7k
Decos
Kies voor zekerheid
van flexi
eit
Een nieuwe op|/>sH
digitale duurzaamheid
Document - web edition
Restauratie Atelier Helmond bv
24 uur bereikbaar op: 06 - 57 58 96 31
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
Bezoek www.decos.nl
voor meer informatie
TMOP
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
overheid de verplichting op zich zorg te
dragen voor het hele nationale archief
erfgoed. Die taak kan de overheid direct
laten gelden ten aanzien van de eigen
archieven. De nieuwe paragraaf over par
ticuliere archieven stelt het archiefwezen
in staat die zorgtaak ook te kunnen ver
vullen ten aanzien van het particuliere
deel van het staatsarchieffonds. Dat deel
is dan ook sinds de omwenteling van
1989 behoorlijk toegenomen. Voor 1990
was er eigenlijk geen sprake van archief-
goed in bezit van particuliere instellin
gen. Particuliere instellingen bestonden
niet en het archiefgoed van privé-instel-
lingen die na de communistische
machtsovername in 1948 waren opgehe
ven of genationaliseerd was overgebracht
naar archiefbewaarplaatsen van de staat.
Alleen kon het zijn dat particulieren
thuis over belangrijk archiefmateriaal
beschikten en dat is ook het soort
archiefmateriaal waar de paragraaf over
het staatsarchieffonds in de wet van 1974
op doelt.
Na 1990 werd het door de communisten
geconfisqueerde bezit gerestitueerd en zo
werden ook de archieven die de staat zich
na 1948 had toegeëigend teruggeven.
Voor wat betreft de archieven die destijds
naar de staatsarchiefbewaarplaatsen
waren versleept kwam dit neer op slechts
een papieren overdracht. De bezitsver
houdingen veranderden, maar de meeste
archieven bleven gewoon in de archief
bewaarplaatsen. Er kwam echter ook veel
archiefmateriaal vrij dat voorheen niet in
de staatsarchiefbewaarplaatsen lag opge
slagen. Zo bestond er voor 1990 bijvoor
beeld het instituut van het bedrijfsarchi-
variaat. Grote staatsbedrijven waren ver
plicht zelf archieven op te richten en te
onderhouden voor het beheer van hun
eigen archief en dat van hun rechtsvoor-
gangers. Wat moest er met dit soort
archiefmateriaal gebeuren toen de bedrij
ven na 1989 één voor één werden gepri
vatiseerd?
Het is tegenwoordig ook in Tsjechië
gewoon mogelijk voor een particuliere
instelling het archief over te brengen
naar een archiefbewaarplaats van de
overheid. Maar er is nu ook de paragraaf
over particuliere archieven in de archief
wet die het mogelijk maakt voor particu
liere instellingen archieven in eigen
beheer te houden en dan zo dat ze daar
bij geholpen kunnen worden door het
staatsarchiefwezen. Naast het artikel over
particuliere archieven is namelijk in de
nieuwe wet ook nog een heel hoofdstuk
over accreditatie van archieven inge
voegd. Particuliere archieven, maar ook
zogenaamde archieven van het plaatse
lijk zelfbestuur (districtsarchieven en
archieven van kleinere gemeenten) kun
nen bij het ministerie van Binnenlandse
Zaken de status van geaccrediteerd
archief aanvragen. Voldoet het archief
aan een aantal basisvoorwaarden dan
verkrijgt het die titel, wat de archiefin
stelling het recht geeft op gratis vakkun
dige steun van de kant van het staatsar
chiefwezen. Voor het staatsarchiefwezen
betekent dit alles echter dat het zo een
vinger aan de pols kan houden bij privé-
instellingen voor wat betreft het beheer
van hun oude archieven.9 Het betekent
tevens dat het zijn taak kan blijven ver
vullen die het zichzelf heeft gesteld in
het kader van het beheer van het staats
archieffonds.
Er zouden nog veel meer punten kun
nen worden aangestipt. Er is echter
gekozen voor het bespreken van een
paar onderwerpen waarvan werd veron
dersteld dat, juist omdat ze verschillen
met de Nederlandse archiefpraktijk, ze
interessant zouden kunnen zijn voor de
Nederlandse archivaris. Het 'staatsar
chieffonds' en 'particuliere archieven in
de zin van de wet' zijn niet bepaald
gebruikelijke noties in Nederland. Toch
moet hier echter nog worden gewezen
op één item dat de Nederlandse archiva
ris wel bekend voorkomt. Het betreft de
naam van het Tsjechische staatsarchief.
Werd in de oude wet voor deze instel
ling de term 'Staats Centraal Archief te
Praag' gebruikt, in de nieuwe wet heet
dezelfde instelling Nationaal Archief.
Ten onrechte ontbrak Aat in 't Hout in het overzicht 'Nieuwe lichting archivarissen'
in het vorige nummer van het Archievenblad. In 't Hout studeerde in 2004 af aan de
Universiteit van Amsterdam in het vak Archiefwetenschap. De titel van zijn afstu
deerscriptie luidt: Archiveren in Praag en Den Haag. Onderzoek naar de achtergronden
van verschillen in benadering in de archiefwetten van Nederland en de Tsjechische Republiek
van het begrip archiefdocmnent. Zijn e-mailadres is a.in.t.hout@utrecht.nl.
15
1
Decos Document - web edition is dé totaaloplossing voor organi
satiebreed document- en archiefbeheer. Het registreren, zoeken,
raadplegen en bewerken van documenten is hiermee vanaf iedere
werkplek mogelijk. Tevens biedt de applicatie uitgebreide mogelijk
heden voor onder andere butkscanning, e-mailregistratie, barcode-
scanning en workflow. Decos Document - web edition is ReMANO
gecertificeerd ais DMS/RMA. De flexibele opbouw van de applicatie
maakt het mogelijk om uw Documentair Structuurplan één op één
over te nemen. Uw DSP vormt hiermee de basis voor procesgericht
werken binnen Decos Document.
Het Documentair Structuur Plan bestaat ook uit een beschrijving
waarmee de digitale duurzaamheid bewaakt kan worden.
Decos heeft met de DSP Inventaris een overzichtelijke oplossing voor
het maken van een inventarisatie van applicaties, databestanden,
systemen en processen dat voldoet aan de eisen gesteld in de
Archiefwet. Zodoende kan de informatiewaarde van bestanden
worden vastgelegd, de duurzaamheid worden gegarandeerd én
wordt inzicht verkregen in de kosten voor aanschaf, beheer en
onderhoud van applicaties. De DSP Inventaris is de gebruikers
vriendelijke, overzichtelijke en flexibele opvolger van Decos EDDA.
Onze all-round medewerkers Documentaire Informatievoorziening
zijn inzetbaar voor o.a.:
Archiefbeheer en -bewerking
Coaching medewerkers
Beleidswerkzaamheden DIV/DIS
Interimmanagement
Applicatie- en gegevensbeheer
TMOP
Spacelab 4 - Postbus 2682 - 3800 CE Amersfoort
Telefoon: (033) 450 70 70 - Fax: (033) 450 70 80
TMOP heeft ook vestigingen in Den Haag.
Drachten en Waalre.
E-mail: tmop@tmop.nl - Internet: www.tmop.nl
vast en zeker in tijdelijk werk
TMOP nuafcl dtvi uit van de
BMC GROEP
Document Management
Decos Software Engineering BV
Postbus 292
2200 AG Noordwijk
071 - 364 07 00
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
Uw rechtstreekse partner voor gammastraling
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel.+31(0)492-5539 90
Fax+31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoó>restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
Aat in 't Hout is is senior-medewerker bij de afdeling
Documentaire Informatievoorziening van de Secretarie
van de Gemeente Utrecht.
Noten
1. De nieuwe wet staat op www.cesarch.cz/legis-
lat/2004-499.htm. De wet is (nog) niet vertaald.
2. Zie voor de ontwikkeling van het concept in de
voormalige Sovjet-Unie o.m. Brenneke, Adolf;
Leesch, Wolfgang, Archivkunde. Eine Beitragzur
Theorie und Geschichte des europaischen
Archivwesens, Leipzig 1953, p. 270 e.v.
3. Ook in o.m. Polen en de Russische Federatie is in
nieuwe wetgeving van na 1990 vastgehouden aan
het concept van het staatsarchieffonds. Zie
Archivum XL (1995).
4. Het archief van de Tsjechoslowaakse
Communistische Partij viel in de tijd voor 1989 bui
ten het staatsarchieffonds.
5. Het stukje over het huidige gebruik van de data
bank en het gebruik ervan in het recente verleden
is gebaseerd op mondelinge informatie verschaft
door Ph.Dr. Michal Wanner, medewerker van de
archiefsectie van het Tsjechische ministerie van
Binnenlandse Zaken en coördinator van het staats
archieffonds.
6. Zie voor een verklaring voor het custodiale karak
ter van het Tsjechische archiefwezen (over de
nadruk die het Tsjechische archiefwezen legt op
het beheer van 'te bewaren' documenten), Hout,
Aat in 't, 'Tsjechië en de archieven. Over de vraag
hoe 'Europees' het Tsjechische archiefwezen is', in:
Archievenblad, oktober 2004, p. 14-17.
7. De term 'archivalia' uit de oude wet was al
geschikt voor de benoeming van ook digitale
documenten. De definitie in de wetswijziging van
1992 luidde: 'Archivalia zijn geschreven, verbeelde,
geluids- en andere optekeningen die zijn ontstaan
uit de bezigheden van staatsorganen, gemeenten
en andere rechtspersonen alsmede uit de bezighe
den van fysieke personen en die met het oog op
hun documentaire betekenis blijvende waarde
bezitten'. De definitie was dus zo ruim gesteld dat
die van toepassing was op elk soort archiefstuk,
dus ook op digitale archiefstukken.
8. De wet van 1974 en de wetswijziging van 1992
werden aangeduid met 'wet op het archiefwezen'.
De nieuwe wet draagt de titel 'wet op het archief
wezen en de registratuurdienst'.
9. Tsjechië is overigens niet het enige land waar het
staatsarchiefwezen op basis van wetgeving een
zekere invloed kan uitoefenen op het beheer van
archieven in particulier bezit. Zie hierover b.v. het
hoofdstuk over particuliere archieven in: De archie
ven in de Europese Unie. Rapport van de groep des
kundigen over coördinatieproblemen op het gebied
van archieven, Luxemburg 1994, p. 78-84.
Rectificatie 'Nieuwe lichting archivarissen'
april 2005 archievenblad
