, een sleutelrol kon vervullen. Hij
kende immers alle huisvrienden én was
werkelijk begaan met historisch onder
zoek. De historicus en het Nationaal
Archief hebben dan ook met hem gespro
ken over wat de archiefdienst kon beteke
nen, en wat de beperkingen waren - kort
om: op welke voorwaarden het archief
eventueel kon worden overgenomen. De
rest is geschiedenis: de huisvriend liet
zich overtuigen en wist zijn enthousias
me voor het NA over te brengen op de
executeur.
In een netwerk gebeurt dus van alles
tegelijk en hebben de spelers geen vat op
eikaars activiteiten. Alle partijen zijn min
of meer tegelijk in gesprek met een of
meer andere spelers. Vaak proberen ze
van die anderen iets gedaan te krijgen.
Dat betekent dat je je constant over het
handelen van de anderen moet laten
informeren. Wie niet oplet, hobbelt
steeds achter de feiten aan. Netwerken
betekent daarom óók voortdurend tijd in
de relaties investeren, en met hen het
gesprek aangaan louter om informatie uit
te wisselen, standpunten duidelijk te
maken en misverstanden uit de weg te
ruimen. Daarbij moet je steeds de eigen
belangen scherp in het oog houden, het
hoofd koel houden en je niet laten mee
sleuren door de geweldige plannen van
anderen. In deze casus was het grootste
belang van de archiefdienst natuurlijk
een blijvende goede verstandhouding
met de erfgoedpartner. Alle deelnemers
aan de casestudy waren het daarover
eens: de belangen van de lange termijn
mogen nimmer geschaad worden door
een klein succesje op de korte termijn.
26
27
Door Hanno de Vries*
De KVAN-studiedag van 19 april jl. stond in
het teken van netwerken. In de ochtendses
sie werd de rol van netwerken bij verschil
lende werkzaamheden van een archiefdienst
belicht in een viertal cases. Een daarvan
betrof de acquisitie van nieuwe archieven.
Een verslag.
Goede verstandhouding
Een foto uit de collectie van
Ernest van Dijk. Costa Rica, ca.
1956.
De werkelijkheid
Hanno de Vries is werkzaam bij het Nationaal Archief
en redacteur van het Archievenblad.
archievenblad
juni 2005
juni 2005
archievenblad
