np
archiefwet van
nieuwe
1 januari 2005
burengerucht
burengerucht
IsjeCtlie en d
Door Aat in 't Hout*
Sinds 1 januari van dit jaar is in Tsjechië
een nieuwe archiefwet van kracht.1
De nieuwe wet vervangt een wet uit 1974,
uit de tijd dat Tsjechië (toen Tsjechoslo-
wakije) nog een communistische staat was.
Die wet was weliswaar in 1992 aangepast
aan de veranderde maatschappelijke en
politieke situatie in het land en als zodanig
voldeed die ook nog wel enige tijd. Rond
de eeuwwisseling constateerde men echter
dat de werking ervan was uitgeput en dat
het de hoogste tijd was de vigerende wet te
vervangen door een nieuwe. Die wet is er
nu en het is interessant om eens te kijken
wat echt nieuw is en wat is overgenomen
uit de oude wet.
De nieuwe wet houdt vast aan het
oorspronkelijke Sovjet-Russische beginsel
van het staatsarchieffonds.2 In de wet
van 1974 stond: 'archivalia die zijn geregi
streerd op het grondgebied van de
Tsjechische Socialistische Republiek ma
ken deel uit van het staatsarchieffonds,
ongeacht of die archivalia in bezit zijn
van de socialistische gemeenschap of in
particulier bezit'. In de vernieuwde wet
van 1992 werd deze formulering verkort
tot 'archivalia die zijn geregistreerd op
het grondgebied van de Tsjechische
Republiek maken deel uit van het staats
archieffonds' en deze formulering is
gehandhaafd in de nieuwe wet. Alleen is
de naam van het concept gewijzigd. In
plaats van 'staatsarchieffonds' staat er nu
'Nationaal archieferfgoed'.
Staatsarchieffonds
Hoewel relict uit een totalitair verle
den is vastgehouden aan het staatsarchief
fonds omdat het zijn functie heeft bewe
zen.3 Op basis van dit concept is namelijk
in de loop der tijd een compleet landelijk
registratiesysteem ontstaan met gegevens
van, althans in theorie, alle archieven die
zich waar dan ook in het land bevinden.4
Let op het woordje 'geregistreerd' in bo
vengenoemde regel. Een archief behoort
dan tot het staatsarchieffonds wanneer
het is geregistreerd en registreren wil in dit
verband zeggen: het zien en vervolgens
opnemen van een aantal basisgegevens
van een in het fonds te integreren archief
object op een speciale registratiekaart van
het fonds. Er wordt geregistreerd op basis-,
midden- en centraal niveau. Basisregi
stratie wordt uitgevoerd door alle archief
instellingen in het land en dat kunnen
overheidsarchieven zijn, maar sinds 1990
ook particuliere archiefinstellingen. Het
gaat dan om de registratie van de archief
fondsen die ze in eigen beheer of bezit
hebben. Registratie op middenniveau
wordt uitgeoefend door het Staats
SPRAVA DOKUMENTU
SPISOVÉ SLUZBY A
V PRAXI
uCetnictvi'
OLGA KUNTOVA
MIROSLAV KUNT
Het beheer van documenten in de praktijk. Registratuurdienst
en boekhouding luidt de vertaling van de titel op het om
slag van ditTsjechich handboek uit 2002 voor de docu
mentaire informatievoorziening. In een vergelijkbaar
handboek uit 1998 werd in plaats van 'documenten' nog
gesproken van 'pisemnosti', zogenaamde administratieve
of geschreven stukken.
Centrale Archief te Praag en de staatsar
chieven in de regio's en deze registratie
betreft uitsluitend archieven die zich bui
ten een archiefinstelling bevinden - archie
ven bij particulieren thuis bijvoorbeeld.
Centrale registratie wordt ten slotte uitge
oefend door de archiefsectie van het
ministerie van Binnenlandse Zaken, het
orgaan dat de bestuurlijke leiding heeft
over het Tsjechische archiefwezen en
daarmee ook over het staatsarchieffonds.
De sectie registreert echter geen archieven
maar verzamelt de afschriften van de
basisregistraties en de registraties van het
middenniveau die ze vervolgens toevoegt
aan een centrale databank.
Met het registreren in het kader van het
staatsarchieffonds is men begonnen in
12
de jaren vijftig van de vorige eeuw. Nu,
vijftig jaar later, beschikt het Tsjechische
archiefwezen (het ministerie van Binnen
landse Zaken) over een databank die
zicht geeft op in principe alle archieven.
Het doel van het systeem lag aanvanke
lijk in de sfeer van het beheer en de
bescherming van de archieven. Het was
een bestuursinstrument van het ministe
rie en werd niet - wat voor de hand zou
hebben gelegen - als zoekmiddel aange
prezen ten behoeve van het publiek. Het
kon als zodanig worden gebruikt, maar
dan alleen in beperkte mate. Dat is nu
veranderd. Het hele systeem is inmiddels
geautomatiseerd en wordt nog steeds als
beheersmiddel gebruikt, maar er ligt nu
ook een koppeling met internet zodat
het eveneens als zoekinstrument be
schikbaar is voor het publiek.5 Om het
voortbestaan van het systeem in de toe
komst te garanderen is het concept van
het staatsarchieffonds opnieuw in de wet
vastgelegd en zijn er ook (en dat is
nieuw) bepalingen in de wet opgenomen
ten aanzien van de wijze van registreren
die plaats dient te vinden op basis van dit
concept. Het staatsarchieffonds is inmid
dels een zo geaccepteerd gegeven dat het
er niet meer toe doet dat het concept oor
spronkelijk afkomstig is uit de Sovjet-
Unie.
Meer aandacht voor documentaire informatie
In de nieuwe wet valt over de hele
linie een verschuiving van aandacht te
bespeuren richting archiefvormer. In
Tsjechië wordt (net als in Duitsland en
Oostenrijk) een onderscheid gemaakt
tussen administratieve stukken en archi
valia. De administratieve stukken zijn de
stukken gevormd door of binnengeko
men bij (overheids) administraties; archi
valia zijn de bescheiden die na selectie
van een administratief bestand (een regi
stratuur) overblijven voor bewaring in
eventueel een archiefbewaarplaats. De
oude wet dekte in feite alleen de archiva
lia. Eén regel was gewijd aan de adminis
tratieve stukken. 'Staatsorganen, gemeen
ten, andere rechtspersonen evenals fysie
ke personen zijn bij de uitvoering van
hun taken verplicht door vakkundig
beheer de administratieve stukken
zeker te stellen', stond te lezen in de
wetswijziging van 1992. De overige bepa
lingen hadden verder alleen betrekking
archievenblad
april 2005
op de archivalia. 'Archivalia worden
beschermd door de staat. De vakinstellin
gen voor de bescherming van en de zorg
voor de archivalia zijn de archieven.' En
daar bleef het bij in de oude wet: bij een
opsomming van de taken van archief
diensten.6
De nieuwe wet tracht dit tekort aan aan
dacht voor de administratie te herstellen.
Zo is in de eerste plaats de wet bijgesteld
voor wat betreft het benoemen van de
stukken bij de administratie. Voorheen
werden deze stukken aangeduid met de
term 'pisemnosti', wat hierboven ver
taald is met 'administratieve stukken',
maar wat letterlijk 'geschreven stukken'
betekent (denk aan het Duitse woord
Schriftgut, waar het ook van is afgeleid).
De oude term deed dus nog te veel den
ken aan schriftelijk opgemaakte stukken,
terwijl een moderne administratie ook
digitale documenten gebruikt. Daarom is
het woord 'pisemnosti' nu vervangen
door het neutralere en ook bij een digita
le omgeving passende woord 'docu
ment'.7
Verder worden in de nieuwe wet ook
regels gesteld ten aanzien van de zoge
naamde 'registratuurdienst' (spisova sluz-
ba), de dienst binnen een organisatie die
zich bezig houdt met de documentaire
informatie. Gold met betrekking tot de
registratuur tot nu toe die ene zojuist
genoemde wetsregel en waren er onder
het regime van de oude wet ook allerlei
ministeriële regelingen van kracht ten
aanzien van de DIV (in Tsjechië aange
duid met 'voor-archiefse zorg'), nu is het
DIV-gebeuren naar het niveau van de
archiefwet zelf getild en is er in die wet
ook een heel hoofdstuk aan gewijd.8
Daarin wordt aangegeven welk type
overheidsinstanties verplicht is registra
tuurdiensten te hebben en wordt tevens
gesteld dat de registratuurdienst uitgeoe
fend kan worden in 'schriftelijk vorm',
maar ook met behulp van computertech
nieken. Daarnaast wordt ook in detail
aangegeven wat de taken van die dien
sten zijn: het registreren van de ontvan
gen en bij de organisatie gevormde docu
menten; het vormen van zaakdossiers
(spisy) na afhandeling van de documen
ten; het toekennen van kenmerken aan
de documenten met betrekking tot de
selectie en de vernietiging; het opstellen
van een registratuur- en vernietigings
plan etc.
De verhoogde aandacht voor de docu
mentaire informatie komt ook tot uiting
in het stellen van regels ten aanzien van
de controle van archiefinstellingen op de
registratuurdienst. Voorheen beperkte de
toezichthoudende taak van archiefinstel
lingen op archiefvormers zich uitsluitend
tot de controle op de uitvoering bij
archiefvormers van de zogenaamde ver
nietigingsprocedure. Gezien vanuit de
beschermende taak van de overheid ten
aanzien van de archivalia was dat een
kerntaak. Overheidsorganen dienden
goed zorg te dragen voor de 'administra
tieve stukken'. Voor het archiefwezen
kwam het er vooral op aan uit het geheel
van administratieve stukken de archiva
lia te selecteren. In de oude wet stond bij
de opsomming van taken van de ver
schillende archiefdiensten de uitoefe
ning van controle op de vernietigings
procedure bij archiefvormers dan ook op
de eerste plaats. Nu staat de taak van het
uitoefenen van controle op de registra
tuurdienst op de eerste plaats en komt de
selectietaak (gezien als een aparte taak
naast de controletaak) op de tweede
plaats.
In de nieuwe wet wordt nu ook gespro
ken over de functie van archiefinspec
teur, een functie die tijdens de commu
nistische periode niet bestond. Het gaat
hier echter niet om een functionaris die
bovenbeschreven taak uitvoert. Contro
leert een dergelijke functionaris een
archiefvormer die min of meer op gelijk
bestuurlijk niveau ligt met de archief
dienst die hij vertegenwoordigt, de nieu
we archiefinspecteur ziet toe van een
hoog bestuurlijk of ambtelijk niveau op
een lager gelegen niveau. Zo controleert
een inspecteur van het ministerie van
Binnenlandse Zaken het Nationaal Ar
chief te Praag en de staatsarchieven in de
regio's; een inspecteur van het Nationaal
Archief te Praag ziet toe op (onder meer)
'door de wet ingestelde rechtspersonen'
en op het archief van de hoofdstad Praag;
inspecteurs van de staatsarchieven in de
regio's zien toe op bestuursorganen en
andere beheerseenheden van de staat en
op archieven van staatsondernemingen
en particuliere archieven. De nieuwe
archiefinspecteurs houden echter toe
zicht op beide soorten instellingen, op
archiefdiensten én archiefvormers, res
pectievelijk op de staat van de archivalia
én de documenten en dat is nieuw in de
wet.
Openbaarheid
En wat zegt de nieuwe wet over de
openbaarheid van archiefstukken? Op dit
punt lijkt er in eerste instantie geen ver
andering te zijn doorgevoerd. Was de
openbaarheidtermijn aanvankelijk vijftig
jaar, in de wetswijziging van 1992 was de
termijn al teruggebracht naar dertig jaar
en dat blijft zo. Het eerste lid van 37
van de nieuwe wet zegt: 'Archivalia
mogen dan worden ingezien wanneer ze
ouder zijn dan dertig jaar en wanneer
niet anders is beschikt'. Anders wordt het
wanneer men het vijfde lid van die para
graaf leest. 'Het eerste lid is niet van toe
passing op archivalia gevormd door
staatsorganen in de periode vóór 1 janu
ari 1990.' Alle archivalia uit de tijd van
het communisme, dus ook die uit de
meest recente periode, zijn openbaar, uit
zonderingen daargelaten.
Particuliere archieven/geaccrediteerde ar
chieven
Nieuw in de wet van 1 januari 2005
is een paragraaf over particuliere archie
ven. 56 van de wet luidt: '(1) Rechts- of
fysieke personen kunnen een particulier
archief oprichten en beheren wanneer ze
niet al een archief hebben opgericht of
beheren dat functioneert volgens (de
voorafgaande) bepalingen van deze wet.
(2) Een particulier archief mag dan taken
uitoefenen op het gebied van het archief
wezen wanneer het is geaccrediteerd. (3)
Accreditatie van een particulier archief
geeft de beheerder recht op gratis vak
kundige hulp van de kant van het
Nationaal Archief of een competent
staatsarchief in de regio De invoe
ring van dit onderdeel kan men zien als
een logisch gevolg van het vasthouden
in de nieuwe wet aan het concept van
het staatsarchieffonds. Dat omvat
immers alle archieffondsen in het land,
ongeacht of ze in staatsbezit zijn of in
bezit van particulieren. Met de herintro
ductie in de nieuwe wet van het concept
van het staatsarchieffonds neemt de
april 2005
archievenblad
