Taskforce Digitale Töfgankelijkheid Archieven
Taskforce
Digitale toegankelijkheid
Archieven
l6
17
Door Ma Oeh Pe*
De Taskforce Digitale Toegankelijkheid
Archieven is in september 2004 opgericht
met als taak het ontwikkelen van een dyna
misch en zelfregulerend kwaliteitssysteem
voor digitale toegankelijkheid in de archief
sector. Het Nationaal Archief is trekker en
werkt nauw samen met DIVA en DEN. IPO
en VNG zijn op bestuurlijk niveau vertegen
woordigd. De Taskforce heeft een strategi
sche toekomstvisie ontwikkeld op de rol
van ICT in het vergroten van het publieks
bereik.
x*
Digitalisering van cultureel erfgoed
is een thema dat volop in de aandacht
staat. Hier ligt de maatschappelijke ambi
tie aan ten grondslag om zo veel moge
lijk mensen te laten profiteren van het
nationale, historische en culturele ver
mogen dat besloten ligt bij onder meer
archiefinstellingen, musea, bibliotheken
en bij instellingen binnen de sectoren
archeologie en monumenten. Het berei
ken van een zo groot mogelijk publiek
zal in belangrijke mate via digitale weg
plaatsvinden. Internet en nieuwe infor
matie- en communicatietechnologie
(ICT) breiden het publiek uit tot in
potentie alle wereldburgers. ICT kan erf
goed makkelijk toegankelijk maken voor
een groot publiek, zowel in geografisch
als sociaal opzicht. ICT verhoogt het
gemak om data van allerlei informatie
systemen op verschillende plaatsen tege
lijk te consulteren en te vergelijken.
Daardoor vergemakkelijkt het samenwer
king tussen instellingen en stimuleert
het onderwijs, wetenschappelijk onder
zoek en cultuurproductie. Ook kunnen
nieuwe vormen van publieksparticipatie
worden ontwikkeld (goedkope en snelle
interactiviteit met een groot publiek). De
interesse bij het publiek is er. Zo laat het
rapport uit 2003 Naar een publieksgericht
Archiefbeleid (IOO) zien dat er een nieuwe
doelgroep is, die vooralsnog alleen inte
resse heeft om virtueel kennis te nemen
van archieven en die alleen via internet
een bezoek wil brengen aan de archiefin
stellingen. In cijfers uitgedrukt gaat het
om een potentieel aan nieuwe virtuele
bezoekers van archiefinstellingen van
circa 28 procent van de Nederlandse
bevolking van achttien jaar en ouder.
De praktijk
Binnen de hele erfgoedsector, en
zeker binnen de archiefsector, zijn de laat
ste jaren vele stappen gezet op het gebied
van digitalisering en digitale toeganke
lijkheid. Al deze initiatieven hebben
geleid tot een gedifferentieerd digitaal
landschap. In dat landschap zijn websites
van instellingen zelf te zien, informatie
systemen op regionaal en lokaal niveau,
landelijke informatiesystemen, en ver
schillende inspirerende voorbeelden van
digitale samenwerking tussen instellin
gen. Binnen de archiefsector zijn behalve
de eigen website van instellingen ook een
Woonomgeving, GenLias, Digitale
Stamboom, TOP en IDA te noemen. Het
sterke punt van al deze initiatieven is dat
er daadwerkelijk binnen de erfgoedsector
als geheel veel ontwikkeld is. Aan pio
niersgeest, actiegerichtheid en creatief
vermogen is zeker geen gebrek. Maar,
deze kracht kent ook een zwakte. Zonder
basale gemeenschappelijke uitgangspun
ten is het risico dat er 'boom naast boom'
geplant wordt en dat het publiek door die
bomen het bos niet meer ziet. Als we ohs
alleen al op de archiefsector concentre
ren, dan blijkt uit een webtest uit 2003
door het blad Informatie Professional,
evenals uit een webtest eind 2004 door de
NGV dat er nog behoorlijk wat verbete
ring nodig is. In de uitgave van het
Archievenblad van februari 2005 heeft u
daar al over kunnen lezen.
Knelpunten
Het daadwerkelijk langs virtuele weg bin
nen handbereik brengen van het natio
nale historische en culturele vermogen
bij zo veel mogelijk mensen, vraagt dus
nog inspanningen. Als we de sinds 1998
tot nu uitgebrachte onderzoeken, advie
zen en beleidsstukken bestuderen, dan
springen daar tien belangrijke conclusies
uit:
Internet biedt enorme kansen voor cul
turele instellingen om nieuw publiek
aan te trekken en hun publiek beter te
bedienen.
Er is geen of nauwelijks een visie op een
verdere ontwikkeling van het gebruik
van ICT.
Vooral bij de kleinere en middelgrote
instellingen moet de professionalise
ring op het gebied van digitalisering
nog beginnen. Aan de andere kant zijn
de pioniers juist vaak onder deze instel
lingen te vinden.
Digitaliseringsinspanningen van erf
goedinstellingen zijn te veel gericht op
het eigen collectiebeheer en de eigen
catalogi, gericht op de eigen belangen
en identiteit.
Er zijn knelpunten op het gebied van
het ontbreken van onderlinge afstem
ming, duurzaamheid en continuïteit.
Er moeten niet-vrijblijvende kwaliteits
eisen gesteld worden voor de toeganke
lijkheid, contextualisering en duurza
me beschikbaarheid van ICT-diensten
en -producten. Deze eisen moeten door
het veld zelf geformuleerd worden.
Er is sprake van een versnippering van
projecten, wat leidt tot verspilling van
geld en tijd.
Interoperabiliteit vergt allereerst de wil
om de gebruikers van informatiesyste
men centraal te stellen en afspraken te
maken over de wensen van de gebruiker,
aanbieder en opdrachtgever/financier.
Er moeten duidelijke rollen en verant
woordelijkheden worden onderschei
den (coördinatie, kennis- en expertise
centrum, vaststellen van kwaliteitsei
sen, volgen van de uitvoering, toetsen
en evalueren).
Mentaliteitsverandering is wezenlijk,
dat begint bij het opbouwen van ken
nis, competentie en expertise.
De uitdaging voor de komende jaren zal
zijn om alle creativiteit, initiatieven en
gezamenlijke kennis en ervaringen van
individuele instellingen te bundelen, en
een gezamenlijke visie en lijn te ontwik
kelen op het gebied van ICT in de dienst
verlening aan het publiek. Dit heeft
voordelen voor het publiek (en daar ging
het toch om), maar ook voor instellin
gen, die niet eigen wielen hoeven uit te
vinden, en voor de financiers van deze
instellingen, omdat een gezamenlijke
lijn waarborgen biedt voor een zo effec
tief en efficiënt mogelijke inzet van mid
delen.
Taskforce Archieven
De gesignaleerde knelpunten vragen
om actie. Binnen de archiefsector is in
september 2004 de Taskforce Digitale
Toegankelijkheid Archieven - afgekort
Taskforce Archieven - opgericht. Deze
Taskforce heeft als taak om een zelfregu
lerend en dynamisch kwaliteitssysteem
voor digitale toegankelijkheid in de
archiefsector te ontwikkelen.
Dit kwaliteitssysteem zal de kwaliteitsei
sen formuleren op het gebied van digita
le toegankelijkheid binnen de archiefsec
tor. Ook worden in het systeem de kennis
en ervaringen, de best en bad practises op
dat gebied verzameld en levend gehou-
Een digitale toegang tot alle kennis die in het cultureel
erfgoed besloten ligt, vereist een geïntegreerde inspan-
ning van alle erfgoedsectoren.
den. Hiermee wil de archiefsector haar
bijdrage leveren aan het zo veel mogelijk
oplossen van de gesignaleerde knelpun
ten. Hierbij zal natuurlijk de digitale aan
sluiting op de ontwikkelingen in de
andere erfgoedsectoren in het oog
gehouden moeten worden. Om die reden
is het contact met DEN dan ook van
groot belang.
De Taskforce heeft de volgende doelen:
Het formuleren van een strategische
toekomstvisie op de rol van ICT in het
vergroten van het publieksbereik en de
verdere verbetering van de digitale
dienstverlening in de archiefsector.
Het ontwikkelen van een dynamisch en
zelfregulerend kwaliteitssysteem ten
aanzien van digitale toegankelijkheid
voor de archiefsector.
Het stimuleren van de implementatie
van dit kwaliteitssysteem binnen de
archiefsector.
Het Nationaal Archief trekt de Taskforce,
werkt nauw samen met DIVA en houdt
contact met DEN. Op bestuurlijk niveau
nemen IPO en VNG deel.
Als startpunt heeft de Taskforce in het
vierde kwartaal van 2004 een toekomst
visie opgesteld, De archiefsector in het digi
tale tijdperk, visie op de rol van ICT in het
vergroten van het publieksbereik. Bij de tot
standkoming van deze visie is met ver
schillende betrokken partijen binnen en
buiten de archiefsector gesproken. Bij de
consultatie binnen de archiefsector zijn
zowel kleinere als juist de grotere archief
instellingen betrokken. Dankzij de
ideeën die er in al deze gesprekken naar
voren zijn gekomen, is het gelukt om een
visie te ontwikkelen die een integraal
beeld van de problematiek, maar ook van
de kansen en de gewenste ontwikkelings
richting schetst.
Enkele belangrijke thema's en
aandachtspunten
Gebrek aan algemeen geaccepteerde
standaarden, procedures op het gebied
van digitalisering van bronnen, contex
tualisering en beheer.
Gebrek aan deskundigheid op het
gebied van digitalisering en ICT
binnen de archiefsector zelf.
Veel aandacht voor actie, gebrek aan
collectief geheugen (verzameling
kennis en ervaringen).
Functioneren van verschillende applica
ties naast elkaar, voordelen van appli
caties op landelijke schaal.
Voor- en nadelen van open standaarden.
'Beheer op orde' als randvoorwaarde.
De visie op hoofdlijnen
In het kort komt deze visie op het
volgende neer. De archiefsector wil het
publieke en maatschappelijke kapitaal
dat in de gezamenlijke collecties besloten
ligt, maximaal benutten. Zo veel moge
lijk burgers moeten in de gelegenheid
gesteld worden om kennis te nemen van
en toegang te krijgen tot de 'schatkamers
van het verleden'. Daartoe zullen ook
nieuwe vormen van dienstverlening
gezocht moeten worden, met name langs
digitale weg. Sleutelwoorden hierin zijn:
een principiële oriëntatie op het publiek,
het aanhaken bij de interesses van dat
publiek, een laagdrempelige aanpak,
samenwerking met andere instellingen
en leren van eikaars ervaringen.
Het toekomstbeeld waar de archiefsector
een bijdrage aan wil leveren is het realise
ren van één Virtuele Collectie Nederland,
die de optelsom is van alle digitale
inspanningen van de archiefsector,
musea, bibliotheken, archeologie en
monumenten. Deze omvat tekst, beeld
en geluid en bevat alle gedigitaliseerde
objecten, registraties en weergaven. De
bijdrage van de archiefsector bestaat
daarnaast ook uit het op een gebruikers
vriendelijke manier digitaal beschikbaar
stellen van alle toegangen tot de archie
ven. Hoe meer de archiefsector als geheel
digitaliseert en digitaal toegankelijk
maakt, hoe groter het aandeel van de
archiefinstellingen aan de Virtuele
Collectie Nederland wordt.
Om de potenties van de digitale weg
optimaal te benutten, moet er op een
doordachte manier met ICT omgegaan
worden. Een digitale toegang tot alle
kennis die in het cultureel erfgoed beslo
ten ligt, vereist een geïntegreerde inspan
ning van alle erfgoedsectoren en de
bereidheid om te werken met gemeen
schappelijke standaarden en procedures,
die invulling geven aan de gewenste
interoperabiliteit. Hierbij zal uiteraard
ook gekeken worden naar internationaal
geaccepteerde standaarden. Het kwali
teitssysteem zal de kwaliteitseisen op dit
gebied voor de archiefsector formuleren.
Met het ontwikkelen, levend houden en
blijven toepassen van het kwaliteitssys
teem voor digitale toegankelijkheid kan
een belangrijke volgende stap gezet wor
den in de richting van een publieksge
richt archiefbestel.
Het visiestuk zelf kunt u downloaden van
de website van de Taskforce Archieven
www.taskforce-archieven.nl.
Van de verdere stappen en resultaten in
de Taskforce Archieven houden wij u
graag op de hoogte. Naar uw eventuele
reacties, suggesties en ideeën zijn wij
benieuwd. U kunt deze mailen aan
de Taskforce: taskforce@taskforce-archie-
ven.nl.
Ma Oeh Pe is projectleider van de Taskforce Digitale
Toegankelijkheid Archieven.
archievenblad
april 2005
april 2005
archievenblad
